世界中の多くの企業は、在宅勤務の施設を、必ずしも在職している必要のない従業員にまで拡大することを気にしません。これに関連して、特定のビデオ会議のエチケット(video conferencing etiquette)に注意することが重要になります。
企業はテレプレゼンスとビデオ会議モードを活用してシームレスなエンゲージメントを実現していますが、印象を持続させるために採用する必要のあるビデオ会議のエチケット、ヒント、ルールを以下に示します。
読む(Read)：MicrosoftTeamsの会議を設定して参加する方法(How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting)。
ビデオ会議のエチケットガイド
ビデオ会議では、全員に直接会って印象を残す機会はありません。したがって、リファレンスガイドとしてこれらの望ましいエチケットに従ってください。
- 事前に会議の議題を決定します
- 背景を設定する
- 会議の準備をしなさい
- 時間厳守
- 机を清潔に保つ
- あなたの聴衆を知る
- 関連するポイントを文書化する
- メモを取る人を割り当てる
- 他の参加者に礼儀正しくする
- 使用しないときはマイクをミュートにしてください
優れたビデオ電話会議のエチケットは、自信を高め、コミュニケーションスキルを高めるのに役立ちます。
1]事前に会議の議題を決定します(Decide)
効果的なビデオ会議を行うための基本的な方法は、ディスカッションのテーマを完全に理解している場合にのみ、会議を開催することです。そのため、仮想会議を主催するのがあなたである場合は、すべての参加者が事前にそれについてある程度の知識を持っていることを確認してください。少なくとも2つのリマインダーを送信するのが安全であると考えられています。
これにより、参加者は会議の準備を整え、不意を突かれてエチケットに取り組まないようにすることができます。
2]背景を設定します
影を避けるために、背景に適切な稲妻条件を設定することがさらに重要です。同様に、真後ろに日当たりの良い窓がある場合は、ブラインドを引いて稲妻を暗くします。さらに、邪魔にならないように、きれいな壁やカーテンは、雑然としたオフィスや奇妙なアートワークよりもはるかに優れています。
ビデオ会議をしている相手が気を散らしてはいけないことを覚えておいてください。したがって、電話をかける前に、必ず彼らが見ているものを確認してください。あなたのバックグラウンドに何があるのか、そして他の人がそれをどのように見るのかについてあまり心配することは、仕事の邪魔になるかもしれないストレスを加える可能性があります。
読む(Read)：MicrosoftTeamsの会議で背景をぼかす方法(How to blur the background in Microsoft Teams meeting)。
3]会議の準備をする
カメラにまっすぐ座っ(Sit)て、笑顔を浮かべてください。話すときは自然なジェスチャーを使用し、副会話を制限しようとします。(Use)マイクを軽くたたいたり、マイクの近くで紙をざわめかせたりしないでください。(Avoid)また、動きをできるだけ最小限に抑えてください。
4]時間通りに
多くの人が習慣的に遅れているので、時間通りにいることが重要です。実際、これは会議やビデオなどに追いつくための標準となるはずです。なぜなら、物理的な会議で逃げることはできるかもしれませんが、ビデオ会議には逃走経路がないからです。
5]机を清潔に保つ
作業机が乱雑になったり、まとまりがなくなったりしてはいけません。そのため、あなたとカメラの間に何も置かないことが重要です。机から紙、付箋、その他の文房具の山をなくします。また、 Windows(Windows)デスクトップをクリーンに保つこともできます。必要に応じて、[デスクトップアイコン(Hide desktop icons)を非表示]オプションを使用します。
6]あなたの聴衆を知る
ビデオ会議を介して学校のドレスコードを強制することはできません。つまり、聴衆によっては、服装は通常の地味なフォーマルからまったくカジュアルなものまでさまざまです。画面上で最もよく見える明るいパステルと落ち着いた色を使用することをお勧めします。
7]関連するポイントを文書化する
(Proper)リモート会議の適切な文書化により、必要なときに詳細を効率的に呼び出すことができます。さらに、会議に参加できなかった他のチームメンバーが最新の状態を維持するのに役立ちます。
8]メモを取る人を割り当てる
重要なポイントを書き留めるために常にメモ帳を保持することは、良い総会の慣習と見なされます。この方法は、仮想化するときにさらに重要になります。そのため、会議のすべてを記録するためにメモを取る人を割り当てます。それはニュアンスを追加し、誰かが議論されたことを再訪したい場合、彼は簡単にそこに着くことができました。
9]他の参加者に礼儀正しくする
あなたが主催者またはビデオ会議を手配した人である場合は、コンピュータにログインして、予定時刻の数分前に会議の準備をしてください。これが最初のレッスンになるはずです。
次に、話す前に自己紹介をすることから始めます。これにより、すべての参加者があなたのことを知り、あなたの名前であなたに話しかけることができます。
読む(Read)：ビデオ会議の通話でベストを尽くす方法(How to look your best on a video conferencing call)。
10]使用しないときはマイクをミュートにしてください(Keep)
話していなくて静かだと思っていても、ほとんどのマイクは咳、くしゃみ、タイピングなどの小さなバックグラウンドノイズを拾う可能性があります。これらの音は、他のビデオ会議参加者の気を散らしたり、迷惑をかけたりする可能性があります。そのため、会議中に休憩して外出する前に、マイクをミュートしてください。
他に言及すべきことはありますか？(Anything else we should have mentioned?)
Video conferencing etiquette, tips and rules you need to follow
Many firmѕ worldwide do not mind extending the facility of work-from-home to their workers who don’t have to nеcessarily be in office. In this connеction, it becomes important to be awarе of certain video conferencing etiquette.
While the companies are leveraging telepresence and video conferencing mode to enable seamless engagement, here are some video conferencing etiquette, tips & rules you should adopt to create a lasting impression.
Read: How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting.
Video conferencing etiquette guide
In a video conference, you don’t get the chance to meet everyone in person to create a lasting impression. So, follow these desired etiquettes as a reference guide.
- Decide the meeting agendas in advance
- Setup the background
- Get prepared for the meeting
- Be Time punctual
- Keep your desk clean
- Know your audience
- Document relevant points
- Assign a note-taker
- Be courteous to other attendees
- Keep microphone muted when not in use
Good video conference call etiquette can help you reinforce your confidence and enhance your communication skills.
1] Decide the meeting agendas in advance
An essential practice for effective video conferencing is to organize and the meeting only when you perfectly understand the theme of discussions. As such, if you’re the one organizing the virtual meeting, then ensure that all the participants have some knowledge about it in advance. It’s considered safe to send at least two reminders,
- A day before the meeting
- An hour before the start of the meeting
This helps participants get ready for the meeting so that they are not caught off guard and grapple with etiquette.
2] Setup the background
It’s all more important to have proper lightning conditions in the background to avoid shadows. Similarly, if you have a sunny window directly behind you, draw the blind to dim the lightning. In addition, a clean wall or curtain is way better than a cluttered office or weird artwork to avoid distraction.
Keep in mind, the person you are video conferencing with should not feel distracted. So, make sure you check what they see before you call. Worrying too much about what’s there in your background and how others may see it can add stress that may get in the way of the work.
Read: How to blur the background in Microsoft Teams meeting.
3] Get prepared for the meeting
Sit up straight right on the camera and wear a smile on your face. Use natural gestures when you speak and try to limit side conversations. Avoid tapping on the microphone or rustling papers near the microphone. Also, keep your movements as minimal as possible.
4] Be on time
A lot of people are habitually late so, being on time matters. In fact, this should be a standard to keep up with any meeting, video or otherwise. Because, while you might be able to get away with a physical meeting, there’s no escaping route in a video conference.
5] Keep your desk clean
Your working desk shouldn’t look messy or disorganized. As such, it is important to not have anything between you and the camera. Lose the stack of papers, sticky notes and other stationery items from your desk. You may want to also keep your Windows desktop clean. Use the Hide desktop icons option if you feel the need to.
6] Know your audience
You cannot enforce a school dress code via video conference i.e., depending on the audience, your attire may vary from usually sober formals to downright casuals. We would recommend you to go with light pastels and muted colors that look the best on the screen.
7] Document relevant points
Proper documentation of remote meetings allows for details to be recalled efficiently when needed. Moreover, it can help other team members who could not attend the meeting to stay up to speed.
8] Assign a note-taker
Always keeping a notepad to jot down important points is considered as a good general meeting practice. This practice becomes even more important when going virtual. So, assign a note-taker to document everything in the meeting as it happens. That adds nuance and if someone would like to revisit what was discussed, he could easily get there.
9] Be courteous to other attendees
If you are the organizer or the one who has arranged the video conference, be logged into your computer and ready for the meeting a few minutes before the scheduled time. This should be the first lesson.
Second, start off by introducing yourself before speaking so that all the participants get to know you and can proceed to address you by your name.
Read: How to look your best on a video conferencing call.
10] Keep microphone muted when not in use
Even though you may not be speaking and think you’re being quiet, most microphones can pick up minor background noises, like coughs, sneezes, or typing. These sounds can easily distract other video conferencing participants or may cause annoyance. So, mute the microphone before taking a break and moving out during a meeting.
Anything else we should have mentioned?
