仕事で電子メールを使用しなければならなかったほとんどすべての人がMicrosoftOutlook(Microsoft Outlook)を使用したと言っても過言ではありません。私はそれについて十分に学んだ多くの人々の一人であり、カレンダーを印刷することもできる電子メールプログラム以上のものとは考えていませんでした。上司は私よりもMicrosoftOutlookについてあまり知らなかったので、私は常に彼女の部門のカレンダーを印刷していました。それで、この本のタイトルを見たときの私の驚きを想像してみてください！時間管理と整理(time management and organization)にMicrosoftOutlookを使用していますか？これ、私は見なければなりませんでした。基本的なスキルしか持っていない人でも、そのように使うことができるでしょうか？私はとても知りたがっていました。
注：(NOTE:)これ以降、この本を「効果的な時間管理(Effective Time Management)」と呼びます。これにより、私の時間とあなた(time and yours)の時間の節約になります。
専門知識は必要ありません
紹介はとても心強いものでした。はい、この本は基本的なMicrosoftOutlookのスキルしか持たない人を対象としています。これは「最初からMicrosoftOutlookを使用する方法」("how to use Microsoft Outlook starting from square one")タイプの本ではないため、著者は読者に基本を理解してもらうように求めています。「最初のクリックから」("from the very first click")説明されるMicrosoftOutlookの唯一の部分は、タスク(Tasks)です。これは、ほとんどの人が使用したことがないか、広範囲に使用したことがない部分だからです。著者は、この本は組織と時間管理(organization and time management)のシステムを提示しているため、経験豊富なMicrosoftOutlookユーザー向けでもあると述べています。(Microsoft Outlook)それはより良く、より効率的であり、最も経験豊富なユーザーでさえ、ソフトウェアからさらに多くを引き出す方法を示すかもしれません。このような紹介で、もっと読みたくなりました。
各章は、問題がどのように始まるかについての概要から始まり、"Let's get started and change this!"そして、その章が教えたことを要約し、読者に何をする必要があるかについてのガイド付きツアーを提供する「あなたはそれを試してみてください」("You try it")セクションで終わります。この本の最も優れている点の1つは、特定のバージョンに関連付けられていないことです。ここにはMicrosoftOutlook2003、2007、2010(Microsoft Outlook)の説明があるので、誰も締め出されることはありません。
メールに溺れていない
この本が私たち全員を溺れさせないようにしたい「メールの洪水」のイメージが好きです。多くの人にとって、それはそれを説明する唯一の方法です。何百、何千ものメールがまだ受信トレイに残っていて、ずっと流れ込んでいるという話を聞いたことがあります。誰もがそのすべての電子メールを読むことができる方法(way anyone)はありません。必要なのは、すでに存在するものに対処し、それが再び積み重なるのを防ぐための確実で効果的な方法です。そしてもちろん、電子メールの「洪水」から始めた場合、状況を制御できるようになるのは一瞬ではありません。ステップバイステップの計画(step plan)が必要です。それがまさにEffectiveTimeManagementのレイアウトです。著者は、問題の主な原因を特定します（気が散る、クリックするなど）("Reply All,")着信メールを処理するためのシステムがない場合）次に、読者に、すでに存在するものを把握し、二度と起こらないようにシステムを設定するために必要な手順を実行します。このセクションを読み、著者のアドバイスに従う（そして、最も重要なのは、彼らのシステムに固執する）人なら誰でも、それが機能することに気付くと思います。彼らは、読者が物事を整えるために自分の行動をどれだけ変えなければならないのか、そしてなぜそれらの変更を行うことが不可欠なのかについて正直です。必要な各ステップ（通知をオフにする、電子メールを処理するための時間のブロックを確保し、それ以外の時間は完全にそのままにしておく、リマインダー、タスク、(Microsoft Outlook)。彼らはあなた自身のフォルダのセットを作成し、あなたがそれらを見落とさないように重要なメッセージにフラグを立てることについて話します、それは私が仕事でMicrosoftOutlook(Microsoft Outlook)を使っていたときに私が知っていたかったことです。メッセージが適切なフォルダに自動的にソートされるようにルールを設定するための詳細な手順があります。それは、何よりも、受信トレイの乱雑(inbox clutter)さを抑え、人々が本当に重要なことに集中できるようにするのに役立ちます。
優先順位をまっすぐに保つ
タスク(Tasks)を使用して優先順位を設定するセクションも的を射たものであり、架空の、多年生の無秩序な労働者の例を使用して、気が散ることが深刻な結果をもたらす可能性があることを示しています。次に、読者は、どのタスクが本当に重要であり、どのタスクが他のタスクよりも優先されるべきかを判断するためのいくつかの方法を紹介します。これは、ほとんどの人が苦労していることです。何が本当に重要で、何が最優先のタスクを処理している間に少し延期できるかを理解することです。著者は、物事を書き留めることの重要性を強調しています。これは、いくつかのよく知られた時間管理システムの重要な概念であり、当然のことながらそうです。今日、私たちは心に留めておくべきことが多すぎて、アインシュタイン(Einstein)でさえすべてを管理することはできませんでした。書き込み(Writing)物事が鍵となります。著者は、書くという単純な行為を超えて、人々が計画を書くべきであった方法と理由を説明します。彼らは、書面による計画を開始することは、これまでに行ったことがない場合は簡単な作業ではないことを認め、それが適切な時間管理(time management)に不可欠である理由を説明します。効果的な時間管理(Effective Time Management)では、予定とタスクを設定し（2つの違いを明確に説明し）、ビュー、フィルター、およびカテゴリを設定して、必要な情報をすばやく効率的に正確に見つけることができるようにするための簡単なシステムについて説明します。(straightforward system)
カテゴリ、タスク、および時間
この本の最初の章では、主にMicrosoftOutlookが職場でできることを扱っています。(book deal)「効果的なウィークプランナーで不可欠なことのためにより多くの時間を稼ぐ方法」("How to gain more time for what's essential with an effective week planner,")の章から始めて、著者はMicrosoftOutlookを使用して非就業時間を計画する方法についても説明します。カテゴリを設定し、必要に応じて色分けして、優先順位を設定し、タスクを整理するために必要な手順を実行します。彼らは、毎週の計画の重要性、および全体的な計画の一部として運動や教育などの個人的な問題のための時間を含めることの重要性を強調しています。(exercise and education)個人的な仕事以外の活動をMicrosoftOutlook(Microsoft Outlook)に置くのは、最初は奇妙に思えるかもしれません。仕事で毎週の計画が、著者はこれが実際に非常に良い考えである理由を明確に説明し、職業生活と個人生活のバランスの重要性を強調しています。彼らは、すべての職場が個人的な計画を許可しているわけではなく、誰もがオフィスの外から自分の仕事用コンピューター(work computer)にアクセスできるわけではないという事実に注意し、これに対処するための戦略を提供します。彼らが自分たちの主題だけでなく、職場の現実についてもしっかりと理解していることは明らかです。
実生活での計画
架空の無秩序な労働者の話は、現実の計画の章に続きます。ほとんどの人は、それが独立した非常にまれなタスクであるため、特定のタスクにかかる時間を正確に知りません。オフィスへの旅行には、車に乗る時間、駐車する時間、職場まで歩く時間も含まれ、多くの人は実際の運転時間(driving time)しか考えていません。人々は気が散ってしまうか、通常の仕事の日(work day)を完全に混乱させるようなことが起こります。人々はやりたいことをし、どういうわけかやりたくないことをやらないようにします（これは、その仕事が成し遂げられることに応じて、だれにとってもすべてを汚します）。このセクションでは、著者は実際に人間の本性をよく見て、効果的な一日の計画がどのように行われるかを示します(day plan)すべてをよりスムーズに実行できます。ここで重要なのは、各タスクに必要な時間を正確に追跡することです。これ以上の見積もりや球場の数字はありません—開始から終了までの各タスクの実際の時間。基本的に、作成者は読者に時間データベース(time database)を作成してもらいたいので、単に推測したり、手に取ったりする代わりに、読者は特定のタスクの実際の時間を調べて、それに応じて計画を立てる(task and plan)ことができます。また、読者に、自分の「生産性時間」("Productivity Hours,") 、つまり人々が最高の状態で機能する時間帯、および自分の「混乱時間」を評価するように依頼します。("Disruption Hours,")中断される可能性が最も高い時間帯。次に、生産性のピーク時に中断のない時間のブロックをスケジュールする計画を立てました。定義上、他の人が作業中に中断しないようにトレーニングする必要があるため、これは一晩では発生しないことを認めています。そして、彼らは「バッファ時間(buffer time)」を構築することの重要性を強調しているので、物事が予想よりも長くかかっても、その日の残りの時間は完全に混乱することはありません。
ミーティング、ミーティング、誰がミーティングを持っていますか？
会議はビジネスの現実のようであり、時間の浪費と生産性の低下につながる可能性があります。効果的な時間管理はこれを認識し、 (Effective Time Management)Microsoft Outlookを介して会議を設定し、他のユーザーとの会議時間を調整する方法を詳細に説明します。しかし、その最も価値のあるアドバイスは、 「最高の会議は行われない会議です」という("The best meetings are the ones that don't take place.")声明に要約することができます。会議は人々を仕事から遠ざけ、ワークフローを中断し、全員が現れて意味のある方法で参加できることに過度に依存し、実際に会社のお金がかかります(company money)人々は仕事をする代わりに会議に参加しているからです。そのため、会議出席依頼の設定方法を説明した後、著者は、会議がめったにスケジュールされないようにし、代わりに他の通信手段（Windows Live Meetingや電話会議など）を可能な限り使用することを提案します。会議が必要な場合は、会議をよりスムーズに実行し、より良い結果を生み出すための計画があります。これはすべての基盤をカバーし、すべての人の生産性を高め、最小限の時間を無駄にするはずです。(productivity and waste)それはどんな職場にとっても素晴らしいリソースになるでしょう。
紙の削減、生産性の向上
多くの人々はまだ彼らの情報を紙に残すことを好みます（私はそれらの人々の一人であることを認めなければなりません）。しかし、紙は見失いやすく、ファイルを間違えやすく、しばらくすると、大量(sheer mass)の紙が扱いにくくなり、シュレッダーに送られる可能性があります。効果的な時間管理(Effective Time Management)は、効果的なメモを取り、電子ファイルを効率的に追跡するための方法を設定します。著者は、読者が(reader use) Microsoft OneNoteを使用することを提案していますが、 (Microsoft OneNote)Microsoft Officeの多くのバージョン（特に古いエディション）には含まれておらず、個別に購入する必要があり、多くの人が購入できないことを認めています。著者がMicrosoftOneNote(Microsoft OneNote)の代替案についていくつかの提案をしてくれたらよかったのにと思います。、それは明らかに非常に便利なプログラムであり、MicrosoftOutlookと効果的に統合できるためです。効果的な時間管理では、 (Effective Time Management)Microsoft OneNoteを使用してメモを取り、計画を立て、カレンダーを設定し、すべてを追跡するための構造化され組織化されたシステムを設定する方法について説明します。紙の代わりに電子メモやファイルを使用することの利点を明確に示しています。この章を読んだ後、メモや印刷物でいっぱいのすべてのフォルダーについて違った考え方をし始めたことを認めなければなりません。MicrosoftOneNoteまたは他の同様のプログラムを入手して、物事をより効率的に追跡できるようにすることを検討します。
すべてをまとめる
効果的な時間管理は、 (Effective Time Management)「この本から本当に恩恵を受ける方法」("How to truly benefit from this book")と呼ばれる短い章で終わります。これは、前のすべての章を展望し、 MicrosoftOutlookとMicrosoftOneNoteを使用して仕事や個人の生活を整理するための最良の方法を説明します。著者は、組織が一夜にして起こることを期待しておらず、それを機能させるという読者の決意なしに組織が起こることを期待していないことを明確にしています。しかし、彼らはまた、彼らの計画に従うことが時間と労力(time and effort)の価値以上のものである理由を説明しています。MicrosoftOutlookを使用していなくても、この計画は機能します。おそらくそのような便利なパッケージではないが、それでも使用可能な、ほとんど同じ機能を提供する他のプログラムがあります。この本の焦点がMicrosoftOutlookとMicrosoftOneNoteにあることは理解しています(Microsoft Outlook)が、(Microsoft OneNote)Microsoft Officeの完全なコピーが手元になくても、同じシステムに従うために使用できる他のいくつかのプログラムを提案することは著者にとって有用だったと思います。。ただし、これはほんの些細な提案であり、このシステムのフォローに関心のある人なら誰でも、手元にあるどのソフトウェアでもシステムを動作させることができると確信しています。
評決
効果的な時間管理(Effective Time Management)は本当にすべての人のためのものです。私たちは皆、仕事と個人の生活のバランスをとること、時間をより効率的に使うこと、そして手元にあるツールを最大限に活用することから利益を得ることができます。すべてを管理していると確信している人でも、ここで役立つ提案を見つけることができます。著者は、ソフトウェアと人間性の両方を明確に理解し、段階的なアプローチ(step approach)を取り、彼らが説明していることが機能する理由を説明します。この本をレビューする機会を得てうれしく思います。自分の時間をより効果的に管理するために、この本の計画を実行に移すことができるようになったからです。
Book Review - Effective Time Management
I thіnk it's sаfe to say that nearly everyone who's had to use email on the job hаs used Microsoft Outlook. I was one of many people who learned just enough about it to get by, and never thought of it as anything more than an email program that could also print calendars. My boss knew less about Microsoft Outlook than I did, so I always printed out the departmental calendars for her. So, imagine my surprise when I saw the title of this book! Using Microsoft Outlook for time management and organization? This, I had to see. Could it be used that way even by people with only basic skills? I was very eager to find out.
NOTE: I'm just going to refer to the book as Effective Time Management from here on out—thus taking up less of my time and yours.
No expertise required
The introduction was very reassuring. Yes, this book is for people with only basic Microsoft Outlook skills. The authors do ask that the reader understand the basics, since this is not a "how to use Microsoft Outlook starting from square one" type of book. The only part of Microsoft Outlook that will be explained "from the very first click" is Tasks, because that's the part that most people either haven't used or haven't used extensively. The authors say that the book is also for the experienced Microsoft Outlook user, because it presents a system of organization and time management that's better and more efficient, and may show even the most experienced user how to get even more out of the software. With this kind of introduction, I was eager to read more.
Each chapter starts with an overview of how problems start, followed by a section called "Let's get started and change this!" and ends with a "You try it" section that summarizes what the chapter has taught and gives the reader a guided tour of what needs to be done. One of the best things about the book is that it's not tied to one specific version. There are instructions in here for Microsoft Outlook 2003, 2007 and 2010, so no one gets shut out.
Not drowning in email
I like the image of the "email flood" that the book wants to keep us all from drowning in. For many people it's the only way to describe it. I've seen people talk about hundreds or thousands of emails still sitting in their Inbox and more pouring in all the time. There's no way anyone can read all that email—what they need is a solid, effective way to deal with what's already there, and keep it from piling up again. And, of course, if one starts with a "flood" of email, getting the situation under control isn't going to happen in a flash. There has to be a step by step plan. That's exactly what Effective Time Management lays out. The authors identify the main causes of the problem (like getting distracted, clicking "Reply All," and not having a system for dealing with incoming mail) and then take the reader through the steps necessary to get a handle on what's already there and set up a system so it doesn't happen again. I really think anyone who takes time to read through this section and follow the authors' advice (and, most important, stick with their system) will find that it works. They are honest about how much the reader is going to have to change his or her own behavior in order to get things in order, and why it's essential to make those changes. Each necessary step (like turning off notifications, setting aside blocks of time to deal with email and leaving it completely alone at all other times, and creating reminders, tasks, and appointments directly from incoming email) is described in detail for each version of Microsoft Outlook. They talk about creating your own set of folders and flagging important messages so you don't overlook them, which is something I wish I'd known about when I was using Microsoft Outlook at work. There are detailed instructions for setting up rules so that messages get sorted into appropriate folders automatically. That, more than anything else, can help tame the inbox clutter and keep people focused on what's really important.
Keeping your priorities straight
The section on using Tasks to set priorities also gets right to the point, and uses the example of a fictitious, perennially disorganized worker to show how getting distracted can have serious consequences. Then the reader is taken through several methods for determining what tasks are really important, and which should take precedence over others. This is something that most people have trouble with—figuring out what's really important and what can be put off a bit while the top priority tasks get taken care of. The authors stress the importance of writing things down. This is a key concept in several well known time-management systems, and quite rightly so. Nowadays, we just have too much to keep in mind, and not even Einstein could manage it all. Writing things down is the key. The authors go beyond the simple act of writing and explain how and why people should have written plans. They acknowledge that getting started on written plans is not a simple task when one hasn't done it before, and they explain why it's essential for good time management. Effective Time Management describes a straightforward system for setting up appointments and tasks (and clearly explains the difference between the two) and for setting up views, filters, and categories to make sure that you can find exactly the information you need quickly and efficiently.
Categories, tasks, and time
The first chapters in the book deal mainly with what Microsoft Outlook can do in a workplace. Starting with the chapter "How to gain more time for what's essential with an effective week planner," the authors move on to describe how Microsoft Outlook can be used to plan non-work time as well. They go through the necessary steps to set up categories, and to color-code them if you wish, to help with setting priorities and keeping tasks organized. They stress the importance of weekly planning, and of including time for personal matters such as exercise and education as part of the overall plan. It may seem odd at first to put personal, non-work activities on a Microsoft Outlook weekly plan at work, but the authors clearly explain why this is actually a very good idea, stressing the importance of balance in professional and personal lives. They do take note of the fact that not all workplaces allow private planning and not everyone has access to their work computer from outside the office, and they provide strategies for dealing with this. It is clear that they have a solid understanding not only of their subject but of the realities of the workplace.
Planning in real life
The story of the fictional disorganized worker continues in the chapter on real-life planning. Most people don't really know exactly how long any given task will take because it's a very rare task that stands alone. The trip to the office also includes time for getting to the car, parking the car, and walking to the workplace, and many people only think of the actual driving time. People get distracted, or things happen that put the usual work day into complete disarray. People do what they want to do and somehow manage not to do the things they don't want to do (which fouls everything up for anyone depending on that job getting done). In this section, the authors really take a good look at human nature and show how an effective day plan can make everything run so much more smoothly. Keeping accurate track of the time necessary for each task is the key here. No more estimates or ballpark figures—the actual amount of time for each task from start to finish. Essentially, the authors want the reader to create a time database, so instead of just guessing or winging it, the reader can look up the actual amount of time for any given task and plan accordingly. They also ask the reader to evaluate their own "Productivity Hours," those times of day when people function at their best, and their own "Disruption Hours," those times of day when they're most likely to be interrupted. Then they set out a plan for scheduling blocks of interruption-free time during peak productivity hours, and they acknowledge that this won't happen overnight since by definition other people have to be trained not to interrupt you while you're working. And they stress the importance of building in "buffer time," so that if things take longer than expected, the rest of the day doesn't get totally disrupted.
Meeting, meeting, who's got the meeting?
Meetings seem to be a fact of life in business, and they can be enormous time wasters and productivity killers. Effective Time Management acknowledges this and explains in detail how to set up meetings through Microsoft Outlook and coordinate meeting times with others. Its most valuable advice, though, can be summed up in the statement "The best meetings are the ones that don't take place." Meetings take people away from their jobs, interrupt the workflow, rely too much on everyone being able to show up and able to participate in a meaningful way, and actually cost a company money because people are in meetings instead of doing their jobs. So, after explaining how to set up meeting requests, the authors suggest that meetings be scheduled only rarely, and other means of communicating (such as Windows Live Meeting or conference calls) be used instead as much as possible. If meetings are necessary, there's a plan for making them run more smoothly and produce better results. This covers all the bases and should increase everyone's productivity and waste the minimum amount of time. It would be an excellent resource for any workplace.
Less paper, more productivity
Many people still prefer to keep their information on paper (I must admit to being one of those people). But paper's easy to lose track of and misfile, and after a while, the sheer mass of paper becomes so unwieldy that it might just as well be sent to the shredder. Effective Time Management sets out a method for taking effective notes and keeping track of electronic files efficiently. The authors suggest that the reader use Microsoft OneNote, but acknowledge that it isn't included in many versions of Microsoft Office (especially the older editions) and has to be purchased separately, which many people can't afford. I wish the authors had offered some suggestions for alternatives to Microsoft OneNote, since it's clearly a very useful program and can integrate effectively with Microsoft Outlook. Effective Time Management walks the reader through using Microsoft OneNote to take notes, make plans, set up calendars, and set up a structured and organized system for keeping track of everything. It clearly shows the advantages of using electronic notes and files instead of paper. I must admit I began to think differently about all my folders full of notes and printouts after I read this chapter, and I'm going to start looking into getting Microsoft OneNote or some other similar program to help me keep track of things more efficiently.
Summing it all up
Effective Time Management closes with a short chapter called "How to truly benefit from this book" that puts all the previous chapters in perspective and explains the best ways to get started using Microsoft Outlook and Microsoft OneNote to get organized in your professional and personal lives. The authors make it clear they don't expect the organization to happen overnight and they don't expect it to happen without the reader's determination to make it work. But they also explain why it's more than worth the time and effort to follow their plan. Even if one doesn't use Microsoft Outlook, this plan can work. There are other programs that offer much the same features, perhaps not in such a convenient package, but usable nonetheless. I understand that the book's focus is on Microsoft Outlook and Microsoft OneNote, but I think it would have been useful for the authors to suggest a few other programs that could be used to follow the same system even without a full copy of Microsoft Office on hand. That's just a minor suggestion, though, and I'm sure that anyone who's interested in following this system can make it work with whatever software they have on hand.
Verdict
Effective Time Management really is for everyone. We can all benefit from finding balance in our professional and personal lives, from using our time more efficiently, and from making the very best use of the tools we have at hand. Even people who are certain they've got everything under control can find useful suggestions here. The authors clearly understand both the software and human nature and take a step by step approach and explain why what they're describing will work. I'm glad I got a chance to review this book, because now I can start putting its plan into effect to get my own time managed more effectively.
