Outlookでは、新しいメッセージ、返信、転送で構成される、保持したい古いフォルダをアーカイブに移動することで、受信トレイとフォルダを保持できます。アーカイブするアイテムと削除するアイテムをスケジュールできます。Outlookには、アイテムを自動的にアーカイブするAutoArchiveと呼ばれる機能があります。

アーカイブ^(Archive)は、メッセージ、返信、転送が後で保存されるメール内のフォルダです。アーカイブ^(Archive)に送信するアイテムにアクセスするには、電子メールのアーカイブ^(Archive)フォルダーに移動します。このチュートリアルでは、 Outlook^(Outlook)アイテムを自動的にアーカイブするプロセスについて説明します。

Outlookアイテムを自動アーカイブする方法

Outlookを^(Outlook.)開きます。

メニューバーの[ファイル^(File)]タブをクリックします。

[バックステージビュー]^{(Backstage View)}ページで、[オプション^(Options)]をクリックします。

[ Outlookオプション^{(Outlook Options)}]ダイアログボックスが表示されます。

[詳細^(Advanced)設定]ページの[自動アーカイブ^{(AutoArchive)}]セクションで、[自動アーカイブ設定]^{(AutoArchive Settings)}ボタンをクリックします。

[自動アーカイブ^{(AutoArchive)}]ダイアログボックスが表示されます。

ダイアログボックス内で、[自動アーカイブを実行する^{(Run AutoArchive Every)}]チェックボックスをクリックし、ボックスに数値を入力します。

次に、 AutoArchiveを実行する前に[プロンプト]^{(Prompt before AutoArchive)}のチェックボックスからチェックマークを外します。

[古いアイテムをクリーンアウト]^{(Clean Out Items Older)}セクションなどの他の変更を加えてから、デフォルトから変更する場合は、ボックスに番号を入力することもできます。

次に、ボックスの横にあるボタンをクリックします。月^(Months)、週、日^(Weeks,)を選択^(Days)できます。

必要に応じて、[古いアイテムの移動^{(Move Old Items)}先]セクションの下にある[参照^(Browse)]ボタンをクリックして、古いアイテムを別のフォルダーに移動することを選択できます。次に、フォルダーを選択します。デフォルトのままにして、[ OK ]をクリックすることをお勧めします。

[ OK]をクリックします。

[ Outlookのオプション^{(Outlook Options)}]ダイアログボックスで、[ OK ]をクリックします。

このチュートリアルが、Outlookアイテムを自動的にアーカイブする方法を理解するのに役立つことを願っています。

次を読む^{(Read next)}：Outlookの電子メール本文に画像と図形を挿入する方法^{(How to insert Picture and Shapes in the Outlook email body)}。

How to auto archive Outlook items

In Outlook, you can keep your inboxes and folders by moving older folders you want to keep to the archives, consisting of new messages, replies, and forwards. You can schedule which items to archive and which items to be deleted. There is a feature in Outlook called AutoArchive that Archives items automatically.

An Archive is a folder found in your email where messages, replies, and forwards are stored until later. To access the items you send to Archive, go to the email Archive folder. In this tutorial, we will explain the process to automatically archive Outlook items.

How to auto archive Outlook items

Open Outlook.

Click the File tab on the menu bar.

On the Backstage View page, click Options.

An Outlook Options dialog box will pop up.

On the Advanced page, under the AutoArchive section, click the AutoArchive Settings button.

An AutoArchive dialog box will appear.

Inside the dialog box, click Run AutoArchive Every checkbox and then enter a number into the box.

Then remove the tick from the checkbox of Prompt before AutoArchive runs.

You can also make other changes, such as the section Clean Out Items Older, then input a number in the box if you want to change it from the default.

Then click the button beside the box; you can choose to select Months, Weeks, and Days.

You can choose to move old items to a different folder if you want by clicking the Browse button under the section Move Old Items To, then select a folder. We recommend leaving it at default and click OK.

Click OK.

On the Outlook Options dialog box, click OK.

We hope this tutorial helps you understand how to automatically archive Outlook items.

Read next: How to insert Picture and Shapes in the Outlook email body.

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