Googleスプレッドシート^{(Google Sheets)}は、無料のWebベースのアプリケーションであり、MicrosoftExcelの人気のある代替手段です。このツールを使用すると、スプレッドシートを簡単に作成、更新、および変更できます。これは、必要な数のユーザーを追加し、同時に他のユーザーとGoogleスプレッドシート^{(Google Sheets)}を編集できる優れたコラボレーションツールとして機能します。オンラインツールを使用すると、どこにいても、同じスプレッドシートでプロジェクトをリアルタイムで共同作業できます。Googleスプレッドシート^{(Google Sheets)}で共同作業するには、[共有^(Share)]ボタンをクリックするだけで、友達、同僚、家族がスプレッドシートを編集できるようになります。

共有のGoogleスプレッドシート^{(Google Spreadsheet)}で作業する場合、他のユーザーがそのセル内に制限されたデータのみを入力できるようにすることができます。他の人がセル内に間違った値を入力するのを避けるために、ドロップダウンメニュー^{(drop-down menu)}のようなグラフィカルコントロール要素を追加することをお勧めします。これは、特定のリストから利用できる値のみを入力できるリストボックスに似ています。それとは別に、ドロップダウンリストはデータを入力するためのスマートでより効率的な方法として機能します。

そうは言っても、ドロップダウンリストまたはプルダウンメニューは、人々があなたの期待とまったく同じ方法であなたのセルに値だけを入力することを確実にするための合理化された方法です。Excelと同様に、  Googleスプレッドシート^{(Google Sheets)}では、スプレッドシートへのドロップダウンメニューを簡単に作成できます。さらに、セルの選択リストを変更する場合に備えて、ドロップダウンリストに部分的な変更を加えることができます。この記事では、 Googleスプレッドシート^{(Google Sheets)}でドロップダウンメニューを作成して変更する方法について詳しく説明します。

Googleスプレッドシートでドロップダウンメニューを作成する

^(Launch)Googleスプレッドシートを起動する

新しいスプレッドシートを開くか、既存のスプレッドシートファイルを開きます。

ドロップダウンリストを作成するセルを選択します。セルのグループ、列全体、または行を選択することもできます。

[シート^(Sheets)]メニューに移動し、[データ]オプションをクリックします。^(Data.)

ドロップダウンメニューから[データ検証^{( Data Validation)}]を選択します。データ検証^{(Data Validation)}ウィンドウがポップアップし、カスタマイズするいくつかのオプションが表示されます。

[データ検証]^{(Data Validation)}ウィンドウの最初のフィールドは、選択したセルに基づいて自動的に入力されるセル範囲です。^{(Cell range)}[セル範囲^{(Cell Range)}]フィールドのテーブルアイコンをクリックするだけで、範囲を新しい値に変更できます。

[データ検証^{(Data Validation)}]ウィンドウの2番目のフィールドは、独自のドロップダウンメニューにさまざまなオプションのリストがある[基準]です。^{( Criteria )}基準には^(Criteria)、範囲からのリスト、アイテムのリスト、番号、テキスト、^{(List from a range, List of items, Number, Text, )}日付などのオプションが含まれています。 ^{( Date. )}

• 範囲からのリスト：このオプションを使用すると、異なるシートから取得された値のリスト、または同じシートの異なるセルからの値のリストを作成できます。
• アイテムのリスト：これにより、テキスト値のリストを作成できます。これらは、コンマで区切られた編集フィールドに入力されます。
• 番号^(Number)：このオプション^(Option)はドロップダウンリストを作成しませんが、代わりにドロップダウンメニューへのエントリが特定の数値範囲内にあることを確認します。
• テキスト：このオプション^(Option)はドロップダウンリストを作成せず、代わりにエントリが適切なテキスト形式であることを確認します。
• 日付：このオプション^(Option)はドロップダウンリストを作成しません。代わりに、入力された日付が有効であるか、特定の範囲内にあるかを確認します。
• カスタム数式^{(Custom Formula)}は次のとおりです。このオプションはドロップダウンリストを作成せず、代わりに選択したセルがユーザー指定の数式を使用していることを確認します。

リストに含めるデータを入力したら、[セルにドロップダウンリストを表示する]オプションを選択します。^{(Show dropdown list)}このオプションを選択すると、値がセルに表示されます。

ラジオボタンでオプションを選択することにより、誰かがリストに存在しない無効なデータを入力したときに何をしなければならないかを選択することもできます。無効なデータに対して[警告^{(Show warning)}を表示]オプションまたは[入力を拒否^{(Reject input)}]オプションのいずれかを選択できます。[入力を拒否^{(Reject Input)}]オプションでは、ドロップダウンリストにない値を入力することはできません。一方、  [警告^{(Show warning)}を表示]オプションを使用すると、リストにないがシートに警告メッセージを表示する無効なデータを入力できます。

設定ウィンドウの最後のオプションは外観です。^{(Appearance.)}このオプションは、セルに入力できる値またはデータに関するヒントをユーザーに提供します。このアシスタントをアクティブにするには、[外観^(Appearance)]フィールドの横にある[検証ヘルプテキストを表示する]オプションを選択します。^{(Show validation help text)}オプションを選択した後、セル範囲内で選択できる値についてユーザーに提供する手順を入力します。

[保存]^(Save)をクリックして変更を適用します。

Googleスプレッドシートのドロップダウンリストを編集します

リストに値を追加したり、ドロップダウンメニューから項目を削除したりするには、次の手順に従います。

[データ^{( Data)}]に移動し、ドロップダウンメニューから[データ検証^{( Data validation)}]を選択します。

セルを選択し、エントリの項目を変更します。

[保存]^(Save)をクリックして変更を適用します。

それで全部です。

How to create and modify a drop-down list in Google Sheets

Google Sheets is a free web-based application and a popular alternative to Microsoft Excel. The tool allows to easily create, update, and modify spreadsheets. It serves as an excellent collaborative tool allowing you to add as many people as you want and edit Google Sheets with others at the same time. The online tool enables you to work jointly in real-time on a project in the same spreadsheet irrespective of wherever you are located. To collaborate on Google Sheets one has to simply click a Share button and there you are allowing your friends, colleagues, or family to edit your spreadsheet.

When working on a shared Google Spreadsheet, you may want other users to enter only restricted data within its cells. To avoid others entering wrong values within cells, you may want to add a graphical control element like the drop-down menu which is similar to a list box that would allow people to enter only those values available from a given list. Apart from that, the drop-down list serves as a smart and more efficient method to enter data.

That being said, a drop-down list or a pulldown menu is a streamlined way to ensure that people fill only the values into your cells in the exact same manner as your expecting. Like Excel,  Google Sheets allows you to easily create a drop-down menu to your Sheets. Additionally, it enables you to make partial changes to the drop-down list in case you want to modify the selection list in the cells.  In this article, we explain in detail how to create a drop-down menu in Google Sheets and modify the same.

Create a drop-down menu in Google Sheets

Launch Google Sheets

Open a new spreadsheet or open an existing spreadsheet file.

Select a cell where you want to create a drop-down list. You can also select a group of cells, an entire column, or a row.

Navigate to Sheets menu and click on the option Data.

Select Data Validation from the drop-down menu. A Data Validation window pops up with several options to customize.

The first field in the Data Validation window is the Cell range which is automatically filled based on the selected cells. You can change the range to a new value by simply clicking on a table icon in the Cell Range field.

The second field in the Data Validation window is the Criteria which has a list of various options in its own drop-down menu. The Criteria contains options like List from a range, List of items, Number, Text, and Date. 

• List from a range: This option allows you to create a list of values that have been retrieved from different sheets or the list of values from different cells on the same sheet.
• List of items: This allows us to create a  list of text values. They are entered in the edit field separated by commas.
• Number: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure that the entry to the drop-down menu falls within a specific numeric range.
• Text: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure that the entry is in a proper textual format.
• Date: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure if the date entered is valid or comes in a certain range.
• Custom Formula is: This option does not create a drop-down list instead makes sure the selected cell uses a user-specified formula.

Once the data that is to be included in the list is entered, select the option Show dropdown list in cell. Selecting this option ensures that the values appear in the cells.

You can also choose what has to be done when someone enters an invalid data which is not present on the list by selecting the options with a radio button. You can choose to have either Show warning option or Reject input option on invalid data. The Reject Input option doesn’t allow you to enter any value which is not present on your drop-down list. On the other hand,  Show warning option allows you to enter the invalid data which is not on your list but displays the warning message in the sheet.

The last option in the setting window is the Appearance. This option gives a hint to the user on what values or data they can enter in the cells. To activate this assistant, select the option Show validation help text beside the Appearance field.  After you select the option, type the instructions that want to give people about what values they can choose within the cell range.

Click Save to apply the changes.

Edit the drop-down list in Google Sheets

To add more values to the list or remove items from the drop-down menu follow the below steps

Navigate to Data and select Data validation from the drop-down menu.

Select the cells and change the items in the entry.

Click Save to apply changes.

That’s all.

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