ドキュメントを編集するための共有ワークスペースに関しては、Googleドキュメント(Google Docs)が間違いなくリストのトップになります。編集からセキュリティまで–すべてがGoogleドキュメント(Google Docs)の完全な証拠です。この編集およびコラボレーションツールを初めて使用する場合は、共有ワークスペースでの作業を改善するためのGoogleドキュメントのヒントとコツをいくつか紹介します。(Google Docs tips and tricks )
Googleドキュメントのヒントとコツ
新規および既存のユーザー向けに、ドキュメントの編集と作成を改善するのに役立つ、最も役立つGoogleドキュメント(Google Docs)のヒント、コツ、チュートリアルをいくつか紹介します。
1]画像を編集
利用可能なさまざまな画像編集ツール(image editing tools)に慣れていない場合は、さまざまな効果を追加したりサイズを変更したりできるGoogleドキュメント(Google Docs)を選択できます。画像の色を変えたり、透明度、明るさ、コントラストを調整したりすることができます。これらの設定はすべて、Format > Image オプション(Options)]にあります。画像を切り抜く場合は、Format > Crop Imageに移動します。
2]さまざまな形式でドキュメントをダウンロードする(Download)
単一のドキュメントを.docx、.odt、.rtf、.pdf、.txtなどのさまざまな形式でダウンロードできます。参考までに、 (.txt)TEXT形式を選択すると、ダウンロード後に画像やその他の形式が失われます。ドキュメントをダウンロードする場合は、File > Downloadを付けてダウンロード] > Select]に移動します。ダウンロードが自動的に開始されるまで少し時間がかかります。
読む：(Read:)Googleドキュメントのドキュメントを任意の言語に翻訳(translate Google Docs documents into any language) する方法。
3]方程式を挿入
数式を挿入する必要がある場合は、Googleドキュメント(Google Docs)で挿入できます。さまざまな方程式を追加できるオプションがあるため、他のサードパーティのWebサイトからコピーする必要はありません。形式はGoogleDocsによって提供され、完了するには値を挿入する必要があります。代数方程式、関数方程式、積分方程式などを挿入することができます。Insert > Equationに移動し、挿入する形式を1つ選択します。
4]コメントを挿入
別の言語でいくつかの単語(Say)を書き、その用語を理解していない人のためにそれらを翻訳したいとします。このようなシナリオでは、コメントを追加して、他の人がその意味を理解できるようにすることができます。何かを参照したい場合は、コメントを追加することもできます。これを行うには、エディターで単語またはテキストを選択し、[コメント(Comment )]ボタンをクリックします。これで、コメントを書き留めることができます。
5]シソーラスを使用する
シソーラス(Thesaurus)は、ユーザーがより多くの単語を学習したり、同義語を見つけたりするのに役立ちます。Googleドキュメントの使用中にサードパーティのウェブサイトやツールを使用する代わりに、Googleドキュメント(Google Docs)の(Google Docs)組み込みのシソーラスを使用できます。使用するには、任意の単語を右クリックして、 「単語の定義(Define)」を選択します。上記のすべてが右側にあります。次に、リストから任意の単語を選択して、その特定の単語の使用法を確認できます。
読む：WordWeb：Windows用の無料の辞書とシソーラスソフトウェア。(WordWeb: Free Dictionary & Thesaurus Software for Windows.)
6]特定の文字を記号に置き換えます(Replace)
キーボードで使用できない記号がたくさんあります。たとえば、著作権記号や商標記号はまったく使用できません。これらの記号を使用する場合は、ここにいくつかのヒントがあります。（c）を使用して著作権記号を取得し、（r）を使用して登録商標記号を取得することができます。これらはすべてGoogleドキュメント(Google Docs)で事前定義されています。したがって、置換にさらにショートカットを追加したい場合は、ここに簡単なトリックがあります。Tools > Preferencesに移動します。ここに、自動置換(Automatic substitution)と呼ばれるオプションがあります。これがチェックされていることを確認してください。その後、代替品を選択するか、それに応じて設定することができます。
読む(Read)：Googleスプレッドシートのヒントとコツ。
7]改訂履歴を表示する
複数の人が1つのドキュメントを編集している場合、競合が発生する可能性が高くなります。また、編集タイムラインを確認したい場合は、改訂履歴パネルを開くことができます。ここでは、チームのさまざまなメンバーによって行われたすべての編集を見つけることができます。画像の追加やテキストの太字化から、すべてがGoogleドキュメント(Google Docs)に記録されます。Open File > Show改訂履歴を表示]。Ctrl + Alt + Shift + H.を押すこともできます。デフォルトでは、リビジョンパネルに重要な変更が表示されます。ただし、詳細なリビジョンを確認する場合は、[詳細なリビジョンを表示(Show more detailed revisions)]というオプションをクリックします。
8]アドオンをインストールする
アドオン(Add-ons)は、機能を強化することで、ユーザーがサービスやソフトウェアをさらに活用できるようにします。Googleドキュメント(Google Docs)はアドオンもサポートしています。アドオンは[アドオン(Add-ons )]タブ>[アドオンを取得]から直接インストールできます。最高のGoogleドキュメントアドオンには、g（数学(Math)）、テンプレートギャラリー(Template Gallery)、目次(Table)、音声認識(Speech Recognition)、スタイル(Styles)などがあります。
9]フォーマットせずに貼り付ける
別のリソースからコンテンツをコピーしていると仮定しましょう。貼り(Whe)付けると、すべてのリンク、書式設定、見出しタグなどがGoogleドキュメント(Google Docs)に取り込まれます。フォーマットしたくない場合は、Googleドキュメントの空のスペースを右クリックして、[(Google Docs)フォーマットせずに貼り付け(Paste without formatting.)]を選択します。ポップアップで [ OK ]をクリックし、 (OK )Ctrl + Vを押して貼り付けます。すべてのフォーマットがなくなります。
10]ドキュメントをウェブサイトに埋め込む
ドキュメントをWebに公開する必要がある場合があります。メールを使用して誰かを招待したり、共同編集者を追加したり、リンクを共有したり、ドキュメント全体をWebサイトに埋め込んだりできます。これを行うには、File > Publish]>[ Webに公開]>[コンテンツと設定の公開]を展開>[公開の(Publish content and settings)開始(Start Publishing)]をクリック>ポップアップウィンドウで肯定オプションを選択>[埋め込み]タブに移動>iframeコードをコピー>Webページの(Embed )HTMLセクションに貼り付けます。ドキュメントは、Webページに埋め込んだ後、誰でも見ることができます。
11]ドキュメントを翻訳する
Googleドキュメント(Google Docs)では、元のページを離れることなくドキュメントを翻訳できます。Tools > Translate]の下に組み込みのオプションがあり 、ドキュメントをある言語から別の言語に翻訳できます。専門家のように翻訳されないかもしれませんが、外国語の文書の概要は理解できます。Googleドキュメントのドキュメント翻訳(Google Docs document translation)の詳細については、この詳細ガイドをご覧 ください。
12]音声タイピング
時々、あなたは記事を書きたくないかもしれませんが、とにかくできるだけ早くそれを完成させなければなりません。このような状況では、音声入力が便利なツールになります。 組み込みのオプションであるため、作業を完了するためにGoogleドキュメントアドオン(install a Google Docs add-on)をインストールする必要はありません 。開始するには、マイクがコンピューターに接続されていることを確認してください。その場合は、 Googleドキュメント(Google Docs)を 開き、Tools > Voice入力]に移動します。Ctrl+Shift+Sを押すと同じことがトリガーされ ます。
13]手書きの署名を挿入します
手書きの署名を追加すると、ドキュメントにプロフェッショナルなタッチが追加され、場合によっては必要になることもあります。良いニュースは、Google描画(Google Drawing)の落書きオプションを利用して、手書きの署名を作成できることです。それほど時間はかかりませんが、マウスの動きに慣れていない人にとっては注意が必要です。Googleドキュメント(about adding handwritten signatures in Google Docs)で手書きの署名を追加する方法の詳細については、この記事をご覧 ください。
14]引用を追加する
多くの場合、参照を挿入するか、ドキュメントに含めたステートメントの元の作成者のクレジットを表示する必要があります。Googleドキュメント(Google Docs)では、組み込みのオプションを使用して引用や参照を追加するのは非常に簡単です。Tools > Citationsに移動し て、要件に応じてカスタマイズされたレファレンスを作成できます。詳細については、この詳細ガイドに従って 、Googleドキュメントで参照を作成および挿入する(create and insert a reference in Google Docs)方法を学ぶことができます。
Googleドキュメントを使用して実行できることは他にもたくさんあります。重要なことを見逃した場合はお知らせください。(There are many other things that can be done using Google Docs. Let us know if we missed something important.)
次を読む(Read next)：GoogleドキュメントとMicrosoftWordOnline。
Google Docs Tips and Tricks everyone should know
When it comes to а shared workspace tо edit documents, Google Docs tops the list without any doubt. From editing to security – everything is full proof in Google Docs. If you are new to this editing & collaboration tool, here are some Google Docs tips and tricks that will let you work better in a shared workspace.
Google Docs Tips and Tricks
For new & existing users, here are some of the most useful Google Docs tips, tricks & tutorials, that will help you better edit & write your documents.
1] Edit Image
If you are not familiar with the many different image editing tools available, you can simply opt for Google Docs, as it will let you add various effects and resize it. It is possible to recolor an image, adjust transparency, brightness, and contrast. All these settings can be found at here: Format > Image Options. If you want to crop a picture, go to Format > Crop Image.
2] Download document in different formats
You can download a single document in different formats including .docx, .odt, .rtf, .pdf, .txt etc. For your information, if you select TEXT format, the image, and other formattings will be lost after downloading. If you want to download a document, go to File > Download as > Select format. It will take a few moments for the download to start automatically.
Read: How to translate Google Docs documents into any language.
3] Insert equation
If you need to insert some mathematical equations, you can do so in Google Docs. You do not even have to copy it from any other third party website since there is an option that will let you add different equations. The format will be given by Google Docs, and you have to insert the values to complete it. It is possible to insert an algebraic equation, functional equation, integral equation, and more. Just go to Insert > Equation and select one format to insert.
4] Insert comment
Say you have written some words in a different language and you want to translate them for the benefit of those who may not understand that term. In such a scenario, you can add a comment so that other people can understand its meaning. You can also add a comment if you wish to reference something. To do so, select a word or text in your editor and click on the Comment button. Now you can write down your comment.
5] Use Thesaurus
Thesaurus helps users learn more words, find synonyms, etc. Instead of using any third party websites or tools while using Google Docs, you can use the inbuilt thesaurus of Google Docs. To use it, right-click on any word and select Define “word.” You can find everything mentioned above on your right-hand side. You can then select any word right from the list, and check the usage of that particular word.
Read: WordWeb: Free Dictionary & Thesaurus Software for Windows.
6] Replace certain characters with symbols
There are many symbols that are not available on your keyboard. For example, the copyright sign or the trademark sign are not available at all. If you want to use those symbols, here are few tips. You can use (c) to get the copyright sign, (r) to get the registered trademark sign and so on. All these are predefined in Google Docs. So if you want to add more shortcuts to replacements, here is a simple trick. Go to Tools > Preferences. Here you can find an option called Automatic substitution. Make sure this is checked. After that, you can select the replacements or set them accordingly.
Read: Google Sheets Tips and Tricks.
7] Show revision history
If more than one person is editing a single document, there is a high chance of conflicts. Moreover, if you want to check your editing timeline, you can open the revision history panel. Here, you can find all the edits done by different members of the team. From adding an image or making text bold – everything gets recorded in Google Docs. Open File > Show revision history. Alternatively, you can press Ctrl + Alt + Shift + H. By default, the revision panel shows the significant changes. However, if you want to check the detailed revisions, click on the option called Show more detailed revisions.
8] Install add-ons
Add-ons always help users get more out of any service or software by enriching its functionality. Google Docs also does support add-ons, whcih can be installed right from the Add-ons tab > Get add-ons. Some of the best Google Docs add-ons are g(Math), Template Gallery, Table of contents, Speech Recognition, Styles, etc.
9] Paste without formatting
Let’s assume that you are copying content from another resource. Whe you paste it, you will get all the links, formatting, heading tags, etc. into Google Docs. If you do not want to want the formatting, right-click on empty space in Google Docs and select Paste without formatting. Click OK on the popup and then press Ctrl + V to paste. All the formatting will be gone.
10] Embed document into website
There are times you may need to publish a document to the web. You can invite someone using an email, add collaborators, share the link and embed the whole document into a website. To do this go to File > Publish to the web > expand Publish content and settings > click on Start Publishing > select the affirmative option on the popup window > go to Embed tab > copy the iframe code > paste it into a webpage’s HTML section. The document will be visible to anyone after embedding it into the web page.
11] Translate document
Google Docs lets you translate documents without leaving the original page. It comes with an in-built option under Tools > Translate document that lets you translate your document from one language to another. Although it might not translate like a professional, you can understand the overview of a foreign language document. To learn more about Google Docs document translation, read this detailed guide.
12] Voice typing
At times, you might not feel like writing an article, but you have to complete it anyhow as soon as possible. In those situations, voice typing can be a handy tool for you. As it is an in-built option, you do not have to install a Google Docs add-on to get the job done. To get started, make sure that a microphone is plugged into your computer. If so, open the Google Docs and go to Tools > Voice typing. The same can be triggered by pressing Ctrl+Shift+S.
13] Insert handwritten signature
Adding a handwritten signature adds a professional touch to your document and also might be required at times. The good news is that you can take the help of the Scribble option in Google Drawing to create a handwritten signature. It is not much time-consuming but tricky for those who are not comfortable with mouse movement. To learn more about adding handwritten signatures in Google Docs, take a look at this article.
14] Add citations
You may often have to insert a reference or credit the original author of a piece of statement you have included in your document. In Google Docs, it is quite easy to add citations or references with the help of in-built options. You can go to Tools > Citations and create a customized reference according to your requirements. For more information, you can follow this detailed guide to learn how to create and insert a reference in Google Docs.
There are many other things that can be done using Google Docs. Let us know if we missed something important.
Read next: Google Docs vs. Microsoft Word Online.
