Windows 8.1の多くの新しいエンタープライズ向け機能の1つは、WorkFoldersという名前です。フォルダー？仕事？退屈そうですね。🙂しかし、一部の人にとっては、この機能は非常に便利です。特に、多くのデバイスを持っていて、個人のPCやデバイスでも作業する必要がある人に。クライアント側で(client side)WorkFoldersを設定する方法と、それらを使用して作業を行い、会社のサーバーと同期させる方法は次のとおりです。
Work Foldersとは何ですか？
Work Foldersを使用すると、ユーザーはフォルダーとそのコンテンツを企業ネットワークから個人のデバイスに同期できます。ローカルで作成されたファイルは、企業環境のファイルサーバー(file server)に同期されます。Work Foldersを使用すると、ユーザーは会社のデータセンターに自動的に同期して、自分の作業ファイルのローカルコピーを個人のデバイスに保持できます。
複雑に聞こえますか？インフォメーションワーカー(information worker)のJulianが、 (Julian)Work Foldersを使用して、どのデバイスからでも作業できるようにしながら、自分の作業データを個人データから分離する方法の例を見てみましょう。
ジュリアンが自分の仕事用コンピュータ(work computer)のWorkFoldersディレクトリにドキュメントを保存すると、そのドキュメントは彼の会社のIT部門(IT department)によって管理されているファイルサーバーに同期されます。(file server)ジュリアンが家に帰ると、以前にそのデバイスにWork Foldersを設定していたため、ドキュメントが既に同期されているSurface 2を手に取り、(Surface 2)コーヒーショップ(coffee shop)に向かうことができます。彼はドキュメントをオフライン(document offline)で作業できます。自宅に戻ってインターネット接続(Internet connection)が再び利用可能になると、ドキュメントはファイルサーバーと同期されます。(file server)翌日、彼がオフィスに戻ったときに、仕事用のコンピューター(work computer)ですべての変更を利用できます。いいですね。
Windows8.1で(Windows 8.1)WorkFoldersを設定する方法
IT管理者(IT administrator)によって作成された会社のアカウント(company account)を持っていると仮定します。その場合、その詳細がわかっている場合は、Control Panel -> System and Security -> Work Foldersに移動します。
[WorkFoldersの設定]を(Set up Work Folders)クリックまたはタップします。コンピューターが会社のドメインに参加していない場合（個人のデバイスの場合） 、会社のドメインに(company domain)電子メールアドレス(email address)と資格情報を提供するように求められます。
(Enter)仕事用のメールアドレスを(work email address and click)入力し、 [次へ(Next)]をクリックまたはタップします。
Windowsのセキュリティウィンドウ(Windows Security window)が表示されます。会社のネットワークで使用されているユーザー名とパスワード(username and password)を入力するように求められます。そうして、[ OK(OK) ]をクリックまたはタップします。
次に、WorkFoldersの場所を確認するように求められます。デフォルト(default folder)のフォルダに満足できず、別のフォルダを使用する場合は、 [変更]を(Change)クリックまたはタップ(click or tap) します。
[変更(Change)]ボタンをクリックすると、ダイアログボックス(dialog box)が表示され、新しいフォルダを選択するように求められます。コンピューターを参照し、使用する新しいフォルダーを選択します。次に、 [フォルダ(Select Folder)の選択]ボタンをクリックまたはタップします。
完了したら、 「WorkFoldersの場所(Confirm Work Folders location)の確認」ウィンドウで「次へ」(Next)をクリックまたはタップします。
次に、 WorkFolders(Work Folders)に関する会社のセキュリティポリシーに同意するかどうかを尋ねられます。作業ファイルを保護するために、会社は作業フォルダーを暗号化し、PCにサインインして画面を自動的にロックするためのパスワードを要求し、PCを紛失した場合に備えて、作業フォルダー内のすべてのファイルを消去できます。(Work Folders)
[ PCでこれらのポリシーに同意("I accept these policies on my PC")します]チェックボックスをオンにして、[WorkFoldersのセットアップ(Set up Work Folders)]をクリックまたはタップします。
Windows 8.1は、セットアップに時間がかかります。プロセスが終了するのを待ちます。(Wait)
完了すると、WorkFoldersがPCとの同期を開始したことが通知されます(Work Folders)。[閉じる]ボタンを(Close)クリック(Click)またはタップします。
(Work Folders)これで、PCでWorkFoldersが構成されました。[閉じる(Close)]をクリックまたはタップすると、 [ WorkFolders ]コントロールパネルが表示されます。
コントロールパネル(Control Panel)からのWorkFoldersの管理
Control Panel -> System and Security -> Work Foldersに移動してWorkFoldersを設定すると、そのすべての管理機能とオプションにアクセスできるようになります。
最後の同期が実行されたときにサーバーで使用可能なスペースの量を確認し、手動同期を開始できます。
従量制接続を介したファイル同期を有効にするには、[従量制接続を介してファイルを同期する]("Sync files over metered connections") チェックボックス(check box)をオンにします。ローミング中にファイルも同期する場合は、下の画像のように、[ローミングしているときでも同期する]("Sync even when I'm roaming")チェックボックスをオンにします。
問題が発生した場合は、 [テクニカルサポートにメール("Email tech support")を送信]リンクをクリックして、 IT管理者にサポートを依頼できます。(IT administrator)これにより、デフォルトの電子メールクライアントが開き、それを使用してメッセージを送信できます。
Windows8.1に「 (Windows 8.1)WorkFolders(Folders)サーバーの検索に問題がありました」と表示された場合の対処方法
Work Foldersを設定するときに、「WorkFoldersサーバーの検索で問題が発生しました」という("There was a problem finding your Work Folders server".)エラーが発生する場合があります。
その場合は、 [仕事用メールの入力]ウィンドウで[(Enter work email)仕事用フォルダーのURL(Enter a Work Folders URL)を入力してください]をクリックまたはタップ(click or tap) します。
次に、会社のIT管理者(IT administrator)から提供されたWork Folders URLを入力し、[(Work Folders URL)次へ(Next)]をクリック(company and click)またはタップします。
ここから先は、この記事の前半で共有したように、メールアドレスとパスワードを入力するように求められます。(email and password)上記の手順に従って、WorkFoldersの設定を完了します(Work Folders)。
Windows8.1で(Windows 8.1)WorkFoldersを使用する方法
Work Foldersにアクセスするには、ファイルエクスプローラー(File Explorer)を開き、このPC(This PC)に移動します。そこにWorkFolders(Work Folders)へのショートカットが表示されます。
複数のデバイスでWorkFolders(Work Folders)を設定すると、それらのデバイスのいずれからでもドキュメントにアクセスでき、WorkFoldersによって同期が維持されます(Work Folders)。今後は、通常のファイルと同じように、 WorkFolders内のファイルを操作できます。
Sync for Work Folders-どのように機能しますか？
Work Foldersが正しく同期されているかどうかをテストするには、いずれかのコンピューターでドキュメントを作成し、そのドキュメントをWorkFoldersの場所に保存します(Work Folders)。
次に、別のデバイスで別のドキュメントを作成し、WorkFoldersに保存します。しばらくすると、両方のデバイスのWorkFolders(Work Folders)で両方のドキュメントを利用できるようになります。
ステータスバー(status bar)で、同期ステータス(sync status)を表示できます。
通常、ファイルは自動的に同期されますが、手動同期を実行する場合は、 Work Foldersウィンドウ内で右クリック（または長押し）してから、[(press and hold)今すぐ同期(Sync Now)]をクリックまたはタップします。
ファイルはすぐに同期されます。
[ WorkFolders ]コントロールパネルにある[今すぐ同期(Sync Now)]リンクをクリックまたはタップして、手動同期を開始することもできます。
次に、下の画像に示すように、(image below)コントロールパネル(Control Panel)からファイルが同期されていることが通知されます。
マイファイルは緑色(Green)で表示されます。それはどういう意味(Mean)ですか？
ほとんどの場合、Work Folders内のすべてのファイルは緑色で表示されます。これは、他のフォルダ内のファイルの表示には使用されない色です。
心配することは何もありません。IT管理者は、(IT administrator)作業フォルダ(Work Folder)ファイルを暗号化するポリシーを設定しているため、権限のない人がファイルにアクセスすることはできません。
PCが盗まれた場合、管理者はそれらのファイルへのアクセスを取り消してリモートで削除できるため、機密データが悪用されることはありません。
WorkFoldersの使用をやめる方法
パーソナルコンピュータの1つでWorkFolders(Work Folders)の使用をやめたい場合は、簡単に行うことができます。
Control Panel -> System and Security -> Work Foldersに移動します。次に、[ WorkFoldersの使用を停止(Stop using Work Folders)]リンクをクリックまたはタップします。
WorkFoldersの使用を停止するかどうかを確認するダイアログボックスが表示されます(dialog box)。
Work Foldersの使用を停止する場合は、 [はい]を(Yes)クリックまたはタップ(click or tap) します。それ以外の場合は、[いいえ(No)]を押します。
管理者が(Administrator Changes)アカウント(Account)のパスワード(Password)を変更した場合の対処方法
ビジネスネットワークにはポリシーがあり、アカウントのパスワードを定期的に変更する必要があります。または、パスワードと管理者がパスワードを変更するのを忘れた場合などがあります。
理由が何であれ、ビジネスアカウントのパスワードを変更するときは、 (business account)Work Foldersが引き続き正常に機能するように、新しい資格情報を再入力する必要があります。
パスワードが変更された後のある時点で、Work Foldersがファイルを同期しようとすると、 (Work Folders)「WorkFoldersのサインイン情報が機能しませんでした」("Your Work Folders sign-in info didn't work")という通知が表示されます。
また、Control Panel -> System and Security -> Work Folders同期が停止しました。パスワードが必要("Sync stopped. Password needed")です]と表示されます。
資格情報を更新するには、左側の列にある[資格情報の管理(Manage credentials)]リンクをクリックまたはタップします。
Windowsのセキュリティウィンドウが表示され、新しい(Windows Security)ユーザー名とパスワード(username and password)を要求されます。
それらを入力し、[ OK ]をクリックまたはタップします。Work Foldersが会社のサーバーで正常に認証されると、ファイルの同期が再開されます。
結論
このガイドからわかるように、Work Foldersは便利で、設定はそれほど難しくありません。少なくともクライアント側(client side)ではありません。会社でこの新しいサービスを使用している場合は、 Windows 8.1 (Windows 8.1) PCまたはデバイス(PC or device)にセットアップして、仕事をしていないときでも仕事をこなすことができます。
How to Set Up and Use Work Folders in Windows 8.1
One of the many new enterprise-friendly features in Windows 8.1 is named Work Folders. Folders? Work? Sounds boring, doesn't it? 🙂 But, to some people this feature will be very useful. Especially to people that have many devices and need to work also on their personal PCs and devices. Here's how to set up Work Folders on the client side and how to use them to do your work and have it synchronized with your company's servers.
What are Work Folders?
Work Folders allows a user to sync a folder and its content, from the corporate network to their personal device. Files created locally will sync back to the file server in the corporate environment. With Work Folders, users can keep local copies of their work files on their personal devices, with automatic synchronization to the company data center.
Sounds complicated? Let's take an example of how an information worker, Julian, might use Work Folders to separate his work data from his personal data, while having the ability to work from any device:
When Julian saves a document on his work computer in the Work Folders directory, the document is synced to a file server controlled by the IT department of his company. When Julian returns home, he can pick up his Surface 2, where the document is already synced, because he had previously set up Work Folders on that device, and head to the coffee shop. He can work on the document offline, and when he returns home and an Internet connection is available again, the document is synced back with the file server and all of the changes are available to him the next day when he returns to the office, on his work computer. Sounds good doesn't it?
How to Set up Work Folders in Windows 8.1
I assume that you have a company account created by the IT administrator. If you do and you know its details, then go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders.
Click or tap Set up Work Folders. You are asked to provide your email address and the credentials to the company domain, if your computer has not joined it (which is the case with personal devices).
Enter your work email address and click or tap Next.
The Windows Security window is shown. You are asked to enter the username and password used on your company's network. Do so and click or tap OK.
Then, you are asked to confirm the location of your work folders. If you are not satisfied with the default folder and you want to use another one, click or tap Change.
If you click the Change button, a dialog box is shown, prompting you to select a new folder. Browse your computer and select the new folder you want to use. Then, click or tap the Select Folder button.
When done, click or tap Next in the Confirm Work Folders location window.
Then, you are asked if you agree with your company's security policies for Work Folders. To help protect your work files, your company can encrypt your work folders, require a password to sign in to your PC and automatically lock your screen, and erase all files in your Work Folders, in case the PC is lost.
Check the box that says "I accept these policies on my PC", then click or tap Set up Work Folders.
Windows 8.1 spends some time to set things up. Wait for the process to finish.
When done, you are informed that Work Folders has started syncing with your PC. Click or tap the Close button.
Work Folders is now configured on your PC. After you click or tap Close, you are taken to the Work Folders control panel.
Managing Work Folders from the Control Panel
After you have set up Work Folders when you go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders, you get access to all its management features and options.
You can see how much space is available on the server, when the last sync was performed, and you can start a manual synchronization.
To enable file syncing over metered connections, check the "Sync files over metered connections" check box. If you also want to sync files when you are roaming, check the "Sync even when I'm roaming" check box, as in the image below.
If you encounter problems, you can ask for help from your IT administrator by clicking the "Email tech support" link. This will open your default email client and you can use it to send your message.
What To Do If Windows 8.1 Says That "There was a problem finding your Work Folders server"
When setting up Work Folders, you may encounter the following error: "There was a problem finding your Work Folders server".
If that's the case for you, then click or tap Enter a Work Folders URL in the Enter work email window.
Then, enter the Work Folders URL that is provided by the IT administrator of your company and click or tap Next.
From here onwards you are asked to provide your email and password, as shared earlier in this article. Follow the steps shared above to finalize the configuration of your Work Folders.
How to Use Work Folders in Windows 8.1
To access your Work Folders, open File Explorer and go to This PC. There you will see the shortcut to Work Folders.
Once you have configured Work Folders on multiple devices, you can access documents from any of those devices, and they will be kept in sync by Work Folders. From now on, you can work with files in your Work Folders as you do with normal files.
Sync for Work Folders - How Does It Work?
To test if your Work Folders are synchronized correctly, create a document on one of your computers and save the document in the Work Folders location.
Then, create another document on another device, and save it in your Work Folders. In a few moments, you should see both documents available in your Work Folders, on both devices.
In the status bar you can view the sync status.
Usually, files are synchronized automatically but, if you want to perform a manual sync, you can right-click (or press and hold) inside the Work Folders window and then click or tap Sync Now.
Your files will be synchronized immediately.
You can also start a manual sync by clicking or tapping the Sync Now link found in the Work Folders control panel.
Then, the Control Panel will inform you that the files are syncing, as shown in the image below.
My Files are Displayed in Green. What Does It Mean?
Most probably, all the files in your Work Folders are displayed in green, a color that is not used to display the files in other folders.
There is nothing to worry about. Your IT administrator has set up a policy that encrypts your Work Folder files, so that unauthorized people cannot access them.
If your PC gets stolen, the administrator can revoke access to those files and remove them remotely, so that sensitive data doesn't fall into the wrong hands.
How to Stop Using Work Folders
If you want to stop using Work Folders on one of your personal computers, that can be done with ease.
Go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders. Then, click or tap the Stop using Work Folders link.
A dialog box is shown, asking you to confirm whether you want to stop using Work Folders.
If you want to stop using Work Folders, click or tap Yes. Otherwise, press No.
What To Do If the Administrator Changes your Account's Password
Business networks have policies so that you are forced to change your account's password regularly. Or, it may happen that you have forgot your password and the administrator to change it, etc.
Whatever the reason, when changing your business account's password, you have to re-enter the new credentials so that Work Folders continues to work well.
At some point after your password gets changed, when Work Folders tries to sync your files, a notification is shown, saying that "Your Work Folders sign-in info didn't work".
Also, when you go to Go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders, you will see that "Sync stopped. Password needed".
To update your credentials, click or tap the Manage credentials link on the left-column.
The Windows Security window is shown, asking for the new username and password.
Type them and click or tap OK. After Work Folders authenticates successfully with your company's server, it resumes synchronizing your files.
Conclusion
As you can see from this guide, Work Folders is useful and not that hard to set up. At least not on the client side. If your company is using this new service, you can set it up on any Windows 8.1 PC or device to get your work done even when you are not at work.
