電子メール(Email)通信は、人気が出てから過去数十年にわたってあまり変わっていません。今日使用している用語のほとんどは同じです。紙の郵便で連絡をとっていた頃から、メールに関連する用語の多くを借りました。CCとBCCは完璧な例です。それはどういう意味ですか？
この記事では、電子メールの専門用語について説明し、遭遇する電子メール機能の多くが何のためにあるのかを理解するのに役立ちます。
CCはどういう意味ですか？
CCはCarbonCopy(Carbon Copy)の略です。このフィールドに誰かのアドレスを入力すると、メールのコピーがその人に送信されます。これは、使用している可能性のあるすべての電子メール技術(email tech)に適用されます。
この用語は、紙でのコミュニケーションが非常に一般的だった時代に由来しています。全員が2枚の普通紙の間にカーボン紙を置いて文書のコピーを作成しました。ペンが上のシートに圧力をかけると、カーボン紙のおかげで書き込みが下のシートに転写されました。これにより、人々はコピーをすばやく作成して送信することができました。
電子メール(Email)のカーボンコピーにはカーボンペーパーが含まれなくなった可能性がありますが、原則は同じです。メールのコピーを他の人に送信します。したがって、誰かがCCを送信するように指示すると、受信者に送信する電子メールのコピーが必要になります。たとえば、クライアントと通信している場合は、マネージャーをCCすることができます。
BCCとはどういう意味ですか？
BCCはBlindCarbonCopy(Blind Carbon Copy)の略で、CCのように機能しますが、大きな違いが1つあります。誰かをCCに送信すると、電子メールの受信者には、他に誰が電子メールを受信したかが表示されます。「宛先」フィールドと「CC」フィールドの両方の人がお互いの住所を見ることができます。BCCは秘密の層を追加します。送信者のみがリストを表示でき、送信者がそのリストに複数の人を追加した場合でも 、 BCC受信者は(BCC)BCCフィールドに自分の電子メールアドレスのみを表示します。
プライバシーが必要な場合は、BCCフィールドを使用してください。たとえば、顧客と電子メールで会話していて、マネージャーにタグを付ける必要がある場合は、ブラインドカーボンコピーを送信する必要があります。他の誰かがループにとどまっていることを顧客が知る理由はありません。
メールのエチケット
CCとBCCの意味がわかったので、「宛先」フィールドに全員を追加するのではなく、なぜCCを送信するのか疑問に思われるかもしれません。前述のように、誰がCCリストに追加されたかを誰でも確認できます。技術的には、CCはメインの「To」フィールドと何ら変わりはありません。では、なぜそれを使用するのですか？
答えは簡単です：エチケット。「宛先」セクションは、メインの受信者用に予約されています。それらは、送信する電子メールの件名に直接関係するものです。「CC」フィールドを使用して、現在または将来の情報に関心を持つ可能性のある他の関係者にその電子メールのコピーを送信する必要があります。
CCは、必要な場合に備えて、他の誰かに電子メールのコピーを持たせたい場合に役立ちます。
BCCを使用して、メインの受信者が他の誰が電子メールのコピーを受信しているかを認識しないようにする必要があります。ただし、長いリストの人に電子メールを送信する必要がある場合にも役立ちます。関係者全員が自分の電子メールに添付された数十の電子メールアドレスを見る必要はありません。BCC(Remember)の受信者は、 BCCフィールドでのみ自分のアドレスを確認できることに注意してください。(BCC)他は隠されたままです。
とはいえ、これはどれも石で書かれていません。決まったルールはありません。多くの人や企業は、これらの電子メールフィールドを異なる方法で使用することを選択する可能性があります。
あなたが知っておくべき他の重要な電子メール用語(Important Email)
メールでは、転送(forwarding)やメールグループの作成(creating email groups)など、さまざまなことができますが、最初に用語を理解して、これらすべての優れた機能のロックを解除する必要があります。用語をもう少し詳しく見ていきましょう。
主題(Subject)
[件名](Subject)フィールドは、受信者に電子メールの内容を伝えるために使用されます。情報を簡単に要約します。これは、件名で並べ替える(sorting by subject)ことで、後でメールを見つけるのにも役立ちます。
全員に返信(Reply to All)
通常、 [返信(Reply)]ボタンを押して送信者に返信します。これにより、元の電子メールとスレッド全体が一番上に保存され、情報をすぐに利用できるようになります。
そうは言っても、すべてに返信する(Reply to all)オプションもあります。CCリストに参加しているときにこの機能を使用して、関係者全員に応答を送信します。
前方(Forward)
誰かがあなた(Did)に「私を転送してください」と言いました、そしてあなたはそれが何を意味するのかわかりませんでしたか？この用語は、進む(Forward)ボタンを指します。この機能を使用すると、受信した電子メールを選択して、元の送信者以外の人に送信できます。それはあなたに多くの時間を節約します。
スパム(Spam)
電子メール(Email)スパムとは、迷惑メールを指します。誰かがあなたやメーリングリストの一部である何千人もの人々に送ったのは、一方的なコンテンツです。 GmailやOutlookなどの(Outlook)すべての(Every)メールサービスには、専用のスパムフォルダがあります。ただし、スパムが常に自動的に送信されるとは限りません。場合によっては、スパムメールを見つけ(spot spam emails)て手動で削除する必要があります。
ブロックリスト(Blocklist)
スパムと言えば、これはブロックリストが役立つところです。以前はブラックリストと呼ばれていたブロックリストは、永続的にブロックされたアドレスの単なるリストです。一部の送信者は既知のスパマーであるため、電子メールサービスプロバイダーが自動的にブロックリストに追加しますが、アドレス(block the addresses)を自分でブロックする必要がある場合もあります。
うまくいけば、私たちは物事を片付けることができました、そして今あなたははるかに良くなり、あなたの電子メールを送信して管理しています。状況によってどちらか一方を使用する必要がある場合は、CCとBCCを 混同(Just)し(BCC)ないように注意してください。
What Do BCC and CC Mean? Understanding Basic Email Lingo
Εmail communication hasn’t changed much ovеr the last couple of decades since it became popular. Most of the lingo we use today is the same. We borrowеd many of the terms associated with emailѕ from the days when we communicated uѕing рaper mail. CC and BCC аrе perfect examples. What does it all mean?
This article will discuss email jargon and help you understand what many of the email features you encounter are for.
What Does CC Mean?
CC stands for Carbon Copy. When you type someone’s address in this field, you’ll send a copy of your email to them. This applies to any email tech you might be using.
The term comes from the days when communicating through paper was extremely common. Everyone made copies of documents by placing a sheet of carbon paper between two sheets of regular paper. When the pen applied pressure on the top sheet, the writing was transferred to the bottom one thanks to the carbon paper. This allowed people to make and send copies quickly.
Email carbon copies may no longer involve carbon paper, but the principle is the same. You send copies of your email to other people. So when someone tells you to CC them, they want a copy of the email you’re sending to the receiver. For example, if you’re communicating with a client, you might want to CC your manager.
What Does BCC Mean?
BCC stands for Blind Carbon Copy and it works like CC, with one major difference. When you CC someone, the recipients of your email will see who else received the email. Both the person(s) in the “To” field and “CC” field will be able to see each other’s addresses. BCC adds a layer of secrecy. Only the sender can see the list, and the BCC recipient will only see their email address in the BCC field even if the sender added more than one person to that list.
When privacy is required, use the BCC field. For example, if you’re having an email conversation with a customer and you need to tag your manager, you should send a blind carbon copy. There’s no reason for your customer to know that someone else is being kept in the loop.
Email Etiquette
Now that you know what CC and BCC mean, you’re probably wondering why you would ever send a CC instead of just adding everyone in the “To” field. As mentioned earlier, everyone can see who was added to the CC list. Technically, CC isn’t any different from the main “To” field. So why use it?
The answer is simple: etiquette. The “To” section is reserved for the main recipient(s). They are the ones directly involved with the subject of the email you’re sending. You should use the “CC” field to send a copy of that email to other parties that might be interested in the information now or in the future.
CC is useful when you want someone else to have a copy of the email in case they need it.
BCC should be used to keep the main recipient unaware of who else is receiving a copy of the email. However, it’s also useful if you need to email a long list of people. There’s no need for everyone involved to see dozens of email addresses attached to their email. Remember that the receiver of a BCC can only see their address in the BCC field. The others remain hidden.
That said, none of this is written in stone. There are no set rules. Many people and companies might choose to use these email fields differently.
Other Important Email Terms You Should Know
You can do so many things with an email, like forwarding and creating email groups, but you need to first understand the terms to unlock all these great features. Let’s explore the lingo a bit further.
Subject
The Subject field is used to tell the recipient what the email is all about. Summarize the information in a few words. This will also help you find the email later by sorting by subject.
Reply to All
Normally, you reply to the sender by hitting the Reply button. This also saves the original email and the entire thread on top to keep the information at your fingertips.
That said, you also have the option to Reply to all. Use this feature when you’re part of a CC list to send your response to everyone involved.
Forward
Did anyone tell you “forward me” and you weren’t sure what that meant? This term refers to the Forward button. This feature allows you to select any email you received and send it to someone else other than the original sender. It saves you a lot of time.
Spam
Email spam refers to junk mail. It’s unsolicited content that someone sent you and thousands of others who are part of an email list. Every email service, like Gmail or Outlook, has a dedicated spam folder for it. However, spam doesn’t always end up there automatically. In some cases, you need to spot spam emails and delete them manually.
Blocklist
Speaking of spam, this is where a blocklist comes in handy. Previously known as a blacklist, a blocklist is just a list of permanently blocked addresses. Some senders are known spammers, so your email service provider will automatically them to the blocklist, but sometimes you need to block the addresses yourself.
Hopefully, we managed to clear things up, and now you’re much better and sending and managing your emails. Just make sure you don’t mix CC and BCC up when the situation demands using one or the other.
