すべての電子メールサーバーが安全な接続を使用するようになりましたが、MicrosoftOutlookデスクトップクライアントとOutlookon^(Outlook) the Webで電子メールを暗号化する場合は、そうすることができます。ただし、プロセスは異なります。ここでは、接続ではなく、電子メールの暗号化^{(encrypting the email)}について話します。あなたはそれを保護の追加の層と考えることができます。

使い方は簡単ですが、エンドユーザーとクライアントを念頭に置いて使用しています。送信者と受信者の両方が暗号化形式をサポートしていない限り、そのようなタイプの電子メールを送信することは困難です。

Outlookでサポートされている暗号化^(Encryption)には2つのタイプがあります。

1. S / MIME暗号化、および
2. Office365メッセージの暗号化。

後者は、企業がOffice ^{(Office 365)} 365EnterpriseE3^{(Enterprise E3)}ライセンスを使用している場合にのみ機能します。ただし、前者は広く使用されており、 Outlook^(Outlook)以外のほとんどの電子メールアプリケーションで機能します。

Outlook Webは、個別の電子メールに対して有効にすることを選択できる社内暗号化を提供します。^(Encryption)これがこのトピックで議論することのリストです

1. OfficeOutlook^{(Office Outlook Emails)}の電子メールを暗号化する方法
2. OutlookWebEメールを暗号化する方法
3. Officeクライアントの外部で暗号化された電子メール^{(Encrypted email)}を読み取る方法

注：^(Note:)Outlookで個人または電子メールをパスワードで保護する方法はありません。PSTファイルをパスワードで保護^{( password protect the PST)}できるため、誰もがすべての電子メールにアクセスすることはできませんが、暗号化とは異なります。

Windows10の^{(Windows 10)}Outlookで電子メールを暗号化する方法

始める前に、S/MIME暗号化を使用する場合、送信者と受信者はS/MIME標準をサポートするメールアプリケーションを持っている必要があります。OutlookはS/MIME標準をサポートしています。すべての電子メールを暗号化するか、個々の電子メールを暗号化するかを選択できます。選択は、IT部門のポリシー施行によって異なります。また、S/MIME証明書がインストールされている必要があります。そうするために適切な人とつながるようにしてください。^(Make)インストールすると、Outlookのデジタル証明書のドロップダウンで利用できるオプションが表示されます。

個々の電子メールを暗号化する

• New Email Composerで、 [オプション^(Options)]タブに切り替えます
• 次に、右下の矢印をクリックして、[その他のオプション]セクションを展開します。
• プロパティセクションが開きます。[^(Click)セキュリティ設定]^{(Security Settings)}ボタンをクリックします。
  • まず、「メッセージの内容と添付ファイルを暗号^(Encrypt)化する」チェックボックスをオンにします。
  • 次に、 [セキュリティ]で、[セキュリティ^(Security)設定]の下のドロップダウンをクリックし、S/MIME証明書を選択します。
  • 最後に、該当する場合はセキュリティラベルを選択します。
• 電子メールを送信すると、この標準を使用して暗号化されます。

注：^(Note:)S/MIME証明書がない場合は、 Outlookクライアントから証明書を追加するように求められます。できない場合は、暗号化された電子メールを送信できません。

すべてのメールを暗号化する

• Outlookを開き、 [ファイル^(File)]メニューをクリックします^(Outlook)
• 次に、もう一度[オプション]をクリックし、[Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
• 「メッセージの内容と添付ファイルを暗号^(Encrypt)化する」チェックボックスをオンにします。
• [暗号化^(Encrypted)された電子メール]で、[設定^(Click)Settings > 証明書^{(Certificates)}とAlgorithms >]をクリックし、 S/MIME証明書を選択します。
• [OK]を選択します

これを有効にすると、すべてのメールが暗号化されます。S/MIME証明書をサポートするクライアントも持っていることを確認する必要があります。

読む^(Read)：Outlook用の無料の電子メール暗号化アドイン^{(Free Email Encryption Add-ins for Outlook)}。

Outlook ontheWeb^(Web)で電子メールを暗号化する方法

この機能は、Office365HomeまたはOffice365Personalサブスクリプション^{(Office 365 Home or Office 365 Personal subscription)}でのみ使用できます。受信者の電子メールプロバイダーが安全であると信頼していない場合に役立ちます。ただし、これらの機能がどのように機能するかを明確に理解する必要があります。そうしないと、受信者は電子メールを読んだり、コンテンツにアクセスしたりできなくなります。

^(Log)Outlookアカウントに^(Outlook)ログインし、新しいメッセージボタンをクリックします。[添付]の^(Attach)すぐ^(Right)横に[暗号^(Encrypt)化]リンクがあり、それをクリックします。2つのオプションがあります。

• 暗号化：^(Encrypt:)

  • メッセージは暗号化されたままで、Office365を離れません。

  • Outlook.comおよびOffice365アカウントを持つ受信者は、暗号化なしで添付ファイルをダウンロードできます

  • Outlook.com、Outlookモバイルアプリ、またはWindows10のメールアプリを使用する場合にこれを行うことができます。

ただし、他の電子メールクライアントを使用している場合は、一時パスコードを使用してOffice365メッセージ暗号化ポータルから添付ファイルをダウンロードする必要があり^{(Office 365)} ます^{(Message Encryption)}。

• 暗号化して転送を防ぐ^{(Encrypt and Prevent Forwarding)(Encrypt and Prevent Forwarding)}：
  • メッセージはOffice365内で暗号化されたままになります^{(Office 365)}
  • コピーまたは転送することはできません。
  • WordやExcelなどのOfficeドキュメントは、ダウンロード後も暗号化されたままです。
  • PDFファイルや画像ファイルなどの他の添付ファイルは、暗号化^(Encryption)なしでダウンロードできます。

Officeクライアントの外部で暗号化された電子メールを読み取る方法

暗号化されたメールを送信する必要があり、Gmailなどのアプリを使用している他のユーザーに読んでもらいたい場合は、以下で説明する方法を共有する必要があります。このメソッドは、電子メールにアクセスするためのパスワードを要求します。ただし、受信者の信頼性を確認するためにMicrosoftが提供するパスコードです。

• ^(Compose)暗号化を使用して電子メールを^(Encryption)作成および送信する
• 受信者は、その人とその電子メールIDに関する情報を明らかにする電子メールを受け取ります。
• 次に、メッセージを読むには、[メッセージを^(Message)読む^(Read)]ボタンをクリックします
• ワンタイム^(Time)パスコードを使用するか、 Googleにサインインすることで確認できるOffice365センターが表示されます。
• 確認が完了すると、メールが表示されます。

注：^(Note:) OTPは^(OTP)受信者の電子メールに送信されます。

お気づきのとおり、電子メールがOffice365サーバーから送信されることはありません。電子メールはそこでホストされ、確認後に読むことができます。Outlookクライアントを使用している場合は、プロセスを実行する必要はありません。

投稿がわかりやすく、メール暗号化^{(Email Encryption)}の詳細を理解していただければ幸いです。

How to encrypt Emails in Microsoft Outlook app and Outlook.com

While all email servers now use a secure connectiоn, if you want to encrypt emails in the Microsoft Outlook desktop clіent and Outlook on the Web, then you сan do so. The рrоcess is dіfferent, however. Here we are talking about encrypting the email and not the connection. You can think of it as an extra layer of protection.

While it is easy to use, keep the end-user in mind, and the client, he is using. Unless both the sender and receiver support the encryption format, it will be challenging to send such types of email.

There are two types of Encryption supported by Outlook—

1. S/MIME encryption, and
2. Office 365 Message Encryption.

The later works only when a business uses the Office 365 Enterprise E3 license. The former, however, is widely used and works with most of the email applications other than Outlook.

Outlook Web offers in-house Encryption, which you can choose to enable for individual emails. Here is the list of things we will discuss in this topic

1. How to encrypt Office Outlook Emails
2. How to Encrypt Outlook Web Emails
3. How to read Encrypted email outside Office Clients

Note: There is no way to password-protect individual or emails in Outlook. You can password protect the PST files, so all your emails are not accessible by anyone, but it’s different from Encryption.

How to encrypt emails in Outlook on Windows 10

Before we start,  if you use the S/MIME encryption, the sender and recipient must have a mail application that supports the S/MIME standard. Outlook supports the S/MIME standard.  You can either choose to encrypt all the emails, or you can encrypt individual emails. The choice depends on the policy enforcement of the IT department. Also, you should have an S/MIME certificate installed. Make sure to connect with the right person to do so. Once installed, you will have the option available in the digital certificate dropdown in the Outlook.

Encrypt Individual Email

• When in the New Email composer, switch to the Options tab
• Then expand the More options section by clicking on the arrow at the bottom right.
• It will open the properties section. Click on the Security Settings button.
  • First, check the box which says “Encrypt message contents and attachments.”
  • Next, under Security, click on the dropdown under security settings, and select the S/MIME certificate.
  • Lastly, choose the security label if applicable.
• When you send the email, it will be encrypted using this standard.

Note: If you do not have an S/MIME certificate, Outlook client will prompt you to add one. If you cannot, it will not allow you to send an encrypted email.

Encrypt all the Emails

• Open Outlook and click the File menu
• Then again click on Options, and navigate to Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
• Check the box which says “Encrypt message contents and attachments.”
• Under Encrypted email, Click on Settings > Certificates and Algorithms > select the S/MIME certificate.
• Choose OK

When you enable this, all your emails will be encrypted. You will have to make sure the receiver also has a client that supports the S/MIME certificate to read the email.

Read: Free Email Encryption Add-ins for Outlook.

How to encrypt emails in Outlook on the Web

This feature is available only for Office 365 Home or Office 365 Personal subscription. It is useful when you don’t trust the recipient’s email provider to be secure. However, you should clearly understand how these features work; otherwise, the receiver will not be able to read the email or access any content.

Log in to the Outlook account, and then click on the new message button. Right next to Attach, there is an Encrypt link, click on it. You will have two options:

• Encrypt:

  • The message stays encrypted and doesn’t leave Office 365.

  • Recipients with Outlook.com and Office 365 accounts can download attachments without Encryption

  • They can do so when using Outlook.com, the Outlook mobile app, or the Mail app in Windows 10.

However, if they are using any other email client, they will have to use a temporary passcode to download the attachments from the Office 365 Message Encryption portal.

• Encrypt and Prevent Forwarding:
  • Your message stays encrypted within Office 365
  • It cannot be copied or forwarded.
  • Office documents such as Word or Excel remain encrypted even after download.
  • Other attachments, such as PDF files or image files, can be downloaded without Encryption.

How to read encrypted email outside Office clients

If you need to send encrypted email and want others using apps like Gmail to read it, then you need to share the method discussed below. This method will ask for a password to access the email. However, its a passcode offered by Microsoft to check the authenticity of the receiver.

• Compose and send email using Encryption
• The receiver will get an email that will reveal information about the person and his email id.
• Then to read the message, click on Read the Message button
• It will take you Office 365 center where you can verify using either One Time passcode or by signing into Google.
• Once verification is complete, the email will be revealed.

Note: An OTP is sent to the receiver’s email.

As you can notice, the email never leaves Office 365 servers. The email is hosted there and allowed to read after verification. If you are using an Outlook client, you will not have to go through the process.

I hope the post was easy to follow, and you were able to understand the details of Email Encryption.

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