Googleスプレッドシート(Google Sheets)は、Googleの最も強力な製品の1つであり、ウェブ上のスプレッドシートとデータ管理のための頼りになるソリューションの1つです。ただし、箱から出してすぐに使用できる弱点があります。これについては、この記事で説明します。
幸い、スプレッドシートは、これらの欠点のいくつかを補うのに役立つカスタム関数と数式をサポートしています。ユーザーが数式に精通している場合、またはスクリプト(scripting)を少し実行できる場合、スプレッドシートは作成するのと同じくらい強力です。
Sheetsがネイティブでサポートしていない特定の機能の1つは、セルまたは行の重複データであるかどうかにかかわらず、GoogleSheetsで重複を検索する機能です。(Google Sheets)[データ]メニューの[(Data)重複を削除(Remove duplicates)]オプションを使用して重複エントリをすばやく削除する方法はありますが、それらの重複を分離するだけの方法はありません。良いニュースは、これを達成する方法があるということです。
この記事では、条件付き書式を利用してGoogleスプレッドシートで重複を見つける方法について説明します。(Google Sheets)
Googleスプレッドシートの条件付き書式とは何ですか？(What Is Conditional Formatting In Google Sheets?)
条件付き書式は、多くのスプレッドシートエディタに存在する機能であり、ユーザーは特定の条件に基づいて、テキストベースおよびその他の視覚的な書式をセルに適用できます。
たとえば、ユーザーがスプレッドシートを使用して1か月の予算を記録していて、500ドルの支出制限を超えているかどうかを一目で知りたい場合があります。その月の合計が集計されるスプレッドシート列では、条件付き書式ルールを500ドルを超える値の太字の行に設定できるため、これが発生した場所を簡単に確認できます。
Googleスプレッドシート(Google Sheets)では、条件付き書式を使用すると、ユーザーは事前設定されたルールの長いリストに基づいて、またはカスタム数式を入力して書式を適用できます。使用可能な書式設定スタイルの変更には、太字、斜体、下線、取り消し線、テキストの色、およびセルの色が含まれます。
さらに、ユーザーは単一の色の代わりにカラースケールを使用して、自動カラースケーリングのために最小値と最大値、およびそれぞれの色を定義できます。
条件付き書式を使用してGoogleスプレッドシートで重複する行を検索する方法(How To Use Conditional Formatting to Find Duplicate Rows In Google Sheets)
長いデータシートで作業している人にとっては、重複したエントリが問題になり、物事の流れが途切れる場合があります。ユーザーは、Sheetsがネイティブにサポートしているこのデータを単に削除するのではなく、分析して操作することをお勧めします。
条件付き書式のカスタム数式を使用すると、これが可能になります。これを実現するための最初のステップは、その上の列ラベルをクリックして、重複を検索する必要がある列全体を強調表示することです。
強調表示されたら、右クリックして[条件付き書式(Conditional formatting)]を選択します。これにより、ウィンドウの右側に条件付き書式ルールを示すパネルが表示されます。選択した列範囲は、[範囲に適用(Apply to range)]フィールドに事前に入力されるため、タッチする必要はありません。
次に、[書式ルール(Format rules)]の下のドロップダウンメニューをクリックして、この条件を[カスタム数式(Custom formula is)]に変更します。これが完了すると、ドロップダウンメニューの下にテキストフィールドが表示されます。次の数式を入力する必要があります。
= countif（A：A、A1）> 1
ただし、「A」のすべてのインスタンスを、 Googleスプレッドシート(Google Sheets)で重複を検索している列文字に置き換えるように変更する必要があります。これは、[範囲に適用(Apply to range)]フィールドに表示されます。
最後のステップは、複数回見つかったデータを含むこの行のすべてのセルに適用するフォーマットを設定することです。大量のデータセットを操作する場合、設定するのに最適なフォーマットは塗りつぶしの色である可能性があります。これを使用すると、黄色、ホットピンク、ライムグリーンなどの明るく目立つ色が実際に目立ち、スクロール中に一目で重複に気付くことができます。
これで、少なくとも1つの他の行で見つかったデータを含むすべての行が、選択された方法で強調表示またはフォーマットされます。重複する行が削除されると、残りの1つの行の条件付き書式が自動的に削除されます。
「 Googleが2回のクリックで重複削除をサポートしているのに、なぜこの問題が発生するのか」と疑問に思う人もいるかもしれません。まあ、このシステムは柔軟性がなく、不完全です。たとえば、削除する重複を変更する方法はありません。最初のインスタンスを削除したいユーザーもいれば、最後のインスタンスを削除したいユーザーもいます。Googleはオプションを提供せず、最初のインスタンスを除くすべての重複を削除します。
この単純な条件付き書式設定ルールを使用すると、ユーザーは、シートを壊すリスクがない方法で重複を管理することを完全に制御できます。何よりも、条件付き書式は完全に動的であるため、何らかの方法ですべての重複を削除することを選択した場合でも、書式を削除する必要はありません。
ただし、条件付き書式ルールを削除する必要がある場合は、[書式(Format)]メニューをクリックしてから[条件付き書式(Conditional formatting)]をクリックするだけで、以前と同じ右側のメニューが表示されます。ユーザーは、作成したカスタム数式が表示されている行にカーソルを合わせ、表示されるゴミ箱アイコンをクリックして削除できます。
重複を見つけて削除するGoogleスプレッドシートのネイティブオプションが十分に強力でない場合、または余裕のない方法でデータをスクランブルする場合、この記事で強調表示されている単純なカスタム数式を使用すると、ユーザーは自分の手で問題を処理できます。
この条件付き書式ルールの使用について質問やコメントがありますか？もしそうなら、下にコメントを残してください。
How to Find Duplicates In Rows And Cells In Google Sheets
Google Sheets is one of Google’s most powerful products and one of the go-to solutions for spreadsheet and data management on the web. However, out of the box, it has its weak points—one that we’ll discuss in this article.
Luckily, Sheets supports custom functions and formulas that help make up for some of these shortcomings. If users are savvy with formulas or can do a little bit of scripting, Sheets can be as powerful as they make it.
One particular functionality that Sheets doesn’t natively support is the ability to find duplicates in Google Sheets – whether it’s duplicate data in cells or rows. While there is a way to quickly remove duplicate entries, using the Remove duplicates option under the Data menu, there’s no way to only isolate those duplicates. The good news is that there is a way to accomplish this.
In this article, let’s go over how to find duplicates in Google Sheets by taking advantage of conditional formatting.
What Is Conditional Formatting In Google Sheets?
Conditional formatting is a feature present in many spreadsheet editors which allows the user to apply text-based and other visual formatting to a cell based on certain conditions.
For example, a user may be recording their monthly budgeting using a spreadsheet, wanting to know at a glance if they go over a $500 spending limit. In the spreadsheet column where the total for the month is tallied, a conditional formatting rule can be set to bold rows with a value over $500, making it easy to see where this occurred.
In Google Sheets, conditional formatting allows users to apply formatting based on a long list of preset rules or by entering a custom formula. The formatting style changes available include bold, italics, underline, strikethrough, text color, and cell color.
Additionally, users can use a color scale, instead of a single color, and define a minimum and maximum value, and their respective colors, for automatic color scaling.
How To Use Conditional Formatting to Find Duplicate Rows In Google Sheets
For anyone working on a lengthy sheet of data, duplicate entries can become a problem that will sometimes break the flow of things. Users may not simply want to delete this data, which Sheets natively supports, and instead analyze and work with it.
Using a custom formula with conditional formatting, this is possible. The first step to achieve this is to highlight the entire column that needs to be searched for duplicates by clicking on the column label above it.
Once highlighted, right-click and select Conditional formatting. This will bring up a panel on the right side of the window that shows conditional formatting rules. The column range selected will be prefilled in the Apply to range field, so that won’t need to be touched.
Next, you want to click on the dropdown menu beneath Format rules to change this condition to Custom formula is. A text field will appear beneath the dropdown menu after this is done, and the following formula should be entered:
=countif(A:A,A1)>1
However, it will need to be modified to replace all instances of “A” with the column letter that is being searched for duplicates in Google Sheets, which will be shown in the Apply to range field.
The final step is to set the formatting to apply to all cells in this row that contain data found more than once. If working with a large set of data, the best formatting to set might be a fill color. Using it, a bright and noticeable color such as yellow, hot pink, or lime green will really stand out and allow for noticing duplicates at a glance while scrolling.
Now, all rows that contain data that is found in at least one other row will be highlighted or formatted in whatever way was chosen. If duplicate rows are deleted, the single row remaining will have its conditional formatting removed automatically.
One might ask, “Why go through this trouble when Google supports duplicate removal in two simple clicks?” Well, this system is inflexible and imperfect. For example, there is no way to change which duplicate is deleted. Some users may want the first instance deleted, and others the last—Google gives no option and removes all duplicates but the very first.
Using this simple conditional formatting rule, the user is in complete control of managing duplicates in a way that won’t risk breaking their sheet. Best of all is that conditional formatting is entirely dynamic, so you’ll never need to remove formatting if you choose to remove all duplicates in some way.
However, should the conditional formatting rule ever need to be deleted, it’s as simple as clicking on the Format menu and then Conditional formatting, which will show the same right-side menu as before. Users can hover their cursor over the row that shows the custom formula we’ve just created and click on the trash can icon that appears to remove it.
When Google Sheets’ native option to find duplicates to remove them just isn’t powerful enough or scrambles data in a way that can’t be afforded, the simple custom formula highlighted in this article allows users to take matters into their own hands.
Do you have any questions or comments about using this conditional formatting rule? If so, please leave us a comment below.
