メールの個人用コピーを保管しておくと、後で参照する必要がある場合に便利です。たとえば、次の仕事のためにサンプルを文書化したり、作業したプロジェクトを保存したり、受け取ったフィードバックを保持したりすることができます。

仕事用のメールをバックアップする^{(back up your work emails)}ために使用できる方法はいくつかあります。それらの1つは、 PDF^(PDF)として保存することです。仕事用の電子メールの場合は、法的な影響を避けるために、電子メールのアーカイブを作成する前に上司またはIT部門に確認する必要があります。 

理由が何であれ、いくつかの簡単な手順でメールをPDFとして保存する方法を紹介します。^(PDF)

メールをPDFファイルとして保存する方法^{(How to Save an Email as a PDF File)} 

このガイドでは、Gmail、Outlook、またはMac用の^(Mac)メール^(Mail)アプリでメールをPDF^(PDFs)として保存する方法について説明します。

Outlook（Windows）

これらの手順を使用して、 Outlook^(Outlook)からコンピューターまたは電話に電子メールをPDFとして保存できます。

1. PDFファイルとして保存する電子メールメッセージを開き、 [ファイル]^(File) >[印刷]^(Print)を選択します。 

1. [プリンタ^(Printer)]セクションのドロップダウンメニューで[ MicrosoftPrinttoPDF ]を選択します。 

1. 次に、[印刷]^(Print)を選択します。 

1. [印刷出力に名前を付けて保存]ボックスで、 ^{(Save Print Output As)}PDFファイルを保存するフォルダーに移動します。

1. [ファイル名]^{(File Name)}フィールドでファイルの名前を変更し、 [保存^(Save)]を選択して変更を有効にすることができます。 

Outlookの以前のバージョン（2010以前）では、電子メールメッセージをHTMLファイルとして保存してから、 ^(HTML)PDFファイルに変更する必要があります。 

1. 電子メールメッセージウィンドウで [ファイル]^(File) > [名前を付けて保存]^{(Save As)}を選択します。

1. [名前を付けて保存^{(Save As)}]ボックスに移動し、 PDFファイルを保存するフォルダーを見つけます。[ファイル名]フィールドで^{(File Name)}PDFファイルの名前を変更し、[ファイルの種類^{(Save as Type)}]ドロップダウンメニュー で[HTML]を選択します。

1. [保存]^(Save)を選択し、Word文書を開き、[ファイル]^(File) > [開く]を選択して、前に保存した^(Open)HTML ファイル^(file)を選択します。 

1. [ファイル^(File)] > [名前を付けて保存^{(Save As)}]を選択し、ファイルを保存する^{(Save as)}場所^(location)を選択してから、[ファイルの種類^(Type)]ドロップダウンメニュー で[ PDF ]を選択します。

1. [保存^(Save)]を選択し、選択したフォルダー内のPDFファイルを確認します。

注^(Note)：Outlook 2007を使用している場合、電子メールを^{(Outlook 2007)}PDFファイルとして保存するオプションを見つけるのに苦労する可能性があります。代わりに、電子メールメッセージをコピーして、Word文書に貼り付けてから、文書をPDFファイルとして保存することができます。メッセージにはヘッダーがありませんが、Word文書に手動で入力できます。

Outlook（Mac）

Macで^(Mac)Outlookを使用していて、電子メールをPDFファイル として保存する場合は、手順が少し異なります。

1. Outlookで^(Outlook)PDFとして保存する電子メールメッセージを開き、 [ファイル]^(File) >[印刷^(Print)]を選択します。 

1. 次に、[ PDF ]ドロップダウンメニューで[ PDFとして保存]を選択します。^{(Save as PDF)}

1. 保存するPDF のファイル名^{(file name)}を入力します。

1. [場所^(Where)]の横の矢印を選択し、 PDFファイルを保存するフォルダーに移動します。

1. 次に、[保存]^(Save)を選択します。

メールアプリ ^{(Mail App )}

メール^(Mail)アプリは、macOSおよびiOSデバイスのユーザーが利用できます。メール^(Mail)アプリからのメールメッセージをMacまたはiPhone/iPadのPDFファイルとして保存することもできます。

マック^(Mac)

電子メールをPDFとして保存して他の場所で使用したり、後で参照できるように保存したりする場合は、次の手順を使用してください。

1. メール^(Mail)アプリを開き、PDFファイルとして保存するメール会話を選択します。^{(email conversation)}

1. [ファイル]^(File) > [ PDFとしてエクスポート]を^{(Export as PDF)}選択して、電子メールをPDFファイルとして保存します。

iOS (iPhone/iPad)

iOSデバイスでメール^(Mail)アプリを使用している場合でも、メールをPDFファイルとして保存できます。

1. iPhone / iPadでメール^(Mail)アプリを開き、保存するメールメッセージを選択します。
2. 下の矢印^(arrow)をタップします。

1. 次に、メニューから[印刷^(Print)]をタップします。

1. ドキュメントの印刷画面が表示されます。次に、中央から外側にピンチして、電子メールメッセージを拡大する必要があります。

1. これを行うと、新しい画面が表示され、電子メールがPDFに変換されます。あなたが今しなければならないのは^(All)PDFを共有することだけです。画面の右上にある[ 共有^(Share)]をタップします。

1. 次に、 [共有]メニューの[^{(Share Menu)}ファイル^{(Save to Files)}に保存]をタップします。

1. フォルダを選択して[保存^(Save)]をタップします。 

または、 Shortcuts^(Shortcuts)アプリを使用して、電子メールメッセージをPDFファイルとして保存することもできます。 

1. iPhone / iPadでショートカットを開き、MakePDFショートカットの横にある3つのドットをタップし^(Shortcuts)ます^{(Make PDF)}。

1. 画面の右上にある3つのドット^{(three dots)}をタップしてから、[共有シートに表示^{(Show in Share Sheet)}]オプションを[オン^(On)]に切り替えます。 

Gmail

Gmailをデフォルトのメールアプリとして使用している場合は、メールメッセージをPDFファイルとしてパソコンまたはモバイルデバイスに保存できます。

ウィンドウズ^(Windows)

Windows 10 PCで^{(Windows 10)}Gmailを使用している場合は、いくつかの簡単な手順で電子メールメッセージをPDFファイルとして保存できます。 

1. 電子メールメッセージを開き、[返信^(Reply)]アイコン の横にある[その他^(More)] （3つのドット）を選択します。

1. 次に、[印刷]^(Print)を選択します。 

注：メールスレッド全体を印刷する場合は、[すべて^(Note)印刷^(Print)]を選択します。 

1. 表示される印刷ダイアログで、印刷先として [ Microsoft PrinttoPDF ]を選択します。^{(Microsoft Print to PDF)}

注^(Note)：印刷ダイアログが表示されない場合は、  Ctrl + Pを選択してください^(P)

1. [印刷]^(Print)を選択します。 

マック^(Mac)

GmailでメールをPDFとして保存する手順は、Macの^(Mac)Windowsとは少し異なります。

1. 電子メールメッセージを開き、[その他^(More)]（3つのドット） を選択します

1. [印刷]^(Print)を選択します。 

1. [ PDF ]ドロップダウンメニューを選択し、[ PDFとして保存^{(Save as PDF)}]を選択します。 

1. 次に、PDFファイルを保存するフォルダを選択し、[保存]を選択し^(folder)ます^(Save)。

アンドロイド^(Android)

Androidデバイスをお持ちでGmailアプリを使用している場合は、メールメッセージをPDFファイルとして携帯電話またはタブレットに保存できます。 

1. Gmailでメールの会話を開き、 [その他^(More)]（3つのドット）>[印刷^(Print)]を選択します。

1. 次に、右上のドロップダウン矢印^{(drop-down arrow)}をタップします。

1. [ PDFとして保存^{(Save as PDF)}]をタップします。

1. 次に、PDFまたは印刷アイコンをタップします。

1. PDFファイルを保存する場所を選択します。 

iOS

Gmail for iOSでは、メールをPDFファイルとして保存または印刷できます^(PDF)。 

1. Gmailでメールメッセージを開き、[その他^(More)]（3つのドット）をタップします。

1. [印刷^(Print)]をタップします。

1. 次に、AirPrintをタップします。

1. [プリンタ^(Printer) オプション]^(Options)画面に表示されるページのサムネイルをピンチしてズームインし、電子メールメッセージをPDFに変換します。

1. PDFプレビュー画面で[共有^(Share)]をタップします。

1. 次に、[ファイルに保存]を^{(Save to Files)}タップして、PDFをローカルに保存します。

これらの電子メールを将来の使用のためのドキュメントとして保持します^{(Keep Those Emails as Documents for Future Use)}

電子メールメッセージをPDFファイルとして保存することは、特定のメッセージをバックアップしたり、共有したり、簡単にアクセスできるようにするための便利な方法です。 

PDFを編集する^{(edit a PDF)}方法、PDFをWordファイルに変換する^{(convert a PDF to a Word file)}方法、またはPDFをWord文書に挿入する^{(insert your PDF into a Word document.)}方法についてのガイドをご覧ください。

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How to Save an Email as a PDF File

Keeping a perѕоnal copy of your emails can come in handy when you need to refer to them later. For example, you may wish to document samples for your next job, save projects you worked on, or retain feedback yоυ received.

There are several methods you can use to back up your work emails. One of them is to save it as a PDF. If it’s a work email, you’ll need to check with your supervisor or IT department before making archives of your email just to avoid any legal ramifications. 

Whatever your reason, we’ll show you how to save an email as a PDF in a few easy steps.

How to Save an Email as a PDF File 

This guide will explain how to save emails as PDFs on Gmail, Outlook, or Mail app for Mac.

Outlook (Windows)

You can save an email as a PDF from Outlook to your computer or phone using these steps.

1. Open the email message you want to save as a PDF file and then select File > Print. 

1. Select Microsoft Print to PDF in the drop-down menu under the Printer section. 

1. Next, select Print. 

1. Go to the folder you want to save the PDF file in the Save Print Output As box.

1. You can rename the file in the File Name field and then select Save to effect the changes. 

In previous versions of Outlook (2010 or earlier), you need to save the email message as an HTML file and then change it to a PDF file. 

1. Select File > Save As in the email message window. 

1. Go to the Save As box and find the folder where you want to save the PDF file. Rename the PDF file in the File Name field and select HTML in the Save as Type drop-down menu. 

1. Select Save, open a Word document, select File > Open, and then select the HTML file you saved earlier. 

1. Select File > Save As, choose a location you want to save the file, and then select PDF in the Save as Type drop-down menu. 

1. Select Save and check for the PDF file in the folder you selected.

Note: If you’re using Outlook 2007, you may have a hard time finding the option to save an email as a PDF file. Instead, you can copy the email message, paste it into a Word document, and then save the document as a PDF file. The message won’t have a header, but you can type it into the Word document manually.

Outlook (Mac)

The steps are slightly different if you’re using Outlook on a Mac and want to save an email as a PDF file. 

1. Open the email message you want to save as a PDF in Outlook and select File > Print. 

1. Next, select Save as PDF in the PDF drop-down menu.

1. Enter the file name for the PDF you want to save. 

1. Select the arrow next to Where and go to the folder that you want to save your PDF file.

1. Next, select Save.

Mail App 

Mail app is available for macOS and iOS device users. You can also save an email message from the Mail app as a PDF file on your Mac or iPhone/iPad.

Mac

If you want to save an email as a PDF to use elsewhere or store it for future reference, use these steps.

1. Open the Mail app and select the email conversation(s) you want to save as a PDF file.

1. Select File > Export as PDF to save the email as a PDF file.

iOS (iPhone/iPad)

If you use the Mail app on your iOS device, you can still save an email as a PDF file.

1. Open the Mail app on your iPhone/iPad, select the email message you want to save.
2. Tap the bottom arrow.

1. Next, tap Print from the menu.

1. The print document screen will appear. Now, you have to zoom in on the email message by pinching outward from the center.

1. When you do this, a new screen will appear will the email converted into a PDF. All you have to do now is share the PDF. Tap Share at the upper right side of the screen. 

1. Next, tap Save to Files in the Share Menu.

1. Select a folder and tap Save. 

Alternatively, you can use the Shortcuts app to save email messages as PDF files. 

1. Open Shortcuts on your iPhone/iPad and tap the three dots next to the Make PDF shortcut.

1. Tap the three dots at the top right side of the screen and then toggle the Show in Share Sheet option to On. 

Gmail

If you use Gmail as your default email app, you can save your email message as a PDF file on your computer or mobile device.

Windows

If you’re using Gmail on a Windows 10 PC, you can save an email message as a PDF file in a few quick steps. 

1. Open the email message and select More (three dots) next to the Reply icon. 

1. Next, select Print. 

Note: If you want to print an entire email thread, select Print all. 

1. In the print dialog that appears, select Microsoft Print to PDF as the print destination. 

Note: Select Ctrl + P if you don’t see the printing dialog 

1. Select Print. 

Mac

The steps to save an email as a PDF in Gmail are slightly different from Windows on a Mac.

1. Open the email message and select More (three dots) 

1. Select Print. 

1. Select the PDF drop-down menu and then select Save as PDF. 

1. Next, select a folder where you’ll save your PDF file and then choose Save.

Android

If you have an Android device and use the Gmail app, you can save an email message as a PDF file to your phone or tablet. 

1. Open the email conversation in Gmail and select More (three dots) > Print.

1. Next, tap the drop-down arrow at the top right side.

1. Tap Save as PDF.

1. Next, tap the PDF or Print icon.

1. Select a location to save your PDF file. 

iOS

In Gmail for iOS, you can save or print an email as a PDF file. 

1. Open the email message in Gmail and tap More (three dots).

1. Tap Print.

1. Next, tap AirPrint.

1. Pinch and zoom in over the thumbnails of the pages you see in the Printer Options screen to convert your email message to PDF.

1. Tap Share in the PDF preview screen.

1. Next, tap Save to Files to save your PDF locally.

Keep Those Emails as Documents for Future Use

Saving your email messages as PDF files is a convenient way of backing up, sharing specific messages, or just making them easily accessible. 

Check out more guides on how to edit a PDF, convert a PDF to a Word file, or insert your PDF into a Word document.

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