Microsoft Officeツールは、更新のたびにますます強力になっています。今日では、フローチャート専用のアプリも必要ありません。PowerPoint、Word、さらにはExcelでフローチャートを作成できます。
PowerPointのフローチャートについてはすでに説明しました。そのため、この記事では、WordとExcelでフローチャートを作成する方法を紹介します。デモにはMicrosoftOffice2019(Microsoft Office 2019)を使用しますが、 Office2010またはOffice365を使用して同じ手順を実行できます。Microsoft Officeスイートのバージョンが2007年より古い場合は、当社の方法を使用してフローチャートを作成できます。
図形を使用してWordで(Word Using Shapes)フローチャート(Flowchart)を作成する方法
Microsoft Wordは、すべてのコンピュータと互換性があるため、世界中で使用されている人気のワードプロセッサです。時間の経過とともに、Wordは単なるワードプロセッサ以上のものに進化し、すべてのプラットフォームで着実に人気が高まりました。描画ツール(drawing tools)とデザインツールも付属しているので、フローチャートを作成したり、バーコードを生成したり(generate barcodes)、グリーティングカードを作成(create greeting cards)したりすることもできます。
それらのツールの1つはShapesです。図形(Shapes)ツールを使用すると、外出先で簡単なフローチャートを作成する最も簡単な方法です。それでは、 Shapes(Shapes)を使用した基本的なフローチャートから始めましょう。
空白のドキュメントから始める(Start With a Blank Document)
Microsoft Wordを起動すると、空白のドキュメントを開くオプションが自動的に表示されます。[ドキュメントを空白(Blank document)にする]オプションをクリックするだけで、準備完了です。(Simply)
グリッド線を有効にする(Enable Gridlines)
この手順はオプションですが、すべてが簡単になるため、この手順をお勧めします。グリッド線(Gridlines)は、すべてを適切にサイズ設定し、各フローチャート要素を正しく配置するのに役立ちます。この機能がないと、フローチャートの形状が不均一になり、図面の位置がずれて、フローチャートがプロフェッショナルに見えなくなる可能性があります。
グリッド線を有効にするには、[表示(View)]タブに移動し、[グリッド線]チェックボックスをクリックします(Gridlines)。
これで、ドキュメントは次の画像のようになります。
図形を挿入(Insert Shapes)
[挿入(Insert)]タブに移動し、 [図形(Shapes)]ボタンをクリックして、Wordの図形のコレクションを表示します。
形状のいくつかのカテゴリに気付くでしょう。
フローチャートを作成するための線(Lines)とフローチャート(Flowchart)の形状に関心があります。それぞれの形は異なる目的に使用されます。ルールは明確ではありませんが、Wordの推奨事項に従うことをお勧めします。たとえば、プロセスステップには長方形を使用し、決定ポイントには菱形を使用する必要があります。この情報は、各図形の上にマウスポインタを置くと表示されます。
それでは、最初の形状を追加しましょう。楕円形から始めましょう。形状メニューを開き、楕円を選択し、マウスポインタをクリックしてドラッグして描画します。
最初の図形を描画すると、ドキュメントの上部に新しいタブが表示されます。[書式(Format)]タブにアクセスできるようになりました。このタブを使用して、図形を変更したり、色を追加したりできます。
図形にテキストを追加するには、図形を右クリックして、メニューから[テキストの追加(Add Text)]を選択します。
次に、別の形状を追加してから、線をコネクタとして使用してそれらをリンクします。
前の手順に従って、長方形を挿入します。
次に、形状ライブラリに移動し、フローチャートカテゴリから形状を選択する代わりに、(Flowchart)線(Lines)カテゴリから線矢印を選択します。
最初の図形を選択して、図形の両側にあるコントロールポイントを確認してから、矢印を選択します。下部の下部のハンドルをクリック(Click)し、矢印を2番目の図形の中央のハンドルにドラッグします。
フローチャートを作成する任意の形状と線を使用して、これらの手順を繰り返し(Repeat)ます。
SmartArtを使用してWordで(Word Using SmartArt)フローチャート(Flowchart)を作成する方法
SmartArtは、フローチャート、組織図、(SmartArt)ベン(Venn)図などの事前に作成されたレイアウトが付属する新しい機能です。Shapesツールはアイデアを提示するのに十分ですが、SmartArtは(SmartArt)それを次のレベルに引き上げ、よりプロフェッショナルな外観にし、時間を節約します。
WordでSmartArtグラフィックを作成する(Create SmartArt Graphic in Word)
新しい空白のドキュメントを作成し、前と同じようにグリッド線を有効にします。
[挿入(Insert)]タブに移動し、 [図形(Shapes)]ボタンから2歩離れたところにSmartArtがあります。
(Click)SmartArtを(SmartArt)クリックすると、テンプレートウィンドウが開きます。WordはさまざまなSmartArtグラフィックを提供しますが、プロセス(Process )セクションに関心があります。
[プロセス(Process)]カテゴリで[画像アクセントプロセス(Picture Accent Process)]を選択し、[ OK ]ボタンをクリックします。このテンプレートは、ワークフローまたはステップバイステップのプロセスを視覚的に提示するために使用されます。
このオプションは、論理的な順序でそれらをリンクする画像、テキスト、および矢印を含むことができる形状を生成します。
フローチャートの横には、フローチャート編集オプションのあるウィンドウも表示されます。テキストペインをクリックしてテキストを挿入し、対応する画像の形状をクリックして新しいグラフィックを挿入できます。
SmartArtデザインを生成した後で変更することもできます。左上隅にある[図形の追加(Add Shape)]ボタンから新しい図形を挿入したり、上の画像のようにレイアウトを変更したり、新しい色を追加したりできます。
SmartArtテンプレートを使用してフローチャートを作成することは、図形を手動で挿入するよりもはるかに高速なプロセスであり、最終結果はより専門的に見えます。ただし、デザインとカスタマイズを完全に制御できるため、図形を最初から使用する方がよい場合もあります。
図形ツールを使用して(Shapes Tool)Excelでフローチャート(Flowchart)を作成する方法
Microsoft Excelは、スプレッドシートを作成して数学を行うためだけのものではありません。チャート、ヒストグラム、グラフなどを作成するために使用されるさまざまなグラフィック生成ツールをサポートします。
WordよりもExcelを頻繁に使用する(use Excel)場合は、それを使用してフローチャートを作成することもできます。プロセスは基本的にWord(Word)と同じです。図形(Shapes)ツールを使用してフローチャートを最初から作成する方法は次のとおりです。
グリッドを設定する(Set Up the Grid)
ExcelまたはWordでフローチャートを作成するかどうかにかかわらず、常にフローチャートグリッドを作成します。フローチャートの形状を適切に配置するのに役立ちます。
Excelでグリッドを設定するには、まず列の幅を変更します。Excelワークシートはすでにグリッドになっているので、微調整するだけです。列の幅は、行の高さと同じである必要があります。
ワークシートの左上隅のボタンをクリックして、すべてのセルを選択することから始めます。
次に、[ホーム(Home)]タブの[セル(Cells)]セクションで[フォーマット(Format)]ボタンを選択し、メニューから[列幅(Column Width)]を選択します。
デフォルトでは、行の高さは15ポイント（20ピクセル）に設定されています。幅を20ピクセルにするには、列の幅を2.14に設定し、[ OK ]を選択します。
これでグリッドができましたが、 Word(Word)のようには機能しません。図形を最も近いグリッド線に自動的に位置合わせするには、[グリッドに(Grid)スナップ(Snap)]機能を有効にする必要があります。
[ページレイアウト(Page Layout)]タブに移動し、 [整列(Align)]を選択します。新しいメニューから[グリッドにスナップ(Snap to Grid)]を選択します。
図形を挿入(Insert Shapes)
Excelで図形を追加することは、 Wordの場合とまったく同じように機能します。
[挿入(Insert )]タブに移動し、[図形]ボタンをクリックして、最初(Shapes)のフローチャート(Flowchart)図形を選択します。
マウスポインタをドラッグして図形を描きます。
上部に[図形の書式(Shape Format)]タブが表示されます。上の画像でわかるように、MicrosoftWordのものと同じです。すべてのコントロール、オプション、およびボタンはまったく同じように機能します。
左上隅の[図形の挿入](Insert Shapes )セクションから別の図形を選択して、最初の図形の下に追加できます。次に、それらを矢印で接続し、色を変更し、さらに形状を追加してフローチャートを完成させます。
SmartArtを使用してExcelで(Excel Using SmartArt)フローチャート(Flowchart)を作成する方法
Excelでフローチャートを作成する最も速い方法は、 SmartArtグラフィックを使用することです。この機能はWordの場合と同じように機能し、 (Word)SmartArtフローチャートを作成するために必要な手順は基本的に同じです。
ExcelでSmartArtグラフィックを作成する(Create SmartArt Graphic in Excel)
ExcelのSmartArtはWordの場合と同じです。[挿入(Insert )]タブに移動し、 [ SmartArt ]ボタンをクリックします。
SmartArtフローチャートテンプレートのウィンドウが開きます。Wordのものとまったく同じように見えます。この2つに違いはありません。ヘルプが必要な場合は、 SmartArtを使用してWordでフローチャートを作成する方法に関するセクションを参照してください。(Word)フローチャートのフォーマットと編集のオプションもすべて同じです。
お気に入りのフローチャート作成ツールは何ですか？(What’s Your Favorite Flowchart Making Tool?)
Microsoft WordとExcelはフローチャートの設計に等しく優れており、両方で(Excel)SmartArtグラフィックを使用できます。フローチャートを作成するのにどちらが好きですか？以下のコメントで、フローチャートを作成するため(software for creating flowcharts)のお気に入りのソフトウェアとその理由を教えてください。
How to Create a Flowchart in Word and Excel
Microsoft Office tools are becoming more and more powerful with each update. Nowadays, you don’t even need a dedicated app for flowcharts. You can make flowcharts in PowerPoint, Word, and even Excel.
We’ve already covered flowcharts in PowerPoint. So in this article, we’re going to show you how to create a flowchart in Word and Excel. We’re going to use Microsoft Office 2019 for the demonstrations, but you can follow the same steps using Office 2010 or Office 365. If your Microsoft Office suite version isn’t older than 2007, you can create flowcharts using our methods.
How to Create a Flowchart in Word Using Shapes
Microsoft Word is a popular word processor used everywhere in the world because it’s compatible with all computers. Over time, Word evolved into something more than a simple word processor, steadily increasing its popularity on all platforms. Now it comes with drawing tools and design tools as well, so you can create flowcharts, generate barcodes, and even create greeting cards.
One of those tools is Shapes. Using the Shapes tool is the easiest way to create a simple flowchart on the go. So let’s start with a basic flowchart using Shapes.
Start With a Blank Document
When you launch Microsoft Word, you’re automatically given the option to open a blank document. Simply click on the Blank document option and you’re good to go.
Enable Gridlines
This step is optional but we recommend it because it makes everything easier. Gridlines will help you size everything properly and place each flowchart element correctly. Without this feature, you might end up with uneven shapes and misaligned drawings that will make your flowchart look unprofessional.
To enable gridlines, go to the View tab and click on the Gridlines checkbox.
Your document will now look like in the image below.
Insert Shapes
Go to the Insert tab and click on the Shapes button to display Word’s collection of shapes.
You’ll notice several categories of shapes.
We’re interested in Lines and Flowchart shapes to create our flowcharts. Each shape is used for a different purpose. While the rules aren’t set in stone, it’s good practice to follow Word’s recommendations. For example, you should use the rectangle for process steps and the diamond shape for decision points. You can find this information by hovering your mouse pointer above each shape.
Now, let’s add the first shape. Let’s start with an oval shape. Open the shape menu, select the oval, and draw it by clicking and dragging your mouse pointer.
After you draw your first shape, you’ll notice a new tab at the top of the document. You gained access to the Format tab, which you’re going to use to modify your shapes, add colors, and more.
To add text to your shapes, right-click on the shape and select Add Text from the menu.
Now let’s add another shape and then link them together by using a line as a connector.
Follow the previous steps to insert a rectangle shape.
Next, go to the shape library, and instead of choosing a shape from the Flowchart category, select a line arrow from the Lines category.
Select the first shape to see the control points on each side of your shape and then select the arrow. Click on the low-bottom handle and drag the arrow to the second shape’s center handle.
Repeat these steps using any shapes and lines you want to create your flowchart.
How to Create a Flowchart in Word Using SmartArt
SmartArt is a newer feature that comes with premade layouts for flowcharts, organization charts, Venn diagrams, and much more. While the Shapes tool is enough to present your ideas, SmartArt takes it to the next level with a more professional look and saves you some time.
Create SmartArt Graphic in Word
Create a new blank document and enable gridlines as you did earlier.
Go to the Insert tab, and two steps away from the Shapes button you’ll find SmartArt.
Click on SmartArt and a template window will open. Word offers a wide variety of SmartArt graphics, but we’re interested in the Process section.
Select Picture Accent Process in the Process category and click on the OK button. This template is used to visually present a workflow or a step-by-step process.
This option generates shapes that can contain images, text, and arrows that link them in a logical order.
Next to the flowchart, you’ll also see a window with flowchart editing options. You can click on the text pane to insert text and on the corresponding image shape to insert a new graphic.
You can also modify the SmartArt design after generating it. You can insert new shapes from the Add Shape button in the top left corner, change layouts like in the above image, add new colors, and more.
Creating flowcharts with SmartArt templates is a much faster process than inserting shapes manually and the end result looks more professional. However, sometimes using shapes from scratch is the better option because you have full control over design and customization.
How to Create a Flowchart in Excel with the Shapes Tool
Microsoft Excel isn’t just for creating spreadsheets and doing math. It supports a variety of graphics generating tools used to make charts, histograms, graphs, and much more.
If you use Excel more often than Word, you might as well use it to create flowcharts. The process is basically the same as in Word. Here’s how you can create a flowchart from scratch using the Shapes tool.
Set Up the Grid
Whether you create flowcharts in Excel or Word, always create a flowchart grid. It helps you position your flowchart shapes properly.
To set up a grid in Excel, start by changing the widths of the column. An Excel worksheet is already a grid, you just need to tweak it. The column width should be equal to the height of the row.
Start by selecting all the cells by clicking on the top-left corner button on your worksheet.
Next, select the Format button in the Cells section of the Home tab and select Column Width from the menu.
By default, the height of the rows is set to 15 points (20 pixels). To have 20 pixels in width, set the column width to 2.14 and select OK.
Now we have a grid, but it doesn’t work like the one in Word. We need to enable the Snap to Grid feature to make shapes automatically align themselves to the closest grid line.
Go to the Page Layout tab and select Align. Select Snap to Grid from the new menu.
Insert Shapes
Adding shapes in Excel works exactly like in Word.
Go to the Insert tab, click on the Shapes button, and select your first Flowchart shape.
Draw the shape by dragging your mouse pointer.
You’ll notice the Shape Format tab appearing at the top. As you can see in the image above, it’s identical to the one in Microsoft Word. All the controls, options, and buttons work exactly the same.
You can select another shape from the Insert Shapes section in the top left corner and add it under the first one. Then connect them with an arrow, change their colors, and continue adding more shapes to complete your flowchart.
How to Create a Flowchart in Excel Using SmartArt
The fastest way to create a flowchart in Excel is by using SmartArt graphics. This feature works just like in Word and the steps you need to take to create a SmartArt flowchart are basically the same.
Create SmartArt Graphic in Excel
SmartArt in Excel is the same as in Word. Go to the Insert tab and click on the SmartArt button.
A window with SmartArt flowchart templates will open. It looks exactly like the one in Word. There’s no difference between the two, so refer to our section on how to create a flowchart in Word using SmartArt if you need help. All the flowchart formatting and editing options are identical as well.
What’s Your Favorite Flowchart Making Tool?
Microsoft Word and Excel are equally great for designing flowcharts and you can use SmartArt graphics with both. Which one do you prefer to make flowcharts? Tell us in the comments below which is your favorite software for creating flowcharts and why.
