私はいつも、 Windowsにファイルを自動的に整理する機能が備わっていることを望んでいました。(Windows)ファイル名(file name)、サイズ、拡張子などに基づいてファイルを自動的に移動またはコピーします。残念ながら、作業を完了するにはサードパーティのプログラムに依存する必要があります。
この記事では、ファイルを自動的に整理するための私のお気に入りのプログラムの1つを紹介します。では、このようなプログラムのユースケースは何ですか？私の場合、HDビデオ(HD video)カメラにAVCHD形式(AVCHD format)で録画されたホームビデオがたくさんあります。パソコンやスマートフォン(computer and smartphone)で映画を再生するには、 MP4形式(MP4 format)である必要があります。
ビデオを変換したら、NASにコピーしてから、ビデオのローカルコピーを削除します。整理プログラムを使用して、変換されたファイルが指定されたフォルダーに表示されると、それらは自動的にNASにコピーされ、ローカルコンピューターから削除されます。それは私の人生を楽にし、素晴らしい働きをします。それでは、実際のプログラムについてお話ししましょう。
もうやめろ
DropItは、便利なオプションがたくさんあり、例や正規表現を使用して処理するファイルやフォルダーを正確に制御できるため、個人的には私のお気に入りのツールです。ファイルを整理するためのかなり複雑なルールのセットがある場合は、このプログラムが最適です。また、オープンソースであり、ポータブルバージョンで提供されるため、必要がない場合は、システムに何もインストールする必要はありません。
インストールしてプログラムを実行すると、他のすべてのウィンドウの上に白い下向きの矢印が付いた青いブロックだけが表示されます。これがプログラムのインターフェースです。私が望んでいたほど直感的ではありませんが、学ぶのは本当に簡単です。まず、常に邪魔にならないように構成しましょう。
(Right-click)アイコンを右クリックすると、メニューがポップアップ表示(menu pop)されます。これは、プログラムのルールとオプションを構成するために使用するメニューです。先に進み、今のところ[オプション(Options )]をクリックします。
上位3つの項目は、小さなアイコンのレイアウトと配置を(layout and positioning)扱います。コンピューターで行うことは、他のデスクトップアイコンがある場所に移動し、[ターゲット画像を常に一番上に表示する(Show target image always on top)]をオフにして、[ターゲット画像の位置をロックする](Lock target image position)をオンにすることです。
これで、アイコンは他のプログラムの上にデスクトップ全体に浮かぶのではなく、別のデスクトップアイコン(desktop icon)のように見えます。その後、いつでもdrag and drop files/folders後で、手動で処理ジョブ(processing job)を開始する必要がないように監視を設定する方法を説明します。
次に、プロファイルを理解しましょう。アイコンを右クリックすると、アーカイバ(Archiver)、デフォルト(Default)、消去(Erasor)、抽出(Extractor)などを含むプロファイルと呼ばれるオプションが表示されます。デフォルト(Default)以外の別のプロファイルを選択した場合、ファイルまたはフォルダをアイコンにドロップすると、現在のプロファイルルールが適用されます。たとえば、アーカイバ(Archiver)を選択した場合、アイコンが変更され、アイコンにいくつかのファイルをドロップすると、デスクトップに圧縮されたzipファイルが作成されます。(zip file)
アイコンを右クリックして[関連付け]を選択(icon and choosing) する(Associations)と、任意のプロファイルに関連付けられているルールを確認できます。アソシエーション(Associations)のアイテムのリストは、現在作業しているプロファイルによって異なります。この例では、アーカイバプロファイル(Archiver profile)を使用しているため、アーカイバルールが表示されます。
(Double-click)ルールをダブルクリックして開きます。各ルールには4つの部分があります。名前、1つまたは複数のルール(filter or rules)、アクション、および選択したアクションに応じて変化する関連する最後のオプションです。通常、それは単なる目的地です。
ここで最も重要な部分はルールです。小さな青い情報アイコン(information icon)をクリックすると、ファイルのルールとフォルダーのルールの例がすぐに表示されます。
青いアイコンの右側にある2番目のボタンは、フィルターボタンです。それをクリックすると、追加した可能性のあるファイルまたはフォルダーのフィルター(file or folder filters)の上に追加できる追加のフィルターのリストが表示されます。したがって、拡張子が.JPGのすべてのファイルを選択してから、2MBを超えるファイルにのみ適用されるようにルールを設定することもできます。
他の重要な部分は、ルールのアクションです。(Action)Dropitには多数のアクションがあるため、非常に便利です。移動、コピー、圧縮、抽出、名前の変更、削除、分割、参加、暗号化、復号化、プログラムで開く、アップロード、メール(mail and lots)での送信など、さまざまなことができます。それは非常に包括的です。
ルールの作成方法がわかったので、もう一度デフォルトプロファイルに進み、次に[(Default profile)関連付け(Associations)]に進みます。そこにはまだルールがリストされていないことがわかります。ここで、独自のルールを追加する必要があります。ルールを作成したら、エクスプローラー(Explorer)から小さなアイコンにファイルまたはフォルダーをドラッグするだけで、ファイルをルールに渡すことができます。
設定に応じて、ダイアログがポップアップ表示され、ファイルに対して実行されるアクションを一覧表示する画面が表示されたままになります。開始するには、小さな青い再生ボタン(play button)をクリックします。もちろん、ファイルをドラッグアンドドロップして手動で処理を開始する必要がある場合、これはあまり自動化されていません。これを修正するには、アイコンを右クリックして、もう一度[オプション(Options)]に移動します。今回は、[プロセス中に進行状況ウィンドウ( Show progress window during process)を表示する]チェックボックスをオフにしてください。
最後に、[監視]タブに移動し、[(monitoring tab)監視対象フォルダーのスキャンを有効(Enable scan of monitored folders)にする]チェックボックスをオンにします。次に、下部にある[追加]ボタン(Add button)をクリックして、監視するフォルダーを選択します。スキャンの時間間隔(time interval)とファイルの最小サイズを変更することもできます。
ただ座って、監視対象のフォルダにいくつかのファイルをダンプし、数秒後に何もしなくてもファイルが自動的に処理される様子を確認してください。このプログラムは非常に強力で、実際にそれを使ってできることのほんの一部に触れただけですが、これで自信を持って使用できるようになることを願っています。ご不明な点がございましたら、コメントを投稿してください。楽しみ！
How to Automatically Move or Copy Files in Windows
I’ve always wished Windows would come with features to automatically organize my files: automatically move or copy files based on the file name, size, еxtension, etc. Unfortunately, we have to rely on third-party programs to get the job done.
In this article, I’ll walk you through a one of my favorite programs for automatically organizing files. So what are some use cases for a program like this? In my case, I have a lot of home videos that are recorded on my HD video camera in AVCHD format. In order to play the movies on my computer and smartphone, I need it in MP4 format.
Once I convert the videos, I copy them to my NAS and then delete the local copies of the videos. Using an organizing program, once the converted files appear in a specified folder, they are automatically copied to my NAS and then deleted from the local computer. It makes my life easier and works great. So let’s talk about the actual program.
DropIt
DropIt is personally my favorite tool because it has a lot of useful options and really lets you control exactly what files/folders you want to process using their examples or by using regular expressions. If you have a fairly complicated set of rules for organizing files, this program is for you. It’s also open source and comes in a portable version, so you don’t have to install anything on your system if you don’t want to.
Once you install it and run the program, you’ll notice that only a blue block with a white down pointing arrow appears on top of all other windows. That’s pretty much the interface for the program! It’s not exactly as intuitive as I would have liked, but it’s really easy to learn. Firstly, let’s configure it so it’s not in our way all the time.
Right-click on the icon and you’ll see a menu pop up. This is the menu you’ll be using to configure the rules and options for the program. Go ahead and click on Options for now.
The top three items deal with the layout and positioning of the small icon. What I do on my computer is move it to a location with my other desktop icons and then uncheck Show target image always on top and check Lock target image position.
Now the icon just looks like another desktop icon rather than floating all over the desktop on top of my other programs. You can then just drag and drop files/folders onto that icon at any time to manually process files. Later on I’ll show you how to set up monitoring so you never have to manually start a processing job.
Next, let’s understand profiles. If you right-click on the icon, you’ll see an option called Profiles that includes Archiver, Default, Erasor, Extractor, etc. If you pick a different profile other than Default, then when you drop files or folders onto the icon, the current profile rules will apply. For example, if you choose Archiver, you’ll notice the icon changes and if you drop a couple of files onto the icon, it will create a compressed zip file on your desktop!
You can see the rules associated with any profile by right-clicking on the icon and choosing Associations. The list of items in Associations will vary depending on which profile you are currently working in. In our example, we are using the Archiver profile, so we’ll see the Archiver rule.
Double-click on the rule to open it. There are four parts to each rule: the name, the filter or rules, the action and an associated last option that changes depending on which action you pick. Normally, it’s just a destination.
The most important part here is the rules. You can click on the little blue information icon and it will quickly give you some examples of rules for files and rules for folders.
The second button to the right of the blue icon is the filter button. Clicking on that will bring up a list of additional filters you can add on top of any file or folder filters you might have added. So you could have picked all files with a .JPG extension and then set the rule so that it only applies to files that are larger than 2 MB.
The other important part is the Action for the rule. Dropit has a large number of actions, which is why I find it so useful. You can move, copy, compress, extract, rename, delete, split, join, encrypt, decrypt, open with a program, upload, send by mail and lots more. It’s quite comprehensive.
Now that you know how to create rules, go ahead to the Default profile again and then go to Associations. You’ll see there are no rules listed there yet. This is where you should add your own rules. Once you create a rule, you can pass your files through the rules by simply dragging the files or folders from Explorer onto the little icon.
Depending on the settings, a dialog will pop up and stay on the screen that will list out what actions will be taken to the files. To start, you click on the little blue play button. Of course, this is not very automated if you have to drag/drop files and manually start the processing. To fix this, right-click on the icon and go to Options again. This time make sure to uncheck the Show progress window during process box.
Lastly, go to the monitoring tab and check the Enable scan of monitored folders box. Then click the Add button at the bottom and choose the folder you want to monitor. You can also change the time interval for scanning and the minimum size of the files.
Now just sit back, dump some files into your monitored folder and watch how after a few seconds your files will automatically be processed without you having to do anything at all. The program is quite powerful and I’ve really only touched the surface of what you can do with it, but hopefully this gives you enough to feel confident using it. If you have any questions, post a comment. Enjoy!
