「私のメールはどこに行きましたか？消えたばかりです。」私のキャリアの中でこれを何度も聞いたことは衝撃的です。しかし、 Outlook(Outlook)で特定の電子メールを簡単に検索できることに気付いていない人の数ほど衝撃的ではありません。
日付、送信者、キーワードなどでOutlookの電子メール(Outlook email)を検索する方法に関するこのガイドを読むと、 Outlookでも任意の電子メールを見つけることができます。Outlookの電子メール(Outlook email)検索のヒントをすべて提供します。
あなたのEメールは索引付けされていますか？(Are Your Emails Indexed?)
最高の電子メール検索結果を得るには、 Outlook(Outlook)がすべてのインデックス を作成していることを確認しましょう。
インデックス作成とは何ですか？本の索引にすべてのトピックがリストされており、それらがどこにあるかと同じように、 (Just)Outlookの索引付けはそのようなデータベースを作成します。一連の自由形式のテキスト(freeform text)よりも、プログラムがデータベースを検索する方が簡単です。
- [現在のメールボックスの検索]フィールド（(Search Current Mailbox )インスタント検索ボックス(Instant Search box)とも呼ばれます）にカーソルを置きます。これにより、検索(Search tools )ツールバーが表示されます。
- [検索ツール(Search Tools )]ボタンをクリックしてから、[インデックス作成ステータス(Indexing Status)]をクリックします。インデックスに登録する必要のあるメールの数を示す小さなウィンドウが開きます。
インデックスに登録するアイテムの数がゼロ以外の場合は、数分待ってください。これにより、検索が可能な限り完全になります。
インデックス作成にはいくつかのリソースが必要です。Outlookまたはコンピューターの速度が大幅に低下する場合は、インデックス作成をオフにして、コンピューターのパフォーマンス(computer performance)を向上させることができます。
[検索]タブを永続的に追加(Permanently Add Search Tab)
毎回検索バー(search bar)をクリックしなくても、簡単に検索タブ(search tab)に入ることができたら素晴らしいと思いませんか？それをしましょう。
- 左側の[オプション]をクリックします。(Options)
- [オプション]ウィンドウで、[リボンのカスタマイズ(Customize Ribbon)]をクリックします。
- [リボン(Customize Ribbon pane)のカスタマイズ]ペインで、[コマンドの選択(Choose commands from:)]の下のドロップダウンメニューをクリックし、[ツールタブ(Tool Tabs)]を選択します。
- 検索ツール(Search Tools)を探して選択します。次に、[Add>> ]ボタンをクリックします。
- 検索ツールがメインタブ(Main Tabs)領域に表示されます。この領域の横にある上下の矢印を使用して、リボンのどこに表示されるかを決定するか、そのままにしておきます。次に、[ OK(OK) ]をクリックして変更をコミットします。
- [検索ツール(Search Tools )]タブを探します。これで、いつでもすべての検索ツールに簡単にアクセスできます。
検索範囲を設定する(Set The Scope Of The Search)
[検索ツール]タブ(Search Tools tab)では、検索範囲を簡単に設定できます。左側では、スコープを[すべてのメールボックス](All Mailboxes)、 [現在のメールボックス(Current Mailbox)] 、 [現在のフォルダー( Current Folder)] 、 [サブ( Subfolders)フォルダー] 、または[すべてのOutlookアイテム(All Outlook Items)]に設定できることがわかります。
すべてのメールボックス– (All Mailboxes)Outlookでメールボックスまたは他のアカウントを共有している場合は、このスコープを選択します。Outlookに仕事用と個人用の両方の電子メールアカウントを持っている人もいます。
現在のメールボックス(Current Mailbox)–このスコープを選択して、1つのメールボックス内で検索を維持します。Outlookの左側のウィンドウでメールボックスが選択されていることを確認します。
現在のフォルダー(Current Folder)–このスコープは、Outlookの左側のウィンドウで現在選択されているフォルダーに検索を制限します。
サブ(Subfolders)フォルダー–これにより、左側のペインで選択されているフォルダーの下のフォルダーにスコープが制限されます。
すべてのOutlookアイテム(All Outlook Items)–最もオープンなスコープは、すべての電子メール、連絡先、カレンダーアイテム、およびタスクに検索を適用します。データ量が多いため、このスコープでの検索は遅くなり、不要な結果が生じる可能性があります。このスコープは慎重に使用してください。
Outlookの検索演算子(Search Operators In Outlook)
検索演算子を使用すると、検索結果をより具体的にすることができます。
特定のフレーズを検索するには、検索フレーズ(search phrase)を二重引用符で囲みます。
例：「 TPSレポート」
2つ以上の単語が含まれている必要があるが、必ずしも隣り合っているとは限らないアイテムを検索するには、AND演算子を使用します。
例：仕事と(AND )週末
キーワードを含むアイテムを検索し、別のキーワードを含むアイテムを除外するには、NOT演算子を使用します。
例：土曜日は良くない(NOT )
何か言葉を持っている可能性のあるものをお探しですか？OR演算子を試してください。
例：キリンOR製品
これらの演算子をすべて組み合わせて、必要に応じて検索を具体的にすることができます。「 TPSレポート(TPS report)」のように複雑で、週末(” AND weekend)やキリンはあまり良くないかもしれません(NOT)。
キーワードでOutlookを検索(Search Outlook By Keyword)
Outlookの電子メール(Outlook email)を検索する最も簡単なのは、キーワード検索(keyword search)です。これは、受信トレイの上部にある[インスタント検索](Instant Search)フィールドから最も簡単に実行できます。
- (Set)[インスタント検索]フィールド(Instant Search field)の横にあるドロップダウンボックス、または[検索]タブでスコープを(Search tab)設定します。
- 検索フィールド(search field)にキーワードまたは単語を入力し、 Enterキーをタップします。ここでは、検索演算子を使用して、検索をより具体的にすることができます。
送信者でOutlookを検索(Search Outlook By Sender)
Outlookの電子メールを送信者で検索するには：
- [検索]タブに(Search tab and click)移動し、[(From )開始]ボタンをクリックします。
- それが入ります
差出人：「送信者名」
[インスタント検索]フィールド(Instant Search field)。
- 二重引用符の間から送信者名を削除(Remove Sender Name)し、探している人の名前を入力します。用語全体をインスタント検索(Instant Search)に直接入力することもできます。Enterキーをタップして検索します。
件名でOutlookを検索(Search Outlook By Subject)
Outlookの電子メール(Outlook email)を件名で 検索するには：
- [検索]タブで、[件名(Subject)]をクリックします。
- これは置く
件名：「キーワード」
[インスタント検索]フィールド(Instant Search field)。
- キーワードを探している件名に置き換えます。フレーズ全体をインスタント検索(Instant Search)に入力することもできます。Enterキーをタップして検索します。
日付でOutlookを検索(Search Outlook By Date)
Outlookの電子メールを日付で検索するには：
- [検索]タブで、[今週(This Week)]をクリックします。オプションが表示されます。今日(Today)、昨日、今週(Week)、先週、(Week)今月、(Month)先月、(Month)今年、昨年。
また、受信した：演算子をカレンダーの日付で使用することもできます（
received:dd/mm/yyyy
day name
received:tuesday
day name
Outlook
Tuesday
Tuesdays
Outlookで添付ファイルのあるアイテムを検索する(Search Outlook For Items With Attachments)
Outlookの電子メール(Outlook email)を添付ファイルで検索するには：
- [検索]タブで、[添付ファイルあり(Has Attachments)]をクリックします。
- それが入ります
hasttachments：はい
[インスタント検索]フィールド(Instant Search field)。これを別のタイプの検索と組み合わせて、フィールドを絞り込む必要があります。Enterをタップして検索します。
入力することもできます
hasattachments:no
カテゴリ別にOutlookを検索(Search Outlook By Category)
カテゴリツール(Category tool)を使用して電子メールを整理することは、十分に活用されていません。
- [検索]タブの[カテゴリ(Categorized )化]ボタン を使用して、カテゴリで検索できます。
- 入ります
category：=”カラーカテゴリ”
[インスタント検索]フィールド(Instant Search field)。Enterキー(Enter)を押して検索します。
これは手動で入力することもできます。カテゴリに合わせて色を変えるだけです。(Just)たとえば、赤いカテゴリを検索するには、次のように入力します
category:=”Red Category”
category:=”Blue Category”
受信者によるOutlook電子メールの検索(Search Outlook Email By Recipient)
これは、送信先に基づいて電子メールを検索する方法です。
- [送信(Sent To )先]ボタンをクリックすると、オプションが表示されます。送信(Sent)先：私またはCC(Me or CC)：私、直接(Sent Directly)送信(Sent)されていない、別の受信者(Recipient)に送信されている。
- [別の受信者に(Recipient)送信](Sent)を選択した場合は、検索バー(search bar)のテキストを編集する必要があります。次のようになります
宛先：「受信者(Recipient)名」
。
- (Delete)受信者名の部分を(Recipient Name part)削除し、探している名前を入力します。Enter(Hit) キー(Enter)を押して検索します。
既読または未読で検索(Search By Read Or Not Read)
Outlookの電子メールは、既読か未読かで検索できます。
- [検索]タブの[(Search tab)未読(Unread)]ボタンをクリックすると、まだ読んでいないすべてのメールが検索されます。
- 入る
isread：no
検索バー(search bar)で。Enterキー(Enter )を押して検索します。
- 読んだメールを見つけるには、次のように変更します
isread：yes
Enterキー(Enter )を押して検索します。
フラグ付きで検索(Search By Flagged)
重要なメールをマークするためにフラグを使用すると、物事を常に把握するのに役立ちます。
- フラグが設定されている電子メールを検索するには、[検索]タブの[フラグが設定されている]ボタンを クリックします。(Flagged )
- で検索します
followupflag：フォローアップフラグ
。その他のオプションはfollowupflag：フラグなし
とfollowupflag：completed
。Enterをタップして検索します。
重要度で検索(Search By Importance)
(See)次のように、 Outlook(Outlook)で重要な電子メールのみを表示します。
- [検索]タブ(Search tab)のフラグ付きボタンの下に、 [重要(Important)]ボタンがあります。それをクリックすると、重要とマークされたアイテムが返されます。
- 検索クエリ(search query)は次のようになります
重要度：高
。高を低または通常に変更することもできます。虫眼鏡を(magnifying glass)クリック(Click)するか、 Enterキー(Enter )を押して検索します。
検索オプションの組み合わせ(Combining Search Options)
上記の検索オプションはすべて組み合わせることができます。たとえば、重要でフラグが立てられているアイテムを探している場合は、次のように入力できます
importance:high followupflag:followup
search bar
これを入力するか、[重要]ボタン(Important button)をクリックしてから[フラグ(Flagged button)付き]ボタンをクリックすることができます。
その他の検索オプション(More Search Options)
[検索]タブの[(Search tab)その他(More)]ボタンをクリックすると、さらに20以上の検索方法が表示されます。
ほとんどの場合、特定の検索タイプ(search type)がサポートするオプションを含むドロップダウンメニューが検索バーの下に配置されます。(search bar)
more-added-drop-down.png
高度な検索オプション(Advanced Search Options)
これまでカバーしてきたものをはるかに超えて、100をはるかに超えるさまざまな検索オプションにアクセスできます。これを使用することはないかもしれませんが、ここにあることを知っておくとよいでしょう。
- [検索ツール](Search Tools )、 [高度な検索(Advanced Find)]の順にクリックします。
- [高度な検索](Advanced Find)ウィンドウが開きます。
少し時間を取って、ここを見回してください。どれだけのことができるかは圧倒的です。Outlookアイテム(Outlook item)の任意のフィールドに基づいて検索できます。検索できるものは数百あります。
Outlook検索の力(The Power Of Outlook Search)
Outlookの検索機能がどれほど広範で強力であるかに驚いていませんか？それがすべて可能だったことをご存知ですか？(Did)ほとんどの人は、 Outlook(Outlook)で実行できるすべてのことの10分の1を使用することはおそらくないでしょう。これを、 Outlook(Outlook)が他に何ができるかを学ぶための出発点として使用してください。
電子メールタスク用に独自のOutlookショートカットを作成できます。電子メールをフォルダに整理するためのOutlookルールを(Outlook)設定(Set)します。または、特定の時間に電子メールを送信するようにスケジュールすること(schedule an email to be sent at a specific time)もできます。Outlookに電子メールを読み取らせることは、フェラーリ(Ferrari)を使用して食料品を入手することに少し似ています。
Search Outlook Email by Sender, Date, Keyword, Size and More
“Where’d my email go? It just disappeared.” It’s shocking how many times I’ve hеard this over my career. Bυt not as shocking as how many people who don’t realize that they can easily search for a specific email in Outlook.
After reading this guide on how to search Outlook email by date, sender, keyword, and more, you’ll be able to find any email in Outlook too. We’re going to give you all the Outlook email search tips you can handle.
Are Your Emails Indexed?
For the best email search results, let’s make sure Outlook has indexed everything.
What’s indexing? Just like the index of a book has all the topics listed and where to find them, Outlook indexing creates a database like that. It’s easier for programs to search through a database than a bunch of freeform text.
- Put the cursor in the Search Current Mailbox field, also known as the Instant Search box. This will bring up the Search tools bar.
- Click on the Search Tools button and then on Indexing Status. A small window will open showing how many emails are left to be indexed.
If the number of items to be indexed is anything but zero, give it a few minutes. That will ensure that the search is as complete as possible.
Indexing does take some resources. If you find that it slows down Outlook or your computer too much, you can turn off indexing to get better computer performance.
Permanently Add Search Tab
Wouldn’t it be great if we could easily get into the search tab without having to click in the search bar every time? Let’s do that.
- Click on Options on the left side, about halfway down.
- In the Options window, click on Customize Ribbon.
- In the Customize Ribbon pane, click on the dropdown menu under Choose commands from: and select Tool Tabs.
- Look for Search Tools and select it. Then click on the Add>> button.
- Search Tools will appear in the Main Tabs area. Use the up and down arrows beside this area to determine where it will appear in the ribbon, or leave it where it is. Then click OK to commit the change.
- Look for the Search Tools tab. Now we can access all the search tools easily anytime.
Set The Scope Of The Search
In the Search Tools tab, we can easily set the scope of the search. On the left side, we’ll see that we can set the scope to All Mailboxes, Current Mailbox, Current Folder, Subfolders, or All Outlook Items.
All Mailboxes – choose this scope if we have shared mailboxes or other accounts in Outlook. Some people may have both their work and personal email accounts in Outlook.
Current Mailbox – choose this scope to keep the search within just the one mailbox. Ensure that the mailbox is selected in the left pane of Outlook.
Current Folder – this scope will limit the search to the folder that is currently selected in the left pane of Outlook.
Subfolders – this limits the scope to the folders under whatever folder is selected in the left pane.
All Outlook Items – The most open scope will apply the search to all emails, contacts, calendar items, and tasks. Because of the large amount of data, searches on this scope can be slow and yield unnecessary results. Use this scope sparingly.
Search Operators In Outlook
Search results can be made more specific by using search operators.
To find a specific phrase, put double quote marks around the search phrase.
Example: “TPS report”
To find items that must have two or more words in it, but not necessarily right next to each other or in the order written, use the AND operator.
Example: work AND weekend
To find items containing a keyword and exclude items that contain a different keyword, use the NOT operator.
Example: saturday NOT great
Looking for something that could have one word or another? Try the OR operator.
Example: giraffe OR product
All these operators can be combined to make the search as specific as we’d like. We could have something as complex as “TPS report” AND weekend OR giraffe NOT great.
Search Outlook By Keyword
The easiest search Outlook email is the keyword search. It’s most simply done from the Instant Search field at the top of our inbox.
- Set the scope in the drop-down box next to the Instant Search field, or in the Search tab.
- Type the keyword, or words, into the search field and tap the Enter key. The search operators can be used here to help make the search more specific.
Search Outlook By Sender
To search Outlook email by sender:
- Go to the Search tab and click on the From button.
- That will enter <pre>from:”Sender Name”</pre> in the Instant Search field.
- Remove Sender Name from between the double-quotes and type in the name of the person we’re looking for. We can also just type the whole term directly into the Instant Search. Tap the Enter key to search.
Search Outlook By Subject
To search Outlook email by subject:
- Under the Search tab, click on Subject.
- This puts <pre>subject:”keywords”</pre> in the Instant Search field.
- Replace keywords with the subject we’re looking for. The whole phrase can be typed into Instant Search too. Tap the Enter key to search.
Search Outlook By Date
To search Outlook emails by date:
- In the Search tab, click on This Week. It will show the options; Today, Yesterday, This Week, Last Week, This Month, Last Month, This Year, Last Year.
- Whatever is selected it will be entered in the Instant Search field like; <pre>received:today, received:yesterday, received:this week, received:last week, received:this month, received:last month, received:this year, received:last year</pre> Hit the Enter key to search.
We can also use the received: operator with calendar dates (<pre>received:dd/mm/yyyy</pre>) or day names (<pre>received:tuesday</pre>). When a day name is used, Outlook will search only on the most recent of that day. So just this past Tuesday, not all the Tuesdays ever.
Search Outlook For Items With Attachments
To search Outlook email by attachments:
- Under the Search tab, click on Has Attachments.
- That will enter <pre>hasttachments:yes</pre> in the Instant Search field. This should be combined with another type of search to narrow the field. Tap Enter to search.
We could also type <pre>hasattachments:no</pre> to exclude results that have attachments from the results.
Search Outlook By Category
Using the Category tool to organize emails is under-utilized.
- We can search by category using the Categorized button under the search tab.
- It will enter <pre>category:=”Color Category”</pre> in the Instant Search field. Press Enter to search.
This can also be typed in manually. Just change the color to suit the category. For example, to search the red category, we’d type <pre>category:=”Red Category”</pre>. For blue, we’d type <pre>category:=”Blue Category”</pre> and so on.
Search Outlook Email By Recipient
This is the way to search for emails based on who they were sent to.
- Clicking on the Sent To button will show us the options; Sent To: Me or CC: Me, Not Sent Directly to Me, and Sent to Another Recipient.
- If we choose Sent to Another Recipient, we’ll need to edit the text in the search bar. It will look like <pre>to:”Recipient Name”</pre>.
- Delete the Recipient Name part and enter the name we’re looking for. Hit Enter to search.
Search By Read Or Not Read
You can search Outlook emails by whether they’ve been read or unread.
- Clicking on the Unread button in the Search tab will find all emails that haven’t been read yet.
- It enters <pre>isread:no</pre> in the search bar. Press Enter to search.
- To find email that has been read change it to <pre>isread:yes</pre> and press Enter to search.
Search By Flagged
Using flags to mark important emails helps stay on top of things.
- To find emails that are flagged, click on the Flagged button in the Search tab.
- It will search with <pre>followupflag:followup flag</pre>. Other options are <pre>followupflag:unflagged</pre> and <pre>followupflag:completed</pre>. Tap Enter to search.
Search By Importance
See only important emails in Outlook as follows.
- Under the flagged button in the Search tab, there’s the Important button. Clicking on that will return any items that are marked important.
- The search query looks like <pre>importance:high</pre>. We can change high to be low or normal as well. Click on the magnifying glass or hit Enter to search.
Combining Search Options
All of the above search options can be combined. For example, if we’re looking for items that are important and flagged, we can enter <pre>importance:high followupflag:followup</pre> flag in the search bar.
This could either be typed in or just click on the Important button and then the Flagged button.
More Search Options
Click on the More button in the Search tab and we’ll see over 20 more ways to search.
Mostly, it will put a drop-down menu under the search bar with the options that the specific search type supports.
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Advanced Search Options
We can access well over a hundred different search options going far beyond what we’ve covered. We might never use this, but it’s good to know it’s here.
- Click on Search Tools then Advanced Find.
- The Advanced Find window will open.
Take some time and look around here. It’s overwhelming how much can be done. We can search based on any field of any Outlook item. There are a few hundred different things we can search on.
The Power Of Outlook Search
Aren’t you amazed at how extensive and powerful Outlook’s search capabilities are? Did you even know that was all possible? Most people probably never use a tenth of all the things that Outlook can do. Use this as a springboard into learning what else Outlook can do for you.
You can create your own Outlook shortcuts for email tasks. Set up Outlook rules to organize email into folders. Or even schedule an email to be sent at a specific time! Having Outlook just read emails is a bit like using a Ferrari to get groceries.
