職場では、おそらく毎日100万の異なるタスクを処理します。それらすべてを頭の中に保つのは難しい場合があります。物事を覚えてタスクを管理するのに役立つ 生産性アプリ(productivity apps)がたくさんあります。
追加のソフトウェアを探してインストールしたくないですか？問題ない。Slackには多くの生産性機能があります。今年の生産性を高めるのに役立つ Slackのヒントとコツを以下に示します。
生産性を高めるためのトップスラックのヒントとコツ(Top Slack Tips & Tricks to Be More Productive)
Slackは常に生産性を重視してきました。ここでは、 Slack(Slack)に最近追加された最新の機能と、知らないかもしれない古い隠された機能を 見つけることができます。
1.Slackチャネルを整理する(Organize Your Slack Channels)
誰もがSlackでチャンネルを作成できるため、使用していないチャットやチャンネルがワークスペースに散らかってしまう可能性があります。それに関する問題は、必要なリンクや添付ファイルが共有されたチャンネルの名前を覚えていない場合など、すべての雑然としたものの中から重要なものを見つける必要があるときにどれだけの時間を費やすかです。 。
Slackチャンネルを整理する良い方法は、チャンネルを整理しておくことです。すべてのチャネルを次の3つの主要なカテゴリに分類できます。
- スター付きチャンネル(Starred Channels)：Slackワークスペースの重要なチャンネルにスターを付けます。それらは、アクティブなプロジェクトについて話し合うチャネルや、重要な情報やリンクを常に入手するためにアクセスするチャネルなど、最もよく使用するチャネルである必要があります。
- 通常のチャンネル：(Regular Channels:)これは、時々開く重要でないチャンネルのすべてである可能性があります。
- ミュートされたチャネル：(Muted Channels:) ノイズ（通知など）が多すぎるが、十分な頻度で使用していないように見えるチャネルはありますか？(Are)定期的にチェックしていないチャンネルを見つけて、Slackでミュートします。
チャンネルをミュートするには、 Slack(Slack)でチャンネルを開き、会話ヘッダーでチャンネルの名前を選択します。通知メニューを開き、[チャンネルのミュート(Mute channel)]を選択します。
ミュートされたすべてのチャンネルは、チャンネルリストの下部にグレー表示されます。
2.Slackでリマインダーを設定する(Set Up Reminders in Slack)
Slackを使用して、自分や同僚にスマートなリマインダーを設定し(set up smart reminders)、プロジェクトの期限を逃さないようにすることができます。
自分用のリマインダーを設定するには、 Slack(Slack)でメッセージウィンドウを開き、/remind meに続けて、リマインダーのテキストと時刻を入力します。たとえば、/remind me to send an email at 2pm。
同僚へのリマインダーを作成することもできます。これを行うには、 Slack(Slack)でメッセージウィンドウを開き、 /remind @someoneと入力してから、リマインダーのテキストと時刻を入力します。たとえば、/remind @Anya to send an email at 2 pm。
チャネル全体のリマインダーを作成するには、 Slack(Slack)でこのチャネルを開き、メッセージウィンドウ/remind #nameofchannelに続けて、リマインダーのテキストと時刻を入力します。たとえば、/remind #general to send an email at 2 pm。
3.未読メッセージをすべて閲覧する(Browse All of Your Unread Messages)
すべての未読メッセージにすばやくアクセスするには、 Slackの(Slack)すべての未読(All Unreads)機能を使用できます。
設定するには、Slackを開き、左側のサイドバーメニューで[その他(More)]を選択します。次に、[すべての未読](All Unreads)を選択します。または、キーボードショートカットのCtrl + Shift + A（Windowsの場合）またはCmd + Shift + Aを使用して、未読メッセージをすべて表示することもできます。
4.自動Slackbot応答を設定します(Set Up Automatic Slackbot Responses)
Slackで同じ質問に何度も答えたり質問したりすることがよくある場合は、Slackbotの(Slackbot)自動応答を設定することで時間を節約できます。
Slackbotは、メッセージまたはチャネルでトリガーワードまたはフレーズの使用を示したときに自動応答を提供できる 組み込みのボットです。(built-in bot)
カスタムSlackbot(Slackbot)応答を設定するには、画面の左上隅でワークスペースの名前を選択し、[管理(Administration)] >[カスタマイズ(Customize)]のパスに従います。
[ワークスペースのカスタマイズ(Customize Your Workspace)]ウィンドウの[ Slackbot ]タブで、[ + Add New Response]を選択します。
左側の[誰かが言うとき(When someone say)]ボックスにトリガーワードまたはフレーズを入力すると、[ Slackbot応答](Slackbot responds)ボックスに応答が表示されます。応答は、プレーンテキスト、リンク、画像、または絵文字にすることができます。
5.Slackで通知をカスタマイズする(Customize Your Notifications in Slack)
Slack通知は、通知が多すぎる場合に役立つと同時に有害な場合があります。幸い、 Slack(Slack)で受信する通知とその受信時期をカスタマイズできます。
通知を制御するには、 Slack(Slack)でプロフィール写真を選択し、[設定](Preferences) >[通知(Notifications)]のパスに従います。そこから、受信する通知を選択できます。
(Select)すべての新規メッセージ(All new messages)、ダイレクトメッセージ、メンション、およびキーワード(Direct messages, mentions, and keywords)に関する(Nothing)通知を受信するか、まったく受信しないかを選択します。
また、誰かがSlack(Slack)で特定の単語やフレーズに言及したときに通知を受け取ることもできます。これらの単語を[マイキーワード]ボックスに(My Keyword)入力(Enter)して、このオプションを有効にします。
同じページで、独自の通知スケジュール(Notification schedule)を設定して、適切な場合にのみ通知を受け取るようにすることができます。
6. Slack Connectを使用して、社外の人を招待します(Use Slack Connect to Invite People Outside Your Company)
Slack Connectは、社外の人を(Slack Connect)Slackチャンネルに招待するためにSlackが提供するサービスです。これにより、通信をプライベートで安全に保つこと（ Slack(Slack)が処理すること）や、通信を継続するために1つのメッセンジャーから別のメッセンジャーに切り替えること を心配する必要がなくなります。
社外の誰かとダイレクトメッセージを交換したいだけなら、無料のSlackプランでも交換できます。Slack Connect DMの招待状を送信するには、新しいメッセージを開始し、[宛先](To:)フィールドに招待する人の電子メールアドレスを入力します。
その後、他の人はあなたの招待を受け入れるために14日間の猶予があります。
あなたと招待したい人の両方が有料のSlackプランのいずれかを使用している場合は、共有チャネルを作成して(Slack)Slackでより効率的に通信することもできます。また、外部の人を既存のチャネル（#generalを除く）に招待することもできます。
Slackチャネルの1つに誰かを招待するには、チャネルの名前を選択し、[設定](Settings) > [ SlackConnect ] > [別の会社で作業(Work With Another Company)]のパスに従います。招待したい人のメールアドレスを入力し、[完了](Done)を選択して確認します。
7.テキストフォーマットを使用してSlackでのコミュニケーションを改善する(Use Text Formatting to Improve Your Communication on Slack)
テキストの書式設定は、 Slack(Slack)でのコミュニケーションを簡単に理解し、明確にするのに役立ちます。メッセージボックスの書式設定ツールバーを使用するか、各書式の特殊記号を使用して、Slackでメッセージを簡単に書式設定できます。
Slackでテキストの書式設定を使用すると、テキストを太字(Bold)、斜体( Italic)にしたり、取り消し線(Strikethrough)、ブロック引用符(Blockquotes)、箇条書き(Bulleted)、順序付きリスト(Ordered Lists)を使用したり、メッセージにリンクやコード行を追加したりできます。
8.Slackショートカットを使用する(Use Slack Shortcuts)
キーボードショートカット(Keyboard shortcuts)を使用すると、タスクをより速く完了することができるため、時間を大幅に節約できます。
Ctrl + /（Windowsの場合）またはCmd + /（Macの場合） を押すと、すべてのSlackショートカットのリストを見つけることができます。
9.受信メールの管理（有料Slackプランのみ）(Manage Incoming Emails (Paid Slack Plans Only))
Slackにメールを送信する(Sending emails to Slack)ことは、すべての仕事上のコミュニケーションを1つのプラットフォームで維持するのに役立つ優れた機能です。ただし、一部のユーザーはそれらを分離しておくことを好みます。有料のSlackプランを使用するワークスペースの所有者または管理者であれば、この機能を完全に制御できます。ワークスペースのメンバーがチャネル、DM(DMs)、またはSlackbotにメールを送信して、 (Slackbot)Slackに投稿できるかどうかを決定できます。
受信メールを管理するには、最初にワークスペースを選択します。次に、[設定と管理]に移動し、[(Settings & administration)ワークスペース設定(Workspace settings)] >[受信メール(Incoming Emails)] > [展開(Expand)]のパスに従います。そこから、受信メールを有効(Enable)または無効(Disable incoming emails)にできます。
10.メッセージアクティビティを表示します（有料Slackプランのみ）(View Your Message Activity (Paid Slack Plans Only))
Slackワークスペースをより効率的にしたい場合は、メッセージアクティビティを表示して収集したデータを使用できます。これは、有料のSlackプランの1つを使用するワークスペースの所有者または管理者が利用できる機能です。
メッセージアクティビティを表示するには、確認するメッセージを見つけて、その横にある3つのドット(three dots icon)のアイコンを選択します。次に、[メッセージアクティビティの表示]を(View message activity)選択します。
これらの統計は、アナウンスや社内コミュニケーションキャンペーンの影響を測定するのに役立ちます。
11.Slackで情報を検索する方法を学ぶ (Learn to Search Slack for Information )
あなた(Are)は大きなワークスペースの一部であり、Slackに関する情報を見つけるのに常に苦労していますか？デフォルトでは、Slackで検索すると、ワークスペースのすべてのユーザーからのすべてのチャネルとメッセージからの結果が表示されます。ただし、Slackには、検索を実行するためのより効率的な方法がいくつかあります。
より良い検索結果を得るために、検索で以下を使用してください。
- in：特定のチャネル内を検索する必要がある場合-例：Test results in:#general。
- from：単一のユーザーからのメッセージを閲覧する必要がある場合-例：Test results from:@person。
- 持っている：(has:)特定のキーワードを含むメッセージを探すとき–例。持っている：テスト結果(Has: test results)。
- 後：(after:)、前：(before:)、または中：(during:)特定の期間のメッセージを検索する–例：期間中：今日(During: today)。
12.ワークフロービルダーの使用を開始します(Start Using the Workflow Builder)
最後に、 Slack(Slack)で使用できる最高の生産性サービスの1つは、WorkflowBuilderです。ワークフロービルダー(Workflow Builder)は、日常のタスクを自動化できるツールのセットであるため、手動でタスクを完了するために時間を費やす必要はありません。新規ユーザー向けのウェルカムメッセージルーチンであろうと、ドキュメントへの署名の要求であろうと、ワークフローをどれだけ単純にするか複雑にするかを決定します。
ワークフロービルダー(Workflow Builder)の使用を開始するには、ワークスペースを選択し、[ツール](Tools) >[ワークフロービルダー](Workflow Builder)のパスに従います。次に、自動化するルーチンのタイプを選択し、 Slack(Slack)で最初のワークフローの作成を開始します。
Slackパワーユーザーになる(Become a Slack Power User)
Slackは、単なるコミュニケーションプラットフォームと見なされることがよくあります。ただし、これは強力な生産性アプリでもあります。パワーユーザーになるには、アプリの使い方と、 Slackの隠れたヒントやコツ(hidden Slack tips and tricks)を知っておく必要があります。
Slackは生産性の向上に役立っていますか？お気に入りのSlackのヒントとコツは何ですか？以下のコメントセクションでそれらを共有(Share)してください。
12 Best Slack Tips to Be More Productive in 2021
At work, you probablу deal with a million different tasks on a daily basis. Keeping all of them in your head can be dіfficult. Τhere’s a ton of productivity apps that can help you remember things and manage your tasks for you.
Don’t want to look for and install extra software? Not a problem. Slack has a number of productivity features. Here are the top Slack tips and tricks that can help you become more productive this year.
Top Slack Tips & Tricks to Be More Productive
Slack has always emphasized productivity. Here you’ll find the latest features recently added to Slack, as well as older, hidden features that you might not know about.
1. Organize Your Slack Channels
Since everyone can create a channel in Slack, your workspace can become cluttered with chats and channels that you don’t use. The problem with that is how much time you’re going to spend when you need to find something important among all of that clutter, like when you don’t remember the name of the channel where a link or an attachment that you need was shared.
A good way to declutter your Slack channels is to keep them organized. You can divide all of your channels into three main categories:
- Starred Channels: Star the important channels in your Slack workspace. They should be the ones that you use most, like channels where you discuss your active projects, or channels that you go to for crucial information and links all the time.
- Regular Channels: This can be all of the non-crucial channels that you open from time to time.
- Muted Channels: Are there any channels that produce too much noise (i.e. notifications) yet you don’t seem to use them often enough? Find the channels that you don’t check on a regular basis and mute them on Slack.
To mute a channel, open it in Slack, then select the channel’s name in the conversation header. Open the notifications menu and select Mute channel.
All muted channels appear grayed out at the bottom of your channel list.
2. Set Up Reminders in Slack
You can use Slack to set up smart reminders for yourself or your colleagues to make sure you don’t miss project deadlines.
To set a reminder for yourself, open the message window in Slack and type in /remind me followed by the text and time of the reminder. For example, /remind me to send an email at 2pm.
You can also create a reminder for your coworkers. To do that, open the message window in Slack and type in /remind @someone followed by the text and time of the reminder. For example, /remind @Anya to send an email at 2 pm.
To create a reminder for an entire channel, open this channel in Slack and type into the message window /remind #nameofchannel followed by the text and time of the reminder. For example, /remind #general to send an email at 2 pm.
3. Browse All of Your Unread Messages
For quick access to all of your unread messages, you can use the All Unreads feature in Slack.
To set it up, open Slack and select More in the sidebar menu on the left. Then select All Unreads. Alternatively, you can use the keyboard shortcuts Ctrl + Shift + A (for Windows) or Cmd + Shift + A to see all of your unread messages.
4. Set Up Automatic Slackbot Responses
If you often find yourself answering or asking the same question over and over again on Slack, you can save yourself some time by setting up automatic Slackbot responses.
Slackbot is a built-in bot that can deliver automated responses for you when it indicates the use of trigger words or phrases in a message or channel.
To set up a custom Slackbot response, select your workspace’s name in the upper-left corner of the screen, and follow the path Administration > Customize.
In the Customize Your Workspace window, under the Slackbot tab select + Add New Response.
Type in the trigger word or phrase in the When someone says box on the left, and the response in the Slackbot responds box. The response can be plain text, as well as links, images, or emojis.
5. Customize Your Notifications in Slack
Slack notifications can be both helpful and harmful if you’re getting too many of them. Luckily, you can customize what notifications you receive in Slack and when you receive them.
To control your notifications, select your profile picture in Slack and follow the path Preferences > Notifications. From there, you can choose which notifications you want to receive.
Select whether you want to receive notifications about All new messages, Direct messages, mentions, and keywords, or Nothing at all.
You can also get notified when someone mentions a particular word or phrase in Slack. Enter those words into the My Keywords box to enable this option.
On the same page, you can set up your own Notification schedule to make sure you only receive them when appropriate.
6. Use Slack Connect to Invite People Outside Your Company
Slack Connect is a service that Slack offers for inviting people outside your company to join your Slack channel. This way you don’t have to worry about keeping your communication private and secure (Slack’s taking care of it), as well as switching back and forth from one messenger to another to continue your communication.
If you just want to exchange direct messages with someone outside your company, you can do that even on a free Slack plan. To send a Slack Connect DM invitation, start a new message, and in the To: field enter the email address of the person you’d like to invite.
The other person will then have 14 days to accept your invitation.
If you and the person that you want to invite are both using one of the paid Slack plans, you can also create shared channels to communicate more efficiently on Slack. You can also invite external people to join any of your existing channels (except for #general).
To invite someone to one of your Slack channels, select the channel’s name and follow the path Settings > Slack Connect > Work With Another Company. Enter the email address of the people that you’d like to invite and select Done to confirm.
7. Use Text Formatting to Improve Your Communication on Slack
Text formatting can help you get your point across easily and add clarity to communication in Slack. You can easily format your messages in Slack using the formatting toolbar in the message box, or by using the special symbols for each format.
Using text formatting in Slack, you can make your text Bold, Italic, use Strikethrough, Blockquotes, Bulleted and Ordered Lists, as well as add links and lines of code to your messages.
8. Use Slack Shortcuts
Keyboard shortcuts help you complete tasks faster, thus saving you a ton of time.
You can find the list of all Slack shortcuts by pressing Ctrl + / (for Windows) or Cmd + / (for Mac).
9. Manage Incoming Emails (Paid Slack Plans Only)
Sending emails to Slack is a great feature that can help you keep all of your work communication on one platform. However, some users prefer keeping them separate. If you’re an owner or admin of a workspace that uses a paid Slack plan, you get full control of this feature – you get to decide whether the workspace members can send emails to channels, DMs, or Slackbot and post them on Slack.
To manage incoming emails, first select your workspace. Then go to Settings & administration and follow the path Workspace settings > Incoming Emails > Expand. From there, you can Enable or Disable incoming emails.
10. View Your Message Activity (Paid Slack Plans Only)
If you want to make your Slack workspace more efficient, you can use the data that you gather by viewing message activity. It’s a feature available for owners or admins of workspaces that use one of the paid Slack plans.
To view message activity, find the message that you want to check and select the three dots icon next to it. Then select View message activity.
These stats can help you measure the impact of announcements and internal communication campaigns.
11. Learn to Search Slack for Information
Are you part of a big workspace and always struggle to find information on Slack? By default, when you search on Slack it’ll show you the results from all channels and messages from all users from your workspace. However, Slack offers a few more efficient ways to conduct your searches.
Use the following in your searches for better search results:
- in: when you need to search inside a specific channel – ex. Test results in:#general.
- from: when you need to browse the messages from a single user – ex. Test results from:@person.
- has: when looking for messages that contain certain keywords – ex. Has: test results.
- after:, before:, or during: to find messages from specific time periods – ex. During: today.
12. Start Using the Workflow Builder
Finally, one of the best productivity services that you can use in Slack is the Workflow Builder. Workflow Builder is a set of tools that allow you to automate your everyday tasks so that you don’t have to spend time completing them manually. Whether it’s a welcome message routine for new users, or a request for a signature on a document – you decide how simple or complex your workflow will be.
To get started with your Workflow Builder, select your workspace and follow the path Tools > Workflow Builder. Then choose the type of a routine that you want to automate and start creating your first workflows on Slack.
Become a Slack Power User
Slack is often considered just a communication platform. However, it’s also a powerful productivity app. You just need to know your way around the app, as well as a few hidden Slack tips and tricks to become a power user.
Is Slack helping you become more productive? What are some of your favorite Slack tips and tricks? Share them with us in the comments section below.
