ドキュメントを適切に保存しなかったために、作業中の重要な何かを誰かが失った場合、それは常にひどい悲劇です。これは、 ExcelやWordのユーザー^{(Excel and Word users)}が考えるよりも頻繁に発生します。

幸いなことに、Microsoftは、クラッシュ、停電、偶発的な削除などによってデータが失われる可能性を減らすのに役立つ多くの機能を最後の2つのバージョンに追加しました。1つの機能はAutoRecoverと呼ばれ、2番目のあまり知られていない機能です。AutoBackupと呼ばれます。

この記事では、データを可能な限り安全にするために両方のオプションを構成する方法について説明します。また、 Office^{(Office allow)}の最新バージョンでは、ドキュメントをOneDriveに直接保存できます。これは、ハードドライブに障害が発生した場合でも作業にアクセスできるため、検討するのに適したオプションです。

ExcelAutoRecover

自動回復機能^{(Auto Recover feature)}はデフォルトでオンになっており、基本的に、設定された時間間隔^{(set time interval)}の後にドキュメントを一時的な場所に自動的に保存します。自動回復^{(AutoRecover)}設定を表示するには、[ファイル]、[^(File)オプション^(Options)]の順にクリックします。

左側のメニューで[保存]をクリックすると、[^(Save)ブックの保存^{( Save Workbooks)}]の下に[自動回復]オプション^{(AutoRecover option)}が表示されます。

デフォルトでは、自動回復情報^{(AutoRecover information)}は10分ごとに保存されます。間隔に加えて、データが保存される前に、Excelは30秒間アイドル状態である必要があります。また、自動保存された情報は、ここにリストされているAutoRecoverファイルの場所^{(AutoRecover file location)}に保存されます。それで、それはどのように機能しますか？基本的^(Basically)に、次のようなワークシートがあり、保存されているとします。

ここで、次のデータをExcelスプレッドシート^{(Excel spreadsheet and wait)}に追加し、ドキュメントを保存せずに約10分間待機するとします。AutoRecoverの間隔^{(AutoRecover interval)}は10分に設定されているため、データが保存されるまで少なくともその時間待つ必要があります。

私の場合、タスクマネージャー^{(task manager)}を開いてExcelプロセスを強制終了することにより、 ^{(Excel process)}Excelのクラッシュ^{(Excel crash)}をシミュレートしました。その後、Excelを再度開いて、すぐに[^(Excel)回復されたファイルを表示^{(Show Recovered Files)}]というオプションが表示されました。

それをクリックすると、回復できるExcelファイルのリストが表示されます。^(Excel)私の場合、A1とA2^{(A1 and A2)}だけのデータを含む元のファイルと、ディスクに保存していないデータを含むAutoRecoveredファイルがありました。^{(AutoRecovered file)}

リスト内の項目のいずれかをクリックすると、Excelの別のインスタンスが開き、その特定のファイルのデータが表示されます。全体として、これはすべての作業を保存しなかったときに非常に便利な機能ですが、Excelが予期せず終了します。

この機能の主な欠点は、AutoRecoverデータ^{(AutoRecover data)}がファイルと同じハードドライブに保存されるため、ハードドライブに何かが起こった場合、すべてが失われることです。上記の設定で場所を別のハードドライブに変更したり、ネットワークの場所^{(network location)}に変更したりすることもできます。これを強くお勧めします。

次の状況では、自動回復情報^{(AutoRecover information)}もExcelによって自動的に削除されることに注意してください。

1. ファイルを手動で保存するか、[ファイル]^(File) – [名前を付けて保存]を使用して保存^{(Save As)}します。
2. ファイルを閉じるか、Excelを終了^{(file or quit Excel)}します（ファイルを保存するかどうかに関係なく）
3. AutoRecoverを完全にオフにするか、ブックのみをオフにします

したがって、基本的に、ファイルを保存するたびに、AutoRecoverデータ^{(AutoRecover data)}が削除されます。さらに、手動でExcelを終了し、データを保存しないことを選択した場合、 ^(Excel)AutoRecoverデータ^{(AutoRecover data)}が削除されます。この機能を使用するときは、このことを念頭に置いてください。^(Just)Excelを頻繁に使用^{(Excel user)}する場合は、自動回復の間隔^{(AutoRecover interval)}を10分ではなく2分または3分に設定することをお勧めします。

自動バックアップ

多くの人が実際にそれについて知っていないもう1つの機能はAutoBackupです。これを使用するには、最初にファイルを保存して、 [保存^(Save) ]ダイアログボックス^{(dialog box)}を表示する必要があります。すでにExcelドキュメントを保存している場合は、 ^{(Excel document)}[ファイル]^(File)、 [名前を付けて保存^{(Save As)}]の順に移動し、場所を選択します。これを行うと、[名前を付けて保存^{(Save As)}]ダイアログが表示されます。

ダイアログで、[保存^(Save)]ボタンの左側にある[ツール^(Tools)]ボタンをクリックします。いくつかのオプションが表示されますが、そのうちの1つは一般オプション^{(General Options)}です。それをクリックすると、いくつかのオプションを含む小さなウィンドウが表示されます。

先に進み、[常にバックアップを作成する]^{(Always create backup)}チェックボックスをオンにします。[OK^{(Click OK)} ]をクリックすると、ファイルを保存すると、.XLK拡張子の付いたExcelバックアップ^{(Excel backup)}ファイルも作成されます。初めてこれを行うとき、ファイルはまったく同じになることに注意してください。元のファイルを編集してから再度保存しても、バックアップファイル^{(backup file)}は同じままです（元のデータ）。ただし、3回目の保存では、バックアップファイル^{(backup file)}は2回目の保存までの情報で更新されます。

基本的に、バックアップファイル^{(backup file)}は常に現在のバージョンより1バージョン遅れています。したがって、大量の変更を加えてファイルを保存し、それらの変更がないバージョンに戻したい場合は、バックアップファイル^{(backup file)}を開くだけで済みます。

ファイルは元のファイルと同じ場所に保存されており、それを変更する方法はないようです。この機能は、ドキュメントにそれほど安全性を追加するものではありませんが、特定の状況では有効です。

これらのバックアップおよびリカバリ機能^{(backup and recovery features)}をExcelで有効にすると、重要なデータが失われるのを防ぐことができます。コンピューターに壊滅的な障害が発生した場合に備えて、追加のセーフティネットとしてクラウドストレージ（ ^{(safety net)}OneDriveなど）を使用することは常に良いオプションです。ご不明な点がございましたら、お気軽にコメントください。楽しみ！

How to Use Excel AutoRecover and AutoBackup Features

It’s always a terrible tragedy when someone loses somеthing important they were working on because they didn’t save their docυment prоperly. This happens more often than you would think to Excel and Word users!

Luckily, Microsoft has added a lot of features in the last couple of versions that help reduce the chances of losing data due to crashes, power outages, accidental deletions, etc. One feature is called AutoRecover and the second, less-commonly known feature, is called AutoBackup.

In this article, I’ll talk about how to configure both options so that your data is as safe as possible. I would also like to mention that the latest versions of Office allow you to save documents directly to OneDrive, which is a good option to consider because you’ll still be able to access your work even if your hard drive fails.

Excel AutoRecover

The Auto Recover feature is turned on by default and basically saves your document automatically into a temporary location after a set time interval. To view the AutoRecover settings, click on File and then Options.

Click on Save in the left-hand menu and you’ll see the AutoRecover option under Save Workbooks.

By default, AutoRecover information is saved every 10 minutes. In addition to the interval, Excel has to be idle for 30 seconds before the data will be saved. Also, the autosaved information is saved in the AutoRecover file location listed here. So how does it work? Basically, let’s say you have a worksheet like the one below and you have it saved.

Now let’s say I add the following data to the Excel spreadsheet and wait about 10 minutes without saving my document. Since the AutoRecover interval is set for 10 minutes, you need to wait at least that long for the data to be saved.

In my case, I simulated an Excel crash by opening the task manager and killing the Excel process. After that, I reopened Excel and immediately saw an option called Show Recovered Files.

If you click on that, it will bring up a list of Excel files that can be recovered. In my case, it had the original file, which had data in just A1 and A2, and it also had the AutoRecovered file, which included the data that I had not saved to disk.

Clicking on any of the items in the list will open another instance of Excel showing the data in that particular file. Overall, this is a really useful feature for those times when you didn’t save all your work, but Excel ends unexpectedly.

The major downside to this feature is that the AutoRecover data is stored on the same hard drive as your file, so if something happens to your hard drive, everything will be gone. You can change the location in the settings above to a separate hard drive or even to a network location, which I highly recommend.

Note that AutoRecover information is also deleted automatically by Excel in the following circumstances:

1. You save the file manually or by using File – Save As.
2. You close the file or quit Excel (whether you save the file or not)
3. You turn off AutoRecover completely or for just the workbook

So basically, whenever you save the file, it gets rid of the AutoRecover data. In addition, if you manually quit Excel and choose not to save the data, it will delete the AutoRecover data. Just keep that in mind when using this feature. If you are a heavy Excel user, I would suggest setting the AutoRecover interval to something like 2 or 3 minutes instead of 10.

AutoBackup

Another feature that not many people really know about it is AutoBackup. To use it, you have to first go and save your file to get to the Save dialog box. If you already have a saved Excel document, go to File and then Save As and choose a location. When you do this, it’ll bring up the Save As dialog.

In the dialog, click on the Tools button that is to the left of the Save button. You’ll see a couple of options, one of which is General Options. When you click on that, a small window will appear with some more options.

Go ahead and check the Always create backup box. Click OK and now when you save the file, an Excel backup file will also be created with a .XLK extension. Note that the first time you do this, the files will be exactly the same. If you make edits to the original file and then save it again, the backup file will still remain the same (the original data). The third time you save it, however, the backup file will be updated with information up to the second save.

Basically, the backup file is always one version behind the current version. So if you made a bunch of changes, saved your file and then wanted to go back to the version that didn’t have those changes, you could just open the backup file.

The file is saved in the same location as the original file and there doesn’t seem to be a way to change that. This feature doesn’t add a whole lot of safety to your document, but it’s good in certain circumstances.

Enabling these backup and recovery features in Excel will hopefully save you from losing important data. It’s always a good option to use cloud storage (like OneDrive) as an extra safety net in case your computer catastrophically fails. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

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