一般的なシナリオは次のとおりです。署名して返送する必要のあるWord文書を電子メールで受信しました。^(Word)ドキュメントを印刷、署名、スキャン、および返却することはできますが、Wordに署名を挿入するためのより簡単で、より優れた、より高速な方法があります。 

このガイドでは、使用するデバイスやプラットフォームに関係なく、  MicrosoftWord文書に署名をすばやく挿入する方法について説明します。

Wordに署名を挿入する方法^{(How to Insert a Signature in Word)}

手書きの署名をWord文書に追加して、個人的な感触を与えることができます。 

ただし、電子メールまたはその他の電子的手段を介してドキュメントのデジタルコピーを送信する必要があるとします。その場合、署名をスキャンして画像として保存してから、ドキュメントに署名を挿入できます。方法は次のとおりです。  

1. 署名がコンピューターに画像として保存されている場合は、署名する必要のあるWord文書を開き、[^(Word)挿入]^(Insert)を選択します。 

1. 次に、[画像^(Pictures)] > [ファイルからの^{(Picture from File )}画像] （または[このデバイスから^{(From this device)}]）を選択します。 

1. 署名のスキャン画像が保存されている場所に移動し、ファイルをクリックして[挿入^(Insert)]を選択します。 

1. [画像形式^{(Picture Format)} ]タブ^(tab)に移動し、 [切り抜き^{(Crop )}]を選択して、画像を目的の仕様に調整します。もう一度  [^(Click) 切り抜き]をクリックして、切り抜きモードを終了します。^(Crop)

1. 画像を右クリックして、[画像として保存^{(Save as Picture)}]を選択します。同じ署名画像を他のWord文書で使用したり、PDF文書^{(insert the signature in a PDF document)}やGoogleドキュメント^{(Google Docs)}に署名を挿入したりできます。

クイックパーツと定型句を使用してWordに署名を挿入する ^{(Use Quick Parts and AutoText to Insert a Signature in Word )}

Wordには、^(Word)クイックパーツ^{(Quick Parts)}や定型句^(AutoText)などの組み込みツールが用意されており、手書きの署名、電子メールアドレス、役職、電話番号などを含む完全な署名を作成できます。 

これらのツールを使用してWordに署名を挿入する方法は次のとおりです。 

1. ^(Insert)スキャンした署名画像をWord文書に^(Word)挿入し、使用するテキストを署名の下に入力します。 

1. マウスを使用して署名とテキストを選択して強調表示し、[挿入]^(Insert) >[クイックパーツ]^{(Quick Parts)}を選択します。

1. [選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存]を選択します^{(Save Selection to Quick Part Gallery)}。

1. [新しいビルディングブロック^{(Create New Building Block)}の作成]ダイアログボックスで、署名ブロックの名前を入力します。

1. ギャラリーボックスで定型句^{(AutoText )}を選択し、[ OK ]をクリックします。

1. 署名ブロックが保存され、 [挿入^(Insert)] >[クイックパーツ^{(Quick Parts)}] >[定型句]^(AutoText)を選択して署名ブロックの名前を選択すると、他のWord文書に挿入できます。

Wordにデジタル署名を挿入する^{(Insert a Digital Signature in Word)}

電子署名とデジタル署名には違いがあります。 

• 電子署名^{(electronic signature)}は、前のセクションで挿入したもので あるWord文書の上にオーバーレイされた署名の画像です。

• デジタル署名^{(digital signature)}は、ドキュメントを確認して承認したことを確認する、ドキュメントに対する電子的で暗号化された形式の認証 です。^{(electronic but encrypted)}

Wordにデジタル署名を挿入して、IDを認証できます^{(authenticate your identity)}。ドキュメントにすでに署名欄がある場合は、署名欄^{(signature line)}を追加する必要はありませんが、署名欄がない場合は、次の手順を使用してすばやく追加できます。

1. [挿入]^(Insert) >[署名欄]^{(Signature Line)} >[ MicrosoftOffice署名欄]を選択して、 ^{(Microsoft Office Signature Line)}Word文書に署名欄を作成します。

1. 署名欄の下に表示したい詳細を入力します。

1. 次のチェックボックスをオンにします。 
   • 署名者が[署名]ダイアログにコメントを追加できるようにする^{(Allow the signer to add comments in the Sign dialog)}
   • 署名欄に署名日を表示する ^{(Show sign date in signature line )}

これを行うと、署名の目的を提供し、ドキュメントに署名した日付を追加できます。

1. 次に、署名欄を右クリックして、メニュー^(Sign)から[署名]を選択します。

注^(Note)：サポートされている形式でファイルを保存するには[はい]を選択し、ファイルが^(Yes)保護^(Protected)されたビューで開いている場合は[とにかく編集^{(Edit Anyway)}]を選択します。受け取ったファイルを開く場合は、そのドキュメントが信頼できるソースからのものであると信頼していることを確認してください。

1. ボックスに署名のテキストまたは画像バージョンを追加できる デジタルID^{(digital ID)}を取得します。

Wordからデジタル署名を削除する^{(Remove a Digital Signature from Word)}

誤って間違った署名を追加して削除したい場合は、署名を含むドキュメントを開き、署名行を右クリックします。

[署名の削除]^{(Remove Signature)} >[はい^(Yes)]を選択します。または、署名ペイン^{(Signature Pane)}で署名の横にある矢印を選択してから、[署名の削除^{(Remove Signature)}]を選択します。

注^(Note)：署名されたWord文書には、文書の下部に[署名^(Signatures)]ボタンがあり、それ以上の変更を防ぐために、ファイルは読み取り専用になります。 

目に見えないデジタル署名をWordに挿入する^{(Insert an Invisible Digital Signature in Word)}

目に見えないデジタル署名は、目に見えるデジタル署名と同じように機能し、ドキュメントのコンテンツの信頼性を保護します。次の手順を使用して、非表示のデジタル署名を追加できます。

1. [ファイル]^(File) >[情報]^(Info)を選択します。

1. [ドキュメントの保護]^{(Protect Document)} > [デジタル署名の追加^{(Add a Digital Signature)}]を選択します。

1. デジタルIDを求められた場合は、[ OK]^(OK)を選択します。署名用のセキュリティ証明書がない場合は、 GlobalSignなどのMicrosoftパートナーと協力するか、 ^(Microsoft)Selfcertツールを使用して独自のデジタル証明書を作成できます。

1. Selfcertツールを使用するには、[ファイルエクスプローラー^{(File Explorer)}] >[このPC^{(This PC)} ] >[ Local Disk/Windows (C:) )] >[プログラムファイル]^{(Program Files)} >[ MicrosoftOffice ] >[ルート^{(root )}] >[ Office16 ]を選択して、PCの^{(Office 16)}Microsoftインストール^{(Microsoft Installation)}フォルダーに移動し、 SELFCERTファイルまでスクロールします。

1. ^{(Double-click)}SELFCERTファイルをダブルクリックして開き、[証明書の名前^{(Your certificate’s name)}]フィールドに名前を入力します。

1. 証明書をインストールしたら、Word文書の署名欄をダブルクリックします。[署名^{(Sign )}]ダイアログボックスで、署名として名前を入力するか、[画像の選択]をクリックして^{(Select Image)}署名を画像として挿入します。

1. [このドキュメントに署名する目的]^{(Purpose for signing this document)}ボックスに入力し、[署名]を選択して署名^(Sign)を挿入します。

1. 証明書を使用するかどうかを尋ねる通知を受け取った場合は、[はい]^(Yes)を選択します。

1. Wordは、署名が正常に保存されたことを確認します。[ OK]を選択します。

サードパーティのアプリを使用してWordに署名を挿入する^{(Use a Third-Party App to Insert a Signature in Word)}

Wordの機能で署名を挿入するための十分なオプションが提供されていない場合は、 DocuSignなどのサードパーティアプリを使用して、ドキュメントにすばやく署名して送信できます。DocuSignを使用してWord文書に署名する方法は次のとおりです。

1. WordにDocuSignアドインを^{(DocuSign add-in)}インストールします。[ DocuSign] > [^(Sign) ドキュメント^(document)に署名]を選択します。

1. DocuSignアカウントをお持ちの場合は、ユーザー名とパスワードを使用してログインします。そうでない場合は、無料のDocuSignアカウントを作成してサインインできます。

1. 署名フィールド^{(signature field)}をドラッグアンドドロップして、ドキュメントに署名を挿入します。

1. [署名]を選択し、関連するフィールドに署名を追加してから、[採用して署名]を選択し^(Signature)ます^{(Adopt and Sign)}。

1. [完了]^(Finish)を選択して、Word文書に署名します。

1. [署名と返却^{(Sign and Return)}]ウィンドウで、署名を要求した人の名前と電子メールアドレスを入力して、コピーを受信できるようにします。次に、[送信して閉じる]^{(Send and Close)}を選択します。

Word文書にすばやく署名する^{(Sign Word Documents Faster)}

電子署名により、契約書や販売契約書などの文書に署名するのが便利になりました。これにより、署名された書類を印刷、スキャン、返送するために費やされていたはずの時間とリソースを節約できます。

Macを使用している場合は、Macで^(Mac)PDFに署名する^{( to sign a PDF on Mac)}方法^(how)に関するガイドを確認してください。

コメントを残して、このガイドがMicrosoftWord^{(Microsoft Word)}に署名を挿入するのに役立ったかどうかをお知らせください。

How to Insert a Signature in a Microsoft Word Document

Here’s a common scenario: You’ve received a Word document via email that you’re required to sign and send back. You could print, sіgn, scan, and return the document, but there’s an easier, better and faster way to insert a signature in Word. 

This guide explains how to quickly insert your signature into any Microsoft Word document regardless of the device or platform you use. 

How to Insert a Signature in Word

You can add your handwritten signature to a Word document to give it a personal touch. 

However, suppose you need to send a digital copy of the document via email or other electronic means. In that case, you can scan your signature, save it as an image and then insert the signature in the document. Here’s how.  

1. If your signature is saved as an image on your computer, open the Word document you need to sign and select Insert. 

1. Next, select Pictures > Picture from File (or From this device). 

1. Go to where the scanned image of your signature is saved, click on the file and select Insert. 

1. Go to the Picture Format tab and select Crop and adjust the image to your desired specifications. Click Crop again to exit crop mode.  

1. Right-click the image and select Save as Picture. You can use the same signature image in other Word documents or insert the signature in a PDF document or Google Docs.

Use Quick Parts and AutoText to Insert a Signature in Word 

Word provides built-in tools like Quick Parts and AutoText to help create a complete signature, which could include your handwritten signature, email address, job title, phone number, etc. 

Here’s how to use these tools to insert a signature in Word. 

1. Insert your scanned signature image in a Word document and then type the text you want to use under the signature. 

1. Use your mouse to select and highlight the signature and text, and then select Insert > Quick Parts.

1. Select Save Selection to Quick Part Gallery.

1. In the Create New Building Block dialog box, type a name for the signature block.

1. Select AutoText in the Gallery Box and click OK.

1. Your signature block will be saved, and you can insert it in other Word documents by selecting Insert > Quick Parts > AutoText and select the name of the signature block.

Insert a Digital Signature in Word

There’s a difference between an electronic and digital signature: 

• An electronic signature is an image of your signature that’s overlaid on top of a Word document, which is what you’ve inserted in the previous section. 

• A digital signature is an electronic but encrypted form of authentication on a document that verifies that you have seen and authorized the document. 

You can insert a digital signature in Word to authenticate your identity. If the document already has a signature line, you don’t have to add one, but if there’s no signature line, you can add one quickly using these steps.

1. Create a signature line in the Word document by selecting Insert > Signature Line > Microsoft Office Signature Line.

1. Type the details you want to appear under the signature line.

1. Check the following boxes: 
   • Allow the signer to add comments in the Sign dialog
   • Show sign date in signature line 

Doing this allows you to provide a purpose for signing and add the date the document was signed.

1. Next, right-click the signature line and select Sign from the menu.

Note: Select Yes to save the file in a supported format, and select Edit Anyway if the file opens in Protected view. If you’re opening a file you received, make sure you trust the document is from a reliable source.

1. Get a digital ID that will allow you to add a text or image version of your signature in the box. 

Remove a Digital Signature from Word

If you accidentally added the wrong signature and want to remove it, open the document that contains the signature and right-click the signature line.

Select Remove Signature > Yes. Alternatively, select the arrow next to the signature in the Signature Pane and then select Remove Signature.

Note: A signed Word document will have the Signatures button at the bottom of the document, and the file will become Read-only to prevent further modifications. 

Insert an Invisible Digital Signature in Word

An invisible digital signature works just like a visible digital signature and protects the authenticity of your document’s content. You can add an invisible digital signature using the following steps.

1. Select File > Info.

1. Select Protect Document > Add a Digital Signature.

1. If you’re asked for a digital ID, select OK. You can go with a Microsoft partner such as GlobalSign if you don’t have a security certificate for your signature, or use the Selfcert tool to create your own digital certificate.

1. To use the Selfcert tool, go to the Microsoft Installation folder on your PC by selecting File Explorer >This PC > Local Disk/Windows (C:) > Program Files > Microsoft Office > root > Office 16 and scroll down to the SELFCERT file.

1. Double-click the SELFCERT file to open it and type a name in the Your certificate’s name field.

1. Once you install the certificate, double-click the signature line on your Word document. In the Sign dialog box, type your name as the signature or click Select Image to insert your signature as an image.

1. Fill out the Purpose for signing this document box and then select Sign to insert the signature.

1. If you get a notification asking whether you want to use the certificate, select Yes.

1. Word will confirm that your signature has been successfully saved. Select OK.

Use a Third-Party App to Insert a Signature in Word

If the functionality in Word doesn’t offer enough options for you to insert a signature, you can use a third-party app like DocuSign to quickly sign and send your documents. Here’s how to use DocuSign to sign a Word document.

1. Install DocuSign add-in in Word. Select DocuSign > Sign document.

1. If you have a DocuSign account, log in with your username and password. If not, you can create a free DocuSign account and sign in.

1. Drag and drop the signature field to insert the signature in the document.

1. Select Signature and add your signature to the relevant fields and then select Adopt and Sign.

1. Select Finish to sign the Word document.

1. In the Sign and Return window, enter the name and email address of the person who requested your signature so they can receive a copy, and then select Send and Close.

Sign Word Documents Faster

Electronic signatures have made it convenient to sign documents like contracts or sale agreements. This saves time and resources that would otherwise have been spent trying to print, scan and send back the signed paperwork.

If you’re using a Mac, check out our guide on how to sign a PDF on Mac.

Leave a comment and let us know if this guide helped you insert a signature in Microsoft Word.

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