メールアドレス(email address)を持っていることは、電話番号を持っていることに似ています。それが世に出たら、あなたはそれを変えたくありません。
毎年変更される電子メールアドレスの推定30％（ほとんどはビジネス用電子メール）を除けば、ほとんど(business emails–most)の人は、連絡先の転送、新しい電子メールアドレス(email address)へのリダイレクト、またはすべてのサイトの検索の煩わしさに対処したくないでしょう。 、サブスクリプション、および請求先は、ファイルにある(bill payee)電子メールアドレス(email address)を更新します。
ただし、あるデジタルロケールから別のデジタルロケールに大規模に移動する正当な理由がある場合があります。メールプロバイダーが古く、最新のパラゴンに追いついていない可能性があります。または、プロバイダーが型枠を閉めていて、新しい家を見つける必要があるかもしれません。
ほとんどの人は、そこに何があるのか、そしてある電子メールサービス(email service)を別の電子メールサービスと区別するのかについての良い概念を実際には持っていません。しかし、実際には、MicrosoftOutlookとGoogleGmailは、生活の本質的な側面になりつつあるものを管理するための2つの最も模範的なプラットフォームになっています。
これらの2つの電子メールプロバイダーが互いに比較して、より良い、より悪い、異なる、または同じである理由は何ですか？無料の個人プランに関しては、 OutlookとGmail(Outlook and Gmail)の微妙な違いはほとんどのユーザーにとって重要ではない可能性があります。そのため、ここでは、各サービスのサブスクリプションベースのビジネスプラン(business plan)の比較に焦点を当て、どちらがあなたまたはあなたの会社と従業員(company and employees)にとってより意味があるかを判断できるようにします。
見て、感じて、コスト
これを邪魔にならないようにしましょう。Outlookと
Gmailは非常に異なるインターフェースを提供します。簡単に言えば、Outlookは企業の雰囲気を維持しますが、 Gmailはもう少し創造的でスタートアップのようなものを提供します。Outlookが企業コミュニケーションの現代的な見方である場合、 Gmail
はポストモダンです。
Outlookのインターフェイスには、オプションとカスタマイズ可能な機能が満載されており、その多くはあなたやあなたの従業員が使用することはありません。Gmailは独自の機能セットを提供しますが、全体として、効率を上げるために必要な基本事項を提供することに重点を置いた、はるかにシンプルなユーザーエクスペリエンスです。
これらのメールサービスを購入する場合、実際には、付属のスイートであるMicrosoftOffice365とGoogleGSuiteを購入することになります。覚えておくべきことの1つは、 Office 365には毎年のコミットメントが必要ですが、毎月課金されるということです。G Suiteは、純粋に人員に基づく月額サブスクリプションプランです。(subscription plan)ユーザーあたりの月額料金は次のとおりです。
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Office 365
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G Suite
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Office 365 Business Essentials: $5
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G Suite Basic: $6
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Office 365 Business: $8.25
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G Suite Business: $12
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Office 365 Business Premium: $12.50
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G Suite Enterprise: $25
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ツールスイート
繰り返しになりますが、ビジネス向けにOutlookまたはGmail(Outlook or Gmail)を購入すると、実際には単なるメールサービス以上のものを購入することになります。あなたは一連のツールを購入していますが、そのうちの1つにすぎません。
Office365とGSuite(Office 365)の違いについて言えば、それは実際には既存企業とその破壊者の比較です。(G Suite)これらの2つのスイートが同じで異なる理由については、今後の記事で詳しく説明しますが、ここでは、際立った対照的な側面のいくつかを紹介します。
Microsoft Office 365
私たちは皆、 Microsoft Word、Excel、PowerPointを使用してきました。これらはOfficeの中心的な信条ですが、 Office365はさらに多くの機能を提供します。現在、これら3つのプログラムは、デスクトッププログラムとしてだけでなく、オンラインで利用できるため、それらのプログラムで行う作業を簡単に保存して共有できます。さらに、365はあなたに以下を提供します：
- (Outlook )電子メールの見通し
- (OneDrive )クラウドファイルストレージ用のOneDrive
- OneNote、デジタルノートブック
- SharePoint、企業イントラネット
- (Microsoft Teams)インスタントメッセージングおよびビデオ会議用のMicrosoftTeams
これらのいくつかのアプリは、企業がデジタル規模で社内で運営する方法を定義するようになった広範な機能を提供します。マイクロソフト(Microsoft)がビジネスに提供するエクスペリエンスを簡素化するためにこれらのツールに多くを統合することに成功したことは大きな魅力です。
Google G Suite
G Suiteは、Microsoftの主要製品と同等の独自のアプリケーションを提供します。Word、Excel、PowerPointに代わるG Suiteの代替品は、ドキュメント(Docs)、スプレッドシート(Sheets)、
スライド(Slides)です。しかし、G Suiteは、あらゆるビジネスに役立つさらに多くの機能を提供します。
- (Calendar)チームのスケジュールを簡単にするためのカレンダー
- (Currents)全社的な議論の流れ
- (Hangouts Chat)インスタントメッセージング用のハングアウトチャット
- (Hangouts Meet)ビデオ会議のためのハングアウトミート
- (Forms )調査とフォームを作成するためのフォーム
- ウェブサイト(Sites )を作成するためのサイト
- (App Builder )ビジネスアプリを作成するためのアプリビルダー
- (Keep )アイデアを整理するために保管してください
- ジャム(Jamboard)ボード、デジタルホワイトボード
- (Drive )ファイルを保存および共有するためのドライブ
- (Google Cloud Search)GSuite全体を検索するためのGoogleCloudSearch
- (Admin, Vault, and Mobile )ユーザー、デバイス、データを安全に管理するための管理者、Vault、モバイル
明らかに、ここで考慮すべきことがたくさんあります。Outlook
は、提供するいくつかの堅牢なアプリケーションに多くを統合します。Googleは、 (Google)Office 365がまったく提供していない
いくつかのアプリケーションに、一見はるかに幅広い機能を提供しています。
組織
あなたがビジネスをしているとき、電子メールはノンストップです。そして、彼らは会話のための単なる乗り物ではありません。電子メールは、専門家がビジネス上の意思決定を行うために使用する知識の器であり、その一部はミッションクリティカルです。会話や情報に優先順位を付けて整理することができない場合、ビジネスのスピードで効果的かつ効率的に作業し、品質の結果を損なうことを回避(business and avoid compromising quality outcomes)することは困難になります。
見通し
従来のデジタル化前の編成方法について考えると、フォルダとファイルがおそらく頭に浮かぶでしょう。デジタル化は本質的に具体的な活動を取り、それらをデジタルプロセスに抽象化するプロセスであるため、当然のことながら、電子メールフォルダとファイルの作成が自然な行動であると想定されます。
これがOutlookの仕組みです。従来の
フォルダシステム(folder system)を使用しており、展開可能なファイルの場合と同じように、色付きのタブを使用してこれらのフォルダ内の電子メールを分類できます。必要な数のフォルダーとサブフォルダーを作成できます。Outlookはまた、雑然と思われる電子メールを除外することにより、電子メールに優先順位を付けるために最善を尽くします。これらはClutterフォルダー(Clutter folder)に移動して、表示する準備ができるまで邪魔にならないようにします。
Gmail
説明では、 GmailとOutlook(Gmail and Outlook)が電子メールを整理する方法の間にわずかなニュアンスしかないために出くわす可能性があります。ただし、Gmailのシステムを積極的に使用する場合、編成と優先順位付けの方法は著しく異なります。
Gmailは、従来の「フォルダ、ファイル」方式(” method)を抽象化するのではなく、ラベルを使用します。メッセージをフォルダに入れるのではなく、複数のラベルでタグ付けすることができます。
Gmailをカスタマイズして、重要な(Important)メール、
未読(Unread)メール、スター付き(Starred)メールを最初に表示することができます。また、プライマリ(Primary)、
ソーシャル(Social)、プロモーション(Promotions)、アップデート(Updates)、フォーラム(Forums)でメールを自動的にフィルタリングすることもできます。この優先順位付けと編成システムにより、どの電子メールがあなたにとって最も重要であるかを特定し、それらにすばやく到達することが非常に簡単になります。
Gmailにはこれらの違いがありますが、興味深いのは、別のメールクライアント(email client)（
Outlookなど）で(Outlook)Gmailを使用している場合、そのラベルがフォルダとして表示されることです。ある意味では、これによりGmailは
より用途が広くなり、より柔軟なユーザーエクスペリエンスを提供できるようになります。
検索
メールに関しては、検索は組織と密接に関連しています。必要な情報をすばやく効率的に見つけることができず、数か月前の電子メールに埋もれている可能性がある場合は、行動を起こす代わりに貴重な時間を無駄にすることになります。
見通し
Outlookの検索機能は、(search function)キーワードと電子メールアドレス(keyword and email address)に基づいて、削除済みフォルダー内(Deleted folder)の何千もの電子メールを含む、すべてのフォルダーにわたる電子メールを追跡できるという点で十分に優れています。Outlookが不足することがあるのは、精度です。
キーワード(keyword doesn)を検索しても、常に正しい1つまたは複数の電子メールが表示されるとは限りません。また、 (email or emails)Outlookがチェーンから選択した数個の電子メールのみを表示し、必要な1つの電子メールを除外する可能性が常にあります。ほとんどの場合うまく機能しますが、 Googleのメールサービスと同じレベルの検索機能(search functionality)を採用しているわけではありません。
Gmail
Gmailの検索機能(search functionality)には、Googleの検索機能が組み込まれています。これが、 (search power)Gmailが最初に作成された理由でもあります。つまり、Googleの検索エンジンのように動作する(search engine)メールサービス(email service)を提供するためです。簡単な用語で検索してGmail(Gmail)が正しい結果を提供することを信頼できるだけでなく、「from：」、「to：」、「shortcut：」などの高度な検索演算子を使用して、検索に役立てることもできます。特にあなたが必要とするもの。
メールリコール
GmailとOutlook(Gmail and Outlook)の両方がさまざまな程度の詳細な機能を提供するいくつかの重要な機能があり
ますが、それぞれがまったく異なる方法で実行する1つの主要な機能は電子メールのリコールです。ほとんどの人は、ある時点で、間違った電子メールを間違った人に送信したり、まったく持ってはいけないものを送信したりするという神経質な状況を経験するため、操作の違いを強調する価値があります。
見通し
Outlookは、電子メールのリコールと(and )置換に最適です。電子メールを送信した電子メールアドレスがMicrosoftExchange（(Microsoft Exchange–the)Outlookが実行される実際の電子メールサービス）でホストされている限り、未読メッセージを削除および置換することができます。
もちろん、電子メールがすでに開かれている場合、それを思い出したり置き換えたりすることはできませんが、未読メッセージでこの機能を使用すると、持っていないはずの何かを送信した場合の困惑からあなたを救うことができます。前回の送信を詳しく説明したフォローアップメールを送信するのではなく、より明確なメールを送信します。
Gmail
Gmailは、 (Gmail)Outlookと比較してここでは少し不足してい
ます。実際、Gmailは正当な(Gmail doesn)メールのリコール(email recall)すら提供していません。代わりに、メールを送信してから数秒後に送信をキャンセルしてください。オンまたはオフにして、キャンセル時間(cancelation time)を最大30秒まで調整できます。あなたが十分に速くないなら、その赤ちゃんは永久に去っています。
メールの王様は誰ですか？
ビジネスに最適なメールサービスを選択する場合、OutlookとGmail(Outlook and Gmail)はどちらも必要なものを提供しますが、一方が他方より優れている場合もあります。メール(Email)はほんの始まりに過ぎません。
それぞれが属する大規模なシステム（Office365とGSuite）が(G Suite–that)、ビジネスの運営方法に大きな違いをもたらします。これら2つのツールキットの違いについては、今後の記事で説明します。これにより、ビジネスに最適なものを実際に決定できます。
Outlook vs. Gmail: Who Is the King of Email?
Having an email addreѕs is like haνing a phone
number: Once it’s out in the world, you don’t want to change it.
Aside from the estimated 30% of email
addresses that change each year–most of which are business emails–most people
probably wouldn’t want to deal with the hassle of transferring contacts,
redirecting people to the new email address, or hunting down every site,
subscription, and bill payee to update their email address on file.
However, sometimes people have a good reason
to make a massive move from one digital locale to another. It could be your
email provider is outdated and can’t keep up with the modern paragons; or maybe
your provider is shuttering and you need to find a new home.
Most people don’t really have a good concept of what’s out there and what differentiates one email service from another. But the fact is, Microsoft Outlook and Google Gmail have become the two most exemplary platforms for managing what has almost become an essential aspect of life.
What makes these two email providers better,
worse, different, or the same in comparison with each other? When it comes to
free personal plans, the nuances between Outlook and Gmail are likely
insignificant to most users. That’s why, here, we’ll focus on comparing each
service’s subscription-based business plan, so you can decide which one makes
more sense for you or your company and employees.
Look, Feel and Cost
Let’s get this out of the way. Outlook and
Gmail offer very different interfaces. To put it simply, Outlook maintains a
corporate feel, while Gmail offers something a little more creative and
startup-like. If Outlook is the modern take on corporate communications, Gmail
is postmodern.
Outlook’s interface is packed with options and
customizable features, many of which you or your employees will never end up
using. While Gmail offers its own set of functionality, it’s overall a much
simpler user experience focused on providing the essentials you need to be
efficient.
When it comes to purchasing these email services, you’re actually purchasing the suites they come with, Microsoft Office 365 and Google G Suite. One thing to keep in mind is Office 365 requires an annual commitment, though you’re charged monthly. G Suite is purely a monthly subscription plan based on headcount. Here’s how these price out per user per month.
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Office 365
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G Suite
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Office 365 Business Essentials: $5
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G Suite Basic: $6
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Office 365 Business: $8.25
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G Suite Business: $12
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Office 365 Business Premium: $12.50
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G Suite Enterprise: $25
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Tool Suite
Again, when you buy Outlook or Gmail for business, you’re really buying more than just an email service. You’re buying a suite of tools, of which email is but one.
When it comes to what makes Office 365 and G Suite different, it’s really a comparison between an incumbent and its disruptor. We’ll cover more of what makes these two suites the same and different in a future article, but here are some of the contrasting aspects that stand out.
Microsoft Office 365
We’ve all used Microsoft Word, Excel and
PowerPoint. These are the core tenets of Office, but Office 365 offers even
more. Today, These three programs are available online, not just as desktop
programs, making the work you do in them easier to save and share. In addition,
365 gives you:
- Outlook for email
- OneDrive for cloud file storage
- OneNote, a digital notebook
- SharePoint, a corporate intranet
- Microsoft Teams for instant messaging and
video conferencing
These few apps offer extensive capabilities
that have come to define the way businesses operate internally at digital
scale. It’s a huge draw that Microsoft has successfully consolidated so much
into these tools to simplify the experience it offers businesses.
Google G Suite
While G Suite offers its own array of
applications that are on par with Microsoft’s staple products–plus more. G
Suite’s alternatives to Word, Excel, and PowerPoint are Docs, Sheets, and
Slides. But G Suite offers even more that would be useful for any business:
- Calendar for easy team scheduling
- Currents for company wide discussions
- Hangouts Chat for instant messaging
- Hangouts Meet for video conferencing
- Forms for creating surveys and forms
- Sites for creating websites
- App Builder for creating business apps
- Keep for organizing ideas
- Jamboard, a digital whiteboard
- Drive for storing and sharing files
- Google Cloud Search to search across G Suite
- Admin, Vault, and Mobile for securely managing
users, devices and data
Clearly, there’s a lot to consider here. Outlook
consolidates a lot into the few yet robust applications it offers. Google
offers a seemingly much wider range of capabilities spread out across several
applications, some of which Office 365 doesn’t offer at all.
Organization
When you’re in business, emails are nonstop;
and they’re more than just vehicles for conversing. Emails are vessels of
knowledge that professionals use to make business decisions, some of which are
mission-critical. If you can’t keep conversations and information prioritized and
organized, it’s going to be difficult to work effectively and efficiently at
the speed of business and avoid compromising quality outcomes.
Outlook
If you think about traditional, pre-digital
methods of organization, folders and files probably come to mind. As
digitization is essentially the process of taking tangible activities and
abstracting them into digital processes, one would naturally assume creating
email folders and files is the natural course of action.
This is how Outlook works. It uses a traditional
folder system and allows you to categorize emails within those folders using
colored tabs, just like you would with an expandable file. You can create as
many folders and subfolders as you’d like. Outlook also does its best to
prioritize emails by filtering out those you would consider clutter. These go
to the Clutter folder to stay out of your way until you’re ready to view them.
Gmail
In description, it may come across as there
being only a slight nuance between how Gmail and Outlook organize email;
however, in actively using Gmail’s system, the organization and prioritization
method is noticeably different.
Rather than abstracting the traditional
“folder, file” method, Gmail uses labels. You can tag messages with multiple
labels, rather than put them in a folder.
You can customize Gmail to show Important,
Unread, and Starred emails first. It can also automatically filters emails by Primary,
Social, Promotions, Updates, and Forums. This prioritization and organization
system makes it really easy to identify which emails are most important to you
and get to them fast.
Despite these differences in Gmail, what’s
interesting is if you’re using Gmail through another email client (such as
Outlook) its labels will show up as folders. In one sense, this makes Gmail
more versatile and capable of providing a more flexible user experience.
Search
Search goes hand in hand with organization
when it comes to email. If you can’t quickly and efficiently find the
information you need, which is potentially buried in an email from months ago,
you’re going to end up wasting valuable time hunting things down instead of
taking action.
Outlook
Outlook’s search function is good enough in
that you can hunt down emails across all your folders, including thousands of
emails in your Deleted folder, based on keyword and email address. Where
Outlook can sometimes fall short is accuracy.
Searching on a keyword doesn’t always pull up
the correct email or emails, and there’s always a chance Outlook will pull up
only a select few emails from a chain, yet leave out the one email you need.
While it works well most of the time, it certainly doesn’t employ the same
level of search functionality as an email service from Google.
Gmail
Gmail’s search functionality is imbued with
Google’s search power, which is also why Gmail was created in the first place:
to provide an email service that operates like Google’s search engine. Not only
can you search on simple terms and trust that Gmail will serve up the correct
results, you can also use advanced search operators like “from:,” “to:,”
“shortcut:,” and several more that can help you find specifically what you
need.
Email Recall
While there are several key features both
Gmail and Outlook provide to varying degrees of detailed functionality, one
major function each does quite differently is email recall. The difference in
operation is worth highlighting because most people, at some point, experience
the nerve wracking situation of sending the wrong email to the wrong person or
sending something they shouldn’t have at all.
Outlook
Outlook is great for email recall and replace. As long as the email
address you sent an email to is hosted on Microsoft Exchange–the actual email
service Outlook runs on–you have the ability to delete and replace any unread
message.
Of course, if the email has already been
opened, you can’t recall or replace it, but having this capability with unread
messages could save you from embarrassment in the event of sending something
you shouldn’t have, or help you resend a better email with more clarification
rather than sending follow-up emails elaborating one the previous send.
Gmail
Gmail falls a little short here compared to
Outlook. In fact, Gmail doesn’t even offer legitimate email recall. Instead,
you have a few seconds after sending an email to cancel the send. You can turn
it on or off and adjust the cancelation time to last up to 30 seconds. If you
aren’t quick enough, that baby’s gone for good.
Who Is the King of Email?
When it comes to choosing which email service is best for your business, Outlook and Gmail both offer what you need, one sometimes better than the other. Email is just the start.
It’s the larger systems each belongs to–Office 365 and G Suite–that really make a difference in how your business operates. We’ll cover the differences between these two toolkits in an upcoming article so you can really decide what’s best for your business.
