現在MicrosoftWord(Microsoft Word)を使用しているか、将来使用する必要がある可能性があります。これはWindows(Windows)で最も人気のあるワードプロセッサ(word processor)であるため、 Microsoft Wordの便利なヒントをいくつか学ぶことで、生産性を向上させ、作業をスピードアップすることができます。
(Regardless)Microsoft Wordを初めて使用する場合でも、 Microsoft Wordを何年も使用している場合でも、以下に示すヒントの少なくともいくつかがお役に立てば幸いです。
フォーマットせずに貼り付け
他の場所から何かをコピーする必要があるが、フォントを現在Word文書(Word document)で使用しているものから変更したくない場合は、通常どおりにコピーしてから、press Ctrl+Shift+V. これを行うと、コンテンツが確実に貼り付けられますが、テキストの色、サイズ、フォントなどの書式は含まれません。
明確なフォーマット
ドキュメントの特定の部分のフォーマットをクリアする場合は、その領域を強調表示して、[(highlight that area)フォーマットのクリア(Clear Formatting )]アイコンをクリックします。アイコンは、文字Aの横にある小さな消しゴムのように見えます。
ドキュメント内のすべてのフォーマットをクリアする場合は、Ctrl+A フォーマットのクリアアイコン(formatting icon)をクリックします。
テキストの領域をすばやく強調表示する
クリックしてドラッグしてMicrosoftWordのテキスト領域を強調表示する代わりに、1回クリックして強調表示する領域の先頭にテキストカーソルを置き、(click once to place the text cursor)Shift(hold shift,)キーを押しながら、領域の末尾をクリックします(click at the end of the area you’d like to highlight)。強調したい。
複数の間違いをすばやく置き換える
(Have)長いドキュメントを完成させたばかりで、ランドマーク(land mark)の代わりにランドマークを書くなど、単語に小さな間違いをしたことに気づきましたか？検索と置換を使用すると、数秒以内にこれを修正できます。
まず、Ctrl+Fを押すと、検索と置換ツールが開きます。次に、[(Next) 置換( Replace)]をクリックして、置換する単語またはフレーズを入力します(type in the word or phrase you want to replace)。その後、置き換えたい内容を入力します(type the contents you’d like it be replaced by)。
リストをすばやくコピーして作成する
ドキュメントを調べて特定の単語/フレーズを選び出し、それらからリストを作成する必要があるとします。
前後に移動する代わりに、単語が表示されるたびに各項目をリストに書き込む代わりに、各単語を強調表示して(highlight each word )CTRL + F3. を押すだけです。各単語/フレーズが見つかるまで、これを複数回行うことができます。
終了したら、リストを作成するドキュメント内の領域に移動し、Ctrl + SHIFT + F3 to 押して、コピーしたばかりの強調表示された領域をすべて貼り付けます。この機能は、Wordではスパイク(Spike in Word)として知られています。
最後のステップとして、コンテンツを強調表示し、ツールバーの箇条書きまたは番号付けツールを使用して、単語/フレーズをより順序付けられたリストに変換できます。
ツールバーリボンを削除します
気を散らすことなく書き込みを行う場合は、Ctrl + F1を押して、ドキュメントの上部にあるツールバーリボン(toolbar ribbon)を削除できます。いつでも元に戻す必要がある場合は、Ctrl + F1をもう一度押して表示に戻すことができます。
キーを1回押すだけで単語を削除
テキストの大きな塊を削除する必要がありますか？バックスペースバーを押し(backspace bar)続ける代わりに、 (BACKSPACE)CTRL を押しながらバックスペースを押すことができます。
これを行うと、1文字だけでなく、バックスペースボタン(backspace button)を押すたびに1つの単語が削除されます。バックスペースボタン(backspace button)とCtrlボタン(ctrl button)を同時に押し続けると、テキストのチャンクが超高速で削除されます。
「やりたいことを教えて」を使用する
Microsoft Wordで機能を見つけようとしているのに、メニューをナビゲートするのに苦労している場合、またはショートカットを思い出せない場合は、ツールバーリボン(toolbar ribbon)の上部にある[実行方法を教えて( ‘Tell me what to do’ )ください]ショートカットをクリックします。
ここから、実行したいアクションを入力すると、状況に応じた回答が得られます。たとえば、「テーブルの作成」と入力すると、 (create a table’)Word文書(Word document) 内からテーブルを作成するためのいくつかのオプションが表示されます。
このツールは、多くの古い学校のWordユーザーが存在すら知らないかもしれないものですが、信じられないほど便利です。
単語をすばやく検索する
Word文書(Word document)を編集しているがコンテキストが必要な場合は、スマートルックアップツール(Smart Lookup tool)を使用できます。単語を強調表示し(highlight a word)、右クリック(right click)して[スマートルックアップ(Smart Lookup)]をクリックするだけです。
これを行うと、単語に関連する情報を含む小さなパネルが開きます。ブラウザに移動して検索を実行する手間が省けますが、そうするのと同じくらい強力です。
スペルチェックと文法チェックを無効にする
まず、スペルミスのある単語を右クリックして[辞書に追加(Add to Dictionary)](error and click ‘)をクリックできることは一般的な知識です。これは、略語や架空の単語を使用している場合に便利です。スペルチェックと文法チェックを(grammar check)完全にオフにして、厄介な赤と緑の線を削除することもできます。
1つのドキュメントについてのみWordで(Word)スペルチェックと文法チェック(spelling and grammar check)を無効にするには、[ファイル(File)] 、 [オプション]、[(Options)校正(Proofing)]の順にクリックします。次に、現在書いているドキュメントのスペルと文法の間違いを隠す(hiding spelling and grammar mistakes)ための2つのオプションにチェックマークを付ける必要があります。
独自のオートコレクト設定を作成する(AutoCorrect Settings)
正しく綴る(t spell)ことができない単語がありますか？または、頻繁に書く長い単語やフレーズはありますか？カスタムオートコレクト(AutoCorrect)設定を使用すると、作業がはるかに簡単になります。
[ファイル(File)] 、 [オプション]、[(Options)校正(Proofing)]の順にクリックするだけです。その後、[オートコレクトオプション(AutoCorrect Options)]をクリックします。次に、独自のカスタム単語(add your own custom words)を追加してから、置き換えたい修正を追加できます。カスタムオートコレクト(Custom AutoCorrect)は、生産性を向上させるための優れた方法です。
これを使用して、一般的な個人のスペルミスを調整できるだけでなく、短い略語を長い単語やフレーズに変換して時間を節約できます。
見やすい(Easy Viewing)ようにページの色(Page Color)を変更する
テキストドキュメント(text document)の色を明るい白にすることは、普遍的な基準になっています。時々、これはあなたの目にかなりの負担になる可能性があります。ページの色(page color)を濃い黄色のセピア色に変更するには、[何をすべきか教えてください]ボックスをクリックし、「( ‘tell me what to do’ box)ページの色を変更」(‘change page color’)と入力します。
結果で、[ページの色(Page Color)]をクリックすると、目にははるかに簡単なセピア(Sepia) など、さまざまなオプションから選択できます。
概要
(Did)この記事で言及したMicrosoftWord(Microsoft Word)のヒントをご存知ですか？そうでない場合、どれがあなたにとって最も役立つと思いますか？私に知らせてください、そしてあなた自身のMicrosoftWordのヒントを下のコメントで自由に共有してください。楽しみ！
12 Useful Microsoft Word Tips and Tricks
Chances are, you either use Microsoft Word now, or may have to use it in the future. It’s easily the moѕt popular word processor for Windows, so learning some useful Microsoft Word tips to take advantage of could reallу help to improve your productivity and speed up your work.
Regardless of whether you’re new to Microsoft Word or have been using it for years, we hope that at least some of the tips mentioned below will be useful for you.
Paste Without Formatting
If you need to copy something from elsewhere but don’t want the font to change from what you’re currently using in your Word document, copy it like usual, but then press Ctrl+Shift+V. Doing this will ensure that the contents get pasted but any formatting, such as text color, size, and font, will not be included.
Clear Formatting
If you want to clear the formatting of a specific part of your document, simply highlight that area and click the Clear Formatting icon. The icon will look like a small eraser next to the letter A.
If you would like to clear the formatting on everything in your document, press Ctrl+A to highlight everything in the document and then click the clear formatting icon.
Highlight an Area Of Text Quickly
Instead of clicking and dragging to highlight an area of text in Microsoft Word, you can instead click once to place the text cursor at the start of the area you’d like to highlight, hold shift, then click at the end of the area you’d like to highlight.
Quickly Replace Multiple Mistakes
Have you just finished a lengthy document and just noticed you made a small mistake for a word, for example, writing land mark, instead of landmark? You can fix this within a few seconds by using find and replace.
First, press Ctrl+F and the find and replace tool will open. Next, click on Replace, then type in the word or phrase you want to replace. After, type the contents you’d like it be replaced by.
Quickly Copy And Create Lists
Let’s say you need to go through a document and pick out certain words/phrases and create a list from them.
Instead of going back and forth, writing each item onto the list each time you see a word, you can simply highlight each word and press CTRL + F3. You can do this multiple times until you have found each word/phrase.
Once you are finished, go to the area in the document you’d like the list to be created and press Ctrl + SHIFT + F3 to paste all of the highlighted areas you’ve just copied. This feature is known as Spike in Word.
As a final step, you can then highlight the contents and use the bullets or numbering tools in the toolbar to turn the words/phrases into a more ordered list.
Remove the Toolbar Ribbon
If you want distraction-free writing, you can remove the toolbar ribbon that sits at the top of your document by pressing Ctrl + F1. If you need it back at any point, you can press Ctrl + F1 again to bring it back into view.
Delete Words With One Key Press
Need to delete a big chunk of text? Instead of holding down the backspace bar, you can instead hold CTRL and then press BACKSPACE.
Doing this will delete one word each time you press the backspace button, instead of just one character. Hold down the backspace button and the ctrl button together to delete chunks of text at lightning speed.
Use ‘Tell Me What You Want to Do’
If you are trying to find a function on Microsoft Word but are struggling to navigate the menus or can’t remember the shortcut, click the ‘Tell me what to do’ shortcut at the top of the toolbar ribbon.
From here, you can type in the action you’d like to perform and you’ll get contextual answers to take advantage of. For example, typing ‘create a table’ will give you some options for creating a table from within your Word document.
This tool is something that many old school Word users may not even know exists, but it’s incredibly useful.
Quickly Lookup a Word
If you are editing a Word document but need context, you can use the Smart Lookup tool. Simply highlight a word, right click and click Smart Lookup.
Doing this will open a small panel that contains information relating to the word. It saves moving to your browser and performing a search, but it’s just as powerful as doing so.
Disable Spelling and Grammar Check
Firstly, it’s common knowledge that you can right click a word with a spelling error and click ‘Add to Dictionary’. This is useful if you are using abbreviations or fictional words. You can also turn off spelling and grammar check completely to remove those pesky red and green lines.
To disable spelling and grammar check in Word for only one document, click File, then Options, then click Proofing. You must then tick the two options for hiding spelling and grammar mistakes in the document you are currently writing in.
Create Your Own AutoCorrect Settings
Have some words that you just can’t spell right? Or, are there long words or phrases you write very often? You can use custom AutoCorrect settings to make your life far easier.
Simply click File, then Options, then click on Proofing. After that, click on AutoCorrect Options. You can then add your own custom words and then the correction you’d like it to be replaced with. Custom AutoCorrect can be an excellent way to increase your productivity.
Not only can you use it to adjust any common personal spelling mistakes, but you can use it to turn quick abbreviations into long words or phrases to save time.
Change the Page Color For Easy Viewing
It has become the universal standard for the color of a text document to be bright white. At times, this can become quite the strain on your eyes. To change the page color to sepia, which has a darker yellow hue, click on the ‘tell me what to do’ box, then type ‘change page color’.
In the results, click Page Color and you’ll have a number of options to choose from, including Sepia, which is far easier on the eyes.
Summary
Did you know any of the Microsoft Word tips we’ve mentioned in this article? If not, which ones do you think will be the most useful to you? Let me know, and feel free to share your own Microsoft Word tips in the comments below. Enjoy!
