あなたがすることはすべてどこかにデータを生成します。そのデータは、収集および分析されると、情報になります。その情報は、おそらくあなたが彼らに知ってもらいたいよりもあなたについて誰かにもっと伝えることができます。
時間の経過とともに収集された情報は、誰かにあなたについてのすべて(someone everything)を伝えることができ、あなたを助けたり害を与えたりするために使用される可能性があります。このデータはメタデータと呼ばれます。
メタデータとは何ですか？
メタデータ(Metadata)はデータに関するデータです。人々(Don)がその単語を定義するために単語を使用するとき、あなたはそれを嫌いではありませんか？データ(Data)は完全に客観的な事実です。それは合理的に論争することはできません。1は1で、0はゼロです。温度はそれが何であるかです。今日の日付は今日の日付です。あなたはポイントを取得します。
メタデータ(Metadata)は、単一のデータに関する事実です。MicrosoftWordで手紙を書く例でこれを説明しましょう。
あなたは、倫理に反する、場合によっては違法でさえある、職場で起こっていることについて当局に送る手紙をタイプします。はい、すぐに劇的になりました。
文字は、特定の順序で入力した文字から作成された情報です。入力した文字は、1と0の束によって生成されます。1と0は、レターの情報を構成するデータです。
1と0が文字に変換されると、作成される文字に関する他のデータがあります。そのメタデータの一部には、文字を入力したとき、文字を入力した人、最後に保存されたとき、作成されたWordのバージョンが含まれます。これらはすべて、データまたはメタデータに関するデータです。
メタデータは何をしますか？
Microsoft Officeでは、ほとんどのメタデータはあなたの利益のためにあります。ドキュメントの最新バージョンを見つけたり、ドキュメントの作成者を確認したりできるので、ドキュメントについて質問することができます。ドキュメントの編集やコメントを追跡するのに役立ちます。
また、 Officeプログラム(Office program)やその他のプログラムでドキュメントを操作するためにも使用されます。Windowsエクスプローラー(Explorer)は、この情報を使用して、たとえばドキュメントを分類および並べ替えます。
メタデータ(Metadata)を削除したいのはなぜですか？
仕事で大ざっぱなことが起こっていることについて当局に送っている手紙に戻りましょう。報復を恐れているため、または当局の注意を引く(’ attention)以外に関与したくないため、匿名でこれを行っています。内部告発です。
外出して一時的な電子メールアドレスを取得し、図書館の公共のコンピューターから送信して、トラックをカバーします。メタデータが原因で、ドキュメントにリンクするために使用できる情報が含まれている場合があります。それでもあなたの名前が付いているかもしれません。
さらに悪いことに、ドキュメントに加えた変更は、表示されなくなっても、ドキュメントに残っている可能性があります。あなたがあなたに固有の何かについての段落を書いたが、それがあなたを識別するために使用される可能性があるためにそれを削除した場合、それはまだメタデータの形でファイルの一部である可能性があります。
Officeメタデータを表示するにはどうすればよいですか？
以下は、 Word(Word)、Excel、またはPowerPointファイルに添付されているメタデータを確認する方法のリストです。Outlookから送信される電子メールを取り巻くメタデータ(Metadata)ははるかに複雑であり、この記事の範囲を超えています。
(View Metadata)Word、Excel、またはPowerPointでメタデータを表示する
チェックするドキュメント、ワークブック、またはプレゼンテーションを開いた状態で、次の操作を行います。
左上隅にある[ファイル](File )をクリックします。
情報(Info )画面には、サイズ、(Size)ページ数(Pages)、単語(Words)数、合計編集時間(Total Editing Time)、最終更新日数(Modified)、作成日数(Created)、関係者数など、さまざまな情報が表示されます。
そのデータの下にある[すべてのプロパティを表示(Show All Properties)]をクリックして、その他のデータを表示します。
注：(NOTE:) テンプレート(Template)データに注意(Pay attention)してください。ファイル名に自分の名前または会社名(company name)が含まれているテンプレートを使用した場合は、それを追跡できます。
Windowsエクスプローラでメタデータを表示する
Windowsエクスプローラー(Windows Explorer)を開き、ファイルを保存した場所に移動します。
(Right-click)ファイルを(file and click)右クリックし、 [プロパティ(Properties)]をクリックします。
[プロパティ]ウィンドウで、[(Properties window)詳細(Details)]タブをクリックします。すべてのメタデータがコンパクトで簡潔なリストに表示されます。
(View All Metadata)Word、Excel、またはPowerPointファイルのすべてのメタデータを表示
Extensible Markup Language（XML）は、コンピューティングでメタデータを保存するための事実上のドキュメントです。あらゆる種類のファイルが付属しており、
MicrosoftOfficeファイルも例外ではありません。
これらのXMLドキュメントの表示は驚くほど簡単です。Wordファイル(Word file)でこれをやってみましょう。
- Windowsエクスプローラー(Windows
Explorer)を開き、ファイルを保存した場所に移動します。
- ファイルのコピーを作成して、元のファイルを誤って破損しないようにします。
- コピーファイル(copy file)を選択し、キーボードのF2ボタンをタップするか、ファイルを右クリックして[名前の変更](Rename)を選択します(file and select) 。
ファイルの拡張子を.docxから.zipに変更します。はい、xで終わる各Officeファイルタイプ(Office filetype)は、XMLドキュメントを含む圧縮ファイルです。これを行うと警告が表示されます。[はい](Yes)をクリックします。
ファイルを右クリックして、[すべて抽出... ]を選択します。(Extract All…)
開いたウィンドウで、抽出されたファイルを保存する場所と、終了時に抽出されたファイルを表示するかどうかを尋ねられます。デフォルト値は適切です。[抽出](Extract)をクリックします。
抽出が完了すると、3つのフォルダーと1つのXMLファイル(XML file)が表示されます。これらのファイルを調べて、そこに保存されている情報を確認してください。XMLファイル(XML file)をダブルクリックすると、 InternetExplorerで開く可能性があります。
奇妙に見えるかもしれませんが、ほとんどの情報が何を意味するのかを理解できるはずです。あなたの名前を含む可能性のある2つのXMLファイルがあります。docProps(core.xml)フォルダーのcore.xml(docProps)と、両方ともwordフォルダーの(word)document.xmlとpeople.xmlです。
Microsoft Word、Excel、またはPowerPointからメタデータを削除(Delete Metadata)する方法
ここにたどり着くまでに長い時間がかかりましたが、このようなことをするなら、その理由を正確に知っておく必要があります。それを続けましょう。
(Delete Metadata)Word、Excel、またはPowerPointでメタデータを削除する
左上隅にある[ファイル](File )をクリックします。
[情報(Info )]ページで、ページの中央近くにある左側の[問題の確認(Check for Issues)]をクリックします。
[ドキュメントの検査](Inspect Document)をクリックします。ドキュメントインスペクター(Document Inspector )ウィンドウが開きます。
(Make)ドキュメントインスペクター(Document Inspector)のすべてのチェックボックスがオンになっていることを確認してから、[検査(Inspect)]ボタンをクリックします。
ドキュメントインスペクター(Document Inspector)が完了すると、検出されたデータの種類に関する情報が表示されます。(see information)円内の緑色のチェックマークは、そのタイプのデータが見つからなかったことを意味します。赤い感嘆符(exclamation mark)は、そのタイプのデータが見つかったことを意味します。そのデータ型の説明の横に、 [すべて削除(Remove All)]ボタンが表示されます。
(Click)そのタイプのすべてのデータを削除するには、それをクリックします。これらのボタンはいくつかある可能性があるため、下にスクロールしてすべてを取得してください。
メタデータを削除した後、何かを見逃していないことを確認するために、[(t miss anything)再検査(Reinspect )]ボタンをクリックすることをお勧めします。
今すぐドキュメントを保存して、データが再入力されないようにします。
メタ(Certain)データ(Metadata)が削除されたことを確認する方法
Word、Excel、またはPowerPointですべてのメタデータ(View All Metadata in Word,
Excel, or PowerPoint)を表示するには、上記の手順を実行してください。core.xml、document.xml、およびpeople.xmlファイルを調べると、ドキュメントに個人データが含まれていないことがわかります。
拡張子を.zipから.docxに戻すと、通常どおりWord(Word)でファイルを再度開くことができます。
Windowsエクスプローラ(Windows Explorer)でメタデータを削除(Delete Metadata)する方法
これは、複数のファイルからメタデータをすばやく削除する場合に適した方法です。2つ以上のファイルに対してこれを行うと、ほんの数秒で実行できます。
Windowsエクスプローラーを開き、メタデータを削除するファイルに移動(Windows Explorer and navigate)します。ファイルを(file and click)右クリック(Right-click)し、 [プロパティ(Properties)]をクリックします。
[プロパティ]ウィンドウ(Properties window)で、[詳細(Details)]タブをクリックし、[プロパティと個人情報の削除(Remove Properties and Personal Information)]をクリックします。
情報は2つの方法で削除できます。元のファイルからメタデータを削除することも、メタデータなしでファイルのコピーを作成することもできます。
元のファイルからメタデータを削除する
[このファイルから次のプロパティを削除する(Remove the following properties
from this file:)]を選択します。次に、必要なチェックボックスのみをオンにするか、[すべて選択(Select
All )]ボタンをクリックします。次に、[ OK ]をクリックします。
メタデータなしでコピーを作成する
これにより、ファイルのコピーが作成され、ファイル名の最後に「コピー」(Copy)という単語が追加されます。そのコピーには、メタデータが関連付けられていません。
[プロパティの削除(Remove Properties)]ウィンドウで、[可能なすべてのプロパティを削除してコピーを作成する]を選択し、[ (Create a
copy with all possible properties removed)OK ]ボタンをクリックします。
オリジナルとコピーのプロパティを比較して、違いを確認します。
クリアで？
これはあなたが明確になっていることを意味しますか？あなたは今、文書から特定することはできませんか？それは言うのが難しいです。次にドキュメントをどうするかによって、それが決まります。
メールで送信するなど、ドキュメントをさらにデジタル処理すると、メタデータがチェーンに追加される可能性があります。実行可能なオプションは、ドキュメントを印刷して郵送(document and mail)することです。紙からメタデータを取得することは困難です。
How to Completely Delete Personal Metadata from Microsoft Office Documents
Everything you do generates data somewhere. That data, when collected and analyzed, becomes іnformation. That information can tell someone mоre about you than you probably want them to know.
The information collected over time can tell someone everything about you and can be used to help or harm you. This data is known as metadata.
What is Metadata?
Metadata is data about data. Don’t you hate it when people
use a word to define that word? Data is facts that are completely objective. It
cannot be reasonably disputed. One is one and zero is zero. The temperature is
what it is. Today’s date is today’s date. You get the point.
Metadata is facts about a single piece of data. Let’s
illustrate this with the example of writing a letter in Microsoft Word.
You type a letter to send to authorities about something
going on at work that is unethical, possibly even illegal. Yes, we got dramatic
right away.
The letter is information made from the characters you typed
in a certain order. The characters you typed are generated by a bunch of ones
and zeroes. The ones and zeroes are the data that makes up the information in
the letter.
When the ones and zeroes are turned into the letter, there
is other data about the letter that gets created. Some of that metadata
includes when you typed the letter, who typed the letter, when it was last
saved, what version of Word was it created in, all these are data about the
data or metadata.
What Does Metadata Do?
In Microsoft Office, most of the metadata is there just for
your benefit. It can help you find the newest version of a document or see who
created the document so you could ask them questions about it. It helps to keep
track of edits or comments on documents.
It is also used by the Office program and other programs to
work with the document. Windows Explorer uses the information to categorize and
sort documents, for example.
Why Would I Want to Remove Metadata?
Let’s go back to the letter you’re sending to the
authorities about something sketchy going on at work. You’re doing this
anonymously because you fear retribution, or you just don’t want to be involved
beyond bringing it to the authorities’ attention. It’s whistleblowing.
You go all out and get a temporary e-mail address and send
it from a public computer at a library to cover your tracks. Because of
metadata, the document may have information that can be used to link it back to
you. It even may still have your name attached to it.
Even worse, changes you made to the document, although no
longer visible to you, may still be in the document. If you wrote a paragraph
about something specific to you but then removed it because it could be used to
identify you, it still could be a part of the file in the form of metadata.
How Can I View Office Metadata?
Following is a list of methods to see what metadata is
attached to your Word, Excel, or PowerPoint files. Metadata surrounding e-mail
sent from Outlook is far more complex and beyond the scope of this article.
View Metadata in Word, Excel, or PowerPoint
With the document, workbook, or presentation open that you
want to check:
Click on File in the top-left corner.
On the Info screen, you’ll see plenty of information such as Size, Pages, Words, Total Editing Time, Last Modified, Created, and Related People among other data.
Under that data, click on Show All Properties to see more data.
NOTE: Pay attention to the Template data. If you used a template that has your name, or a company name in its filename, that could be tracked to you.
View Metadata in Windows Explorer
Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.
Right-click on the file and click on Properties.
In the Properties window, click on the Details tab. You’ll see all the metadata in compact and concise list.
View All Metadata for Word, Excel, or PowerPoint Files
Extensible Markup Language (XML) is the defacto document for
the storage of metadata in computing. It accompanies all kinds of files and
Microsoft Office files are no exception.
Viewing these XML documents is surprisingly easy. Let’s do
this with a Word file.
- Open Windows
Explorer and navigate to where you have saved the file.
- Make a copy of the file, so you don’t
accidentally corrupt the original file.
- Select the copy file and either tap the F2 button on your keyboard or
right-click on the file and select Rename.
Change the extension of the file from .docx to .zip. Yes, each Office filetype that ends in x is a compressed file containing XML documents. You’ll get a warning about doing this. Click Yes.
Right-click on the file and select Extract All…
In the window that opens, it will ask you where you want to save the extracted files and if you want to show the extracted files when finished. The default values are good. Click Extract.
Once the extraction is done, you’ll see three folders and an XML file. Explore in these files to see what information is stored there. If you double-click on an XML file, it will likely open in Internet Explorer.
It will look odd, but you should be able to make out what most of the information means. There are two XML files that may contain your name: core.xml in the docProps folder, and document.xml and people.xml, both in the word folder.
How to Delete Metadata from Microsoft Word, Excel, or PowerPoint
It took a long time to get here, but if you’re going to do
something like this you should know exactly why. Let’s get on with it.
Delete Metadata in Word, Excel, or PowerPoint
Click on File in the top-left corner.
On the Info page, click on Check for Issues on the left, near the middle of the page.
Click on Inspect Document. The Document Inspector window will open.
Make sure all the checkboxes in the Document Inspector are checked, then click the Inspect button.
Once the Document Inspector is done, you’ll see information about what kind of data it found. A green checkmark in a circle means it found no data of that type. A red exclamation mark means it found data of that type. Next to that data type’s description you’ll see the Remove All button.
Click on that to remove all data of that type. There may be several of these buttons, so scroll down to ensure you get all of them.
After you’ve removed the metadata, you may want to click the Reinspect button, just to make sure it didn’t miss anything.
Save your document now to ensure the data doesn’t get re-entered.
How to be Certain the Metadata was Deleted
Go through the steps above for View All Metadata in Word,
Excel, or PowerPoint. Upon inspecting the core.xml, document.xml and
people.xml files, you should see that there is no personal data in the document
anymore.
If you change the extension back from .zip to .docx, you’ll
be able to open the file normally in Word again.
How to Delete Metadata in Windows Explorer
This is a good method if you want to strip metadata from
several files quickly. Doing this for 2 or more files can be done in a matter
of seconds.
Open Windows Explorer and navigate to the file you want to remove metadata from. Right-click on the file and click on Properties.
In the Properties window, click on the Details tab then click on Remove Properties and Personal Information.
You
can remove information in two ways. You can remove metadata from the original
file or make a copy of the file without any metadata.
Remove Metadata from Original File
Select Remove the following properties
from this file: then either check only the boxes you want or click on the Select
All button. Then click OK.
Make a Copy with No Metadata
This will make a copy of the file and add the word Copy
to the end of the filename. That copy will not have any metadata associated
with it.
In the Remove Properties window, select Create a
copy with all possible properties removed then click the OK button.
Compare the properties of the original and the copy to see
the difference.
In the Clear?
Does this mean you’re in the clear? You cannot be identified now from the document? That’s difficult to say. What you do with the document next will determine that.
Any further digital processing of the document, like emailing it, could add metadata back into the chain. A viable option is to print the document and mail it. It’s difficult to get metadata from paper.
