自宅でリモートのオンライン会議を行う機能は非常に便利です。しかし、それはまた、非常に恥ずかしい瞬間のための機会の全リストを紹介します。
子供、ペット、赤ちゃん、または屋外を表示する窓が後ろにある場合は、災害のレシピのすべての要素があります。
この記事では、困惑するオンライン会議につながる可能性のある最も一般的な問題のいくつかと、それらを防ぐ方法について説明します。
オンライン会議：何が(Could)うまくいかない可能性があります(Go Wrong)か？
そのような恥ずかしい瞬間の最も有名な例の1つは、ロバート・ケリー教授が(Professor Robert Kelly)BBCによってテレビで生のインタビューを受けていたときに起こりました。
ケリーの幼児の子供のうちの1人は、インタビューの途中で彼のオフィスに足を踏み入れました。そして、彼の赤ちゃんもウォーカーに乗って歩きました。最後に、彼の必死の妻は部屋から子供たちを引き抜くために部屋に駆け込みます。
これは恥ずかしいオンライン会議の瞬間(online meeting moment)であっただけでなく、ライブで行われ、世界中の何百万人もの視聴者に放送された瞬間でもありました。
困惑するオンライン会議(Embarrassing Online Meeting)の瞬間を防ぐ
ワークスペース、コンピューター、および会議自体をセットアップして、不幸なイベントの可能性を減らす方法がいくつかあります。
これらのガイドラインをすべて守れば、すべてのオンライン会議がスムーズに行われ、「思い出に残る」瞬間がなくても安心できます。
使用していないときはカメラをブロックする
Webカメラを使用していない限り、Webカメラをカバーしておく必要があるセキュリティ上の理由はたくさんあります。ただし、セキュリティはさておき、準備が整う前にオンライン会議の開始時にビデオを表示したくない場合もあります。
彼らのウェブカメラが開いたバスルームのドア(bathroom door)に向けられていたので、会議中にバスルームに行くのを捕まえた人々の話(stories of people caught going to the bathroom)がありました。
これは複数の理由で発生する可能性があります。
- Webカメラは会議の開始時に自動的にオンになります
- 会議中にカメラがオンになっていることを忘れた
- あなたは会議が終わったと思ったが、人々が接続している間、カメラはまだオンになっている
これらすべてのシナリオを防ぐ最も簡単な方法は、Webカメラにスライダーカバーがある場合はそれを使用することです。(slider cover)そうでない場合は、使用していないときにカメラの上に置いておくために、テープを手元に置いておきます。
バックグラウンドウィンドウでカーテンを使用する
Windowsはオフィスに光を当てるのに最適かもしれませんが、オンライン会議に参加しているときは、多くの問題を引き起こす可能性があります。
ウィンドウの困惑につながる可能性のあるシナリオは複数あるので、3つの主要なシナリオを見てみましょう。
あなたは悪役のように見えます
誰か(Imagine someone)が会議に現れて、彼らが暗い部屋の影のように見えるだけだと想像してみてください。その人についての第一印象はどうですか？
ほとんどの人は、悪役がダンジョンの隠れ家(dungeon lair)に座って、次の邪悪な計画(evil plan)を計画している映画をいくつでも思い出します。
窓から差し込む光は、ほとんどのWebカメラでトリックを実行し、自動的に光をフィルタリングするように強制し、部屋全体を実際よりもはるかに暗く見せます。
この問題を解決する最も簡単な方法は、後ろの窓にカーテンを着せ、会議中は常にカーテンやシェードを閉じたままにすることです。
ペットは窓が大好き
ペットも窓が大好きで、ペットとオンライン会議がうまく組み合わされることはめったにありません。
あなたが話している間に会議(meeting snickering)の人々がニヤリと笑っているのに気づいたら、あなたはあなたの後ろを見てみたいと思うかもしれません。
オッズはかなり良いですあなたの猫は良くないまでです。
オンライン会議を開始する準備ができたら、すべてのペットを部屋から出して、ビデオ会議(video conference)中に恥ずかしい思いをさせる準備ができている窓枠(window sill)にペットが隠れないようにします。
注：オフィスのドアを閉める(office door)（そしてロックする）と、不要なペットやその他の招かれざる客を防ぐことができます。
アウトドアはいつも素敵ではない
ウィンドウに関する他の問題は、それらのウィンドウの反対側で発生するものです。
あなたは本当にあなたの同僚や他の会議の出席者があなたの隣人が彼らのパジャマで外の芝生を刈っているのを見たいですか？
誰が、何が窓を通り過ぎるのかわからないので、後ろの窓にカーテンがあり、それを使用していることを確認するもう1つの理由があります。
照明をクランクアップ
照明について言えば、明るいオフィスはWeb会議中に最高のビデオを作成します。完璧な照明を実現するための最良の方法は、向かい合っているモニターの後ろまたは横に窓があるように机を配置することです。
側面の窓からの自然光は、後ろの窓とは逆になります。ウェブカメラに光をフィルターさせる代わりに、カメラが拾うように自然光を当てます。
オフィスの正しい方向に窓がない場合、次善の解決策は、できるだけ多くのオーバーヘッドライトをオンにすることです。
さらに良いことに、 (Better)Philips Hueライトを使用して、最も明るい設定に設定します。
会議の前に片付けます
ミシガン大学による2018年の調査(2018 study by the University of Michigan)によると、心理学者は、人々が自分のオフィスの状態だけで人々について否定的な意見を表明していることを発見しました。
この発見は(finding isn)驚くべき(t surprising)ことではありません。ただし、1週間一生懸命働いていて、そのオンラインビデオ会議(video meeting)の前に周囲のスペースを片付ける時間がなかった場合は残念です。
簡単な解決策は、ビデオ会議(video meeting)の開始前にカレンダーで少なくとも15分をスケジュールすることです。その時間を費やして、あなたの後ろにある雑然としたものをすべて拾い上げてください。少なくとも、カメラが見ることができるすべてのものをクリーンアップします。
部屋全体がきれいである、またはデスクトップ(desktop isn)がまだ散らかっていないという意味ではないかもしれませんが、会議に参加する人々が散らかっていることを見ることができない場合、彼らはそれ以上のことを知りません。
ああ、私たちが作る音
ビデオ会議(video conference)では、サウンドが最悪の敵になる可能性があります。マイクが困惑する方法はいろいろあります。
マイクがオンになっていることを忘れて、次のいずれかを実行することを検討してください。
- ポテトチップスなどのカリカリで騒々しい(crunchy and loud)ものを食べる
- 誰もが聞くことができるあなたの息の下で同僚について否定的な何かをつぶやく
- 配偶者や他の家族(family member)と個人的な会話をする(side conversation)
- 恥ずかしい体の音を出す
これらのシナリオはすべて、軽度のユーモラスなものから痛々しいほど恥ずかしいものまでさまざまです。
解決策は何ですか？話す必要がない限り、会議の開始時に常にミュートされていることを確認し、会議中は(Always)マイクの状態(microphone status)を注意深く監視してください。
さらに良いことに、会議の開始時にマイクが自動的にミュートされたままになるように、ビデオ会議ソフトウェアの設定を構成します。(video conference software)
Skypeでは、この設定は[設定](Settings)メニューの[オーディオとビデオ(Audio & Video)]の下にあります。着信のミュート解除がオフに(Unmute for incoming calls)なっていることを確認してください。
ほとんどの主要なビデオ会議アプリケーションには、マイクの設定が似ています。
その他の役立つヒント
上記のアドバイスをすべて念頭に置いておくと、ビデオ会議がスムーズに進行し、問題が発生することはありません。
ビデオハングアウトに役立つ可能性のある他のヒントがいくつかあります。
- 画面の共有(Sharing screens)：画面を共有するときは、正しい画面が強調表示される前に共有ボタンを(share button)選択しないでください。すべての主要なオンライン会議アプリは、選択した画面を強調表示するため、共有する画面を常に把握できます。間違った画面を共有すると、他の人に見たくないものが表示される可能性があります。
- 恥ずかしい通知(Embarrassing notifications)：会議中に画面を共有しているときに同僚があなたに個人的なメッセージを送信することほど悪いことはありません。(s nothing)すべてのビデオ会議(video conference)の前にWindows通知を無効にします。
- ウィンドウ(Window placement)の配置：人々が犯すよくある間違いは、ウェブカメラから離れた画面に全員の顔を向けてチャットウィンドウを配置することです。(chat window)代わりに、同じ画面に配置して、人を直接見ているように見せます。
- 仮想背景– (Virtual backgrounds)ZoomやSkype(Zoom and Skype)などのほとんどのアプリでは、仮想背景を選択できるようになりました。プリセットから何かを選択するか、独自の画像をダウンロードして背景として使用することができます。一部のアプリでは背景もぼかすことができるため、通話の背景が悪い場合は、仮想の背景を入手してください。
ビデオ会議中に恥ずかしい瞬間があったことはありますか？以下のコメントセクションであなたの話を聞いてみたいです。
How to Prevent Embarrassing Online Meeting Moments
The ability to have remote, online mеetings at home can be very cоnvenient. But it also introduces a whole list of opportunities for very embarrassing moments.
If you have kids, pets, babies or even a window behind you displaying the outdoors, you have all of the ingredients of a recipe for disaster.
In this article we’ll cover some of the most common issues that could lead to embarrassing online meetings, and how to prevent them.
Online Meetings: What Could Possibly Go Wrong?
One of the most famous examples of just such an embarrassing moment happened to Professor Robert Kelly when he was being interviewed live on television by the BBC.
One of Kelly’s toddler-aged children walked into his office, mid-interview, and so did his baby in a walker. Finally, his frantic wife races into the room to extract the children from the room.
Not only was this an embarrassing online meeting moment, but it was one that took place live and was broadcast around the world to millions of viewers.
Preventing Embarrassing Online Meeting Moments
There are ways you can set up your workspace, your computer, and the meeting itself to reduce the odds of any unfortunate events.
If you follow all of these guidelines, you can rest assured that all your online meetings will go smoothly and without any “memorable” moments.
Block Your Camera When Not In Use
There are a lot of security reasons why you should keep your webcam covered unless it’s in use. But security aside, you also don’t want to show your video at the start of an online meeting before you’re ready.
There have been stories of people caught going to the bathroom during a meeting because their webcam was pointed toward an open bathroom door.
This can happen for multiple reasons.
- The webcam turns on automatically at meeting start time
- You forget that the camera is turned on during a meeting
- You thought the meeting ended but the camera is still on while people are connected
The easiest way to prevent all of these scenarios is to use the slider cover on your webcam if it has one. If it doesn’t, then keep some tape handy to keep over the camera when it’s not in use.
Use Curtains On Background Windows
Windows might be great to let light into your office, but when you’re in an online meeting they can cause a lot of problems.
There are multiple scenarios that can lead to embarrassment with windows, so let’s explore the three main ones.
You Look Like a Villain
Imagine someone showing up in a meeting and they only appear like a shadow in a darkened room. What would your first impression be about that person?
Most people would be reminded of any number of movies where a villain is sitting in a dungeon lair, plotting their next evil plan.
Light flowing in through a window plays tricks with most webcams and forces them to automatically filter light, making the entire room appear much darker than it actually is.
The easiest way to fix this issue is to dress any windows behind you in curtains, and always keep the curtains or shades closed during meetings.
Pets Love Windows
Pets also love windows, and pets and online meetings rarely combine very well.
If you notice people in the meeting snickering or chuckling while you’re talking, you may want to take a look behind you.
The odds are pretty good your cat is up to no good.
If you’re ready to start an online meeting, get all of your pets out of the room so they aren’t hiding on the window sill ready to embarass you during your video conference.
Note: Shutting the office door (and locking it) can keep out unwanted pets and other uninvited guests.
The Outdoors Aren’t Always Lovely
The other problem with windows is the stuff that happens on the other side of those windows.
Do you really want your coworkers or other meeting attendees seeing your neighbor mowing the lawn outside in their pajamas?
You never know who or what is going to pass by the window, so this is yet another reason to make sure that window behind you has curtains, and that you use them.
Crank Up The Lighting
Speaking of lighting, a well lit office makes for the best video during a web conference. The best way to accomplish perfect lighting is to position your desk so that there’s a window (with the curtains open) either behind the monitor you’re facing, or off to the side.
Natural light from windows on the side does the opposite that a window behind you does. Instead of forcing the webcam to filter light, it sheds natural light on you for the camera to pick up.
If you don’t have a window located the right way in your office, the next best solution is to turn on as many overhead lights as you have.
Better yet, use Philips Hue lights and set them to the brightest setting.
Tidy Up Before Meetings
According to a 2018 study by the University of Michigan, psychologists found that people developed negative opinions about people just by the state of their office.
This finding isn’t surprising. However, it’s unfortunate if you’ve been working hard all week and just haven’t had time to clean up the space around you before that online video meeting.
The easy solution is to schedule at least 15 minutes in your calendar before the start of the video meeting. Spend that time picking up all of the clutter behind you. At least clean up everything that the camera can see.
It may not mean the entire room is clean, or that your desktop isn’t still cluttered, but if people attending the meeting can’t see the clutter, they won’t know any better.
Oh The Sounds We Make
Sound can be your worst enemy during a video conference. There are all kinds of ways your microphone can embarrass you.
Just consider forgetting your microphone is turned on and doing any of the following:
- Eating chips or something else crunchy and loud
- Muttering something negative about a coworker under your breath that everyone can hear
- Having a personal side conversation with your spouse or other family member
- Making embarrassing bodily sounds
All of these scenarios could range from mildly humorous to painfully embarrassing.
What’s the solution? Always check that you’re muted at the start of the meeting unless you need to speak, and keep a close eye on your microphone status during the meeting.
Even better, configure your video conference software settings so that the microphone automatically stays muted when the meeting starts.
In Skype, you can find this setting in the Settings menu, under Audio & Video. Just make sure Unmute for incoming calls is turned off.
Most major video conferencing applications have a similar setting for the microphone.
Other Helpful Tips
Keeping all of the above advice in mind will ensure that your video conferences go smoothly and without any hiccups.
There are a few other tips that may help with your video calls:
- Sharing screens: When sharing your screen, don’t select the share button before you see the correct screen highlighted. Every major online conferencing app highlights the screen you’ve selected so you always know which screen you’re going to share. Sharing the wrong screen could lead to people seeing things you don’t want them to.
- Embarrassing notifications: There’s nothing worse than a coworker sending you a personal message while you’re sharing your screen during a meeting. Disable windows notifications before every video conference.
- Window placement: A common mistake people make is placing the chat window with everyone’s faces on a screen away from the webcam. Instead, place it on the same screen so it looks like you’re looking at people directly.
- Virtual backgrounds – Most apps like Zoom and Skype now let you choose a virtual background. You can either pick something from the presets or you can download your own image and use it as a background. Some apps let you blur the background too, so if you’re stuck with a bad backdrop for your call, get a virtual one.
Have you ever had any embarrassing moments during your videoconferences? We’d love to hear your story in the comments section below.
