モバイルが多いほど、どこにいても、どのデバイスを使用していても、ファイルにアクセスできることが重要になります。昔^(Back)は、電子ファイルはすべてコンピューター上に存在していたため、コンピューターの近くにいなければ、ファイルにアクセスできませんでした。Dropbox、Amazon、Googleなどの企業が提供する高速インターネットおよびクラウド^(cloud)ストレージサービスの出現により、すべてが変わりました。 

皮肉なことに、昨年の外出禁止令とリモートワークへのピボットも、クラウドストレージの必要性と要望を高めています。多くの学校や雇用主は、学生と労働者のつながりを維持するためにMicrosoft365を利用しています。^{(Microsoft 365)}ファイルストレージの場合、それは学校や職場 でのOneDriveの採用を意味します。^(OneDrive)

学校でも職場でも、 OneDrive^(OneDrive)を初めて使用する場合は、Microsoftのクラウドストレージサービスを使用するためのヒントを読み続けてください。

1.OneDriveステータスアイコンを理解する^{(Status Icons)}

ファイルをOneDrive^(OneDrive)に保存するときに、ファイルをオンラインのみで利用できるようにするか、オフラインで利用できるようにするかを選択できます。OneDrive ファイルオンデマンド^{(Files On-Demand)}機能を使用すると、すべてのファイルのローカルコピーをダウンロードしなくても、クラウドストレージに保存したすべてのものにアクセスできます。代わりに、ファイルマネージャにファイルが一覧表示され、各ファイルがオンラインのみ、ローカルで利用可能、または常に利用可能かどうかを示すステータスアイコンが表示されます。

青い雲のアイコンは、ファイルがオンラインのみであることを示します。円で囲まれた緑色のチェックマークは、使用しているデバイスでローカルに使用可能なファイルによって表示されます。

常に^{(always )}デバイスに保持することを選択したファイルには、白いチェックマークが付いた緑色の丸が表示されます。 

コンピューターまたは別のデバイスでオンライン専用ファイルを開くと、ファイルがダウンロードされ、ローカルで利用できるようになります。ローカル^(Being)で利用できるということは、インターネットに接続していなくてもファイルを開くことができることを意味します。ハードドライブの空き容量を増やすには、ファイルを右クリックして[空き容量^{(Free up space)}を増やす]を選択します。

2.ファイルをオンデマンドでオンにする方法 

PCユーザーは、次の手順に従ってファイルオンデマンド^{(Files On-Demand)}をオンにすることができます。

1. システムトレイでOneDriveアイコンを選択します。
2. [ヘルプと設定]^{(Help & Settings)}を選択します。
3. [設定]^(Settings)を選択します。
4. [設定]タブで、[^{(Settings )}スペースを節約し、使用するファイルをダウンロードする^{(Save space and download files as you use them)}]チェックボックスをオンにします。

Macユーザーは、次の手順に従ってファイルオンデマンドをオンにできます。^(On-Demand)

1. メニューバーでOneDrive^(OneDrive)アイコンを選択します。
2. [ …詳細^(…More)]ボタンを選択します。
3. [設定]^{(Preferences)}を選択します。
4. [ファイルをオンデマンドでオンにする^{(Turn on Files On-Demand)}]ボタンを選択します。

3.PCのStorageSenseをオンにします

Windows 10ユーザーには、ストレージセンス^{(Storage Sense)}をオンにする追加オプションがあります。これにより、ディスク容量が不足している場合にのみ、過去30日間に開いていないOneDriveファイルがすべてオンラインに自動的に設定されます。 

また、ディスク容量が不足しているときだけでなく、毎日、毎週、または毎月実行するようにStorageSenseを設定することもできます。

4. OneDrivePersonalVault^{(OneDrive Personal Vault)}について知っておくべきこと

OneDriveクラウドに保存するすべてのファイルは、Microsoftのセキュリティ対策によって保護されていますが、 OneDrive Personal Vaultは、機密ファイルを保護するための追加のレイヤーを提供します。 

ファイルを個人用ボールトに保存するときは、強力な認証または2番目のID検証手順を使用してファイルにアクセスする必要があります。デバイスによっては、顔、指紋、PIN、またはテキストや電子メールで送信されたコードの場合があります。 

Personal Vault内のファイルは、Vault内にあるときや、クラウドとデバイス間を移動するときを含め、常に暗号化されています。さらに、ボールト内のファイルはウイルスがスキャンされ、ランサムウェアなどの疑わしいアクティビティがないか監視されます。 

Personal Vaultは、 OneDrive内のフォルダーとして表示されます。ボールトに保存するだけで、追加のセキュリティのメリットを享受できます。^(Simply)

注^(Note)：Microsoft 365サブスクリプションを持たないユーザーは、PersonalVault内のファイルが3つに制限されています。

5.ファイルをOneDriveにアップロードする方法

学校や職場でOneDrive^(OneDrive)を使用している場合、 OneDriveクラウドにファイルをアップロードする方法は複数あります。

ブラウザを使用してファイルをアップロードする

ブラウザでいつでもOneDriveにアクセスできます。以下の手順はChromeとEdgeで機能し、別のブラウザを使用している場合は若干異なる場合があります。

1. office.comにサインイン^(Sign)し、ページの左上隅にあるアプリランチャーを選択して、OneDriveを選択します。

1. [アップロード]^{(Upload )} >[ファイル^(Files)またはフォルダー]^(Folder)を選択します。

1. アップロードするファイルまたはフォルダを選択^(Choose)して選択します。
2. [開く]^(Open)または[フォルダの選択]^{(Select Folder)}を選択します。

デスクトップを使用してファイルをアップロードする

Windows 10を搭載したコンピューターを使用している場合は、OneDriveが既にインストールされています。ファイルとフォルダーをOneDrive^(OneDrive)フォルダーに保存または移動するだけで、 ^(Simply)OneDriveを介してすべてのデバイスでそれらにアクセスできるようになります。

OneDriveにサインインしていない場合は、[スタート^(Start)]ボタンを選択し、OneDriveを検索して、アプリを起動します。指示に従ってサインインします。

同様に、Macユーザーは、 Finderを使用してファイルを^(Finder)OneDriveフォルダーにコピーまたは移動するか、アプリからOneDriveフォルダーに保存することで、ファイルをOneDriveに自動的にアップロードできます。^(OneDrive)

6.OneDriveでファイルを共有する

OneDriveを使用すると、ファイルの共有が簡単になります。コンピューターで、ファイルを右クリックし、[共有^(Share)]を選択します。 

ファイルを共有する相手を選択し、オプションのメッセージを追加してから、[送信^(Send)]ボタンを選択するか、リンクをコピーするか、デバイス上の別のアプリを介して送信するかを選択します。

7.OneDriveで^(OneDrive)ファイル^(File)またはフォルダー^(Folder)を復元します

OneDriveにはごみ箱があり、誤って削除したファイルやフォルダーを復元できる場合があります。 

1. ブラウザのOneDriveから、ごみ箱^{(Recycle Bin)}を選択します。
2. 復元するファイルを選択します。

1. [復元]^(Restore)ボタンを選択します。

8.OneDrive^{(Your OneDrive)}ファイルに有効期限^{(Expiration Dates)}とパスワード^(Passwords)を設定する方法

この機能は無料のアカウントではまだ利用できませんが、一部のMicrosoft 365ユーザーは、 ^{(Microsoft 365)}OneDriveのファイルに有効期限とパスワードを設定するオプションがあります。この機能がOneDrive管理センター^{(OneDrive Admin Center)}で有効になっている場合は、次のようにします。 

注^(Note)：これは、リンクを匿名で共有する場合にのみ機能し、特定のユーザーと共有することを選択した場合には 機能しません。^(not)

1. Webブラウザーで、共有するファイルまたはフォルダーを選択します。 
2. 共有を^(share)選択します。
3. リンク設定^{(link settings)}で、ファイルへのアクセスをいつ期限切れにするかを選択します。

1. 必要に応じてパスワード^(password)を追加します。
2. [適用^(Apply)]ボタンを選択します。

学校^(School)や職場でOneDrive^(Out)をさらに活用する^(OneDrive)

上記のヒントは、学校や職場でOneDriveを使用してできることのほんの一部にすぎません。同期の問題^{(sync issues)}を解決する方法を学び、シンボリックリンク^{(symbolic links)}を使用してコンピューター上の任意のフォルダーをOneDriveと同期するか、塩辛い場合はOneDriveを完全に無効にします。^{(disable OneDrive)}

OneDrive for School or Work: 8 Tips for Beginners

The more mobіle you are, the more important it is to have access to your fileѕ no matter where you are оr whiсh device yоu’re using. Back in the old days, your еlectrоnic files all lived on your computer, so if you weren’t near your computer, you couldn’t accesѕ your files. Τhat all changed with the advеnt of high-spеed internet and cloud storage services offered by companies like Dropbox, Amazon, and Google. 

Ironically, the past year’s stay-at-home orders and pivot to remote working have also increased the need and desire for cloud storage. Many schools and employers have turned to Microsoft 365 to keep students and workers connected. For file storage, that has meant the adoption of OneDrive for school or work. 

If you’re a new OneDrive user, either for school or work, keep reading for a few tips for using Microsoft’s cloud storage service.

1. Understand Your OneDrive Status Icons

When saving files to OneDrive, you can choose to make your file available online-only or offline. The OneDrive Files On-Demand feature allows you to access everything you’ve saved to your cloud storage without downloading a local copy of every file. Instead, you’ll see your files listed in your file manager along with status icons indicating whether each file is online-only, locally available, or always available.

A blue cloud icon indicates that the file is online-only. A green checkmark in a circle appears by files that are locally available on the device you’re using.

Files you have opted to always keep on your device will display a solid green circle with a white checkmark. 

If you open an online-only file on your computer or another device, it will download and become locally available. Being locally available means you can open the file even if you don’t have an internet connection. To free up space on your hard drive, right-click the file and select Free up space.

2. How to Turn on Files On-Demand 

PC users can follow these steps to turn on Files On-Demand.

1. Select the OneDrive icon in the system tray.
2. Select Help & Settings.
3. Select Settings.
4. On the Settings tab, check the box for “Save space and download files as you use them.”

Mac users can turn on Files On-Demand by following these steps:

1. Select the OneDrive icon in the menu bar.
2. Select the …More button.
3. Select Preferences.
4. Select the Turn on Files On-Demand button.

3. Turn on Storage Sense for PCs

Windows 10 users have the extra option of turning on Storage Sense, which automatically sets any OneDrive files you haven’t opened in the last 30 days to online-only if you’re running low on disk space. 

You can also set Storage Sense to run every day, week, or month instead of only when you’re getting low on disk space.

4. What you Should Know About the OneDrive Personal Vault

While all the files you save to the OneDrive cloud are protected by Microsoft’s security measures, the OneDrive Personal Vault offers an extra layer of protection for sensitive files. 

When you save files to your personal vault, you must use strong authentication or a second identity-verification step to access them. Depending on your device, that could be your face, your fingerprint, a PIN, or a code sent to you by text or email. 

The files in your Personal Vault are encrypted at all times, including when they’re in your vault and when they’re traveling between the cloud and your device. Moreover, the files in your vault are scanned for viruses and monitored for suspicious activity, including ransomware. 

The Personal Vault appears as a folder within your OneDrive. Simply save to the vault to get the benefits of all that extra security.

Note: Users without a Microsoft 365 subscription are limited to three files in their Personal Vault.

5. How to Upload Files to OneDrive

If you’re using OneDrive for school or work, there are multiple ways to upload files to your OneDrive cloud.

Upload Files Using Your Browser

You can always access OneDrive in a browser. The steps below work for Chrome and Edge and may slightly differ if you’re using a different browser.

1. Sign into office.com and select the app launcher in the top-left corner of the page and select OneDrive.

1. Select Upload > Files or Folder.

1. Choose which files or folder you want to upload and select them.
2. Select Open or Select Folder.

Upload Files Using Your Desktop

If you’re using a computer with Windows 10, OneDrive is already installed. Simply save or move your files and folders to the OneDrive folder to make them accessible on all your devices via OneDrive.

If you’re not signed into OneDrive, select the Start button, search for OneDrive, and launch the app. Follow the instructions to sign in.

Similarly, Mac users can automatically upload files to OneDrive by copying or moving them to the OneDrive folder using the Finder or by saving them to the OneDrive folder from an app.

6. Sharing Files in OneDrive

Sharing files couldn’t be easier with OneDrive. On your computer, right-click on the file and select Share. 

Choose who you want to share your file with, add an optional message, and then either select the Send button or choose to copy the link or send via another app on your device.

7. Restore a File or Folder in OneDrive

OneDrive has a recycle bin where you may be able to restore a file or folder you accidentally deleted. 

1. From OneDrive in your browser, select the Recycle Bin.
2. Select the file you want to restore.

1. Select the Restore button.

8. How to Put Expiration Dates and Passwords on Your OneDrive Files

While this feature isn’t available for free accounts yet, some Microsoft 365 users have the option to put expiration dates and passwords on their files in OneDrive. If this feature has been enabled in the OneDrive Admin Center, here’s what to do. 

Note: This only works when sharing a link anonymously and not when you choose to share with specific people. 

1. In a web browser, select a file or folder you want to share. 
2. Select share.
3. In link settings, choose when you want access to the file to expire.

1. Add a password if you want.
2. Select the Apply button.

Get More Out of OneDrive for School or Work

The tips above just scratch the surface of what you can do with OneDrive for school or work. Learn how to solve sync issues, use symbolic links to sync any folder on your computer with OneDrive, or, if you’re feeling salty, disable OneDrive completely.

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