Excelでドロップダウンリストを使用すると、スプレッドシートにデータを入力する(enter data into a spreadsheet)のにかかる時間を大幅に短縮できます。ありがたいことに、 Excel(Excel)でドロップダウンリストを作成するのは非常に簡単です。
これを行うには、単純なものから高度なものまで、いくつかの方法があります。この記事では、それを行うためのあらゆる方法を学びます。
Excelで(Excel)ドロップダウンリスト(Drop Down List)を作成する：簡単な方法(Method)
Excelでドロップダウンリストを作成する最も簡単な方法は、リストを手動で入力することです。これは、単一のセルにドロップダウンリストのみが必要であり、頻繁に更新する必要がない状況に最適です。
たとえば、いくつかのフィールドに入力してほしいファイルをユーザーに送信し、1つのフィールドに選択肢の単純なリストがある場合、この方法が理想的です。
簡単な方法を使用してドロップダウンリストを作成するには：
1.リストを作成する1つまたは複数のセルを選択します。
2.メニューから[データ(Data)]を選択し、リボンで[データ検証]を選択します。(Data Validation)
3.これにより、 [データ検証](Data Validation)ウィンドウが開きます。[許可](Allow)の下のドロップダウンリストを選択し、 [リスト(List)]を選択します。
4.これにより、リストに必要なアイテムを手動で入力できます。各項目をコンマで区切って[ソース](Source)フィールドに入力するだけです。(Just)
5.[ OK ]を選択します。これで、選択したセルの横にドロップダウン矢印が表示されます。この矢印を選択すると、入力したすべてのアイテムがこのリストに含まれていることがわかります。
これはExcelでドロップダウンリストを作成するための最速の方法ですが、維持するのも最も困難です。リストを変更するには、検証設定に戻り、[ソース](Source)フィールドを更新する必要があります。
この種のドロップダウンリストをExcelで多数作成する場合、これらを変更するには多くの作業が必要になる可能性があります。このため、この方法は単一のセルと、変更する予定のないリストにのみ使用することが重要です。
Excelで(Excel)ドロップダウンリスト(Drop Down List)を作成する：範囲を使用する
より柔軟なソリューションが必要な場合は、Excel の他のセルの範囲(a range of other cells)からリストのアイテムをプルできます。
これをする：
1.まず(First)、リストに必要なすべてのアイテムをセルの任意の列にリストします。これらは、現在のスプレッドシートまたは他のシートに入力できます。
2.上記のプロセスを繰り返してセルを選択し、[データ検証](Data Validation)ウィンドウを起動します。[許可](Allow)フィールドを[リスト(List)]に設定します。今回は、[ソース(Source)]フィールドに何かを入力する代わりに、このフィールドの右側にある上矢印アイコンを選択します。これは、リストアイテムをプルするフィールドを選択できる範囲選択オプションです。
3.シート全体が表示されるように、[データ検証]ウィンドウが折りたたまれます。(Data Validation)含めるすべてのリスト項目を含むセルの範囲全体にマウスポインタをドラッグします。これが完了したら、選択フィールドの右側にある下矢印アイコンを選択します。これにより、[データ検証](Data Validation)ウィンドウが再び展開されます。
4.選択した範囲が[ソース](Source)フィールドに表示されます。これらの設定を受け入れるには、 [ OK]を選択するだけです。(Just)
5.これで、ドロップダウンリストとして構成したセルの右側にあるドロップダウン矢印を選択すると、選択した範囲から含まれているすべてのアイテムが表示されます。
このアプローチの良いところは、範囲内のセルを変更するだけで、そのリスト内の任意のアイテムを変更できることです。そこで行う変更は、この範囲をソースとして選択した場所で作成したすべてのドロップダウンリストを更新します。
この方法は、同じリスト項目を使用して多数のセル(format a lot of cells)をドロップダウンにフォーマットする場合に最適です。1つの範囲のコンテンツで、これらすべてのリストのアイテムを制御できます。リストの数は関係ありません。
リストにアイテムを追加する
範囲内のアイテムを変更してリストを更新するだけでなく、新しいアイテムを追加することもできます。範囲の選択は、選択した最初と最後のセルによって制限されるため、範囲の最後にアイテムを追加することはできません。
代わりに、範囲の中央のどこかに新しいエントリを挿入する必要があります。Excelは、データ検証設定で選択した範囲を動的に更新して、1セル増やした新しい範囲を含めます。
これをする：
1.ソース範囲内の任意のセルを右クリックし、ドロップダウンメニューから[挿入]を選択します。(Insert)
2.小さな選択ウィンドウで、[セルを下にシフト]を選択し、[ (Shift cells down)OK]を選択します。これにより、範囲内のすべてのセルが1つ下にシフトし、選択した場所に空白のセルが挿入されます。
3.作成したばかりの空のセルに追加する新しいアイテムを入力します。
これで、作成したドロップダウンリストセルの右側にある下矢印アイコン(down arrow icon)を選択すると、範囲内に追加したばかりの新しいアイテムが表示されます。
これは、ドロップダウンリストに新しいアイテムを追加する簡単な方法ですが、いくつかの追加手順が必要です。確かに、範囲の最後に新しいアイテムを追加するほど簡単ではありません。
これを行う場合は、データ検証(data validation)の構成方法を範囲に変更する必要があります。次のセクションでこれを行う方法を学ぶことができます。
リストにアイテム(Items)を動的に追加する
設定した範囲の最後に新しいアイテムを入力するだけでドロップダウンリストにアイテムを追加するためのより便利な方法として、OFFSET 関数(function)を使用する必要があります。
ドロップダウンリストセルを選択した状態で、メニューから[データ(Data)]を選択し、リボンから[データ検証]を選択します。(Data Validation)
[データ検証(Data Validation)]ウィンドウで、ソースを次のように変更します。
=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)
数式の(the formula)$E$1と$E:$Eを変更して、アイテムのリストを入力した列の文字を使用します。[OK]を選択(Select OK)して、この新しいデータ検証(Data Validation)構成を確認します。
数式の仕組みは次のとおりです。
- OFFSET関数の0引数は、列または行にオフセットを適用しないように指示します。
- COUNTA関数の出力は、 OFFSET関数に範囲の高さを通知します。
- COUNTA関数は、範囲を含む列で空でないセルの数をカウントします。
これで、その列に新しい値を追加するたびに、OFFSET関数の高さパラメーターが1(OFFSET)つ増え、OFFSET関数は範囲全体を返し、新しいエントリを含むように更新されます。
これが実際に動作していることを確認するには、アイテムの範囲に新しいエントリを追加するだけです。ドロップダウンセルの右側にあるドロップダウン矢印を選択すると、新しいエントリがドロップダウンリストに表示されます。
アイテムのリストが長い場合は、右側のスクロールバーを使用する必要がある場合があることに注意してください。
Excelでのドロップダウンリストの削除
最後に、これを設定したセルのいずれかからドロップダウンオプションを削除する場合は、そのセルを選択して、[データ検証(Data Validation)]ウィンドウを再度開きます。
[許可](Allow)ドロップダウンを[任意(Any value)の値]に変更し、 [ OK ]を選択します。
この設定を変更すると、セルが通常に戻ることがわかります。
Excelでドロップダウンリストを作成する
Excelでドロップダウンリストを作成するのは簡単で、選択できるオプションがたくさんあります。選択する方法は、1つのアイテムのリストで有効にする予定のセルの数と、アイテムのリストをどの程度柔軟にするかによって異なります。リストアイテムを頻繁に変更する場合は、必ず動的アプローチを使用してください。
How to Create a Drop Down List in Excel
Using a dropdown list in Excel can greatly reduce the time it may take to enter data into a spreadsheet. Thankfully, it’s very easy to create a dropdown list in Excel.
There are a few methods to do this, from simple to advanced. You’ll learn every way to do it in this article.
Create a Drop Down List in Excel: Simple Method
The easiest way to create a dropdown list in Excel is by entering the list manually. This is ideal for situations where you only need a dropdown list in a single cell and you don’t need to update it frequently.
For example, if you’re sending people a file where you want them to fill out some fields, and one field has a simple list of choices, this method is ideal.
To create a drop down list using the simple method:
1. Select the cell or cells where you want to create your list.
2. Select Data from the menu, and select Data Validation on the ribbon.
3. This will open a Data Validation window. Select the dropdown list under Allow and select List.
4. This allows you to type the items you want in your list manually. Just type each item into the Source field with each item separated by commas.
5. Select OK. Now you’ll see that the cell you selected has a dropdown arrow next to it. When you select this arrow, you’ll see all of the items you typed out included in this list.
While this is the fastest method to create a dropdown list in Excel, it’s also the hardest to maintain. Modifying the list requires going back into the validation settings and updating the Source field.
If you create a lot of this kind of dropdown lists in Excel, it could take a lot of work modifying these. This is why it’s important to only use this method for single cells, and for lists that you don’t expect to change.
Create a Drop Down List in Excel: Using a Range
If you’d like a more flexible solution, you can pull items for your list from a range of other cells in Excel.
To do this:
1. First, list all of the items you want in your list into any column of cells. You can enter these on the current spreadsheet, or on any other sheet.
2. Repeat the process above to select the cell and launch the Data Validation window. Set the Allow field to List. This time, instead of typing anything into the Source field, select the up arrow icon to the right of this field. This is the range selection option that lets you select the field where you want to pull your list items from.
3. You’ll see the Data Validation window collapse so you can see the entire sheet. Drag the mouse pointer down the entire range of cells that include all of the list items you want to include. When you’re done doing this, select the down arrow icon to the right of the selection field. This will expand the Data Validation window again.
4. You’ll see the range you selected now appears in the Source field. Just select OK to accept these settings.
5. Now, when you select the dropdown arrow to the right of the cell you’ve configured as a dropdown list, you’ll see all of the items included from the range you just selected.
The nice thing about this approach is that you can change any of the items in that list just by modifying any cell in the range. Any change you make there will update every dropdown list you created where you selected this range as the source.
This method is best when you want to format a lot of cells into a dropdown using the same list items. You can have the contents of a single range control the items for all of those lists, and it doesn’t matter how many there are.
Adding Items to Your List
In addition to changing items in your range to update your lists, you can also add new items. You won’t be able to add an item to the end of the range, because your range selection is limited by the first and last cells you’ve selected.
Instead, you’ll need to insert a new entry somewhere in the middle of the range. Excel will dynamically update your range selection in the data validation settings to include the new range that you’ve increased by one cell.
To do this:
1. Right-click any cell in your source range, and select Insert from the dropdown menu.
2. In the small selection window, select Shift cells down, and select OK. This will shift all cells in the range down by one, inserting a blank cell where you’ve selected.
3. Type the new item you want to add into the empty cell you’ve just created.
Now, when you select the down arrow icon to the right of the dropdown list cell you created, you’ll see the new item you just added in the range.
This is an easy way to add new items to your dropdown list, but it does require a few extra steps. It certainly isn’t anywhere as simple as just adding a new item to the end of your range.
If you would like to do that, you’ll just need to change how you’ve configured the data validation to your range. You can learn how to do this in the next section.
Dynamically Adding Items to Your List
For a more convenient way to add items to your dropdown list just by typing the new item at the end of your configured range, you’ll need to use the OFFSET function.
With the dropdown list cell selected, select Data from the menu and Data Validation from the ribbon.
In the Data Validation window, change the Source to the following:
=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)
Change $E$1 and $E:$E in the formula to use the letter of the column where you’ve entered your list of items. Select OK to confirm this new Data Validation configuration.
Here’s how the formula works:
- The 0 arguments in the OFFSET function tell it not to apply any offset to columns or rows.
- The output of the COUNTA function tells the OFFSET function the height of the range.
- The COUNTA function counts the number of cells that aren’t empty in the column that contains your range.
Now, whenever you add a new value to that column, the height parameter of the OFFSET function increases by one, and the OFFSET function returns the entire range, updated to include your new entry.
To see this in action, just add a new entry to your range of items. Select the dropdown arrow to the right of your dropdown cell, and you’ll see your new entry appear in the dropdown list.
Keep in mind that you may need to use the scroll bar on the right if your list of items is long.
Removing a Drop Down List in Excel
Finally, if you ever want to remove the dropdown option from any of the cells where you’ve set this up, just select that cell and open the Data Validation window again.
Change the Allow dropdown to Any value and select OK.
Once you change this setting, you’ll see that the cell will turn back to normal.
Creating Drop Down Lists in Excel
Creating a dropdown list in Excel is easy, and you have plenty of options to choose from. The method you choose just depends on how many cells you plan to enable with one list of items, and how flexible you’d like the list of items to be. If you plan to change the list items frequently, then definitely use the dynamic approach.
