Microsoft SharePointは、企業や個人が使用するオンラインプラットフォームおよびクラウドベースのツールです。SharePointは、ドキュメントの管理、保存、チームコラボレーションなど、さまざまな用途に使用できます。SharePointサーバーには2つのタイプがあります。サーバーの1つは会社によって実行され、もう1つはMicrosoft365^{(Microsoft 365)}によってホストされます。

Microsoft Office 365では、SharePointは次の3つのバージョンで利用できます。

• SharePoint Online ： Microsoftサーバーでイントラネットサイトをホストする中小企業に最適なソリューション。
• SharePoint Server：イントラネットアドレスが完全にカスタマイズ可能で、ページがローカルプライベートサーバーでホストされている完全バージョン。
• SharePointアプリ^{(SharePoint App)}：これはスマートフォンで利用できる無料のアプリで、すべてのSharePointサイトにアクセスできます。

SharePointを使用すると、チームのWebページを設定できます。この記事では、 SharePointOnline^{(SharePoint Online)}について説明します。

SharePointを使用する利点

• コンテンツを共有および管理します。
• 情報をすばやく見つけます。
• ニュースを収集するためのオンラインイントラネットページを作成します。
• 機密情報と通信を徹底的に管理します。
• 事前のファイルバージョン管理を提供します。

初心者向けSharePointの概要

SharePoint Onlineは、 ^{(SharePoint Online)}SharePointプランまたは任意のOffice365サブスクリプションによって取得できます。

SharePointサイトにアクセスするには、OfficeWeb^(Office)サイトにアクセスします。

ログインページ

ログインページ^{(Login Page)}で、ログイン情報を入力します。

次に、 SharePointOnline^{(SharePoint Online)}アプリをクリックします。

イントラネットのメインページに表示されます。

クイックサイトリスト

左側には、クイックサイト^{(Quick Sites)}リストがあります。

クイックサイト^{(Quick Site)}リストは、SharePointでフォローしているサイトであるFollowingと、現在アクセスしているサイトである^(Following)Recentで構成されています。これらのサイトは、メンバーであるSharePointサイトです。

メインページの右側には投稿が掲載されており、よく訪れたサイトが表示されています。

サイトをフォローするには、スター^(Star)をクリックします。

メインページの上部には、メンバーであるサイトまたは作成したサイトを検索するために使用できる検索バーがあります。^{(Search Bar)}

サイトの作成とニュース投稿の作成

左側のクイックサイトリストの上に、[サイト^{(Create Site)}の作成]と[ニュース投稿の作成]の2つの機能が表示されます^{(Create News Post)}。

サイトの作成^{(Create Site)}機能は、チームメンバー用に作成するサイトであり、ニュース投稿^{(Create News Post)}の作成は、チームメンバーのいずれかによってSharePointサイトで共有される投稿です。

サイトを作成するには、[サイトの作成^{(Create Site)}]機能をクリックします。サイトを作成するには2つのオプションがあります。

最初のオプションはチームサイト^{(Team Site)}です。チームサイト^(Site)は、ドキュメントの共有、チームメンバーとの会話、タスクの管理、およびイベントの追跡に使用されます。

2番目のオプションはコミュニケーションサイト^{(Communication Site)}です。コミュニケーション^{(Communication)}サイトは、組織内の人々にコンテンツを公開するために使用されます。組織内のトピック、イベント、およびプロジェクトについてそれらを更新します。

チームサイト^{(Team Site)}をクリックします。

チームサイトページ

チームサイト^{(Team Site)}では、サイト名^{(Site Name)}を入力する必要があります。サイト名を入力すると、サイト名がグループの電子メールアドレス^{(Group Email Address)}、サイトアドレスに自動的に表示され、^{(Site Address)}サイトの説明^{(Site Description)}を入力し、プライバシー設定を設定し、^{(Privacy Settings)}言語^(Language)を選択します。

次に、[次へ^(Next)]をクリックします。

別のパネルに移動して、SharePointチームサイトの共同所有者を^{(add a Co-owner)}追加し、メンバー^{(Add Members)}を追加します。

次に、[完了]をクリックし^{( Finish)}ます。

作成したチームサイト^{(Team Site)}ページに表示されます。

左側のページには、ホームページ^(Page)、^(Home)会話、^{(Conversations)}ドキュメント、^(Documents)ノートブック^(Notebook)、ページ^(Pages)、サイトコンテンツ^{(Site Content)}、ごみ箱、および編集^(Edit)で構成されるナビゲーションペイン^{(Navigation Pane)}が表示されます。

作成したチームサイト^{(Team Site)}ページの最初の上部ペインに、左側にサイト名が表示され、右側に、グループがプライベート^(Private)かパブリック^(Public)かが表示されます。グループをフォローしている場合、およびグループのメンバー数。

2番目のペインに、 [リスト^(List)] 、 [ドキュメントライブラリ^{(Document Library)}] 、 [ページ^(Page)] 、 [新しい投稿^{(New Post)}] 、 [ニュースリンク^{(News Link)}] 、 [プラン^(Plan)] 、 [アプリ]など、サイトに追加したコンテンツを表示する[^(App)新規^(New)]ボタンが表示されます。

ページ詳細機能

次に、ページの説明^{(Page Description)}、サムネイル^(Thumbnails)、およびカスタムプロパティ^{(Custom Properties)}のビューを提供するページの詳細^{(Page Details)}機能があります。

2番目のペインには、ページビューア、ページビュー^{(age views)}、ユーザーあたりの平均滞在時間^{(The average time spent per user)}、およびページトラフィックに関するメトリック表示を表示する^{(Page traffic)}アナリティクス^(Analytics)も表示されます。

2番目のペインの右側には、チームサイトが公開^{(Published )}され、編集^(Edit)してチームサイトを編集していることが示されています。

ページの中央の[ニュース]セクションで、^(News)ニュース投稿^{(News Post )}またはニュースリンク^{(News Link)}をチームサイト^{(Team Site)}に追加して、すべてのメンバーと共有できます。

ニュース^{(News )}セクションの下には、サイトの最近のアクティビティを表示するアクティビティセクションがあります。^(Activity)

このセクションでドキュメントをアップロードし^{(Upload a Document)}てリストを追加する^{(Add a List)}こともできます。

ページのクイックリンク^{(Quick Link)}セクションには、2つのリンクが表示されます。チームサイトについて^{(Learn about the team site)}学習し、ページを追加する方法を学習し^{(learn how to add a page)}ます。

[ドキュメント]セクションで、 ^{(Document )}Excel、Word、PowerPoint、OneNoteなどのMicrosoftOfficeスイートから^{(Microsoft Office)}新しいフォルダー^{(New Folder)}とドキュメントを追加できます。

[すべてのドキュメント]^{(All Documents)}を選択することもできます。ドロップダウンリストで、[リスト^(List)] 、 [コンパクトリスト^{(Compact List)}] 、 [タイル]^(Tiles)などのドキュメントの表示方法を選択できます。

このリストには、[すべてのドキュメント^{(All Document)}] 、 [新しいリスト^{(Create new list)}の作成]、[ビューに名前を付けて保存]^{(Save View As)}、および[現在のビューの編集^{(Edit Current View)}]も表示されます。

読む^(Read)：  SharePointでページを作成する方法^{(How to create a Page in SharePoint)}。

コミュニケーションサイト

コミュニケーションサイト^{(Communication Site)}を選択した場合は、サイト名^{(Site Name;)}を入力する必要があります。[サイト名]^{(Site Name)}ボックスに入力した名前が[サイトアドレス^{(Site Address)}]ボックスに表示され、 [サイトの説明^{(Site Description)}と言語^(Language)]も入力します。

左側のドロップダウン矢印をクリックして、デザインを選択できます。

次に、[完了]をクリックします^(Finish)。

作成したコミュニケーションサイト^{(Communication Site)}に表示されます。

コミュニケーションサイト^{(Communication Site)}の設定はチームサイト^{(Team Site)}とは異なります。

コミュニケーションサイト^{(Communication Site)}ページの上部にある最初のペインは、ホームページ^(Home)、ドキュメント^(Documents)、ページ^(Page)、サイトコンテンツ^{(Site Content)}、および編集^(Edit)で構成されるナビゲーションペイン^{(Navigation Pane)}です^(Pages)。右側には、サイトを共有するための[共有^{(Share )}]ボタンがあります。

最初のペインの下には、左側の[新しい^(New)ボタン]、[ページの詳細^{(Page Details)}と分析^(Analytics)] 、および[公開^(Publish)と編集]があります。^{(Edit )}

ページの下に、ニュース投稿^{(News Post)}とリンク^(Link)、イベント^(Events)、およびドキュメント^(Documents)を追加できます。

SharePointイントラネットのメインページで[ニュース投稿の作成^{(Create News Post)}]をクリックすると、右側にパネルが表示され、ニュースを投稿または公開するサイトを選択できます。

この初心者向けの紹介が、 SharePoint^(SharePoint)の使用を開始するのに役立つことを願っています。

関連^(Related)：  SharePointで削除されたファイルを回復および復元する方法^{(How to recover & restore a deleted file in SharePoint)}。

SharePoint Tutorial for Beginners Step-by-Step

Microsoft SharePoint is an online platform and a cloud-based tool used by businesses and individuals. SharePoint can be used for various things, for instance, managing, storing documents, and team collaborations. There are two types of SharePoint servers. One of the servers is run by your company, and the other is hosted by Microsoft 365.

In Microsoft Office 365, SharePoint is available in three versions:

• SharePoint Online: the best solution for small businesses, hosting intranet sites on Microsoft servers.
• SharePoint Server: The complete version with intranet addresses completely customizable and pages hosted on local private servers.
• SharePoint App: This a free app available on your smartphone that allows you to access all SharePoint sites

With SharePoint, you can set up a webpage for your team. In this article, we will discuss SharePoint Online.

Benefits of using SharePoint

• Share and manage content.
• Quickly find information.
• Creates an Online intranet page to collect news.
• Provides profound control over and sensitive information and communication.
• Provides advance file versioning.

Introduction to SharePoint for beginners

SharePoint Online can be acquired by a SharePoint plan or any Office 365 subscription.

To access the SharePoint site, go to the Office website.

Login Page

On the Login Page, enter your login information.

Then click on the SharePoint Online app.

It will appear on the main intranet page.

Quick Site list

On the left, there is the Quick Sites list.

The Quick Site list consists of Following, which is sites you are following on your SharePoint, and Recent, which are sites you currently visited. These sites are SharePoint sites you are a member of.

The main page’s right is where the posts are posted, and the frequent sites you visited are displayed.

To follow a site, click the Star.

On the top of the main page is the Search Bar that you can use to search for sites you are a member of or sites you created.

Create Site & Create News Post

Above the quick site list on the left, you will see two features: the Create Site and Create News Post.

The Create Site feature is the site that you want to create for your team members, and Create News Post is the post that is shared on the SharePoint site either by you are your team members.

To create a site, click The Create Site feature; you have two options to create a site.

The first option is Team Site. The team Site is used to share documents, have conversations with your team members, manage tasks and keep track of events.

The second option is the Communication Site. The Communication site is used to publish content to people in your organization; to update them on topics, events, and projects within the organization.

We will click on the Team Site.

Team Site page

The Team Site will require you to enter the Site Name; once the site name is entered, the site name will automatically appear in the Group Email Address, Site Address, then enter a Site Description, set a Privacy Settings, select a Language.

Then, click Next.

It will take you to another panel to add a Co-owner for the SharePoint team site and Add Members.

Then click Finish.

You will appear on the Team Site page you have just created.

On the page left, you will see the Navigation Pane, which consists of the Home Page, Conversations, Documents, Notebook, Pages, Site Content, Recycle Bin, and Edit.

On the first top pane of the Team Site page you have created, you will see the site name on the left, and on the right, you will see if the group is Private or Public; if you are following the group and how many members the group has.

On the second pane, you will see the New button that will display contents that you add to your sites, such as List, Document Library, Page, New Post, News Link, Plan, and App.

Page Details feature

Then there is the Page Details feature that gives you a view of the Page Description, Thumbnails, and Custom Properties.

The second pane also displays Analytics which showcases metric displays about the page viewers, Page views, The average time spent per user, and Page traffic.

On the right of the second pane, it showcases that the team site is Published and Edit to edit the Team Site.

In the middle of the page the section News, you can add News Post or News Link to the Team Site to share with all your members.

Below the News section is the Activity section which displays the recent activities on your site.

You can even Upload a Document in this section and Add a List.

On the Quick Link section of the page, you will see two links, Learn about the team site and learn how to add a page.

You can add a New Folder and documents from Microsoft Office suites such as Excel, Word, PowerPoint, and OneNote in the Document section.

You can also select All Documents, and in the drop-down list, you can choose how you want to display your documents, such as in a List and Compact List and Tiles.

The list also displays All Document, Create new list, Save View As, and Edit Current View.

Read: How to create a Page in SharePoint.

Communication Site

If you select the Communication Site, it will require you to enter the Site Name; the name you enter into the Site Name box will appear in the Site Address box also enter the Site Description and Language.

On the left, you can choose a design by clicking the drop-down arrow.

Then, click Finish.

It will appear on the Communication Site you have created.

The Communication Site has a different setup from the Team Site.

The first pane on top of the Communication Site page is the Navigation Pane which consists of the Home Page, Documents, Pages, Site Content, and Edit. To the right is the Share button to share your site.

Below the first pane consists of the New Button, Page Details and Analytics, and Publish and Edit on the left.

Below the page, you can add News Post and Link, Events, and Documents.

On the SharePoint intranet main page, if you click Create News Post, a panel will appear on the right where you can choose which site you want to post or publish news on.

We hope this introduction for beginners helps you get started with SharePoint.

Related: How to recover & restore a deleted file in SharePoint.

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