有効な電子メールアカウントを持っている場合、受信トレイで注意を求めて争っている人々から何百ものメッセージを受信する可能性があります。その結果、重要なものを選ぶためにそれぞれの新しい電子メールをふるいにかけることは困難な仕事になります。
幸い、Gmailを使用している場合は、受信トレイやその他のフォルダを並べ替え、カスタマイズ、配置して管理しやすくし、メッセージの検索をより細かく制御できるようにするための機能と方法が多数あります。(dozens of features)
Gmailは、送信者、サイズ、受信者、件名、ラベル、添付ファイル、チャット、メッセージの本文、日付で並べ替えることができます。
このガイドでは、送信者(Sender)、ラベル(Label)、または件名のフィルタを使用してメッセージを並べ替えることにより、 (sorting your messages)Gmailアプリを整理、検索、自動化する方法を説明します。
Gmailメッセージを送信者別に並べ替える方法(How To Sort Gmail Messages By Sender)
Gmailの受信トレイを整理してクリーンアップするための最初のステップは、ストレージスペースの90％以上を占める何百ものプロモーションメールを取り除くことです。それらは、個人またはビジネスの連絡先からの正当な電子メールと混同されます。これらのほとんどは重要である可能性があり、ゴミ箱用ではありません。
受信トレイから各プロモーションメッセージを選択しようとすると、メッセージの流入のために十分な強度が残っていない可能性があり、その過程でいくつかの重要なメッセージを削除してしまう可能性があります。
Gmailを送信者(Sender)で並べ替えると、特定の送信者からのメールをグループ化し、受信トレイに残しておくべき重要で正当なメールを節約しながら、一度に削除するのに役立ちます。
また、特定の送信者からの特定の電子メールを検索し、電子メールを連絡先に転送する際の時間を節約するのにも役立ちます。つまり、受信トレイをより細かく制御でき、毎日、より整理された生産性を維持できます。
Gmailを送信者で並べ替えたり、連絡先リストのすべての人からのすべてのメールを表示したりするために使用できるトリックがいくつかあります。以下では、これを行うさまざまな方法について説明します。
方法1：特定の送信者による並べ替え(Method 1: Sorting By a Particular Sender)
1. Gmailを開き、受信トレイに移動します。連絡先リストの重要な送信者の1つからメールを選び、それを右クリックします。(Pick)
2.新しいメニューで、[からの(from)メールを検索(Find emails) ]をクリックします。
3.その特定の送信者から以前から受信したすべての電子メールのリストが、送信者の完全な連絡先の詳細を含めて表示されます。このようにして、メッセージをすばやく送信したり、ビデオ通話を開始したりすることもできます。
4.受信トレイにその人の名前が表示されない場合は、検索ボックスにその人の名前を入力してクイック検索を行い、検索結果からメッセージを右クリックして、[からのメールを検索(Find emails from)]を選択します。
5.検索ボックスの横にある下向きの矢印をクリックすると、複数の検索条件を使用できます。次に、メールアドレスを[差出人](“From”)フィールドに貼り付けるか、[単語があります](“Has the words”)フィールドを使用して、探している送信者の名前でより具体的に検索します。
6.完了したら、検索( search)ボタンをクリックして、その特定の送信者からの電子メールを取得します。
注： [フィルターの(Note: )作成(Create)]をクリックして検索用のフィルターを作成し、次に条件に一致するメールを受信したときに特定のアクションを自動的に適用できます。
方法2：任意の送信者からのGmailメールを並べ替える(Method 2: Sort Gmail Emails From Any Sender)
1. Google検索バーに移動し、右側にある小さな下向きの矢印をクリックして、メッセージを見つけるためのオプションを表示します。
2.パラメータを指定して、特定の単語を含むまたは除外する電子メールを検索します。件名だけでなく、メール全体が見つかるので、会話の一部しか思い出せない場合に便利です。
注：(Note: )必要に応じて、検索結果をフィルタリングして、添付ファイル付きのメッセージのみを含めることができます。検索結果を特定の日付または時間枠に制限する日付(Date within)などの他のオプションがあります。
3.目的の送信者が見つかったら、[メールの検索元]をクリックし(Find emails from)てメッセージのリストを作成します。
方法3：ワイルドカード機能を使用してGmailのメールを並べ替える(Method 3: Sort Gmail Emails Using The Wildcard Functionality)
この方法は、電子メールの保存スペースを解放し、受信トレイ内の数百のメッセージから必要な電子メールを取得する必要がある場合に役立ちます。
同時に表示したい（同じドメイン名の）以前の同僚からの電子メールがある場合は、ワイルドカード機能を使用します。これはアスタリスク文字（*）で表され、同じ情報を持つ複数のレコードを検索します。
1.Gmail(Gmail)アカウントを開きます。検索バーに、アスタリスク（*）の後に会社のドメイン名を入力します（例：* *@helpdeskgeek.com。
2.メールアドレスの他の部分をワイルドカードに置き換えることもできます（例：elsie@*.com, elsie@helpdeskgeek.* helpdeskgeek。* 、 e。 e.*@helpdeskgeek.com ） 。これらのいずれも機能します。
GmailはGoogleファミリーのサービスの一部ですが、検索結果を括弧や引用符を使用して特定の単語やフレーズに制限できる検索エンジンとは異なり、Gmailでは同じことを行うことはできません。代わりに、組み込みの検索機能でこれらを使用しようとすると、不正確な一致が返されます。
ただし、たとえば（クリスマスパーティー(Christmas party)）のように、括弧を使用して複数の独立したキーワードを持つ電子メールを検索できます。件名に各キーワードを含むすべてのメールを取得し、（クリスマスまたはパーティー(Christmas OR party)）と入力すると、件名にいずれかのキーワードを含むすべてのメールが表示されます。
Gmailモバイルアプリを使用して送信者でGmailを並べ替える(Sorting Gmail By Sender Using The Gmail Mobile App)
AndroidまたはIosデバイスでは、以下の手順を使用して、 (Ios)Gmailのメールを送信者別に並べ替えることができます。
1. Gmailアプリ(Gmail app)を開き、まだサインインしていない場合はサインインしてから、上部の検索バーをタップします。
2.探している送信者のメールアドレスを入力し、検索(Search )アイコン（画面キーボードの小さな虫眼鏡アイコン）をクリックします。
注：(Note:)モバイルアプリでは、追加の検索条件を使用して結果をさらにフィルタリングすることはできません。この場合、デスクトップアプリを使用して、最初の方法を適用できます。
Gmailをラベルで並べ替える方法(How To Sort Gmail By Label)
Gmailでは、ラベルは色分けされたテキストベースの識別子であり、必要なメールをすばやく見つけるのに役立ちます。サイドバーには、受信トレイ(Inbox)、下書き(Drafts)、ゴミ箱(Trash)、スパム(Spam)など、すでに設定されているアイテムが表示され、タグやフォルダのように動作します。
Gmailで特定のラベルが付いたメッセージを検索し、それらを使用して以下に説明するように受信トレイを並べ替えることができます。
1.受信トレイで電子メールメッセージを選択して開きます。メッセージのすぐ上にいくつかのアイコンが表示され、タグのように見えるアイコンを選択してラベルのリストを表示します。
2. [新規作成](Create New)をクリックして、新しいラベルを作成します。
3.新しいラベルの名前を入力し、青い[作成(Create)]ボタンをクリックします。
上部のラベルアイコンをクリックする前にチェックボックスを選択して複数のメールに同時にラベルを付け、リストから目的のラベルで並べ替えることもできます。
電子メールメッセージにラベルを適用する方法がわかったので、ラベルで電子メールを並べ替えることができます。メールメッセージまたはサイドバーからラベルタグをクリック(Click)すると、特定のラベルのすべてのメールが表示されます。
スマートラベルを使用したメールの並べ替え(Sorting Emails Using Smart Labels)
スマートラベル(Smart Labels)は、メールを5つのカテゴリ、つまり、プライマリ(Primary)、ソーシャル(Social)、プロモーション(Promotions)、アップデート(Updates)、フォーラム(Forums)に分類します。
これにより、ニュースレター、通知、プロモーションなどからのすべてのメールが一度に受信トレイに表示されるのではなく、受信トレイをすっきりと整理できます。Gmailはこれを自動的に分類するため、送信者ごとにルールを変更したり、自分で設定し(set it up yourself)たりする必要はありません。
1. Gmailで[スマートラベル(Smart Labels )]タブを構成するには、ナビゲーションバーの[設定]をクリックします。(Settings)
2.[受信トレイの構成](Configure Inbox)をクリックします。
3.受信トレイタブとして表示するメッセージカテゴリを選択します。(message categories)
4.変更を有効にするには、 [保存]をクリックします。(Save)
スター付きの送信者からのメッセージが他のタブに移動する場合でも、受信トレイの[プライマリ(Primary)]タブに表示されるようにすることもできます。たとえば、プロモーションメッセージを受け取った場合は、スターを付けると、メインの受信トレイに表示されます(Primary)。
このようにして、重要なメッセージを見つけて、後で簡単にフォローアップできます。
Gmailを件名で並べ替える方法(How To Sort Gmail By Subject)
1.送信者やラベルではなく、件名でメールを並べ替える場合は、[単語があります]フィールドに関連する単語を入力することで簡単に並べ替えることができます(Has the words)。
2.単語をコンマで区切り、下の[検索(Search)]オプションに移動します。デフォルトでは、このオプションはすべてのメッセージを検索するように設定されていますが、特定のラベルまたは受信ボックスにフィルターされた電子メールのみを検索するように変更できます。
この方法は、迷惑メール(Spam)フォルダまたはゴミ箱(Trash)フォルダに入ったアイテムに適用されます。
結論(Conclusion)
Gmailの自動並べ替えツールを使用すると、メールを並べ替えることができますが、もっと実践的になりたい場合は、このガイドのヒントを日常業務の一部にすることができます。時間を節約できるだけでなく、整理された生産性を維持できます。
How To Sort Gmail By Sender, Subject, Or Label
If yоu haνe an active email account, you most likely receive hundreds of messages from people vyіng for your attention in yoυr inbox. Consequently, sifting through each new email to pick oυt the important ones becomes a daunting task.
Fortunately, if you use Gmail, you have dozens of features and ways to sort, customize, and arrange your inbox and other folders to make it more manageable and give you more control over finding messages.
You can sort Gmail by sender, size, recipient, subject, label, attachments, chats, body of messages, and date.
In this guide, we’re going to show you how to organize, search, and automate your Gmail app by sorting your messages using the Sender, Label or Subject filters.
How To Sort Gmail Messages By Sender
The first step to organizing and cleaning up your Gmail inbox is by getting rid of the hundreds of promotional emails, which take up more than 90 percent of your storage space. They get mixed up with legitimate emails from your personal or business contacts, most of which may be important, and aren’t meant for the trash bin.
If you’ve tried to pick out each promotional message from your inbox, you may not have enough strength left because of the influx of messages, and you’d probably end up deleting a few important ones in the process.
Sorting Gmail by Sender will help you group emails from specific senders together, and delete them in one go while sparing the important and legitimate emails that should remain in your inbox.
It also helps you save time when searching for a specific email from a particular sender, and forwarding emails to your contacts. In short, you have more control over your inbox, and you can stay more organized and productive every day.
There are several tricks you can use to sort Gmail by sender and see all emails from every person in your contact list. We’ll walk you through different methods of doing this below.
Method 1: Sorting By a Particular Sender
1. Open Gmail and go to your inbox. Pick an email from one of the important senders on your contact list and right-click on it.
2. In the new menu, click Find emails from.
3. A list of all the emails you’ve received from that particular sender from way back will appear, including the sender’s full contact details. This way, you can quickly send them a message or even initiate a video call.
4. If you don’t see the person’s name in your inbox, do a quick search by typing his or her name in the search box, and then right-click any messages from the search results, and select Find emails from.
5. You can use multiple search criteria by clicking the downward-facing arrow next to the search box. Next, paste the email address into the “From” field, or using the “Has the words” field for a more specific search with the name of the sender you’re looking for.
6. Click the search button when you’re done to get the email from that particular sender.
Note: You can create filters for your searches, by clicking Create filter, and automatically apply certain actions the next time you get emails that match the criteria.
Method 2: Sort Gmail Emails From Any Sender
1. Go to the Google search bar and click on the small downward-facing arrow on your right to display the options for locating messages.
2. Specify the parameters to find your emails that include or exclude specific words. It comes in handy when you can remember only a portion of the conversation, as it finds the emails in whole, not just in subjects.
Note: If you want, you can filter the search results to include only messages with attachments. There are other options like Date within that limit the search results to specific dates or time frames.
3. Once you find the sender you want, click Find emails from to populate the list of messages.
Method 3: Sort Gmail Emails Using The Wildcard Functionality
This method helps when you need to free up email storage space and retrieve the emails you need from the hundreds of messages in your inbox.
If you have emails from former colleagues (with the same domain name) that you’d like displayed at the same time use the wildcard functionality. This is represented by an asterisk character (*), which finds multiple records with the same information.
1. Open your Gmail account. In the search bar, type an asterisk (*) followed by the company’s domain name, for example, *@helpdeskgeek.com.
2. You can also replace any other part of the email address with the wildcard, for example, elsie@*.com, elsie@helpdeskgeek.*, or e.*@helpdeskgeek.com. Any of these will work.
Gmail is part of the Google family of services, but unlike the search engine where you can limit the search results to specific words or phrases using parentheses or quotation marks, you can’t do the same in Gmail. Instead, it will return inexact matches if you try to use these in the built-in search feature.
However, you can use parentheses to search for emails with multiple independent keywords, for example (Christmas party). It’ll retrieve every email that contains each of the keywords in the subject line, while typing (Christmas OR party) will bring up all emails with either of the keywords in the subject line.
Sorting Gmail By Sender Using The Gmail Mobile App
On your Android or Ios device, you can sort your emails in Gmail by sender using the steps below.
1. Open the Gmail app, sign in if you haven’t already, and then tap on the search bar at the top.
2. Type the email address of the sender you’re looking for and click the Search icon (small magnifying glass icon on the on-screen keyboard).
Note: The mobile app doesn’t let you use additional search criteria to filter your results further. In this case, you can use the desktop app and apply the first method.
How To Sort Gmail By Label
In Gmail, labels are the color-coded, text-based identifiers that help you find the email you want faster. On the sidebar, you’ll see items like Inbox, Drafts, Trash, Spam and others, which are already set up for you, and behave like tags or folders.
You can look for messages with specific labels in Gmail and use them to sort your inbox as described below.
1. Select an email message in your inbox to open it. You’ll see several icons just above the message, and pick the one that looks like a tag to show a list of labels.
2. Click Create New to create a new label.
3. Enter the name of the new label, and click the blue Create button.
You can also label multiple emails simultaneously by selecting their checkboxes before clicking the label icon at the top, and then sort them by the label you want from the list.
Now that you know how to apply the labels to your email messages, you can sort your emails by labels. Click the label tag in the email message or from the sidebar and you’ll see all the emails in a specific label.
Sorting Emails Using Smart Labels
Smart Labels organize your emails into five separate categories namely: Primary, Social, Promotions, Updates, and Forums.
This helps keep your inbox clean and decluttered instead of having all emails from newsletters, notifications, promotions, and others showing up on your inbox all at once. Gmail sorts this out for you automatically, so you don’t need to modify any rule for every sender or set it up yourself.
1. To configure the Smart Labels tabs in Gmail, click Settings from the navigation bar.
2. Click Configure Inbox.
3. Choose the message categories you’d like displayed as inbox tabs.
4. Click Save for the changes to take effect.
You can also allow messages from starred senders to show on the Primary tab of your inbox, even though they go to other tabs. For example, if you get a promotional message, you can star it and it’ll appear among your Primary inbox.
This way, you can spot your important messages and easily follow up on them later.
How To Sort Gmail By Subject
1. If you prefer to sort your emails by subject, instead of sender or labels, you can do that easily by typing some relevant words in the Has the words field.
2. Separate the words by commas, and then go to the Search option below. By default, this option is set to search all messages, but you can change it to search only emails filtered to a particular label or inbox.
This method applies to items that went into the Spam or Trash folder.
Conclusion
Gmail’s automated sorting tools can sort your emails for you, but, if you want to be more hands-on, you can make the tips in this guide part of your daily routine. You’ll not only save time but also stay organized and productive.
