この投稿では、受信メールを自動的に別のフォルダーに移動することで、 Outlookの電子メール^{(Outlook email)}をより適切に管理する方法を見ていきます。あなたが毎日たくさんの電子メール^{(email everyday)}を受け取るならば、これは多くの時間を節約することができます。

週に1回、受信トレイ^(Inbox)から分類されたフォルダにメールを移動するのに1時間も費やす必要はなく、メールルールは受信トレイの整理を自動化するのに役立ちます。これは、 Gmail^(Gmail)でラベルとフィルタを使用するのと非常によく似ています。

電子メール^(Email)のルールは複雑に見えるかもしれませんし、本当に洗練された並べ替えを実行したい場合もありますが、仕事用の電子メールを自動的にWorkフォルダーに移動したいだけの場合は、簡単です。

ルールを有効にするには、最初に受信トレイ^(Inbox)の下にいくつかのフォルダーを作成して、プロジェクト、仕事^(Work)、家族^(Family)などの電子メールを分類する必要があります。

受信トレイ^(Inbox)または任意のフォルダを右クリックして[新しいフォルダ^{(New Folder)}]を選択すると、フォルダを作成できます。次の手順は、Outlook 2010、2013、2016、2019^{(Outlook 2010)}、およびOffice365で機能します。

Outlookルールの設定

開始するには、Outlookを開き、[^(Outlook)ファイル^(File)]タブをクリックすると、下部に[ルールとアラートの管理]ボタンが表示されます。^{(Manage Rules & Alerts)}

[ルール^(Rules)とアラート]メインウィンドウが表示され、 ^(Alerts)Outlookのバージョンによっては、デフォルトで1つのルールがすでに作成されている場合があります。

ここから、[新しいルール^{(New Rule)}]ボタンをクリックして、最初のOutlook電子メール^{(Outlook email)}ルールを開始します。[ルール^(Rules) ウィザード]ダイアログ^{(Wizard dialog)}がポップアップ表示され、いくつかの一般的なルールテンプレートが表示されます。

これらは最も一般的なものであり、おそらくあなたが必要とするすべてのものです。最も一般的なルールは、最初にリストされている「メッセージを誰かからフォルダに移動する^{(Move messages from someone to a folder)}」です。先に進んでそれを選択し、[次へ^(Next)]をクリックします。

「ステップ2^{(Step 2)} ：」と呼ばれる下部のリストボックスが下部に^{(list box)}残り、下線付きのテキストが表示されます。実際には、ルールを設定するために必要なのは、ユーザーまたはパブリックグループのハイパーリンクをクリックし、^{(people or public group)}電子メールアドレス^{(email address)}とそれらの電子メールの送信先を選択するように 指定する^{(specified )}ことだけです。

次に、[完了]をクリックすると、完了^(Finish)です。ただし、ルールをより複雑にしたい場合は、[次へ^(Next)]をクリックすると、さらに多くのオプションが表示されます。

上部のリストボックス^{(list box)}でさまざまな条件をチェックすると、下部のルールの説明^{(rule description)}にもハイパーリンクが追加されます。電子メール本文^{(email body)}内の特定の単語を検索し、それらの電子メールに対してアクションを実行するルールを作成することもできます。

次のタスクは、各ハイパーリンクをクリックして、電子メールアドレス、フォルダーなどの関連する値を選択することです。上記の例では、ユーザーまたはパブリックグループ^{( people or public group)}をクリックして、電子メールアドレスを選択します。

次に、指定^(specified)した単語をクリックして、電子メールの移動先のフォルダーを参照するか、[新規^(New)]をクリックすると、現在強調表示されているフォルダーの下に新しいフォルダーが作成されます。

これで、ルールの実際の値で更新された下部が表示されます。

[次へ]をクリックすると、ルールにさらにアクションを設定できます。単純なルールであれば、通常はこれをそのままにしておくことができますが、サウンドの再生、電子メールの転送、コピーの作成、電子メールの印刷、別のプログラムの開始、スクリプトの実行などの他のアクションも実行する場合。 、その後、この画面ですべてを行うことができます。

完了したら[次へ]をクリックすると、[^(Next)例外^(Exceptions)]ダイアログが表示されます。このダイアログで、このルールを処理したくない条件を選択できます。いくつかの固有のケースがない限り、空白のままにすることができます。これがデフォルトです。

[次へ]をクリックすると、^{(Click Next)}ルールウィザード^{(rule wizard)}の最後に到達しました。ルールに「MoveFriendsEmail」のような名前を付けて、後でそれを見るときに何が行われるかがわかるようにします。

次に、新しいルールに一致するメールが受信トレイに既にある場合は、[受信トレイに既にあるメッセージに対してこのルールを実行^{(Run this rule on messages already in Inbox)}する]チェックボックスをオンにします。他のすべてをデフォルトのままにして、[^{(default and click)} 完了^(Finish)]をクリックできます。

これで、 Outlookの電子メール^{(Outlook email)}の管理をより効率的に開始するために、人、ニュースレター、bank/credit cardの明細書など、考えられるあらゆるもののルールを作成できます。楽しみ！

Automatically Move Emails into Folders in Outlook using Rules

In this post, we’ll take a look at how you can manage your Outlook email better by having incoming mail automatiсally moved into separate folders. If you get a lot of email everyday, this can save lots of tіme.

Rather than having to spend an hour once a week moving emails from the Inbox to your categorized folders, email rules will help automate your inbox organization. This is very similar to using labels and filters in Gmail.

Email rules may seem complicated and they can be if you really want to perform some sophisticated sorting, but if you simply want to move work emails to the Work folder automatically, then it’s a piece of cake.

In order for rules to be useful, you should first create some folders underneath your Inbox to categorize your email, such as Projects, Work, Family, etc.

You can create folders by right-clicking on Inbox or any folder and selecting New Folder. The following procedure works on Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 and Office 365.

Setup Outlook Rules

Now to get started, open Outlook, click on the File tab and you’ll see the Manage Rules & Alerts button towards the bottom.

The Rules and Alerts main window will appear and by default you might see one rule already created depending on your version of Outlook.

From here you will click the New Rule button to get started with your first Outlook email rule. The Rules Wizard dialog will pop up and it will show you some common rule templates.

These are the most common ones and probably all you’ll ever need. The most common rule is the first one listed, “Move messages from someone to a folder“. Go ahead and select it, then click Next.

You’ll notice the bottom list box that is called “Step 2:” remains at the bottom with some underlined text. In reality, all of you have to do to setup the rule is click on the hyperlinks for people or public group and specified to choose the email address and where you want those emails to go.

Then you can click Finish and you’re done. However, if you want to make the rule more complicated, then clicking Next will give you a whole lot more options:

As you check on different conditions in the top list box, the rule description at the bottom will also populate with more hyperlinks. You can even create rules that look for specific words in the email body and then perform actions on those emails.

Your next task is to click on each hyperlink and choose the associated values like email addresses, folders, etc. In our example above, you’ll want to click on people or public group and choose an email address.

Then click on the word specified and browse to the folder you would like the email to be moved to or click New and a new folder will be created under the currently highlighted folder.

Now you’ll see the bottom part updated with the actual values for your rule.

When you click Next, you can set more actions for the rule. You can normally leave this alone if it’s a simple rule, but if you want to also perform other actions like play a sound, forward the email, make a copy of it, print the email, start another program, run a script, etc., then you can do all of that on this screen.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed for. Unless you have some unique cases, you can leave it blank, which is the default.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Move Friends Email” so that you know what it does when you look at it later on.

Then if you have emails already in your Inbox that would match your new rule, check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!

Now you can create rules for people, newsletters, bank/credit card statements and whatever else you can think of to start managing your Outlook email more efficiently! Enjoy!

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