Microsoft Outlookのルールは、電子メールに対して自動的にアクションを実行するのに最適です。手動作業を行わずに、特定のメッセージに移動したり、フラグを立てたり、応答したりすることができます。増加する受信トレイに対応できるように、Outlookでルールを作成する方法を説明します。

OutlookルールはWindows、Mac、および Webで作成できるため、各プラットフォームでの設定について説明します。利用可能な条件とアクションは異なることに注意してください 。^(Just)

Windows上のOutlookでルールを作成する方法

ルールの最も健全な条件とアクションのセットは、Windows上のOutlookにあります。ルールの作成方法を最も効果的に説明するために、一般的に使用されるルールをいくつか設定してみましょう。

空のルールを最初から設定すると、複数の条件とアクションを選択できるため、最も柔軟性が高くなります。さらに、途中で ルール ウィザードがプロンプトを表示します。^{(Rules Wizard)}

Outlookを開き、[ファイル]^(File)タブに移動し、[情報]^(Info)セクションの[ルール^{(Manage Rules)}と通知^(Alerts)の管理] を選択します。

[ルール^(Rules)とアラート]^(Alerts)ダイアログ ボックスが表示されたら、 [電子メール ルール]^{(Email Rules)}タブを開き、複数のアカウントがある場合は上部でアカウントを選択します。次に、[新しいルール]^{(New Rule)}を選択します。

次に、以下の手順に従ってルールを設定し、メールをフォルダーに移動したり、フォローアップのフラグを立てたり、自動返信を送信したりできます。代わりに、電子メールの自動転送^{(automatically forwarding emails)}など、便利だと思われる別のルールを試してみることもできます。

メールをフォルダーに移動する

ルールウィザード^{(Rules Wizard)}で、上部にある移動オプションの 1 つを選択します。送信者、含まれる単語、または受信ではなく送信する電子メールに基づいて、メッセージを特定のフォルダーに移動できます。

1. 例として、件名に特定の単語が含まれるメッセージをフォルダーに 移動するを選択します。^(Move)
2. 下部で、青色の下線が付いている項目を選択して、条件とアクションを指定します。
3. 特定の単語を選択し^{(Pick Specific Words)}、件名で検索する単語を入力します。
4. Pick Specific^{(Pick Specified)}メッセージの移動先フォルダーを選択します。

1. 次に、「次へ」を選択します。
2. 条件のリストが表示され、選択した条件が自動的にマークされます。必要に応じて、メールの追加の基準を選択できます。たとえば、自分だけに送信されるメッセージにルールを適用することもできます。「次へ」^(Next)を選択します。

1. 次に、選択したアクションがマークされたアクションのリストが表示されます。上記の条件と同様、必要に応じて追加のアクションを選択できます。たとえば、メッセージが移動されたときにメッセージを既読としてマークすることもできます。「次へ」を選択します^{(Select Next)}。

1. 次に例外のリストが表示されます。必要に応じて、特定の電子メールをルールから除外できます。たとえば、添付ファイル付きの電子メールをフォルダーに送信したくない場合があります。「次へ」を選択します^{(Select Next)}。

1. ルールの最終画面で、まず上部に名前を付けてから、「このルールを有効^(Turn)にする」のチェックボックスをオンにします。オプションで、ボックスをチェックしてこのルールを受信トレイで今すぐ実行することも、すべての電子メール アカウントにルールを使用することもできます。

1. 完了したら、条件とアクションを示す下部のボックスでルールの設定を確認します。[完了]^(Finish)を選択してルールを保存し、有効にします。

1. 「ルール^(Rules)とアラート」^(Alerts)ボックスの新しいルールの横にあるチェックマークを確認し、「OK」を選択します。

フォローアップ用にメールにフラグを付ける

もう 1 つの役立つOutlookルールは、フォローアップのために電子メールにフラグを付けるためのものです。フォローアップのフラグとタイミングを選択できます。

1. 上記と同じプロセスに従って新しいルール^{(New Rule)}を作成し、ルール ウィザード^{(Rules Wizard)}を開きます。
2. 次に、 [フォローアップのために他の人からのメッセージに フラグを立てる]を選択します。^(Flag)
3. 下部で青色の下線付きの項目を選択し、条件とアクションを指定します。
4. [ユーザー] または [パブリック グループ] を選択して連絡先を選択します。
5. この時点でフォロー^{(Pick Follow)}アップを選択してフラグとタイミングを選択します。

1. 次に、「次へ」を選択します。
2. 上記のルールと同様に、ルール ウィザード^{(Rules Wizard)}では、ルールを確認して追加できる条件、アクション、例外を順に案内します。次に、名前を付けて有効にし、完了します。

メールに自動的に返信する

役立つと思われるもう 1 つのルールは自動応答です。これは不在時のメッセージ^{(an out of office message)}に似ていますが、より柔軟です。特定のOutlookテンプレートを使用したり、特定の電子メールに対する返信メッセージを作成したりできます。

1. 上記と同じプロセスに従って新しいルール^{(New Rule)}を作成し、ルール ウィザード^{(Rules Wizard)}を開きます。次に、 [受信したメッセージにルールを適用する] を選択し、 ^(Apply)[次へ]^(Next)を選択します。

1. 受信したメールメッセージに使用する条件を選択します。ルールは、特定の単語を含む特定の送信者、期間内に受信した場合、またはその他の希望する条件に適用できます。「次へ」を選択します^{(Select Next)}。

1. ^(Choose)好みに応じて、「特定のテンプレートを使用して返信する^(Reply)」または「特定のメッセージを使用してサーバーに返信させる」のいずれかを選択します。次に、選択したオプションごとに下部にある下線付きの青いテキストを選択し、完了したら [次へ]を選択します。^(Next)
2. 特定のテンプレートを使用して返信する^(Reply): 特定のテンプレートを選択して、必要なものを選択します。

1. 特定のメッセージを使用してサーバーに応答させる: 特定のメッセージを選択し、表示されるボックスにメッセージを入力し、 [保存し^(Save)て閉じる]^(Close)を選択します。

1. ^(Mark)含める例外にマークを付けて[次へ]を選択し、ルールに名前を付けて有効にし、 ^(Next)[完了]^(Finish)ボタンで保存してルールを終了します。

Mac上のOutlookでルールを作成する方法

Macで Outlook を使用している場合は、条件とアクションがWindowsよりも少し制限されていますが、受信トレイ ルールを簡単に設定できます。

1. Outlookを開き、メニュー バーで Outlook > Settings
2. ポップアップウィンドウで「ルール」を選択します。

1. ^(Pick)複数ある場合は左側でアカウントを 選択し、右側のプラス記号ボタンを選択します。

1. 上部にルール名を入力します。
2. 次に、ドロップダウン ボックスを使用して最初の条件を設定します。選択した内容によっては、条件を追加する必要がある場合があります。たとえば、[Date Received]を選択した場合は、日付を入力します。

1. 次に、これらのドロップダウン ボックスを使用してアクションを選択します。繰り返しますが^(Again)、アクションを追加する必要がある場合があります。たとえば、[フォルダー^(Folder)に移動]^(Move)を選択すると、フォルダーが選択されます。

1. 別の条件またはアクションを追加するには、右側のプラス記号を選択します。例外を追加するには、「例外を除く」の横にあるプラス記号を選択します。

1. 必要に応じて、同じ条件を満たす他のルールを適用しないようにボックスをオンにします。左下の 「有効」^(Enabled)ボックスがチェックされていることを確認し、「OK」を選択してルールを保存します。

Web上のOutlookでルールを作成する方法

Outlook on the webでルールを作成するには、^(Outlook) Web サイトにアクセスしてサインインします。Outlook on Macと同様の条件とアクションが表示されます。

1. 右上の設定^(Settings)アイコン (歯車)を選択し、表示されるサイドバーで [ すべてのOutlook設定^(Outlook)を表示]を選択します。^(View)

1. ポップアップ ウィンドウで、左端の[メール]^(Mail)を選択し、右端で [ルール] を選択します。^(Rules)
2. 上部の [新しいルールの追加] を選択します。

1. ルールに名前を付け、 [条件の追加^(Add)] ボックスを使用して基準を選択します。選択した条件によっては追加が必要になる場合があります。たとえば、[差出人] を選択すると、右側に送信者を入力するように求められます。

1. [アクションの追加^(Add)] ボックスを使用してアクションを選択します。再度^(Again)、アクションを追加するように求められる場合があります。たとえば、[移動先] を選択すると、フォルダー名を指定するか、^(Move)新しいフォルダーを作成するよう^{(create a new folder)}に求められます。

1. 青色のオプションを使用して、別の条件や別のアクションを追加したり、必要に応じて例外を含めたりできます。

1. オプションで、ボックスをマークして、それ以上のルールの処理を停止し、受信トレイでルールをすぐに実行できます。
2. 完了したら、「保存」を選択します。

あなたのメールはルールに従っていますか?

Outlookで電子メール ルールを作成すると、メッセージを整理したり、忘れずにフォローアップしたり、特定の電子メールに返信したりするのにかかる時間を最小限に抑えることができます。問題が発生した場合は、 Outlook の電子メール ルールが機能しない場合の解決策を^{(fixes for when Outlook email rules aren’t working)}参照してください。

How to Create Rules in Microsoft Outlook

Rules in Microsoft Outlook are ideal for automаtically рerforming actions on emails. You can do thingѕ like moνe, flag, or respond to certain messages without manual wоrk. To help you keep up with your growing inbox, we’ll show you how to creatе rules in Outlook.

Because you can create Outlook rules on Windows, Mac, and the web, we’ll cover setting them up on each platform. Just note that the available conditions and actions vary.

How to Create Rules in Outlook on Windows

The healthiest set of conditions and actions for rules are in Outlook on Windows. To most effectively explain how to create a rule, let’s walk through setting up a few commonly used rules.

Setting up a blank rule from scratch gives you the most flexibility because you can choose more than one condition and action. Plus, the Rules Wizard prompts you along the way.

Open Outlook, go to the File tab, and select Manage Rules & Alerts in the Info section.

When the Rules and Alerts dialog box appears, open the Email Rules tab and choose an account at the top if you have more than one. Then, choose New Rule.

You can then set up your rule with the instructions below to move emails to a folder, flag them for follow-up, or send automated replies. You can instead try your hand at a different rule you’ll find useful like automatically forwarding emails.

Move Emails to a Folder

In the Rules Wizard, select one of the move options at the top. You can move messages to a specific folder based on sender, included words, or for emails you send rather than receive.

1. As an example, we’ll choose Move messages with specific words in the subject to a folder.
2. At the bottom, select the items underlined and blue to specify the condition and action.
3. Pick Specific Words and enter the words to look for in the subject line.
4. Pick Specified to pick the folder you want to move the messages to.

1. Then, select Next.
2. You’ll see a list of conditions with the one you just picked automatically marked. You can choose additional criteria for the emails if you like. For instance, you may also want to apply the rule to messages sent only to you. Select Next.

1. You’ll then see a list of actions with the one you picked marked for you. Like the conditions above, you can choose additional actions if you wish. For example, you may also want to mark the message as read when it’s moved. Select Next.

1. You’ll next see a list of exceptions. You can optionally exclude certain emails from the rule. For instance, you may not want emails with attachments sent to the folder. Select Next.

1. On the final screen for the rule, you’ll first give it a name at the top and then mark the checkbox for Turn on this rule. Optionally, you can check the boxes to run this rule now on your inbox or use the rule for all email accounts.

1. When you finish, confirm the rule setup in the box at the bottom which shows you the condition(s) and action(s). Select Finish to save and enable the rule.

1. Confirm a checkmark next to your new rule in the Rules and Alerts box and select OK.

Flag Emails for Follow-Up

Another helpful Outlook rule is for flagging emails for follow-up. You get to choose the flag and timing for the follow-up.

1. Follow the same process above to create a New Rule and open the Rules Wizard.
2. Then, choose Flag messages from someone for follow-up.
3. At the bottom, select the item underlined and blue to specify the condition and action.
4. Pick People or public group to choose the contact.
5. Pick Follow up at this time to choose the flag and timing.

1. Then, select Next.
2. Just like the rule above, the Rules Wizard walks you through the conditions, actions, and exceptions you can confirm and add to for your rule. Then, name, enable, and finish.

Automatically Reply to Emails

One more rule you may find helpful is an automatic reply, which is similar to an out of office message but with more flexibility. You can use a particular Outlook template or create a reply message for specific emails.

1. Follow the same process above to create a New Rule and open the Rules Wizard. Then, choose Apply rule on messages I receive and select Next.

1. Choose the conditions you want to use for the received email messages. You can apply the rule to certain senders, with specific words, when received in a date span, or any other condition you want. Select Next.

1. Choose either the Reply using a specific template or Have server reply using a specific message per your preference. Then, select the underlined, blue text at the bottom per the option you pick and select Next when you finish.
2. Reply using a specific template: Pick a specific template to choose the one you want.

1. Have server reply using a specific message: Pick a specific message, enter the message in the box that appears, and select Save & Close.

1. Mark any exceptions you want to include, select Next, and finish the rule by naming, enabling, and saving it with the Finish button.

How to Create Rules in Outlook on Mac

If you use Outlook on your Mac, you can set up inbox rules there easily although the conditions and actions are a bit more limited than on Windows.

1. Open Outlook and select Outlook > Settings in the menu bar.
2. Choose Rules in the pop-up window.

1. Pick an account on the left if you have more than one and select the plus sign button on the right.

1. Enter a Rule name at the top.
2. Then, set up the first condition using the drop-down boxes. Depending on what you choose, you may need to add to the condition. For example, if you pick Date Received, you’ll enter the date(s).

1. Next, choose the action using those drop-down boxes. Again, you may need to add to the action. For instance, if you pick Move to Folder, you’ll select the folder.

1. To add another condition or action, select the plus sign to the right or to add an exception, select the plus sign next to Except if.

1. Optionally, check the box to not apply other rules that meet the same conditions. Confirm that the Enabled box is checked on the bottom left and pick OK to save the rule.

How to Create Rules in Outlook on the Web

To create a rule in Outlook on the web, head to the website and sign in. You’ll see similar conditions and actions to those in Outlook on Mac.

1. Select the Settings icon (gear) on the top right and pick View all Outlook settings in the sidebar that appears.

1. In the pop-up window, pick Mail on the far left and Rules to the right.
2. At the top, select Add new rule.

1. Give your rule a name and then use the Add a condition box to pick the criterion. Depending on the condition you select, you may need to add to it. For example, if you choose From, you’ll be asked to provide the sender on the right.

1. Use the Add an action box to pick an action. Again, you may be prompted to add to the action. For instance, if you choose Move to, you’ll be asked to provide the folder name or create a new folder.

1. You can use the options in blue to add another condition, another action, or include exceptions as you like.

1. Optionally, you can mark the boxes to stop processing more rules and run the rule on your inbox immediately.
2. When you finish, select Save.

Will Your Emails Follow the Rules?

By creating email rules in Outlook, you can minimize the time it takes you to organize your messages, remember to follow up, or reply to certain emails. If you run into trouble, take a look at these fixes for when Outlook email rules aren’t working.

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