不要な電子メールは、コンピュータのメモリの大部分を占める可能性があります。これを回避するために、Microsoftは、ローカルPCにダウンロードできるメールの量を決定するパラメーターをMicrosoftOutlookに提供しています。^{(Microsoft Outlook)}したがって、メールアカウントがOffice365やHotmailなどのMicrosoftExchange Serverにリンクされている場合、構成されたパラメーターによって、コンピューターのメール制限が自動的に設定されます。必要に応じて、この設定を変更して、Outlook^{(Outlook download all emails)}にサーバーからすべての電子メールをダウンロードさせることができます。

Outlookにすべてのメールをダウンロードさせる

GoogleなどのMicrosoftExchangeServerが提供するサービス以外のメールプロバイダーサービスを使用している場合、Outlookはパラメーターを無視し、すべてのメールをダウンロードします。

OutlookのExchangeServerからすべての電子メールをダウンロードするには-

1. リンク^(Link)を介してMicrosoftExchangeに接続します
2. Exchangeアカウント設定を変更します。

1]リンク^(Link)を介してMicrosoftExchangeに^{(Microsoft Exchange)}接続^(Connect)します

Exchangeサーバーからすべての電子メールをダウンロードする最も簡単な方法は、フォルダーの一番下までスクロールすることです。サーバー上のそのフォルダーにさらにアイテムがある場合は、「ここをクリックしてMicrosoftExchangeの詳細を表示する^{(Click here to view more on Microsoft Exchange)}」リンクが表示されます。

リンクをクリックすると、数秒でOutlookがすべての電子メールをコンピューターにダウンロードし始めます。

2]Exchangeアカウント設定を変更します

このためには、Microsoft Outlookを開き、 ^{(Microsoft Outlook)}[ファイル^(File)]メニューに移動して、[アカウント設定]を選択します。

次に、ドロップダウンメニューから[アカウント設定]を再度選択します。^{(Account Settings)}

[アカウント設定]^{(Account Settings)}ウィンドウが表示されたら、アカウントを選択して[変更^(Change)]ボタンをクリックします。

その後、開いた[オフライン設定]ウィンドウで、[キャッシュ交換モードを使用する]^{(Use Cached Exchange Mode)}が有効になっているかどうかを確認します。はいの場合は、「メールをオフラインに保つ^{(Mail to keep offline)}」スライダーを希望の制限時間までスライドさせます。

デフォルトでは、3日から5年までのオプションとすべて^(All)が利用可能です。Outlookですべてのメールをコンピュータにダウンロードする場合は、[すべて]を選択し^(All)ます。^(Choose)「すべて^(All)」オプションを選択する前に、コンピュータに十分なディスク^(Disk)容量があることを確認してください。

完了したら、[次へ]をクリックし、プロンプトが表示されたら^(Nex)Outlookを再起動します。

プロセスが完了すると、Outlookの下部に「すべてのフォルダが最新です^{(All folders are up to date)}」というメッセージが表示されます。これは、すべての電子メールをMicrosoftExchangeServerからOutlookアカウントにダウンロードしたことを示しています。

関連^(Related)：Outlookで欠落しているサーバーオプションにメッセージのコピーを残します。

このヒントがお役に立てば幸いです。^{(Hope you find this tip useful.)}

How to make Outlook download all emails from server

Unwanted emails can take up a large space of your computer memory. To avoid this, Microsoft offers a parametеr іn Microsoft Outlook that determines how much mails should be available for download on your local PC. So, if your mail account is linked to Microsoft Exchange Server like Office 365 or Hotmail then, the configured parameter will automatically set the mails limit for your computer. If required, you can change this setting and make Outlook download all emails from the server.

Make Outlook download all emails

If you’re using a mail provider service other than the one provided by Microsoft Exchange Server, like Google then, Outlook will simply ignore the parameter and download all mails.

To download all emails from Exchange Server in Outlook-

1. Connect to Microsoft Exchange via Link
2. Change Exchange Account Settings.

1] Connect to Microsoft Exchange via Link

The simplest way to download all your emails from Exchange server is to scroll down to the bottom of a folder. If there are more items in that folder on the server, you’ll see a ‘Click here to view more on Microsoft Exchange’ link.

Hit the link and in seconds Outlook will begin to download all the emails to your computer.

2] Change Exchange Account Settings

For this, open Microsoft Outlook and go to the ‘File’ menu and choose ‘Account Settings’.

Next, select ‘Account Settings’ again from the drop-down menu.

When directed to the ‘Account Settings’ window, select your account and hit the ‘Change’ button.

Thereafter, in the ‘Offline Settings’ window that opens up, check if ‘Use Cached Exchange Mode’ is enabled. If yes, slide the ‘Mail to keep offline’ slider to the desired time limit you want.

By default, options ranging from 3 days up to 5 years and All are available. Choose ‘All’ if you would like Outlook to download all of your mail to your computer. Before choosing ‘All’ option, make sure you have enough Disk space available on your computer.

When done, click ‘Next’ and restart Outlook, when prompted.

Once the process, is complete, you’ll notice a message at the bottom of Outlook saying ‘All folders are up to date’. This indicates that you have downloaded all your emails from Microsoft Exchange Server to your Outlook account.

Related: Leave a copy of messages on the server option missing in Outlook.

Hope you find this tip useful.

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