企業、組織、または個人が、受信者^(Recipient)の名前、住所、電話番号などの特定の情報を除いて同一のフォーム、手紙、郵送ラベルなどの一貫したドキュメントを作成したい場合。これを行うには、メールマージ^{(Mail Merge)}プロセスを実行する必要があります。これにより、簡単なカスタマイズされたドキュメントを作成できます。

Wordでメールマージを使用する方法

Microsoft Wordの[メーリング]タブにある[メールマージツール]を使用すると、^{(Mail Merge)}メールマージ^{(Mail Merging)}を実行できます。これらのツールは

• メールマージの^{(Start Mail Merge)}開始^{(Start Mail Merge)}：メールマージの開始は、1つのドキュメントを作成し、それを複数の人に送信します。名前や住所^(Address)などのフィールドを挿入できます。Wordは^(Word)受信者^(Recipient)ごとにコピーを作成し、それらのフィールドを個人の情報に置き換えます。
• 受信者の選択^{(Select Recipient)}：受信^(Recipient)者の選択を使用すると、ドキュメントを送信する人のリストを選択できます。
• 受信者リストの編集^{(Edit Recipient List)}：これにより、受信者リストが変更されるか、メールを受信する特定の人が選択されます。このツールでは、重複を並べ替え、フィルタリング、検索、削除し、リストのアドレスを検証できます。

レターの手動メールマージ^{(Mail Merge)}を設定する方法

• レターの手動メールマージ^{(Mail Merge)}を設定するには、最初に空白のドキュメントを作成し、[メーリング]タブ^{(Mailing tab)}に移動する必要があります。
• [メールマージの開始]を^{(Start Mail Merge)}選択してから、[レター^(Letters)]を選択します。
• [受信者の選択]^{(Select Recipients)}をクリックします。
• ドロップダウンメニューが表示されます。[新しいリストを入力]、[^{(Type a New List)}既存のリスト^{(Use an Existing List)}を使用]、[ Outlookの連絡先]から選択でき^{(choose from Outlook Contacts)}ます。

Type^{(Type a New List)} aNewListを使用します。

[新しい^{( New)} アドレス一覧^{(Address List)}]というラベルの付いたダイアログボックスが表示されます。ダイアログボックスで、行と列にテキストを入力できます。[新しいアドレス一覧^{(New Address List)}]ダイアログボックスの左側にあるいくつかのコマンドを使用すると、一覧を変更できます。これらは、新規エントリ^{(New Entry)}、エントリの削除、列の検索^(Find)とカスタマイズ^{(Customize Columns)}と呼ばれます。

新しい行を追加するには、[新しいエントリ^{(New Entry)}]をクリックします。行を削除するには、 [エントリの削除]^{(Delete Entry)}を選択します。列を追加、削除、名前変更、上下に移動するには、[列のカスタマイズ]を選択^(Columns)し^{(Customize Columns)}ます^(Select) 。リストにデータを入力し、[ ^{(Enter Data)}OK]を選択してファイルを保存^(Save)します。戻ってリストを編集する場合は、[受信者リストの編集^{(Edit Recipient List)}]をクリックして、編集します。

これで、ドキュメントに手紙を書いたりコピーしたりできます。

フィールドを挿入する場所にカーソルを置き、[フィールドの挿入とマージ^{(Insert and Merge Fields)}]を選択します。必要なフィールドを選択します。ABCプレビュー結果^{(ABC Preview Results)}をクリックすると、フィールドのプレビューを表示できます。

フィールドを表示しているドキュメントに戻るには、ABCプレビュー結果^{(ABC Preview Results)}をもう一度クリックします。

次に、[完了してマージ]^{(Finish and Merge)}を選択します。個々のドキュメントの編集、ドキュメント^{(Edit Individual Documents)}の印刷^{(Print Document)}、および電子メールメッセージの送信^{(Send Email Messages)}を選択できます。選択してください。その後、結果が表示されます。

レターの^(Letter)メールマージウィザード^{(Mail Merge Wizard)}の使用

今回は、ステップバイステップのメールマージウィザードを使用してメールマージを作成します。これは、^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)}メールマージ^{(Mail Merge)}を作成する最も簡単なプロセスです。

1. ドロップダウンメニュー^{(Drop-Down Menu)}の下部にある[メールセットアップの開始]^{(Start Mail Setup)}に移動し、[ステップバイステップのメールマージウィザード^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)}]を選択します。
2. メールマージペイン^{(Mail Merge Pane)}が右側に表示されます。ドキュメントタイプ^{(Document Type)}を選択します; レター^(Letter)を選択します。次に、[次へ^(Next)]をクリックします。
3. 現在のドキュメント^{(Current Document)}を使用します。
4. 受信者^(Recipients)の選択：新しいリストを入力し、Outlookの連絡先から選択して、新しいリストを作成することを選択できます。既存のリストに移動します。
5. 参照^(Browse)してファイルを選択します。次に、 [^(Click) 次へ]^(Next)、 [ OK]の順にクリックします。メールマージの受信者^{(Mail Merge recipients)}がポップアップ表示されます
6. ボックス^(Box)にチェックマークを付けたり、チェックを外したりすることで、受信者^(Recipients)を有効にするか無効にするかを選択できます。[ OK ] 、 [次へ^(Next)]の順にクリックします。
7. あなたの手紙を書いてください^{(Write Your Letter)}。このショーケースはあなたの手紙に受取人情報を追加します。^{(Add Recipient)}情報を移動する場所にカーソルを置きます。
8. アドレスブロック^{(Address Block)}を使用します; [アドレスの挿入]^{(Insert Address)} ダイアログボックス^{(Dialog Box)}が表示されます。希望する形式を選択できます。
9. [アドレスブロックの挿入]^{(Insert Address Block)}ウィンドウの右側に、アドレスブロック内を移動できるナビゲーションボタン^{(Navigation Button)}があります。
10. アドレスを選択し、[ OK^(OK) ]をクリックします。メールマージペイン^{(Mail Merge Pane)}で、グリーティング行^{(Greeting Line )}をクリックしてグリーティングを挿入することもできます。選択項目を選択し、 [ OK ]   、 [次へ^(Next)]の順に選択します。
11. あなたの手紙をプレビューします^{(Preview Your Letters)}。レター段落のプレビューの下に、(<< Recipient>>)アドレスブロックをナビゲートしてから[次へ^(Next)]をナビゲートできるナビゲーションボタンがあります。
12. 完全なマージ–個別の編集または印刷の2つの選択肢が表示さ^(Prin)れ^{(Edit Individual)}ます。[個別に編集]を^{(Edit Individual.)}選択します。

これで、メールマージ^{(Mail Merge)}ができました。

問題がありましたら、コメントでお知らせください。折り返しご連絡いたします。

How to use Mail Merge for Letters in Word

When a business, organization, or individual wants to creаte a consistent document such as forms, letters, оr mailіng labels that are identical except for specіfic information, for instancе, the name, addrеss, or telephone number оf the Rеcipient. To dо this, you need to perform the Mail Merge process, which allows you to create a simple customized document.

How to use Mail Merge in Word

The Mail Merge Tools on the Mailing Tab of Microsoft Word allows you to perform Mail Merging.  These tools are

• Start Mail Merge: The Start Mail Merge create one document and send it to multiple people. You can insert fields such as Name and Address. Word will make a copy for each Recipient and replace those fields with the person’s info.
• Select Recipient: Select Recipient allows you to choose the list of people you would like to send your document.
• Edit Recipient List: This changes your recipient list or chooses specific people to receive the mailing. In this tool, you can sort, filter, find and remove duplicates and validate the list’s addresses.

How to set up a Manual Mail Merge for letters

• To set up a Manual Mail Merge for a letter, you need first to create a blank document, go to the Mailing tab.
• Select Start Mail Merge, then select Letters.
• Click Select Recipients.
• A drop-down menu will appear; you can choose to select Type a New List, Use an Existing List, choose from Outlook Contacts.

We are going to use Type a New List.

A dialog box labeled New Address List will pop up. In the dialog box, you can enter text into the rows and columns. On the left of the New Address List dialog box, some commands allow you to modify your list; these are called New Entry, Delete Entry, Find and Customize Columns.

To add a new row, click New Entry. To delete a row, select Delete Entry. To add, delete, rename, move up and down Columns, Select Customize Columns. Enter Data into your list, choose OK and Save your file. If you want to go back and edit your list click Edit Recipient List, now edit.

Now you can write or copy a letter into the document.

Place the cursor where you want to insert fields and select Insert and Merge Fields; choose the fields you want. You can see a preview of your Fields by clicking ABC Preview Results.

To return to the documents showing the fields, click on the ABC Preview Results again.

Now select Finish and Merge. You can choose to Edit Individual Documents, Print Document, and Send Email Messages. Select your choice; then you will see the result.

Using the Mail Merge Wizard for the Letter

This time, we will create the mail merge by using the Step-By-Step Mail Merge Wizard, which is the easiest process in creating a Mail Merge.

1. Go to Start Mail Setup at the bottom of the Drop-Down Menu and select Step-By-Step Mail Merge Wizard.
2. A Mail Merge Pane will appear on the right. Select a Document Type; we will Choose Letter. Now click Next.
3. We are going to use the Current Document.
4. Select Recipients: You can choose to type a new list, select from outlook contacts, and write a new list. We are going to an existing list.
5. Browse to select the file. Then Click Next, then OK. Mail Merge recipients will pop up
6. You can choose to enable or disable the Recipients by ticking and unticking the Box; we will click OK, then Next.
7. Write Your Letter. This showcase Add Recipient information to your letter. Place the cursor where we want the information to go.
8. We will use Address Block; an Insert Address Dialog Box will appear. You can choose the format you want it in.
9. There is a Navigation Button on the right of the Insert Address Block window that allows you to move through the address block.
10. Choose the address, then click OK. On the Mail Merge Pane you can also insert a greeting by clicking the Greeting Line choose your selection, OK  and then Next.
11. Preview Your Letters. Under preview your letter paragraph, there is a navigation button that (<< Recipient>>) allows you to navigate your address block, then Next.
12. Complete merge – You will see two choices either to Edit Individual or Print. Select Edit Individual.

Now we have a Mail Merge.

Let us know in the comments if you have any problems and will get back to you.

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