メール^(Mail)マージは、パーソナライズされたレター、ラベル、封筒、電子メール、およびディレクトリの作成を合理化するのに役立つMicrosoftWordの機能です。^{(Microsoft Word)}メールマージは最も一般的に使用されるMSWord機能の1つではないため、一部のユーザーは、 ^{(MS Word)}Wordでメールマージを実行して文字、ラベル、および封筒を作成する 方法を知らない場合があります。

各文字、ラベル、またはその他のドキュメントを手動でパーソナライズするために費やす時間を節約したい場合は、メールのマージが便利です。メールマージレターを作成しようとしたことがない場合でも、プロセスは非常に簡単です。以下の各手順を説明します。

メールマージレターの作成方法

Microsoft Wordには、^{(Microsoft Word)}メールマージレターの作成^{(creating mail merge letters)}をガイドするウィザードがあります。ウィザードは、使用したい手紙と手紙の受取人を途中で尋ねるので、挿入する準備ができている受取人のリストがあることを確認してください。そうでない場合は、大したことではありませんが、いつでも手動で受信者のリストを追加できます。

1. Word文書を開き、メッセージを入力します。パーソナライズされた要素（たとえば、タイトル、名前、都市など）は省略してください。今のところ、次のように、これらの要素を挿入する場所に空白を残すことができます。

1. テンプレートの準備ができたら、上部のリボンから[メーリング]> ^(Mailings)[メールマージの開始]^{(Start Mail Merge )} > [ステップバイステップのメールマージウィザード]を選択します。^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard )}

1. 新しいペインがMSWordウィンドウの右側の境界線に沿って表示されます^{(MS Word)}。これは、プロセスを順を追って説明するウィザードです。最初のステップとして、作業中のドキュメントの種類を選択する必要があります。Lettersを選択し、Next ：Startingdocument^{(Next: Starting document)}を選択します。

1. 次に、メールのマージに使用するドキュメントを選択する必要があります。
   レターのコンテンツをすでに入力している場合は、[現在のドキュメントを使用する]^{(Use the current document)}を選択します。すぐに使用できるテンプレートを使用する場合は、[テンプレートから開始]を^{(Start from a template. )}
   選択します。開始ドキュメントを選択したら、[受信者の選択^{(Select recipients)}]をクリックします。 

1. 次のステップは、受信者を選択することです。受信者データが入力されたExcelシートがある場合は、[^(Excel)既存のファイルを使用する^{(Use an existing file)}]オプションを選択し、次のセクションから [参照^(Browse)]を選択して、データをインポートできます。

エクスプローラーを使用して受信者のリストを含むシートに移動し、シートを選択して[開く^(Open)]を選択します。 

シートを選択すると、[テーブルの選択]^{(Select Table)}ウィンドウが表示されます。関連するテーブルを選択します。データに当てはまる場合は、テキストの横にあるチェックボックスをオンにして、データの最初の行に列ヘッダーが含まれていることを確認し、[ ^{(First row of data contains column headers)}OK ]を選択してください。

次に、Wordがマージで使用する受信者のリストが表示されます。すべてが良さそうな場合は、[ OK]を選択します。 

Excelシートを追加したら、[次へ：手紙を書く]を選択します^{(Next: Write your letter)}。

1. これで、レターにプレースホルダーを追加する準備が整いました。プレースホルダーを追加する場所にカーソルを合わせ、メールマージペインから[その他のアイテム]を選択します。^{(More items )}

[マージフィールド^{(Insert Merge Field)}の挿入]ダイアログボックスが開き、関連するプレースホルダーを選択し、[挿入^(Insert)]を選択してレターに追加できます。

1. すべての差し込みフィールドを挿入したら、[次へ：文字のプレビュー]を選択します^{(Next: Preview your letters)}。

これにより、メールマージで生成されたすべての文字のプレビューが表示されます。メールマージペインの矢印ボタンを使用して、文字のプレビューを切り替えることができます。

1. [次へ]を^{(Next: Complete the merge)}選択します：マージを完了します。次の手順で、[印刷^(Print)]（すべての文字を印刷する場合）または[個々の文字を編集^{(Edit individual letters )}] > [すべて^{(All )}] （文字を1つのドキュメントにマージする場合）を選択します。

メールマージラベルを作成する方法

誰かのメーリングの詳細が必要なときにめまいを感じないように、 Excelシートにメーリングリストをきちんとまとめることは常に良い考えです。ただし、ラベルを印刷する場合は、Excelシートのコンパイルではカットされません。代わりに、MSWordでメールマージラベル^{(create mail merge labels)}を作成する必要があります。

1. 郵送の詳細が記載されたExcelシートを既にお持ちの場合は、次の手順にスキップできます。そうでない場合は、 Excel^(Excel)シートでメーリングリストを整理します。いくつかのヘッダー（名、名前、住所など）を追加し^{(First Name)}て、^(Address)リストを並べ替えます。
2. MSWordに切り替えます^{(MS Word)}。ウィザードを使用してラベルを作成します。空白のドキュメントを開き、[メーリング]^(Mailings) > [メールマージ^{(Select Mail Merge )}] >[ステップバイステップのメールマージウィザード^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)}]を選択します。 

1. [ラベル^(Labels)] 、 [次へ：ドキュメントの開始]^{(Next: Starting document)}の順に選択します。 

1. 次の画面で、[ドキュメントレイアウトの変更]^{(Change document layout)}を選択します。次に、[ラベルオプション]^{(Label options)}を選択して、製品番号とラベルブランドを設定します。

[ OK ]を選択すると、ドキュメントに輪郭が描かれたラベルが表示されます。そうでない場合は、 [テーブルデザイン^{(Table Design )}] > [境界線^{(Borders )}]に移動し、[グリッド線の表示]を選択します。^{(View Gridlines.)}

1. MS Wordの[メーリング^(Mailings)]タブに戻り、[受信者^{(Select Recipients)}の選択] > [既存のリストを使用]を選択します。 ^{(Use an Existing List. )}

メールリストを含むExcelファイルに移動します。ファイルを選択し、[開く]^(Open)を選択します。

1. [テーブル^{(Select Table )}の選択]ウィンドウが表示されます。ブックに複数のシートがある場合は、ここに複数のアイテムが表示されます。メーリングリストが含まれているものを選択してください。テキストの横にあるチェックボックスをオンにして、データの最初の行に列ヘッダーが含まれていることを確認し、[ ^{(First row of data contains column headers,)}OK ]を選択します。 

1. MSWordはメーリングリストをインポートします。アドレスブロック^{(Address Block)}を選択します。右側のプレビューを見てください。 

希望どおりに表示されない場合は、[フィールドの一致]を選択します。^{(Match Fields. )}すべての詳細がワークシートの適切なヘッダーに対応していることを確認し、[OK]を選択し^(Make)ます^(OK)。

プレビューをもう一度見てください。見栄えがよい場合は、[ OK]を選択します。

1. ラベルに<<AddressBlock>> が表示されます。[メーリング]^(Mailings) >[ラベルの更新^{(Update Labels)}]に移動して、すべてのラベルに<<AddressBlock>>を追加します。

1. これで、ラベルをマージする準備が整いました。[メーリング]^(Mailings) >[完了してマージ^{(Finish & Merge )}] >[個々のドキュメントの編集^{(Edit Individual Documents)}]に移動します。 

小さなウィンドウがポップアップ表示されます。[すべて]^(All)、 [ OK]の順に選択します。

1. これで、すべてのラベルがマージされたことがわかります。

メールマージ封筒を作成する方法

メールマージエンベロープの作成は、ラベルの作成とほとんど同じですが、いくつかの調整が加えられています。 

もう一度、[メーリング]>[メールマージの開始]>[ステップバイステップのメールマージウィザード]をクリックしますが^(Mailings)、^{(Start Mail Merge)}今回は[^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)}封筒]^(Envelopes)を選択し、[次へ：ドキュメントの開始]^{(Next: Starting document)}を下から選択します。

1. 開始ドキュメントを選択するように求められます。[封筒]オプション^{(Envelope options)}を選択して、封筒のサイズと配送先/差出人住所の位置を選択し（次の手順を参照）、[次へ：受信者^{(Next: Select recipients)}を選択]を選択します。

1. エンベロープオプション^{(Envelope options)}を選択すると、小さなウィンドウがポップアップ表示されます。ご希望の封筒サイズを選択し、配送先住所と差出人住所のフォントと配置を選択します。

1. ウィザードの次のステップは、受信者を選択することです。[既存のリストを使用する^{(Use an existing list)}]を選択し（受信者データを含むExcelシートが既にあると想定）、[参照^(Browse)]を選択してファイルを検索します。関連するファイルを選択し、[次へ：封筒を配置]をクリックします^{(Next: Arrange your envelope)}。 

1. 次の画面で、[アドレスブロック]^{(Address block)}を選択し、プレビューを見て希望どおりに見えることを確認して、[ OK]を選択します。

<<AddressBlock>>が封筒に表示されます 。

1. [次へ]を^{(Next: Preview your envelopes)}選択します：封筒をプレビューします。前の手順で見たのと同じプレビューがドキュメントに表示されます。ウィザードペインの矢印ボタンを使用して、エンベロープを切り替えることができます。

これで、エンベロープをマージする準備が整いました。[次へ]を^{(Next: Complete the merge)}選択します：マージを完了します。

1. 次の画面に、個々の封筒^{(Edit individual envelopes)}を編集するオプションが表示されます。それを選択し、[すべて^(All)]を選択してすべてのレコードをマージし、[ OK]を選択します。

これで、すべての封筒が1つのドキュメントにマージされたことがわかります。

一括印刷とメールが簡単に

メールマージを使用すると、レター、ラベル、または封筒のカスタマイズに費やす時間を大幅に節約できます。ただし、 MSWord^{(MS Word)}でできることはそれだけではありません。グリーティングカード^{(greeting cards)}、小冊子^(booklets)、インデックスカード^{(index cards)}を作成することもできます。

メール^(Mail)のマージはしばらく前から行われていますが、プロセスを効率的にすることを検討している場合は、MicrosoftOffice2019でいくつかの優れた機能を紹介^{(Microsoft Office 2019 introduced some neat features)}しました。

How to Use Mail Merge in Word to Create Letters, Labels, and Envelopes

Mail merge іs a Microsoft Word feature that helps you streamline creating personalized letters, labels, envelopes, emaіls, and a directory. Since maіl mеrge is nоt among the most commonly used MS Word features, some users might not know hоw to do a mail merge in Word to create lettеrs, labels, and envelopes. 

If you’re trying to save time spent on manually personalizing each letter, label, or other documents, mail merge can come in handy. Even if you’ve never tried to create a mail merge letter, the process is pretty straightforward, and we walk you through each step below.

How to Create Mail Merge Letters

Microsoft Word has a wizard that walks you through creating mail merge letters. The wizard will ask for the letter you’d like to use and the recipients of the letter along the way, so make sure you have a list of recipients ready to insert. If you don’t, no biggie, you can always add a list of recipients manually.

1. Open a Word document and type out your message. Leave out the personalized elements (for instance, title, name, city, etc.). For now, you could just leave a blank space for where you want to insert these elements, like so:

1. When your template is ready, select Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard from the top ribbon.

1. A new pane will appear along the right border of your MS Word window. This is the wizard that will walk you through the process. As a first step, you’ll need to select the type of document you’re working on. Select Letters and choose Next: Starting document.

1. You’ll need to choose the document you want to use for mail merge in the next.
   If you’ve already typed in some content for your letter, select Use the current document.
   If you want to use a ready-to-use template, select Start from a template. When you’ve chosen a starting document, click on Select recipients. 

1. The next step is to select recipients. Assuming you have an Excel sheet populated with the recipient data, you can import the data by selecting the Use an existing file option and selecting Browse from the subsequent section. 

Navigate to the sheet containing the list of recipients using the explorer, select the sheet and select Open. 

When you select the sheet, you’ll see the Select Table window. Select the relevant table(s). Be sure to check the box beside the text First row of data contains column headers if that’s true for your data, and select OK.

Next, you’ll see the list of recipients that Word will use in your merge. If everything looks good, select OK. 

When you’ve added the Excel sheet, select Next: Write your letter.

1. You’re now ready to add placeholders in your letter. Bring your cursor to where you want to add the placeholder and select More items from the mail merge pane.

The Insert Merge Field dialog box will open from where you can select the relevant placeholder and select Insert to add it to your letter.

1. When you’ve inserted all merge fields, select Next: Preview your letters.

This will show you a preview of all letters generated with mail merge. You can use arrow buttons in the mail merge pane to switch the preview of letters.

1. Select Next: Complete the merge. In the subsequent step, select either Print (if you want to print all letters) or Edit individual letters > All (if you’re going to merge the letters into a single document).

How to Create Mail Merge Labels

It’s always a good idea to compile your mailing list tidily in an Excel sheet so you don’t feel dizzy when you need someone’s mailing details. However, if you want to print the labels, your Excel sheet compilation won’t cut it. Instead, you’ll need to create mail merge labels on MS Word.

1. If you already have an Excel sheet with mailing details, you can skip over to the next step. If not, organize your mailing list on an Excel sheet. Add some headers (First Name, Last Name, Address, etc.) and get your list sorted.
2. Switch over to MS Word. Use the wizard for creating labels. Open a blank document and select Mailings > Select Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard. 

1. Select Labels and then Next: Starting document. 

1. On the next screen, select Change document layout. Next, select Label options to set your product number and label brand.

Once you select OK, you’ll see the labels outlined on your document. If you don’t, go to Table Design > Borders and select View Gridlines.

1. Go back to the Mailings tab in MS Word and select Select Recipients > Use an Existing List. 

Navigate to the Excel file containing the mail list. Select the file and select Open.

1. You’ll see the Select Table window. If you have multiple sheets in your workbook, you’ll see more than one item here. Select the one that contains your mailing list. Check the box besides the text First row of data contains column headers, and select OK. 

1. MS Word imports the mailing list. Select Address Block. Look at the preview on the right. 

If it doesn’t look like how you want it, select Match Fields. Make sure that all details correspond to an appropriate header from your worksheet and select OK.

Look at the preview again. If it looks good, select OK.

1. You’ll now see <<AddressBlock>> in the label. Go to Mailings > Update Labels to add <<AddressBlock>> to all labels.

1. The labels are now ready to be merged. Go to Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents. 

You’ll see a small window pop up. Select All and then OK.

1. You’ll now see all your labels merged.

How to Create Mail Merge Envelopes

Creating mail merge envelopes is mostly the same as that for labels, but with a few tweaks. 

Again, click on Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard, but this time, select Envelopes and then select Next: Starting document from the bottom.

1. You’ll be asked to select a starting document. Select Envelope options to select envelope size and position of the delivery/return address (refer to next step), and select Next: Select recipients.

1. When you select Envelope options, you’ll see a small window pop up. Select your preferred envelope size and select the font and the placement for delivery and return address.

1. The next step in the wizard is to select recipients. Select Use an existing list (assuming you already have an Excel sheet containing the recipient data), and select Browse to look for the file. Select the relevant file and click on Next: Arrange your envelope. 

1. On your next screen, select Address block, look at the preview to ensure it looks like you want it to, and select OK.

You’ll now see <<AddressBlock>> appear on the envelope. 

1. Select Next: Preview your envelopes. You’ll see the same preview you saw in the previous step but on your document. You can use the arrow buttons in the wizard pane to switch between envelopes.

Your envelopes are now ready to be merged. Select Next: Complete the merge.

1. On the following screen, you’ll see an option to Edit individual envelopes. Select it, select All to merge all records, and select OK.

You’ll now see all envelopes merged into a single document.

Bulk Printing and Emails Made Easy

Using mail merge can save you a ton of time you’d otherwise spend customizing your letters, labels, or envelopes. That’s not all you can do with MS Word, though. You can also create greeting cards, booklets, and index cards.

Mail merge has been around for a while, but if you’re looking to make your processes efficient, Microsoft Office 2019 introduced some neat features you may want to look at.

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