多くの場合、特定の基準に基づいてメールを別のアカウントに自動的に転送する必要があります。件名、キーワード、または特定の送信者からのものである可能性があります。Microsoft Outlook 2019/16で電子メールを自動的に転送するルールを設定する方法を共有します

MicrosoftOutlookで電子メールを自動的に転送する^{(Forward Email)}

転送は複数の基準に基づく可能性があるため、ルール^(Rules)を作成する必要があります。これは、特定の基準に基づいてアクションを実行できるOutlookの機能です。^(Outlook)ここでの基準は、メールを転送することです。削除されたメール、フォルダへの移動など、ほとんどすべてのルールを使用できます。

1. [ファイル] Rules and Alerts > ]に移動し、[ルールとアラートの管理]をクリックします
2. ポップアップウィンドウで、[ 電子メールルール]タブ^{(Email Rules tab)}を選択し、[新しいルール]をクリックします。
3. ルールウィザード^{(Rules Wizard)}が開き、2つのステップがあります。 

   

   • ステップ1：空白のルールから選択し、^{(Blank Rule)}受信したメッセージに^{(messages I receive)}ルールを適用するを選択します
   • ステップ2：メッセージが到着 ^{(Apply this rule after the message arrives )}し た後にこのルールを適用するというルールを選択し、[次へ^(Next)]をクリックします。
4. 次の画面で、条件を選択する必要があります。これらに基づいて、受信メールメッセージが転送されます。 

   

   • すべてのメッセージを転送する場合は、条件を選択しないでください。メールIDを変更して、ゆっくりとみんなに知らせる場合に便利です。
   • 個別のメールのみを転送する場合は、キーワード、メールID、特定の単語、特定のグループなどに基づいて選択します。
   • メッセージが到着した後、^{(Apply this rule after the message arrives)}必ずこのルールを適用することを選択してください。次に、[次へ]をクリックして、確認します。
5. 次に、メールの転送先を決定する必要があります。あなたはそれを人々または公共のグループに転送すること^{(forward it to people or public group.)}を言うボックスをチェックすることができます。

   

6. 人またはパブリックグループ^{(people or public group. )}のリンクをクリックします。連絡先またはグループの電子メールIDを選択するか、入力できる連絡先ブックが開きます。
7. 次の画面では、例外を追加するように求められます。特定のメールを受信トレイに残したい場合は、ここに追加できます。
8. 最後に、ルールを認識できるように、ルールに名前を追加する必要があります。また、 [このルールをオンに^{(Turn on this rule)}する]というチェックボックスをオンにする必要があります。[完了]をクリックすると完了です。

ルールをすぐに実行して受信トレイに適用することもできます。Outlookで複数のアカウントを指定した場合は、すべてのアカウントにルールを適用することを選択できます。

Outlook 2019/16でメール転送を設定できたことを願っています。Office365でも動作します。

関連記事：^{(Related read:)} Outlookで休暇の返信を設定する方法。

How to automatically Forward Email in Microsoft Outlook

Many a time you need to automatically forward emails to another account based on specific criteria. It could be based on subject, keywords, or from a particular sender. In this pоst, we will share how you can set up rules to automatically forward email in Microsoft Outlook 2019/16

Automatically Forward Email in Microsoft Outlook

Since forwarding could be based on multiple criteria, we will need to create Rules. It is a feature in Outlook which allows you to perform an action based on specific criteria. Here, our criteria here is to forward emails. You can use rules for almost anything, including deleted emails, moving them into a folder and so on.

1. Go to File > Rules and Alerts > click on Manage Rules and Alerts
2. In the pop-up window, select the Email Rules tab and click on New Rule.
3. It will open the Rules Wizard which will have two steps: 

   

   • Step 1: Select from a Blank Rule, and select apply the rule on messages I receive
   • Step 2: Select rule which says Apply this rule after the message arrives and hit Next.
4. In the next screen, you will need to select conditions. Based on these, incoming email messages will be forwarded. 

   

   • Do not select any condition if you want to forward all your messages. It is useful if you are planning to change your email id and slowly telling everyone about it.
   • If you are only forwarding individual emails, then choose based on keywords, email id, a specific word, specific group, etc.
   • Make sure to choose to Apply this rule after the message arrives. Then hit Next, and confirm.
5. Next, you will have to decide where to forward the email. You can check the box which says forward it to people or public group.

   

6. Click on the link for people or public group. It will open the contact book from where you can select a contact or group email id, or you can type it.
7. Next screen will offer you to add an exception. If you want certain emails to remain in the inbox, you can add it here.
8. Lastly, you need to add a name to the rule so you can recognize it. Also, you need to tick the box that says Turn on this rule. Click Finish and you are done.

You can also choose to Run the rule right away to apply on your inbox. If you gave multiple accounts in Outlook, then you can choose to apply the rule for every account.

I hope the steps were clear, and you were able to set up email forwarding in Outlook 2019/16. It also works with Office 365.

Related read: How to setup vacation reply in Outlook.

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