ユーザーとして、 Microsoft Word^{(Microsoft Word)}で長いドキュメントを作成する場合、インデックスは潜在的な読者にとって便利なツールです。通常、本の裏に索引が表示されます。読者は単語やフレーズを調べて、そのトピックを参照しているページを見つけることができます。

同様に、 Microsoft Word^{(Microsoft Word)}の目次には、ユーザーがインデックスを挿入して自動的に更新することができます。これにより、これらの優れたリファレンスソースを作成するための手作業の多くが不要になります。ここでは、ユーザーにインデックスの作成方法とWordでの更新方法を示します。

Wordでインデックスを作成する方法

以下にリストされているのは、単語でインデックスを作成する手順です。

1. エントリにマークを付けます。
2. インデックスエントリを編集または削除します。
3. インデックスを更新します。
4. ^(Create)MicrosoftWordで^{(Microsoft Word)}インデックスを自動的^{(Index Automatically)}に作成する

次に、以下に進むときに各ステップを見ていきます-

1]インデックスエントリにマークを付ける

Wordはインデックスを自動的に作成できますが、どのアイテムが必要かを知るのに十分賢いです。したがって、ユーザーがインデックスを作成するには、エントリにマークを付ける必要があります。これは、インデックスに対して行う作業の大部分です。ただし、エントリのマーキングを開始すると、エントリをすばやく圧縮できるようになります。

Microsoft Word文書を開き、[参照^(References)]タブに移動します。カーソルをドラッグして、最初のインデックスエントリを選択します。

リボンには、右側にインデックスセクションが表示されます。^(Index)[エントリをマーク^{(Mark Entry)} ]ボタンを選択します。

エントリを説明するポップアップウィンドウが表示されます。残りのエントリを選択している間、このウィンドウは開いたままにすることができます。上部にメインエントリ^{(Main entry)}を入力  し、オプションで サブ^(Subentry)エントリを入力します。

次に 、相互参照、現在のページ、またはページ範囲のオプションから選択します。^(Options)

または、太字や斜体で表示されるページ番号をフォーマットすることもできます。

[マーク]^(Mark)をクリックし て1つのエントリを表示するか、  [すべて^{(Mark All)}マーク]をクリックし てドキュメント内のすべての場所に同じテキストをマークします。

[インデックスエントリ^{(Mark Index Entry)}のマーク]ウィンドウが終了したら、[閉じる^(Close)]をクリックします。

ドキュメントでは、インデックスエントリはXEでラベル付けされています。サブエントリまたは相互参照を追加すると、XEタグ内にもそのことがわかります。

XEタグが表示されていないが表示したい場合は、[ホーム^(Home) ]タブに 移動し、[Show/Hide Paragraph ]ボタンをクリックします。

2]インデックスエントリの編集または削除

ユーザーがエントリに変更を加える必要がある場合、たとえば相互参照を削除する必要がある場合は、そのXEフィールド内で行います。引用符内で変更を加えます。もう1つのオプションは、マークされたエントリを削除してから、再度マークを付けることです。

また、インデックスエントリを削除するには、中かっこ{  }を含むすべてのテキストを選択し、[削除]をクリック^(Delete)します。次に、上記の手順に従って、必要な変更を加えてエントリに再度マークを付けることができます。

3]Wordでインデックスを作成する

インデックスを挿入するときは、ドキュメント内の目的の場所にカーソルを移動します。次に、[参照^(References) ]タブを 選択し、[インデックスの挿入^{(Insert Index)}]をクリックします。

インデックスを作成する前に、必要に応じて調整できるいくつかの設定があります。これらは、印刷プレビュー、^{(Print Preview,)} タブリーダー、^{(Tab Leader,)} フォーマット^(Formats) タイプ^(Type) 、および列です。^(Columns.)

インデックスを調整したら、[  OK ]をクリックします。インデックスは、エントリとともにドキュメントに表示されます。あなたはすべてが素晴らしく、きちんとしていて、アルファベット順に見えるでしょう。

4]インデックスを更新します

ユーザーは、インデックスを作成して更新した後も、引き続き追加のエントリをマークできます。また、エントリを編集または削除する場合は、インデックスも更新する必要があります。

^(Click)ドキュメントのインデックス領域内をクリックすると、[参照^(References)]タブ のリボンにある [インデックスの更新^{(Update Index)}]ボタンが有効になります。上の画像に示すようにボタンがまだグレー表示されている場合は、カーソルがインデックス内にあることを確認してください。

インデックスを完全に削除する場合は、すべてのテキストを選択してDeleteキーをタップします。インデックスをまったく使用する予定がない場合は、（上記のように）インデックスエントリを削除することをお勧めします。

5] Wordで自動的にインデックスを^{(Index Automatically)}作成^(Create)する

Wordインデックスに必要なすべてのエントリをマークするのに時間がかかる場合があります。ただし、インデックスは読者にとって貴重なツールになる可能性があります。したがって、次のWord文書、本、またはその他の長い資料で聴衆がそれから利益を得ることができる場合は、1つ追加することを検討してください。

これが役に立った場合は、次のこともお勧めします–MicrosoftWordでリンクされたテキストを使用する方法^{(How to use linked text in Microsoft Word)}。

How to create an Index in Word

As a user, when creating a lengthy document in Microsoft Word, an index is a convenient tool for your potential readers. Normally, we get to see indexes in the backs of books. They allow readers to look up a word or phrase to find the page referencing that topic.

In the same way, in a table of contents in Microsoft Word, users can insert an index and then update it automatically. This takes much of the manual work out of creating these great reference sources. Here, users will be shown how to create the index and also update it in Word.

How to create an Index in Word

Listed below are steps to create an index in word.

1. Mark Your Entries.
2. Edit or Remove Index Entries.
3. Update the Index.
4. Create an Index Automatically in Microsoft Word

Now we will have a look at each step as we proceed below-

1] Mark Your Index Entries

Word can build your index automatically, but it’s smart enough to know which items you want in it. So for users to create an index, they will need to mark the entries. This is the bulk of the work you will do for the index. But once you start marking entries, you will be able to zip through them quickly.

Open Microsoft Word document and go to the References tab. Select your first index entry by dragging your cursor through it.

In the ribbon, you will see the Index section toward the right side. Select the Mark Entry button.

A pop-up window will appear for you to describe your entry. This window can remain open while you select your remaining entries. Enter the Main entry at the top and optionally a Subentry.

Then choose from Options for a cross-reference, the current page, or a page range.

Or you can format the page number that displays in bold and/or italic.

Click on Mark for a single entry or Mark All to mark that same text everywhere in your document.

When you are done with the Mark Index Entry window, click on Close.

On the document, index entries are labeled with XE. If you add a Subentry or cross-reference, you will notice that within the XE tag as well.

If you do not see your XE tags but would like to, go to the Home tab and click the Show/Hide Paragraph button.

2] Edit or Remove Index Entries

If users need to make a change to an entry, for instance, remove a cross-reference, they will do so within that XE field. Make the changes inside the quotation marks. Another option is to remove the marked entry and then mark it again.

Also, to remove an index entry, select all text within and including the braces { } and hit Delete. You can then follow the steps above to mark the entry again with the changes you want.

3] Create the Index in Word

When about to insert your index, move the cursor to the spot you want it in the document. Then, select the References tab and click Insert Index.

Before the index is created, you have a few settings you can adjust if you like. These are Print Preview, Tab Leader, Formats Type and Columns.

After you make your index adjustments, click OK. Your index will pop into your document with your entries. You’ll see everything nice and neat and in alphabetical order.

4] Update the Index

Users can continue to mark additional entries after creating the index and simply updating it. And if you edit or remove entries, you will need to update the index as well.

Click inside the index area in your document, the Update Index button in the ribbon on the References tab will come alive. If the button is still grayed out as shown in the image above, make sure your cursor is within the index.

If you want to remove the index completely, select all of its text and tap the Delete key. You will then likely want to delete the index entries (as seen above) if you don’t plan to use an index at all.

5] Create an Index Automatically in Word

It may take some time to mark all the entries you want in your Word index. But an index can be a valuable tool for your readers. So consider adding one if your audience can benefit from it for your next Word document, book, or other lengthy material.

If this was helpful, you might also like – How to use linked text in Microsoft Word.

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