休暇に出かける予定で、電子メールに返信できない場合は、コンピューターのOutlookで「不在」の返信を設定することをお勧めします。このように、あなたに電子メールを送信する人は誰でも、あなたがオフィスにいないことを知らせる自動応答を受け取ります。

Outlookでは、電子メールを送信したすべてのユーザーに自動的に送信されるカスタム返信を作成できます。アプリがメールを処理するカスタム期間^{(custom date period)}を指定することもできます。

Exchangeアカウントの不在時のOutlook応答を設定する^{(Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts)}

ビジネス環境^{(business environment)}にいて、会社または組織がMicrosoft Exchangeを使用している場合は、 ^{(company or organization uses Microsoft Exchange)}Outlookで電子メールアカウント^{(email account)}の不在時の返信を設定する非常に簡単な方法があります。

• コンピューターでOutlook^(Outlook)アプリを起動します。
• 上部に[ファイル^(File)]というタブをクリックすると、さまざまなオプションが表示されます。[^(Click)自動返信（不在）^{(Automatic Replies (Out of Office))} ]というオプションをクリックします。このオプションが表示されない場合は、次のセクションにスキップして、タスクの実行方法を確認してください。

• 画面にボックスが表示され、さまざまなフィールドに情報を入力できます。自動カスタム返信を送信するには、次のようにフィールドに入力する必要があります。上部にある[自動返信を送信^{(Send automatic replies)}
  
  する]ボックスを有効にします。[この時間範囲内にのみ送信^{(Only send during this time range)}する]チェックボックスをオンにします。次に、メールに返信できない開始日と終了日を選択します。返信を組織内のユーザーにのみ送信する場合は、[組織内^{(Inside My Organization)}]タブをクリックします。それ以外の場合は、[組織外^{(Outside My Organization)}]という別のタブをクリックします。
  
  
  
  
  
  画面に表示されたボックスに、自動的に送信する応答を入力します。フォーマットツールを使用して、テキストのスタイルをフォーマットおよび変更することもできます。
  
  完了したら、[ OK ]をクリックして変更を保存します。

Outlookは、指定され^(Outlook)た期間^{(date period)}中に電子メールを送信したすべてのユーザーに、事前定義されたカスタムメッセージ^{(custom message)}を自動送信するようになりました。

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

世の中のほとんどの一般ユーザーは、OutlookでIMAPまたはPOP3アカウントを使用しています。^{(IMAP or POP3 accounts)}これには通常、Hotmail、Gmail、およびその他の電子メールアカウントをOutlookアプリ^{(Outlook app)}で使用することが含まれます。これらのユーザーの1人である場合は、上記の方法では機能しないため、自動応答を送信するためのルールを作成する必要があります。

ただし、幸いなことに、 Outlookでは、^(Outlook)カスタムメッセージ^{(custom message)}と返信の送信を自動化するルールを作成することはそれほど難しくありません。

自動返信テンプレートを作成する^{(Create An Automatic Reply Template)}

• コンピューターでOutlook^(Outlook)を開き、上部にある[新しい電子メール^{(New Email)}]オプションをクリックします。

• 通常のメール作成ウィンドウ^{(email compose window)}が開きます。ここでは、Outlookが自動的に送信する電子メールを入力する必要があります。メールの本文を入力^{(Just type)}するだけです。通常、メールの本文には、利用できない期間といつ戻ってくるかが記載されています。

• 上部の[ファイル^(File)]タブをクリックし、 [名前を付けて保存^{(Save As)}]を選択します。

• 不在時の返信テンプレート^{(office reply template)}の名前を入力し、 [ファイルの種類^{(Save as type)}]ドロップダウンメニューから[ Outlookテンプレート^{(Outlook Template)}]を選択します。次に、[保存]をクリックします^(Save)。

• メール作成ウィンドウを^{(email compose window and select)} 閉じ、変更を保存するかどうかを尋ねられたら、[いいえ]を選択します。^(No)

自動返信ルールを設定する^{(Set Up An Auto-Reply Rule)}

• [ホーム^(Home)]タブをクリックし、[ルール]を選択して、 ^(Rules)[ルールとアラートの管理^{(Manage Rules & Alerts)}]を選択します。

• [電子メールルール^{(Email Rules)}]タブで、[新しいルール]をクリックして新しいルール^{(New Rule)}を作成します。

• [受信したメッセージにルールを適用する]を^{(Apply rule on messages I receive)}選択し、[次へ^(Next)]をクリックします。

• 特定の期間の^{(received in a specific date span)} 条件で^{(condition and click)}受信したものを選択し、大きな白いボックス内のリンクをクリックします。[後^(After)]と[前^(Before)
  
  ]の両方のチェックボックスをオンにして、メールに返信できない日付範囲^{(date range)}を指定します。次に、[ OK ]、[次へ^(Next)]の順に押します。

• 特定のテンプレートを使用して返信に^{(reply using a specific template)}チェックマークを付け、そのリンクをクリックします。

• 前に作成したメールテンプレート^{(email template)}を選択し、[開く^(Open)]をクリックして、[次へ^(Next)]をクリックします。

• 必要に応じて、必要に応じて例外を適用し、[次へ^(Next)]をクリックします。

• ルール^{(rule and click)}の名前を入力し、 [完了^(Finish)]をクリックします。

OutlookWebバージョンで不在時の返信を設定する^{(Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version)}

多くのユーザーがデスクトップアプリ^{(desktop apps)}を捨てて、対応するWebアプリに置き換えています。すでにそれを行っており、電子メールにOutlook Webバージョンを使用している場合は、^(Outlook)OutlookforWebで不在時の^{(use the Outlook web version)}返信^{(office reply)}を設定することもできます。

これは、上記の他のどの方法よりも簡単です。

• まだ行っていない場合は、Outlook Webサイトにアクセスし、アカウントにログインします。^(Outlook)
• 受信トレイが表示されたら、右上隅にある設定アイコンをクリックし、下部にある[すべてのOutlook設定^{(View all Outlook settings)}を表示する]を選択します。設定メニューが開きます。

• Outlookアカウント^{(Outlook account)}に構成できるいくつかの設定が表示されます。自動返信^{(Automatic replies)}というオプションを見つけてクリックします。

• 右側のペイン^{(side pane)}にいくつかの新しいオプションが表示されます。
  
  まず、^(First)自動返信をオン^{(Turn on automatic replies)}にするというオプションを有効にします。[期間中にのみ返信を送信^{(Send replies only during a time period)}
  
  する]チェックボックスをオンにします。[開始時刻]^{(Start time)}ボックスと[終了時刻^{(End time)}]ボックスの両方で日付範囲を指定します。これは、アプリが自動返信を送信するときです。次に、メールを送信した人に自動的に送信されるカスタム返信^{(custom reply)}を入力できます。利用可能なフォーマットオプションを自由に使用してください。必要に応じて、連絡先にのみ自動応答する場合は、[連絡先にのみ返信を送信^{(Send replies only to contacts)}する]を有効にします。最後に、[保存]をクリックします^(Save)
  
  
  
  
  
  下部にある変更を保存します。

• 自動返信をオフにしたい場合は、 [自動返信オン^{(Automatic replies on )}]オプションのチェックを外してください。

Outlookで不在時の返信^{(office reply)}を設定できるのは本当に素晴らしいことです。あなたがそれを使用するかどうか、そしてあなたの自動返信メッセージがどのように見えるかを下のコメントで知らせてください。

How To Set Out Of Office Replies In Outlook

If you’re heading off to a vacation and you’re not going to be available to reply to уour emailѕ, it’s a good idea to set an ‘out of office’ reply in Outlook on your computer. This way, anуone who sends you an email will receive an automatic response letting them know of yоur absence in the offiсe.

Outlook lets you create custom replies to be automatically sent to anyone who emails you. You can also specify a custom date period during which the app should handle your emails for you.

Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts

If you’re in a business environment and your company or organization uses Microsoft Exchange, you have a really easy way to set out of office replies in Outlook for your email account.

• Launch the Outlook app on your computer.
• Click on the tab that says File at the top and you’ll see various options. Click on the option that reads Automatic Replies (Out of Office). If you don’t see this option, skip to the next section to learn how to do the task.

• A box will appear on your screen letting you input information in various fields. To send out automatic custom replies, you’re going to need to fill-in the fields as the following.
  
  Enable the box that says Send automatic replies at the top.
  
  Tick-mark the Only send during this time range box. Then select the from and to dates when you won’t be available to respond to your emails.
  
  If you want your reply to be only sent to those who are in your organization, click on the Inside My Organization tab. Otherwise, click on the other tab that says Outside My Organization.
  
  Type in the response you want to automatically send in the box given on your screen. You can use the formatting tools as well to format and change the style of your text.
  
  Once you’re done, click on OK to save the changes.

Outlook will now auto-send your predefined custom message to anyone who sends you an email during your specified date period.

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

Most general users out there use IMAP or POP3 accounts in their Outlook. This usually includes using your Hotmail, Gmail, and such other email accounts with the Outlook app. If you’re one of these users, you’ll need to create a rule to send out automatic replies as the above method won’t work for you.

Fortunately, though, creating a custom message and a rule to automate sending the replies isn’t too difficult in Outlook.

Create An Automatic Reply Template

• Open Outlook on your computer and click on the New Email option at the top.

• The usual email compose window will open. Here, you need to type in the email that you want Outlook to automatically send. Just type in the body of the email which usually includes mentioning how long you won’t be available and when you’ll be back.

• Click on the File tab at the top and select Save As.

• Enter a name for your out of office reply template and choose Outlook Template from the Save as type dropdown menu. Then click on Save.

• Close the email compose window and select No when it asks if you want to save the changes.

Set Up An Auto-Reply Rule

• Click on the Home tab, select Rules, and choose Manage Rules & Alerts.

• In the Email Rules tab, click on New Rule to create a new rule.

• Select Apply rule on messages I receive and hit Next.

• Select the received in a specific date span condition and click on its link in the large white box.
  
  Checkmark both After and Before checkboxes and specify the date range in which you won’t be able to respond to your emails. Then hit OK followed by Next.

• Checkmark reply using a specific template and click on its link.

• Select the email template you created earlier, click on Open, and then hit Next.

• Optionally, apply any exceptions if you want and click on Next.

• Enter a name for your rule and click on Finish.

Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version

A lot of users are ditching their desktop apps and replacing them with their web counterparts. If you’ve done that already and use the Outlook web version for your emails, you can set an out of office reply in Outlook for web, too.

This one’s easier to do than any other methods discussed above.

• Head over to the Outlook website and log-in to your account if you aren’t already.
• Once you see your inbox, click on the settings icon at the top-right corner and then choose View all Outlook settings at the bottom. It’ll open the settings menu.

• You’ll see several settings you can configure for your Outlook account. You want to find the option that says Automatic replies and click on it.

• Several new options will appear on the right-hand side pane.
  
  First of all, enable the option that says Turn on automatic replies.
  
  Checkmark the Send replies only during a time period box. Specify a date range in both Start time and End time boxes. This is when the app will send out your automatic replies.
  
  You can then enter a custom reply that’ll be automatically sent to the people who email you. Feel free to use the available formatting options.
  
  Optionally, enable Send replies only to contacts if you only want to auto-respond to your contacts.
  
  Finally, click on Save at the bottom to save your changes.

• Should you ever want to turn off automatic replies, just uncheck the Automatic replies on option.

It’s a really great thing to be able to set an out of office reply in Outlook. Let us know if you use it and what your auto-reply message looks like in the comments below.

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