ビデオ会議(Video conferencing)ツールは、個人的なコミュニケーションと専門的なコミュニケーションの両方をより効率的にし、時間と労力(time and effort)を節約することができます。つまり、もちろん、使用する適切なツールを選択した場合です。
従来、人々は電気通信に関して、頼りになるソフトウェアとしてSkypeを選択してきました。(Skype)ただし、これは非常に使いやすいアプリですが、いくつかの重要な機能にお金を払わなければならない、Skype名を変更する不必要な複雑なプロセス(process of changing your Skype name)など、特定の制限もあります。
Skypeから別のビデオ会議サービス(video conference service)への移行を検討している場合は、最大の競合他社であるZoomをご覧ください。他のソフトウェアよりも選択する主な理由には、使いやすさ、安価な価格、そしてもちろん、会議を作成するためにソフトウェアをダウンロードする必要があるのは1人だけであるという事実が含まれます。他の誰もが簡単にリンクをたどって、面倒なことなく それにジャンプすることができます。(link and jump)
ズームの設定方法(How To Set Up Zoom)
Zoomの最も魅力的な機能は、ソフトウェアをインストールしたり、登録プロセス(registration process)をまったく実行したりすることなく、ユーザーが会議に参加できることです。ただし、Zoomミーティング(Zoom meeting)を作成する場合は、それを設定して他の参加者を招待する必要があります。
ズーム(Zoom)の設定を開始するには、次の手順に従います。
- アプリのメインウェブサイトにアクセスして、アカウントを作成します。Webサイトで、右上隅にある[(right corner)サインアップ(Sign Up)]ボタンをクリックするか、電子メールを入力するか、FacebookまたはGoogleアカウント(Facebook or Google account)を使用してサインインします。
- メールアドレス(email address)を確認したら、ZoomのWebサイトに戻るリンクをたどり、連絡先の詳細を入力します。
- 次の画面では、[同僚を招待]ページに移動します。このページでは、 (Invite Colleagues)Zoomの連絡先(Zoom contact)リストにユーザーを招待できます。詳細を入力するか、この手順をスキップして後で行うことができます。
- 次のステップは、ソフトウェアをテストするための最初の会議を開始することです。画面の[今すぐ会議を開始(Start Meeting Now)]ボタンをクリックすると、アプリのダウンロードが求められます。
- ダウンロードが完了したら、アプリを開いてアカウントにサインイン(app and sign)します。次に、新しい会議を開始する、既存の会議に参加する、会議をスケジュールする、または連絡先と画面を共有するためのオプションが表示されます。
最初のZoomビデオ(Zoom video)会議が終了すると、アプリを完全に使い始めることができます。前述したように、Zoomを使用する最大の利点の1つは、他のユーザーが会議に参加するために(Zoom)アプリ(app or register)をダウンロードしたり、Webサイトに登録し たりする必要がないことです。
Zoomにサインアップすると、基本プラン(Basic Plan)が自動的に取得されます。無料で、開始または参加できる会議の数に制限はありません。1対1の会議の場合は時間制限がなく、3〜100人の会議の場合は40(time limit)分の制限(minute limit)があります。
また、 1人あたり月額$ 14.99 から、 Pro、Business、またはEnterpriseプランにアップグレードするオプションもあります。
プロのようにズームを使用する方法(How to Use Zoom Like a Pro)
Zoomの使用を開始すると、アプリがいかに直感的で、このソフトウェアを使用してビデオ会議を設定および整理するのがいかに簡単であるかがわかります。ただし、このアプリをより有効に活用し、チームワークをさらに効率化するために使用できる重要なヒントがいくつかあります。
将来の使用のために会議を記録する(Record Your Meetings For Future Use)
ズームを使用すると、ビデオハングアウトを録画して、将来使用するために保存できます。これは、会議の内容を出席できなかった人と共有するのに便利な機能です。
ビデオをコンピューターにローカルに保存するか、Zoomのクラウドストレージに保存するかを選択できます。通話を録音して保存するオプションは、デスクトップとWebアプリ(desktop and web app)の[マイミーティング設定](My Meeting Settings)にあります。
会議の出席シートを作成する (Create Your Meeting’s Attendance Sheet )
Zoomを使用すると、すべての会議の出席シート(s attendance sheet)を生成し、後で参照できるように保管できます。通話が終了すると、レポートにその情報が自動的に生成されます。
そのリストを見つけるには、 [会議(Meetings)のズーム]タブに移動し、[レポート(Reports)]を検索します。出席者リストを取得するには、その会議の主催者である必要があることに注意してください。
画面共有中に注釈ツールを使用する(Use The Annotation Tool While Screen Sharing)
Zoomは、優れたビデオ通信ソフトウェア(video communication software)であるだけでなく、優れた画面共有アプリ(excellent screen sharing app)でもあります。注釈ツール(annotation tool)のおかげで、お互いの画面(s screen)を見ることができることに加えて、Zoomユーザーは表示された画面に描画したり、画面の重要な部分を強調表示してコメントを書き込んだりできます。そうすれば、話し合った問題についてお互いに即座にフィードバックを与えることができます。
画面共有中にそのツールにアクセスするには、画面上部の[表示オプション]をクリックして、[(View Options)注釈(Annotate)]を選択します。
キーボードショートカットを使用する(Use Keyboard Shortcuts)
時間を節約してパワーユーザー(power user)になりたい場合は、キーボードショートカットを学ぶこと(learning keyboard shortcuts)から始めるのが常に最適です。ズーム(Zoom)もそのルールの例外ではありません。
このアプリを定期的に使用する場合、これらのいくつかのショートカットを使用すると、時間を大幅に節約できます。
- Cmd + I（Macの場合）またはAlt + I（Windowsの場合）を使用すると、[(Windows)招待]ウィンドウ(Invite window)に直接移動します。
- Cmd + Ctrl + M（Macの場合）またはAlt + M（Windowsの場合）は、会議の全員をミュートします（会議の主催者(meeting host)の場合）。
- Cmd + Shift + S（Macの場合）またはAlt + Shift + S（Windowsの場合）が画面共有を開始します。
ズームとSkype(Zoom vs Skype)
SkypeとZoom(Skype and Zoom)はどちらもリモートチームにとって優れたコラボレーションツールですが、どちらも完璧ではありません。つまり、両方を試して、どちらがあなたとあなたのチームにとって特に効果的かを確認する必要があるかもしれません。
ここでの一般的なコンセンサスは、Skypeは企業間でより認識されていますが、Zoomは実際には、頻繁なビデオ会議やチャットを必要とするチームに使用するためのより優れた（そしてより安価な）ツールです。したがって、日常のコミュニケーション用のアプリを探している場合は、Zoomを試してみることをお勧めします。
自分に最適なビデオ通信ソフトウェア(communication software)をすでに選択している場合は、私たちに教えてください：あなたはチームズームですか、それともチームスカイプ(Zoom or team Skype)ですか？以下のコメントセクション(comment section)であなたの考えや意見を共有(Share)してください。
How To Set Up & Use Zoom – Is It Better Than Skype?
Vіdeo cоnferencing tools can make both your personal and professional communication more efficient, and save you time and effort. That is, of сourse, if you choose the right tool to usе.
Traditionally, people have been choosing Skype as their go-to software when it comes to telecommunications. But while it’s a great easy-to-use app, it also comes with certain limitations, like having to pay for some essential features or the unnecessary complicated process of changing your Skype name.
If you’re considering migrating from Skype to a different video conference service, take a look at its biggest competitor Zoom. The main reasons to choose it over other software include the ease of use, cheap price, and of course the fact that only one person needs to download the software in order to create the meeting. Everyone else can simply follow the link and jump on it without any hassle.
How To Set Up Zoom
By far the most attractive feature that Zoom has is the user ability to join a meeting without having to install any software or go through the registration process at all. However, when you’re the one creating a Zoom meeting you will still have to set it up and invite other participants.
In order to get started with setting up Zoom, follow these steps:
- Head over the the app’s main website and create an account. On the website, click on the Sign Up button in the upper right corner, enter your email, or use your Facebook or Google account to sign in.
- Once you confirm your email address, follow the link back to Zoom’s website and enter your contact details.
- The next screen will take you to the Invite Colleagues page, where you can invite people to join your Zoom contact list. You can either fill in their details or skip this step to do it later.
- The next step is starting your first meeting to test the software. Click the Start Meeting Now button on the screen, and it will prompt the app’s download.
- Once the download is finished, open the app and sign into your account. You will then be presented with options to start a new meeting, join an already existing meeting, schedule a meeting, or share a screen with your contacts.
When you finish your first Zoom video conference, you can start using the app fully. As we mentioned before, one of the biggest advantages of using Zoom is that other users don’t have to download the app or register on the website to join your meetings.
When you sign up for Zoom, you automatically get the Basic Plan. It’s free and includes unlimited number of meetings that you can start or join, no time limit when it comes to one-on-one meetings and a 40 minute limit on meetings with 3 to 100 people.
You also have an option to upgrade to a Pro, Business, or Enterprise plan starting at $14.99 per month per person.
How to Use Zoom Like a Pro
When you start using Zoom, you’ll see how intuitive the app is and how easy it is to set up and organise video meetings using this software. However, there are a few essential tips that you can use to make better use of this app and make your teamwork even more efficient.
Record Your Meetings For Future Use
Zoom allows you to record your video calls and save them for future use. This is a feature that you’ll find handy for sharing the contents of your meetings with people who couldn’t attend them.
You can choose to save the video locally on your computer or in Zoom’s cloud storage. You’ll find the option to record and save your call in your desktop and web app under My Meeting Settings.
Create Your Meeting’s Attendance Sheet
With Zoom you can generate every meeting’s attendance sheet and keep it for future reference. You will find that information in the report automatically generated after your call is finished.
In order to find that list, go to the Zoom Meetings tab, and search for Reports. Keep in mind that in order to get the attendee list you’re required to be the host of that meeting.
Use The Annotation Tool While Screen Sharing
In addition to being a great video communication software, Zoom is also an excellent screen sharing app. In addition to the ability to see each other’s screen, thanks to the annotation tool, Zoom users can draw on the displayed screen and write comments by highlighting the important parts of it. That way you can give each other instant feedback on the issues discussed.
To access that tool while screen sharing, click on View Options on the top of the screen and choose Annotate.
Use Keyboard Shortcuts
If you want to save time and become a power user, learning keyboard shortcuts is always a great place to start. Zoom is no exception to that rule.
If you use this app on a regular basis, these few shortcuts will save you lots of time.
- Cmd + I (for Mac) or Alt + I (for Windows) will take you straight to the Invite window.
- Cmd + Ctrl + M (for Mac) or Alt + M (for Windows) will mute everyone at the meeting (if you’re the meeting host).
- Cmd + Shift + S (for Mac) or Alt + Shift + S (for Windows) will begin screen sharing.
Zoom vs Skype
While both Skype and Zoom are great collaboration tools for remote teams, neither of them is perfect. Meaning you might have to try both and see which one works better for you and your team specifically.
The general consensus here is that while Skype has more recognition among businesses, Zoom is actually a better (and cheaper) tool to use for those teams that require frequent video meetings and chats. So if you’re looking for an app for day-to-day communication, we recommend giving Zoom a try.
If you’ve already made the choice what video communication software is best for you, tell us: are you team Zoom or team Skype? Share your thoughts and opinions in the comment section below.
