ほとんどの人がGoogleカレンダー(Google Calendar)を使用するとき、彼らは可能な限り簡単な方法でそれを使用します。イベントやリマインダーを作成し、GoogleMeetを使用した会議をスケジュールすることもできます(Google Meet)。
しかし、 Googleカレンダー(Google Calendar)には、目に見える以上のものがたくさんあります。サブメニューの中に隠れている機能があり、それらに出くわすまでほとんどの人が知らない統合があります。
この記事では、 Googleカレンダー(Google Calendar)を使用するための最良のプロのヒントのいくつかについて学び、それがはるかに役立つようにします。これらをマスター(Master)すれば、あなたはすでにいるよりもさらに生産的になるでしょう。
カレンダーの追加
多くの人は、自分のGoogleアカウント(Google Account)の下にある単一のカレンダーでGoogleカレンダーを使用(use Google Calendar)しています。ほとんどの人は、あなたが実際にあなたの人生のさまざまな部分のために複数の「階層化された」カレンダーを作成できることに気づいていません。
個別のカレンダーを作成するためのいくつかの例を次に示します。
- あなたの仕事のカレンダー。
- あなたの家族の共有カレンダー。
- あなたの家の改修工事のためのカレンダー。
- あなたの副業に捧げられたカレンダー。
色分けすることで、複数のカレンダーすべてを区別できます。これをGoogleカレンダー(Google Calendar)で使用する方法を見てみましょう。
複数のカレンダーを追加する
新しいカレンダーを作成するには、左側のナビゲーションペインで[その他のカレンダー]の右側にある(Other calendars)+記号を選択します。ドロップダウンメニューから[新しいカレンダーの作成(Create new calendar)]を選択します。
次のウィンドウで、新しいカレンダーに名前と説明（オプション）を付け、その作業を行う正しいタイムゾーンを設定して、[カレンダーの作成(Create calendar)]を選択します。
左側のナビゲーションペインの[マイカレンダー(My calendars)]の下に新しいカレンダーが表示されます。新しいカレンダーの左側にあるチェックボックスを有効にし、カレンダーで選択して新しいイベントを作成します。
表示されるウィンドウで、イベントのタイトルを入力し、その他の設定を調整し、ウィンドウの下部にあるカレンダーを新しいカレンダーに変更してください。
[保存](Save)を選択すると、予定がカレンダービューに表示されますが、色分けされているため、その予定が保存されているカレンダーがわかります。
同じGoogle(Google)アカウントで、好きなだけカレンダーを追加できます。各カレンダーのチェックボックスを選択または選択解除して、表示したくないカレンダーレイヤーを有効または無効にします。
便利なカレンダーを購読する
購読できる無料の公開カレンダーもあります。これらは、上記のプロセスを使用して自分で追加した個人のカレンダーと同じように表示されます。
これらにアクセスするには、上記のように[その他のカレンダー]の横にある(Other)+記号を選択しますが、今回はドロップダウンリストから[対象のカレンダーを参照]を選択します。(Browse calendars of interest)
選択できるカレンダーのリストが表示されます。これらには、さまざまな種類の休日、一連のスポーツ、および現在月の満ち欠け(Phases of the Moon)のみが含まれている「その他」のセクションが含まれます。
これらを追加してカレンダーに戻ると、[その他のカレンダー(Other calendars)]の下に一覧表示され、有効になっていることがわかります。
そのカレンダーの予定がGoogleカレンダー(Google Calendar)に表示されることもわかります。公開(Public)カレンダーイベントは通常、関連する日の上部にリストされている終日のイベントとして表示されます。
(Include Interesting)URLからの興味深い情報カレンダー(Informational Calendars From URL)を含める
URLで公開カレンダーを追加することもできます。これらの公開カレンダーはインターネット全体に散らばっていて、必ずしも簡単に見つけることができるとは限りません。
いくつかの例が含まれます：
- FirstShowing：Googleカレンダー(Google Calendar)のリンクを選択して、その年の今後の映画を入手します。毎年、サイトは今年の新しいタブで更新されます。
- JamBase：選択すると、ウィンドウの上部にあるライブストリームカレンダー(Livestreams Calendar)が表示され、今後のコンサートが表示されます。
- iCalShare ： Googleカレンダー(Google Calendar)アカウントに追加できるホリデーカレンダーとスポーツカレンダーのこの膨大なリストを参照または検索します。
- NASAの打ち上げスケジュール(NASA Launch Schedule)：このカレンダーは、NASAによって更新され、(NASA)今後のすべてのNASAの打ち上げと歴史的なNASAの打ち上げが行われます。
これらのカレンダーの1つを追加するには、任意の公開カレンダーからURLをコピーします。(URL)次に、自分のGoogleカレンダー(Google Calendar)アカウントで、[他のカレンダー(Other calendars)]の右側にある[ + ]アイコンを選択します。ドロップダウンリストから [ URL(From URL)から]を選択します。
次のWindowsで、カレンダーのURLを[カレンダーのURL(URL of calendar) ]フィールドに貼り付け、 [カレンダーの追加(Add calendar)]ボタンを選択します。
自分のカレンダーに戻ったときに、追加したカレンダーを有効にすると、それらのイベントが独自の色分けで表示されます。
Googleカレンダー(Google Calendar)を使用する際の便利なヒント(Tips)
カレンダーにイベントを追加するだけでなく、カレンダーをより効果的にするためにできることがたくさんあります。
あなたの仕事を色分けする
何かをしたり、約束について思い出したりするイベントを作成するときはいつでも、人生の特定の領域を色分けすることを検討してください。
たとえば、健康に関連するすべてのイベントを黄色、仕事のイベントを青、家族のイベントをオレンジにすることができます。
これを行うには、カレンダーを選択してイベントを作成します。イベントにタイトルを付けたら、ウィンドウの下部にある[その他のオプション]を選択します。(More options)次のページで、カレンダー選択の横にあるそのイベントのカラーコードを選択します。
このオプションは、デフォルトのカレンダー設定をカスタムカラーコードで上書きします。
(Use Correct Time Zones)旅行中に正しいタイムゾーンを使用する
あるタイムゾーンで開始し、別のタイムゾーンで終了するイベントがある場合は、そのタイムゾーンの違いを考慮することが重要です。
これが重要である理由がわからない場合は、米国東海岸の飛行機に搭乗するときに、学校の論文の作成を開始することを検討(States)して(United)ください(East Coast)。カリフォルニア(California)に着陸したら、おそらく論文を書き終えるでしょう。
問題は、カリフォルニア(California)が4つの3時間前に戻っていることです。Googleカレンダー(Google Calendar)は、このタイムゾーンシフトを考慮に入れるのに役立ちます。
Googleカレンダー(Google Calendar)でこれを行うには、カレンダーをクリックして、開始時にイベントを作成します。イベントの日時のすぐ下で、[(Just)タイムゾーン](Time zone)を選択します。
[終日(All)]チェックボックスの横にある[タイムゾーン](Time zone)をもう一度選択します。イベントの開始時と終了時の異なるタイムゾーンを定義できるウィンドウが表示されます。チェックボックスを選択してから、各タイムゾーンを設定します。
完了したら、[ OK](OK)を選択します。
イベントの終了時刻を設定するときは注意してください。カレンダーによって新しいタイムゾーンに変換されます。したがって、東部標準時(Time)の午後3時から午後4時までに論文を書き、終了タイムゾーンをロサンゼルス(Los Angeles)に変更すると言った場合、カレンダーには終了時刻が午後7時に表示されます。
設定(Set)したタイムゾーンの正しい時刻に従って、開始時刻と終了時刻を設定します。
会議を早期に自動的に終了する
他の人にあなたを気に入ってもらいたい場合のもう1つの便利な機能は、30分の会議の場合は5分早く、60分の会議の場合は10分早く作成した会議を自動的に終了することです。
これを設定するには、 Googleカレンダー(Google Calendar)の設定を開き、左側のメニューから[イベントの設定(Event settings)]を選択して、[スピーディーな会議(Speedy meetings)]チェックボックスをオンにします。
これにより、会議の参加者は、必要に応じて次の会議に参加する時間を確保できます。
ToDoアプリと統合する
また、現在利用可能な人気のあるクラウドベースのTo Doアプリのほとんどを使用している場合は、カレンダーを手動で管理する必要はありません。
たとえば、 ToDoistを使用すると、 (ToDoist)Googleカレンダー(Google Calendar)と直接統合できます。ToDoist(Just)設定に移動し、左側のメニューから[統合(Integrations)]を選択して、[ Googleカレンダー]の下の[カレンダーを接続]を選択します。(Connect calendar)
これで、 ToDoist(ToDoist)で新しいタスクリマインダーを作成するたびに、 Googleカレンダー(Google Calendar)に自動的に追加されます。
他のほとんどのやることアプリはGoogleカレンダーと同様に統合されています。または、 (Google Calendar)IFTTTやZapierなどのアプリを使用してそれらをサービスに統合することもできます。
Googleカレンダーアプリを使用する
また、カレンダーを使用しているときにデスクトップやラップトップに固執することも意味がありません。したがって、iPhone(on your iPhone)またはAndroidデバイスに(Android device)Googleカレンダー(Google Calendar)アプリをインストールすることは理にかなっています。
このアプリは、 Googleカレンダー(Google Calendar)を使用している他のすべてのデバイスと同期するため、スケジュール、イベント、リマインダーから遠く離れることはありません。
Gmailからイベントを作成する
Googleカレンダー(Google Calendar)もGmailと直接統合されており、有効にするために何もする必要はありません。
この埋め込み統合をGoogleカレンダーで使用するには、 (Google Calendar)Gmailでメールを開いているときはいつでも、上部のアイコンメニューの右側にある3つのドットを選択するだけです。ドロップダウンメニューから[イベントの作成(Create event)]を選択します。
これにより、このメールの詳細がイベントの詳細に使用され、 Googleカレンダー(Google Calendar)にイベントが自動的に作成されます。
これは、フォローアップしたい重要なメールを受信したときに、すぐに会議やリマインダーを設定するのに便利な方法です。
Googleドキュメントからカレンダーを表示する
Googleドキュメントでさえ(Google Docs)Googleカレンダー(Google Calendar)と統合されていることを知って驚くかもしれません。Googleドキュメント(Google Docs)ウィンドウの右側にあるカレンダー(Calendar)アイコンを選択して、ドキュメントで作業している間、今後の会議を追跡します。(Keep)
これにより、今日の議事が右側の小さな狭いウィンドウに表示されます。仕事で忙しいときでも、その日のイベントを目の前に保つのに最適な方法です。
Googleカレンダー(more to Google Calendar)には、イベントやリマインダーを作成するだけではありません。統合、共有カレンダー(shared calendars)、およびその他すべての機能の間– Googleカレンダー(Google Calendar)は、今日利用できる最も便利なクラウドベースのカレンダーの1つです。そして何よりも、それは無料です。
How To Use Google Calendar: 10 Pro Tips
When most people use Google Calendar, they use іt in the simplest way possible. They сreate events, remіnders, and maybe even schedule meеtings that use Google Meet.
But there’s a lot more to Google Calendar than meets the eye. There are features tucked away inside submenus, and integrations few people know about until you stumble upon them.
In this article, you’re going to learn about some of the best pro tips on how to use Google Calendar so it’s far more useful. Master these, and you’ll be even more productive than you already are.
Adding Calendars
Many people use Google Calendar with a single calendar under their Google Account. Most people don’t realize that you can actually create multiple “layered” calendars for various parts of your life.
Here are some examples of things you may want to create a distinct calendar for.
- Your work calendar.
- Your family’s shared calendar.
- A calendar for your home renovation work.
- A calendar dedicated to your side business.
You can distinguish between all of your multiple calendars by color coding them. Let’s look at how to use this in Google Calendar.
Add Multiple Calendars
To create a new calendar, select the + symbol to the right of Other calendars in the left navigation pane. Select Create new calendar from the dropdown menu.
On the next window, give your new calendar a name, a description (optional), set the correct time zone for where you do that work, and select Create calendar.
You’ll see the new calendar appear in the left navigation pane under My calendars. Enable the checkbox to the left of your new calendar, and select in the calendar to create a new event.
In the window that appears, type the title of your event, adjust any other settings, and make sure to change the calendar at the bottom of the window to your new calendar.
When you select Save, you’ll see the event appear in your calendar view, but it’ll be color coded so you know which calendar that event is stored in.
You can add as many calendars as you like under your same Google account. Enable or disable whichever calendar layer you don’t want to see by selecting or deselecting each calendar checkbox.
Subscribe To Useful Calendars
There are also free public calendars you can subscribe to. These appear just like the personal calendars you add yourself using the process above.
To access these, select the + symbol next to Other calendars as above, but this time select Browse calendars of interest from the dropdown list.
You’ll see a list of calendars you can select from. These include various types of holidays, an array of sports, and an “Other” section that currently only includes Phases of the Moon.
Once you add these and head back to your calendar, you’ll see them listed and enabled under Other calendars.
You’ll also see events from that calendar show up on your Google Calendar. Public calendar events usually show up as all day events listed at the top of the relevant day.
Include Interesting and Informational Calendars From URL
You can also add public calendars by URL. These public calendars are scattered throughout the internet and not always easy to find.
A few examples include:
- FirstShowing: Select the Google Calendar link to get the upcoming films for the year. Every year the site is updated with a new tab for the current year.
- JamBase: Select to see the Livestreams Calendar at the top of the window to see upcoming concerts.
- iCalShare: Browse or search this massive list of holiday and sports calendars you can add to your Google Calendar account.
- NASA Launch Schedule: This calendar is updated by NASA with all upcoming NASA launches as well as historic NASA launches.
To add one of these calendars, copy the URL from any public calendar. Then in your own Google Calendar account, select the + icon to the right of Other calendars. Select From URL from the dropdown list.
On the next Windows, paste the URL of the calendar in the URL of calendar field, then select the Add calendar button.
Now when you return to your own calendar, if you enable the calendar you’ve added you’ll see those events appear with their own color coding.
Useful Tips When Using Google Calendar
Aside from simply adding events to your calendar, there are a bunch of things you can do to make your calendar more effective.
Color Code Your Work
Whenever you create events to remind yourself to do something or about an appointment, consider color-coding specific areas of your life.
For example, you could make all health related events yellow, work events blue, and family events orange.
To do this, just select the calendar to make an event. After giving the event a title, select More options at the bottom of the window. On the next page, select the color code for that event next to the calendar selection.
This option overrides the default calendar setting with your custom color code.
Use Correct Time Zones When Traveling
If you have an event that starts in one time zone and ends in another, it’s important to take that time zone difference into account.
If you’re not sure why this matters, consider you want to start working on a school paper when you board a flight on the East Coast of the United States. You know you’ll probably finish your paper once you land in California.
The problem is that California is four 3 hours back in time. Google Calendar can help you take this time zone shift into account.
To do this in Google Calendar, click on the calendar to create the event when it starts. Just under the date and time of the event, select Time zone.
Next to the All day checkbox, select Time zone again. You’ll see a window appear that lets you define a different time zone for when the event starts and ends. Select the checkbox, and then set each time zone.
Select OK when you’re done.
Be careful when setting the end time of the event, because the calendar will translate it into the new time zone. So if you’ve said it’ll take you from 3pm to 4pm Eastern Time to write your paper and change the end time zone to Los Angeles, the calendar will show the end time at 7pm.
Set the beginning and end time according to the correct time in the time zone that you’ve set.
Automatically End Meetings Early
Another useful feature if you want people to like you is to automatically end meetings you create 5 minutes early for 30 minute meetings, and 10 minutes early for 60 minute meetings.
You can set this by opening Google Calendar settings, select Event settings from the left menu, and enable the Speedy meetings checkbox.
This will give your meeting attendees time to get to their next meeting, if they need it.
Integrate With Your ToDo App
You also don’t have to manually manage your calendar if you use most of the popular cloud-based to-do apps available today.
ToDoist, for example, lets you integrate directly with Google Calendar. Just go into your ToDoist settings, select Integrations from the left menu, and select Connect calendar under Google Calendar.
Now whenever you create a new task reminder in ToDoist, it’ll get added automatically to your Google Calendar.
Most other to-do apps have similar integration with Google Calendar, or you can use apps like IFTTT or Zapier to integrate those to services.
Use the Google Calendar App
It also doesn’t make sense to stay stuck to your desktop or laptop when you’re using your calendar. So it makes sense to install the Google Calendar app on your iPhone or Android device.
The app syncs with every other device where you use Google Calendar, so you’ll never be far away from your schedule, your events, and your reminders.
Create Events From Gmail
Google Calendar is also directly integrated with Gmail, and you don’t even have to do anything to enable it.
To use this embedded integration in Google Calendar, whenever you have an email open in Gmail, just select the three dots to the right of the top icon menu. Select Create event from the dropdown menu.
This will automatically create an event in your Google Calendar, using the details from this email in the event details.
This is a useful way to immediately set a meeting or a reminder whenever you receive an important email that you want to follow up on.
View Your Calendar From Google Docs
You might be surprised to learn that even Google Docs is integrated with Google Calendar. Keep track of your upcoming meetings while working on documents by selecting the Calendar icon on the right side of the Google Docs window.
This displays today’s agenda in a small, narrow window on the right. It’s a great way to keep the day’s events right in front of you even when you’re busy working.
There’s more to Google Calendar than just creating events and reminders. Between the integrations, shared calendars, and all the other features – Google Calendar is one of the most useful cloud based calendars available to you today. And best of all, it’s free.
