オートテキスト^(Autotext)を使用すると、ユーザーは単語、フレーズ、段落全体を何度も入力しなくてもドキュメントに挿入できます。これは、多くの入力を行うユーザーにとってMSWordの重要な機能です。たとえば、ドキュメントで署名を頻繁に使用する場合は、テキストショートカット（MS Wordでは「^{(MS Word)}オート^(Autotext)テキスト」と呼ばれます）を作成できます。「署名」などのショートカットを入力するたびに、作業中のドキュメントに署名全体が自動的に入力されます。この投稿では、Wordで定型句^{(Autotext entries in Word)}を作成して使用する方法を説明します。

Wordで定型句を作成する方法

2つの方法を使用して、繰り返し単語やフレーズを作成して使用できます。1つはオートテキスト^(Autotext)方式で、もう1つはオートコレクト^{(AutoCorrect)}方式です。最初にオートコレクト^{(AutoCorrect)}メソッドについて説明し、次にオートテキスト^(Autotext)メソッドについて説明します。

^{(Create AutoCorrect)}オートテキストとして使用する^(AutoText)オートコレクトエントリを作成する

オートコレクト^{(AutoCorrect)}エントリを作成して定型句^(AutoText)として使用するには、次の手順に従います。

1. MS Word文書で、再利用するテキスト（最大255文字）を選択します。
2. [ファイル]をクリックします^(File)
3. [ファイル]メニューで、[^(File)オプション^(Options)]をクリックまたはタップします
4. ウィンドウの左側のペインで[校正]^(Proofing)をクリックします
5. ウィンドウの右側のペインで、[オートコレクトオプション]というタブを選択します^{(AutoCorrect Options)}
6. 2つのテキストボックスが表示されます
7. 「 With」というラベルの付いた2番目のテキストボックスには、ドキュメントで選択したフレーズが含まれています
8. 「置換^(Replace)」というラベルの付いた最初のボックスに、「あり」テキストボックスに^(With)表示されるテキストを挿入するために使用できるテキストショートカットを入力します。
9. [追加]^(Add)、 [ OK]の順にクリックします^(OK)

これで、選択用の定型句^(AutoText)エントリができました。選択範囲を挿入するときはいつでも、オートコレクト^{(AutoCorrect)}エントリの作成に使用したテキストの入力を開始するだけです。Wordは、^(Word)定型句^(AutoText)全体を含む小さなバブルボックスを表示します。カーソルを置いた場所にテキストを表示したい場合は、Enterキーを押すだけです。または、手順8で作成したテキストショートカットを使用することもできます。テキストショートカットを入力してスペースバーを押すだけで、保存されたフレーズが自動的に入力されます。^(Just)

オートコレクト^{(AutoCorrect)}方式の問題は、大量のテキストを使用できないことです。空白を含めて255文字の制限があります。明るい面は、Wordが完全なターゲットテキストを表示するので、 ^(Word)Enterキーを使用してテキストを入力できることです。

この場合、 Enter^(Enter)キーを使用して複数の行を作成することはできないため、展開されたフレーズは1行または数語にすぎません。

[入力時に置換^{(Replace as you type)}]というチェックボックスがオンになっていることを確認してください。このオプションは、オートコレクト^{(AutoCorrect)}エントリのリストのすぐ上にある同じダイアログボックスにあります。

^{(Create AutoText)}MSWordで使用する^{(MS Word)}定型句エントリを作成する

255文字を超えることのできないオートコレクト^{(AutoCorrect)}エントリとは異なり、定型句^(AutoText)は大量のテキストを追加できます。たとえば、免責事項として電子メールで毎日使用する2〜3つの段落を作成できます。Wordで^(Word)定型句^(AutoText)を作成すると、 MSOfficeアプリケーション全体で使用できるようになります。

定型句^(AutoText)を作成する方法は簡単です。

1. 定型句^(AutoText)として保存するテキスト全体を入力します
2. 定型句^(AutoText)に入力したテキストを選択します
3. Alt+F3を押します
4. テキストを定型句^(AutoText)として保存するかどうかを尋ねるダイアログボックスが表示されます。
5. 上部に「名前」^(Name)というラベルの付いたテキストボックスがあり、そこにテキストショートカットを入力できます。
6. すべての定型句^(AutoText)を表示できるように、ギャラリーを定型句^(AutoText)に、カテゴリを一般^(General)に設定します
7. [OK]をクリックします

これもオートコレクト^{(AutoCorrect)}として機能します。テキストショートカットの入力を開始できます。定型句^(AutoText)がバブルに表示されたら、 Enterキーを押してテキストを挿入します。または、テキストショートカットを入力し、スペースバーを押して関連する定型句^(AutoText)を入力することもできます。

ALT+F3を使用して定型句^(AutoText)を保存する場合は、必ずnormal.dotテンプレートに保存してください。定型句^(AutoTexts)はnormal.dotテンプレートに保存されます。[保存^{(Save in)}する場所]というラベルの付いたドロップダウンメニューでデフォルトで選択されています。

上記は、Wordで^(Word)定型句^(AutoText)を作成して使用する方法を説明しています。

How to Create and Use AutoText entries in Microsoft Word

Aυtotext allows the users to insert wоrds, phrases, and whole paragraphs into the document without hаving to type them аgain and аgain. Іt is an important feature of MS Word for users who do a lot of typing. For exаmple, if you use your signature often in your documents, you can create a text-shortcut (called “Autotext” in MS Word). Whenever you type the ѕhortcut, for example, “sіgn”, the entire signature is еntered automatiсally into the document you are working on. In this post, we ѕhall see how to creаte and uѕe Autotext entries in Word.

How to create AutoText in Word

You can use two methods to create and use recurring words or phrases. One method is the Autotext method and the other is the AutoCorrect method. I’ll explain the AutoCorrect method first and then the Autotext method.

Create AutoCorrect entries to be used as AutoText

To create AutoCorrect entry for using it as AutoText, follow these steps.

1. In your MS Word document, select some text (up to 255 characters) that you want to reuse;
2. Click File
3. In the File menu, click or tap Options
4. Click on Proofing in the left pane of the window
5. In the right pane of the window, select the tab that says AutoCorrect Options
6. You will see two text boxes
7. The second text box labeled “With” contains the phrase you selected in your document
8. In the first box labeled “Replace“, enter a text-shortcut that you can use to insert the text visible in the “With” text box.
9. Click Add and then OK

You now have an AutoText entry for the selection. Whenever you want to insert the selection, simply start typing the text that you used to create the AutoCorrect entry. Word will show you a small bubble box that contains the whole AutoText. If you wish the text to appear where the cursor is placed, simply press the Enter key. Alternatively, you can also use the text-shortcut that you created in step 8. Just type the text-shortcut and press spacebar to fill in the saved phrase automatically.

The issue with the AutoCorrect method is that you cannot use large chunks of text. There is a limit of 255 characters, including whitespaces. The bright side is that Word will show you complete target text so that you can use the Enter key to fill it in.

You cannot use the Enter key in this case to create multiple lines, so the expanded phrase is just a line or few words.

Make sure that the checkbox saying Replace as you type is ticked. The option is in the same dialog box, just above the list of AutoCorrect entries.

Create AutoText entries for use with MS Word

Unlike AutoCorrect entries that can’t be larger than 255 characters, AutoText can add huge chunks of text. For example, you can create two to three paragraphs that you use daily in your email as a disclaimer. Once you create AutoText with Word, you can use it across MS Office applications.

The method to create AutoText entries is easy.

1. Type the entire text that you want to save as AutoText
2. Select the text you typed for AutoText
3. Press ALT+F3
4. You get a dialog box that asks you if you want to save the text as an AutoText entry.
5. It will have a textbox on the top labeled Name where you can enter text-shortcut.
6. Keep Gallery to AutoText and Category to General so that you can see all AutoText entries
7. Click OK

This too works as AutoCorrect. You can start typing text-shortcut and when the AutoText appears in a bubble, press Enter key to insert the text. Alternatively, you can type the text-shortcut and hit the spacebar to fill in the related AutoText.

When saving AutoText using ALT+F3, make sure you save it to the normal.dot template. AutoTexts are stored in the normal.dot template. It is selected by default in the drop-down menu labeled Save in.

The above explains how to create and use AutoText entries in Word.

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