PDFファイルからテキストをコピーしてWord文書に追加したり、数式をExcelスプレッドシートに貼り付けたり、プレゼンテーション用の(Excel)PowerPointスライドに挿入したりする場合は、コピー(Copy)アンドペースト(Paste)機能を使用するのと同じくらい簡単です。
ただし、セキュリティやその他の権限があるため、必ずしもすべてのPDFファイルで機能するとは限りませんが、同じタスクを実行する方法は他にもあります。
PDFからテキストをコピーする方法(How to Copy Text From a PDF)
PDFから別のアプリケーションにテキストをコピーする前に、コピーを許可しないセキュリティ設定がないことを確認する必要があります。そうしないと、何もコピーできなくなります。これは、 Reader(Reader)のグレー表示または淡色表示のコピー機能によって示される場合があります。
受け取ったPDFがパスワードで保護されている(protected by a password)場合は、指定されたパスワードの組み合わせでPDFを開き、セキュリティ設定を確認してコンテンツのコピーが許可されていることを確認してください。
- これを行うには、ドキュメントを右クリックして[ドキュメントのプロパティ(Document Properties)]を選択します。
- [セキュリティ(Security )]タブをクリックし、[ドキュメントの制限の概要(Document Restrictions Summary)]を見て、コンテンツのコピーが許可されているかどうかを確認します。
注(Note)：コンテンツ制限のあるPDFには、通常、上部のファイル名の横に「保護済み」という単語があります。
- 任意のリーダーでPDFを開き、以下のいずれかの方法を使用して必要なテキストをコピーします。
このガイドで 説明するPDFファイルからテキストをコピーする方法はいくつかあります。
コピー＆ペースト機能(Copy & Paste Function)
これは、 PDF(PDFs)だけでなく、ほとんどのドキュメントまたはファイルからテキストをコピーする事実上の方法です。CTRL+Cキーボードショートカットを使用して必要なテキストをコピーしてから、Ctrl CTRL+Vを使用して他のドキュメントに貼り付けることができます(paste it onto the other document)。
Macを使用している場合は、Command-Cを押してテキストをコピーし、Command-Vを押して(Command-V)クリップボード(Clipboard)の内容を現在のドキュメントまたはアプリに貼り付けます。
または、マウスまたはタッチパッドの右クリックボタンを使用して、[ツールの選択(Select tool)]をクリックすることもできます。
マウスをドラッグしてコピーする部分を強調表示することにより、 PDF(PDF)ドキュメントにコピーするテキストを選択し、選択したテキストを右クリックして、[コピー(Copy)]を選択します。
Edit>Copy]をクリックすることもできます。コピーしたら、コピーしたテキストを貼り付けるドキュメントに移動し、配置するスペースを右クリックして[貼り付け]を選択するか、[(Paste)Edit>Paste]をクリックします。
スナップショットまたはスクリーンショットツール(Snapshot Or Screenshot Tool)
PDFリーダー(PDF reader)のスナップショットツールを使用すると、スクリーンショットまたはグラフィックとして必要なテキストを選択し、フォーマットに影響を与えることなく別のドキュメントに貼り付けることができます。この方法を選択すると、必要なテキストの部分が正確に取得されますが、編集することはできません。
これを行うには、PDFドキュメントを開き、[Edit > Take a snapshotを作成]をクリックします。
または、 PDF(PDF)ウィンドウのタイトルバーを選択し、キーボードのAlt+PrtScnて画面をキャプチャして(capture the screen)から、必要な部分に基づいて切り抜きます。
Macを使用している場合は、Command+Shift+4を押し、画面上のカーソルを使用して、キャプチャするテキストをドラッグして選択します。
オンラインPDFリーダー(Online PDF Reader)
ブラウザまたはオンラインリーダーでPDFドキュメントからテキストをコピーできます。
これを行うには、ファイルを右クリックして[プログラムからOpen With > (choose browser)、ブラウザで開いているウィンドウにドラッグして、 ブラウザでPDFを開きます。(PDF)
必要なテキストを選択します。CTRL+Cを押してテキストをコピーし、 Ctrlキーを押しながらCTRL+Vを押して別のドキュメントに貼り付けます。マウスまたはタッチパッドを右クリックして[コピー(Copy)]を選択し、もう一方のドキュメントをもう一度右クリックして[貼り付け(Paste)]を選択することもできます。
PDF抽出ソフトウェア
サードパーティのPDF抽出ツールは、 (PDF)Word、PowerPointプレゼンテーション、デスクトップパブリッシングソフトウェア などの別のアプリケーションで使用するテキストを抽出するのにも役立ちます。
ExtractPDFなどのツールを使用して、 PDFをアップロードし、[開始(Start)]をクリックします。このツールは、必要に応じて画像、テキスト、さらにはフォントを抽出します。その後、抽出したコンテンツから必要なものをコピーして、別のアプリケーションに貼り付けることができます。
ページのレイアウトを維持しながら、PDFファイルをHTMLに変換する(PDF)サード(HTML)パーティの抽出ツール(third-party extraction tools)が多数あります。また、PDFドキュメントのコンテンツを抽出して、他のアプリケーションで使用できるベクターグラフィック形式に変換します。
PDFコンバーター(PDF Converter)
PDFコンバーターを使用すると、PDFドキュメントを編集可能なドキュメントに変換(convert a PDF document into an editable document)できます。その後、テキストをコピーして別のアプリケーションで使用できます。
人気のあるPDFコンバーターの1つはSmallPDFです。これは、オンラインツールであるため、インストールが不要で、使いやすいためです。これを使用するには、ブラウザでSmallPDFを開き、出力形式（ (SmallPDF)PDFからWord(PDF to Word)など）を選択します。
[ファイルを選択](Choose file)をクリックして、変換するPDFをアップロードします。
[ダウンロード](Download)をクリックして、変換されたファイルをデバイスに保存します。次に、変換されたWord文書を開き、必要なテキストをコピーします。
OCRツール(OCR Tool)
光学式文字認識（OCR）ツール(Optical Character Recognition (OCR) tool)を使用すると、 PDFファイルを編集可能なWord文書に変換したり、PDFファイルやスキャンした画像から編集可能なテキスト形式にテキストをコピーしたりできます。
スキャンしたドキュメントをPDF(PDF)形式で受け取った場合は、そのようなファイルが元のドキュメントと同じように見えるカスタムフォントと編集可能なテキストを使用して、編集可能なPDFに即座に変換されるので特に役立ちます。(PDFs)
Adobe Acrobatは、スキャンした画像や紙の文書からテキストを自動的に抽出し、それらをPDFに変換するため、 (PDFs)OCRを使用したテキストコンバーターとして機能します。
最良の部分は、自動カスタムフォント生成(custom font generation)のおかげでPDFが元の印刷出力と一致し、 (PDF)MS-Officeに切り取って貼り付けるか、エクスポートすることで、他のOfficeアプリケーションで使用できることです。また、ドキュメントの正確なルックアンドフィールを維持し、コンテンツの編集を制限することもできます。
注(Note)：これらの手順を使用するには、Adobe ReaderではなくAdobeAcrobatが必要です。(Adobe Acrobat)後者(Adobe Reader)はPDFの表示専用であり、 (PDFs)OCRツール がないためです。
Adobe AcrobatでネイティブOCRツールを使用するには、スキャンしたテキストまたは画像を含むPDFを(PDF)Acrobat for PCまたはMacで開き、[ (Mac)PDFの編集(Edit PDF)]をクリックします。
Acrobatは自動的にOCRをPDFに適用し、完全に編集可能なコピーに変換します。コピーするテキストを選択し、[Edit>Copy]をクリックして、別のアプリケーションに貼り付けます。
File > Save As]をクリックして、後で使用するために編集可能なドキュメントを保存できます。
または、 OCR(OCR)リーダーを使用するスキャンしたドキュメントまたは画像を開き、ツールバーの右上にある[ツール]をクリックして、[(Tools )Recognize Text > In This File内]を選択します。
OCR言語、PDF出力スタイル、解像度などの現在の一般設定を示すポップアップが表示されます。[ (Click) OK]をクリックして、テキストを認識させます。
設定を変更する場合は、[編集(Edit)]をクリックし、完了したら[OK]をクリックします。
スキャンしたページからテキストが認識されると、テキスト認識ほど正確ではありませんが、検出されたフォーマットで目的のテキストを選択してコピーできます。
Adobe Readerだけを持っていて、 Acrobatのコピーを取得したくない場合は、無料で使用できるOneNoteの(OneNote’s OCR)PC用OCRやMac用の TesseractOCRライブラリ(Tesseract OCR library)などの無料のOCRツールがあります。
注：(Note:)Adobe Acrobatを使用している場合は、一度に複数のドキュメントをOCRできます。Acrobat(Just)で任意のドキュメントを開き、 [(Acrobat)ツール]サイドバーの[(Tools )テキスト(Recognize Text)の認識]をクリックして、[複数のファイル(In Multiple Files)]を選択します。OCRする(OCR)PDFファイルをドラッグする と、Acrobatがテキストを認識します。
PDFファイルからテキストをコピーするために使用する他のトリックはありますか？以下のコメントでそれについて教え(Tell)てください。
How To Copy Text From a PDF File
If you want to сopy text from a PDF file to add to a Word document, paste a formula onto аn Excel spreadsheet, or insert into PowerPoint slides for a presentation, it can be as easy as using the Copy and Paste function.
However, that may not necessarily work for all PDF files owing to security and other permissions, but there are other ways you can fulfill the same task.
How to Copy Text From a PDF
Before you can copy text from PDF to another application, you need to confirm that it doesn’t have security settings that disallow copying, otherwise you won’t be able to copy anything. This may be indicated by a grayed out or dimmed copy feature in Reader.
If the PDF you received is protected by a password, use the designated password combination to open it, and then check the security settings to confirm that content copying is allowed.
- To do this, right-click the document and select Document Properties.
- Click the Security tab and look at the Document Restrictions Summary to see if content copying is allowed or not.
Note: A PDF with content restrictions usually has the word “Secured” next to the file name at the top.
- Open the PDF in any reader and then copy the text you want using any of the methods below.
There are several ways of copying text from a PDF file that we’ll cover in this guide.
Copy & Paste Function
This is the de-facto method of copying text from most documents or files, not just PDFs. You can use the CTRL+C keyboard shortcut to copy the text you want and then use CTRL+V to paste it onto the other document.
If you’re using a Mac, press Command-C to copy the text and Command-V to paste the contents of the Clipboard into the current document or app.
Alternatively, you can use your mouse or touchpad’s right-click button and click Select tool.
Select the text you want to copy on the PDF document by dragging your mouse to highlight the portion you’d like to copy, right click on the selected text, and select Copy.
You can also go to the menu tab, and click Edit>Copy. Once it’s copied, go to the document onto which you’d like to paste the copied text, right click on the space you’d like to place it, and select Paste, or click Edit>Paste.
Snapshot Or Screenshot Tool
The Snapshot tool in your PDF reader helps you select the text you want as a screenshot or graphic, and then paste it onto another document without affecting the formatting. If you choose this method, you’ll get exactly the portion of text you want, but it won’t be editable.
To do this, open the PDF document, click Edit > Take a snapshot.
Alternatively, select the PDF window’s title bar and press Alt+PrtScn on your keyboard to capture the screen, and then crop based on the portion you want.
If you’re using a Mac, press Command+Shift+4 and use the cursor on the screen to drag and select the text you’d like to capture.
Online PDF Reader
You can copy text from a PDF document in your browser or online reader.
To do this, open the PDF in your browser by right clicking on the file and selecting Open With > (choose browser) or drag it to an open window on your browser.
Select the text you want. Press CTRL+C to copy the text and paste it on another document using CTRL+V. You can also right-click your mouse or touchpad and select Copy, and then right-click again on the other document and select Paste.
PDF Extraction Software
A third-party PDF extraction tool can also help you extract text for use in a different application such as Word, PowerPoint presentation or desktop publishing software.
You can use a tool like ExtractPDF, upload your PDF and click Start. The tool will extract images, text or even fonts if you want, after which you can copy what you want from the extracted content and paste it onto another application.
There are many third-party extraction tools for PDF files that convert them to HTML, while preserving the layout of the page. They also extract and convert the content in the PDF document to vector graphics formats you can use in other applications.
PDF Converter
A PDF converter allows you to convert a PDF document into an editable document, after which you can copy your text and use it in another application.
One of the popular PDF converters is SmallPDF, because it’s an online tool so it doesn’t require any installation, and it’s easy to use. To use it, open SmallPDF on your browser, select the output format, for example PDF to Word.
Click Choose file to upload the PDF you want to convert.
Click Download to save the converted file on your device. Next, open the converted Word document, and copy the text you want.
OCR Tool
An Optical Character Recognition (OCR) tool lets you convert your PDF file to an editable Word document, copy text from PDF files and scanned images to editable text formats.
It’s particularly helpful if you received a scanned document in PDF format as it turns such files into editable PDFs instantly, with custom fonts and editable text that look just like those in the original document.
Adobe Acrobat works as a text converter with OCR as it extracts text automatically from scanned images or paper documents, and converts them into PDFs.
The best part is your PDF will match the original printout thanks to the automatic custom font generation, and you can use it with other Office applications by cutting and pasting or exporting to MS-Office. It also allows you to preserve the document’s exact look and feel, and restrict content editing.
Note: To use these steps, you need Adobe Acrobat, not Adobe Reader, as the latter is only for viewing PDFs and doesn’t have the OCR tool.
To use the native OCR tool in Adobe Acrobat, open the PDF containing the scanned text or image in Acrobat for PC or Mac and click Edit PDF.
Acrobat will automatically apply OCR to the PDF and convert it into a fully editable copy. Select the text you want to copy, and click Edit>Copy, then paste it onto another application.
You can click File > Save As to save the editable document for use later on.
Alternatively, open the scanned document or image you want to use the OCR reader with, click Tools at the top right side of the toolbar and select Recognize Text > In This File.
You’ll see a popup showing your current General Settings such as OCR language, PDF output style and resolution. Click OK to get the text recognized.
If you want to change the settings, click Edit, and then click OK once you’re done.
Once the text is recognized from the scanned page, you can select and copy the text you want with detected formatting, though it’s not as accurate as the text recognition.
If all you have is Adobe Reader, and you don’t want to get a copy of Acrobat, there are free OCR tools like OneNote’s OCR for PC, which is free to use, or Tesseract OCR library for Mac.
Note: If you have Adobe Acrobat, you can OCR multiple documents at once. Just open any document in Acrobat, click Recognize Text in the Tools sidebar and select In Multiple Files. Drag the PDF files you want to OCR and Acrobat will recognize the text for you.
Do you have any other tricks you use to copy text from a PDF file? Tell us about it in a comment below.
