Zoomの設定方法と使用方法を(how to set up and use Zoom)学んだ後は、最初の大規模なオンライン会議の準備ができていると感じるかもしれません。ただし、優れたホストは、Zoomプレゼンテーションを成功させるには、いくつかのルールに従うだけでなく、多くの準備が必要であることを知っています。
Zoomで次の大きな会議を開催することを検討している場合は、すべてがスムーズに実行され、自信を持って魅力的なプレゼンターとして出会うために使用できるヒントをいくつか紹介します。
機器を確認してください
Zoomプレゼンテーション中に問題が発生しないようにするために最初に行うことは、機器を確認することです。Webカメラが機能(check if your webcam is working)しているかどうかを確認するために実行できるさまざまなテストと、マイクが正しく機能 していないように見える(mic doesn’t seem to work)場合に実行できる修正があります。
Webカメラをテストしたら、額や肩だけでなく、他の人にも顔が見えるように配置してください。そのためには、まずプレゼンテーションを立っているか座っているかを決定してから、カメラのレベルを調整します。
チェックする他のいくつかの重要なことはあなたのラップトップのバッテリーを含みます。バッテリーがプレゼンテーションの全期間にわたって持続するかどうかわからない場合は、プラグを差し込んでください。また、インターネット接続を確認してください。ビデオやオーディオが遅れると、参加者が集中し続けるのが難しくなります。
印象的なドレス
物事の技術的な側面を終えたら、自分自身と自分の環境を批判的に見てください。ビデオをオンにすることを計画している場合は、自宅にいる場合でもPJ(PJs)から変更するのが賢明かもしれません。ドレスアップは、自信を持って正しいモチベーションを与えるのに役立ちます。
周囲に満足できない場合は、いつでもZoomの優れた仮想背景機能を使用して、 (Zoom’s excellent virtual background feature)Zoomプレゼンテーション から出席者の気を散らすようなものが背後または周囲にないことを確認できます。
プレゼンテーションを事前(Presentation Beforehand)にリハーサルする
あなたが自信を持って演説者であるとしても、プレゼンテーションのいくつかの重要な瞬間をリハーサルすることは決して痛いことではありません。特にZoom(Zoom)プレゼンテーションでは、発生する可能性のあるすべての問題を予測することは不可能です。そのため、事前にすべてをリハーサルしていなければ、その場で即興で演奏するのは難しい場合があります。
自宅で家族やインターネットを介して友人とデモプレゼンテーションを行うことをお勧めします。それはあなたにあなたの将来の会議から何を期待するか、そしてあなたがあなたのプレゼンテーションをする前にあなたがどのような種類の挑戦を克服する必要があるかについての考えをあなたに与えるでしょう。
会議参加通知をオフにする(Turn Off Meeting Entry Notifications)
Zoomミーティング中の気を散らすものを最小限に抑える1つの方法は、出席者の入場通知を無効にすることです。全員が時間どおりに表示されるわけではありません。チームの規模によっては、その呼び出し音を聞いて、新しいエントリがポップアップするたびに通知が表示されると、表示プロセスが中断されるだけでなく、煩わしい場合もあります。
これらの通知を無効にするには、Zoomアカウントの[設定](Settings) >[会議(Meeting)] > [会議中]に移動し、(In Meeting )誰かが参加または(Sound notification when someone joins or leaves)設定をオフ にしたときのサウンド通知を切り替えます。
誰かに(Ask Someone)待合室(Waiting Room)を監視(Monitor)するように頼む
Zoomには、会議に参加する前にすべての参加者が集まる待合室があります。(Waiting Room)ランダムな人が参加してプレゼンテーションを台無しにすることを避けるのは効果的な戦略です。このシステムの欠点は、待合室(Waiting Room)からのすべての要求を手動で承認する必要があることです。誰かが遅れたり、会議がすでに開始された後に会議に再参加しようとしたりすると、通知に気付かず、その人が個人的なズーム(Zoom)の問題に巻き込まれたままになる可能性があります。
これを回避するには、同僚の1人に参加者(Participant)ウィンドウを表示して、待合室(Waiting Room)から他の参加者が参加できるようにすることができます。
エッセンシャルズームショートカットを学ぶ
Zoomで最も便利なショートカット(the most useful shortcuts)を学ぶことは、プレゼンテーションを成功させ、プロのホストになるのに役立ちます。さらに、それらのいくつかは、予期しない問題をすばやく解決し、プレゼンテーション中の時間を節約するのに役立ちます。ここにあなたが知る必要がある最も重要なズームショートカットのいくつかがあります。(Zoom)
- Alt + M（Windowsの場合）またはCmd + Ctrl + M（Macの場合）
このショートカットは、ホスト（あなた）を除くすべての人を一度にミュートします。
- Alt + M （Windowsの場合）または Cmd + Ctrl + U（Macの場合）
これにより、ホスト以外のすべての人のミュートが解除されます。
- Alt + Shift + T （Windowsの場合）またはCmd + T（Macの場合）
Zoomミーティングのスクリーンショットを撮る必要がある場合の便利なショートカット。
- スペース(Space)（Windows、Macの場合）
ミュート状態にあり、質問にすばやく回答してからミュートに戻る必要がある場合は、スペースを確保して話している間、一時的にミュートを解除します。
残りの便利なズーム(Zoom)キーボードショートカットは、アプリの[設定](Settings)で学ぶことができます。デスクトップでZoom(Zoom)アプリを開き、アカウントにログインして、[設定](Settings)に移動します。完全なショートカットリストを表示するには、 [キーボードショートカット](Keyboard Shortcuts)を選択します。
参加者に(Attendees)音声(Their Audio)をミュートするように依頼する
Zoomプレゼンテーション中にマイクをミュートするように人々に依頼することは、明らかなヒントのように思えるかもしれません。ただし、チームにこの形式のオンラインプレゼンテーションに慣れていない人がいる場合は、プレゼンテーションを開始する前に、これを指摘することをお勧めします。
ズーム(Zoom)でこれを行う方法を指摘することで、彼らを助けることができます。
ショートカットAlt + A（Windowsの場合）またはCmd + Shift + A（Macの場合）を使用するか、会議に参加するときに(Mute my mic when joining a meeting)[設定](Settings) >[オーディオ(Audio )] > [マイクをミュート]のパスをたどってZoomアプリの設定(Settings)を使用してオーディオをミュートできます。
プレゼンテーションを一時停止して質問に答えます(Answer Questions)
プレゼンテーションがどれほど詳細であると思っても、聴衆はチームと共有したい質問や意見を持っている可能性があります。プレゼンテーションを頻繁に一時停止して、情報がすべての人にとって明確であるかどうか、および同僚に追加するものがあるかどうかを明確にするのに役立ちます。
フォローアップのためにチャットログを保存します
あなたがそれを主催しているときでさえ、プレゼンテーション中にメモを取ることが重要です。出席者が会議中に行う重要な質問や発言は、将来のフォローアップに役立つ可能性があります。幸いなこと(Luckily)に、Zoomはチャットログを保存できる機能を使ってそれを行うことができます。
ズーム(Zoom)はチャット履歴を自動的に保存しませんが、事前にこの機能を有効にする必要があります。
これを行うには、Zoomアカウント設定に移動し、[(Settings)会議(Meeting)] > [会議中（基本）](In Meeting (Basic)) >[チャットの自動保存(Auto saving chats)]のパスに従います。これにより、参加者間で非公開で送信されたメッセージも含め、チャット内のすべてのメッセージが自動的に保存されます。
ズームプレゼンテーションを記録する
最後のヒントは、ズームプレゼンテーションを記録する(record your Zoom presentation)ことです。これは、複数のレベルで有益な場合があります。会議に参加できなかった人や、特定の部分を詳しく調べたい参加者に録音を送信できます。また、録音を使用して、プレゼンテーションスキルを分析し、演説者としてのスキルを向上させることもできます。
会議の記録を忘れてしまうことが心配な場合は、[ズーム設定](Settings) > [記録]に移動し、開始時に(Recording)ズーム(Zoom)会議 の自動記録(Automatic recording)を有効にすることができます。
ズームプレゼンテーションスキル(Zoom Presentation Skills)を向上させる時間
Zoomなどのアプリで大規模な会議を開催することは新しい現実です。私たちがそれを好むかどうかにかかわらず、私たちはそれに適応しなければなりません。幸いなことに、Zoomは非常に直感的で使いやすいです。事前にすべてのテストとチェックを実行し(perform all the tests and checks in advance)ておけば、プレゼンテーションは確実にスムーズに実行されます。
Zoomで大きな会議を主催したことはありますか？Zoomで初めてプレゼンテーションを行う人と共有したいヒントは何ですか？以下のコメントセクションで、 Zoomの知識を私たちと共有してください。
10 Zoom Presentation Tips for Your Next Big Meeting
After you learned how to set up and use Zoom, you might feel you’re ready for your first big online meeting. However, a good host knows that a successful Zoom presentation requires a lot of preparation, as well as following a few rules.
If you’re looking to ace your next big meeting in Zoom, here are some tips that you can use to make sure everything runs smoothly and you come across as a confident and engaging presenter.
Check Your Equipment
The first thing to do to avoid hiccups during your Zoom presentation is to check your equipment. There are various tests you can perform to check if your webcam is working as well as fixes that you can perform if your mic doesn’t seem to work properly.
After you test the webcam, make sure you position it so that people can see your face rather than just your forehead or your shoulders. To do that, first decide whether you’re giving the presentation standing or sitting and then adjust your camera level.
A few other important things to check include your laptop battery. Plug it in if you’re not sure the battery will last the entire duration of your presentation. Also check your internet connection. Lagging video or audio will make it harder for the participants to stay focused.
Dress to Impress
Once you’re done with the technical side of things, take a critical look at yourself and your environment. If you’re planning to have your video on, it might be wise to change out of your PJs even if you’re at home. Dressing up will help you feel more confident and give you the right motivation.
If you’re not happy with your surroundings, you can always use Zoom’s excellent virtual background feature and make sure there’s nothing behind or around you that can distract the attendees from your Zoom presentation.
Rehearse Your Presentation Beforehand
Even if you’re a confident public speaker, it never hurts to rehearse a few crucial moments of the presentation. It’s impossible to predict every single issue that might arise, especially with Zoom presentations, so it can be difficult to improvise on spot if you haven’t rehearsed the whole thing in advance.
A good idea is to do a demo presentation at home with a family member, or with a friend over the internet. It’ll give you an idea of what to expect from your future meeting and what kind of challenges you need to overcome before doing your presentation.
Turn Off Meeting Entry Notifications
One way to minimize the distractions during your Zoom meeting is to disable the entry notifications for attendees. Not everyone will show up on time, and depending on the size of your team, hearing that ring and seeing the notification for every new entry pop up might not just disrupt your presenting process but also annoy you.
To disable these notifications, go to your Zoom account Settings > Meeting > In Meeting and toggle the Sound notification when someone joins or leaves setting off.
Ask Someone to Monitor the Waiting Room
Zoom has a Waiting Room where every participant gathers before entering the meeting. It’s an effective strategy to avoid random people joining in and ruining your presentation. The downside of this system is that you have to manually approve every request from the Waiting Room. If someone is late or tries to rejoin the meeting after it’s already started, you might not notice the notification and leave the person stuck in their personal Zoom limbo.
To avoid that, you can ask one of your colleagues to watch the Participant window to allow other attendees in from the Waiting Room.
Learn Essential Zoom Shortcuts
Learning the most useful shortcuts in Zoom can help you ace your presentation and become a pro host. Plus, some of them will help you quickly resolve any unexpected issues and save time during your presentation. Here are some of the most essential Zoom shortcuts you need to know.
- Alt + M (for Windows) or Cmd + Ctrl + M (for Mac)
This shortcut will mute everyone at once except the host (you).
- Alt + M (for Windows) or Cmd + Ctrl + U (for Mac)
This will unmute everyone for everyone except the host.
- Alt + Shift + T (for Windows) or Cmd + T (for Mac)
A handy shortcut for when you need to take a screenshot of your Zoom meeting.
If you’re on mute and need to quickly answer a question and then go back to mute, hold space while talking to temporarily unmute yourself.
You can learn the rest of the useful Zoom keyboard shortcuts in the app’s Settings. Open the Zoom app on your desktop, log into your account, and go to Settings. Select Keyboard Shortcuts to view the full shortcuts list.
Ask the Attendees to Mute Their Audio
Asking people to mute their mics during your Zoom presentation might seem like an obvious tip. However, if you have people that aren’t used to this format of online presentations on your team, we’d recommend making a point out of this before you start presenting.
You can help them by pointing out how to do this in Zoom.
You can mute your audio using the shortcut Alt + A (for Windows) or Cmd + Shift + A (for Mac), or through the Zoom app’s Settings by following the path Settings > Audio > Mute my mic when joining a meeting.
Pause Your Presentation to Answer Questions
No matter how detailed you think your presentation is, your audience might have questions or remarks throughout it that they want to share with the team. It helps to pause your presentation frequently to clarify if the information is clear to everyone and if your colleagues have anything to add.
Save the Chat Log for Follow-Ups
It’s important to take notes during the presentation even when you’re the one hosting it. Important questions and remarks that your attendees make throughout the meeting can be great for a future follow-up. Luckily, Zoom can do it for you with the feature that allows you to save your chat log.
Zoom won’t save your chat history automatically though, you have to enable this function in advance.
To do it, go to your Zoom account Settings and follow the path Meeting > In Meeting (Basic) > Auto saving chats. This will automatically save all the messages in the chat, even the ones sent privately between the attendees.
Record Your Zoom Presentation
One final tip is to record your Zoom presentation. It can be beneficial on more than one level. You can send the recording to the people who couldn’t make the meeting, as well as to the attendees who wish to go over certain parts in more detail. You can also use the recording to analyze your presenting skills and improve your skills as a public speaker.
If you’re worried that you’ll forget to record your meeting, you can go to Zoom Settings > Recording and enable Automatic recording of your Zoom meetings as they start.
Time to Improve Your Zoom Presentation Skills
Holding big work meetings in apps like Zoom is the new reality. Whether we like it or not, we have to adapt to it. The good news is, Zoom is pretty intuitive and easy to use. As long as you perform all the tests and checks in advance, your presentation is certain to run smoothly.
Have you ever hosted a big meeting in Zoom? What are some tips that you’d like to share with someone who’s about to hold a presentation in Zoom for the first time? Share your Zoom knowledge with us in the comments section below.
