他の人が記入する必要のあるGoogleスプレッドシートを作成する場合、ドロップダウンリストを使用するとデータ入力プロセスを簡素化できます。
ドロップダウンリストの項目を別のセル範囲から取得することも、直接入力することもできます。両方を行う方法と、既存のドロップダウンリストを変更する方法を学びます。
(Create Manual Dropdown Lists)Googleスプレッドシートで手動ドロップダウンリストを作成する
Googleスプレッドシート(Google Sheets)のドロップダウンリストを作成する最も速い方法は、データ検証設定内のアイテムを一覧表示することです。
これをする：
1.ドロップダウンリストを作成するセルを選択します。メニューから[データ(Data)]を選択し、[データ検証(Data validation)]を選択します。
2.[基準]の横にある[アイテムのリスト]を(List of items)選択します。
3.この選択項目の横のフィールドに、ドロップダウンリストに含める項目をコンマで区切って入力します。
4. [保存(Save)]ボタンを選択すると、選択したセルにドロップダウンリストが表示されます。
データ検証オプション
データ(Data)検証ウィンドウには、注意すべき重要な設定がいくつかあります。
[セルにドロップダウンリストを表示(Show dropdown list in cell)する]の選択を解除すると、ドロップダウン矢印は表示されません。ただし、ユーザーが入力を開始すると、リストアイテムが表示されます。
[無効なデータについて]セクションで、[警告を(On invalid data)表示](Show warning)を選択すると、赤い警告インジケーターが表示されます。これにより、入力したアイテムがリスト内のどのアイテムとも一致しないことをユーザーに警告するメッセージが表示されます。
代わりに[入力を拒否(Reject input)]を選択すると、 Googleスプレッドシート(Google Sheets)はエントリを拒否し、代わりにドロップダウンリストの最初の項目に置き換えます。
[外観(Appearance)]セクションで、[検証ヘルプテキストの表示(Show validation help text)]を選択し、その下のフィールドにテキストを入力すると、ユーザーがドロップダウンセルを選択したときにそのテキストが表示されます。
(Create Dropdown)Googleスプレッドシートの範囲(Google Sheets Range)からドロップダウンリストを作成する
Googleスプレッドシート(Google Sheets)のドロップダウンリストを作成するより動的な方法は(dynamic way)、セル(range of cells)の範囲のコンテンツを使用してリストを埋めることです。
これをする：
1.まず(First)、任意の範囲のセルに検証リストを作成します。これらは同じスプレッドシートにある必要はありません。これらのリストは、他のスプレッドシートタブでも作成して選択できます。
2.次に、ドロップダウンリストを作成するセルを選択します。メニューから[データ(Data)]を選択し、[データ検証(Data validation)]を選択します。
3.今回は、[基準]ドロップダウンリスト(Criteria)の範囲(List from a range)から[リスト]を選択します。次に、小さなグリッド選択アイコンを選択して、範囲選択ウィンドウを開きます。
4.リストとして使用する範囲を選択すると、 [データ範囲(Select a data range)の選択]フィールドに範囲テキストが表示されます。
5. [ OK]を選択して選択ウィンドウを閉じ、検証ウィンドウに戻ります。必要な残りのドロップダウンオプションを構成し、[保存(Save)]ボタンを選択して終了します。
6.これで、選択したセルのドロップダウンリスト項目として範囲データが表示されます。
7.動的ドロップダウンリストとして追加する他の列についても、この同じプロセスを続行します。
データのソースとして範囲を使用すると、作成したすべてのドロップダウンリストを手動で調べて更新しなくても、スプレッドシートを最新の状態に保つことができます。
Googleスプレッドシートのドロップダウン(Google Sheets Dropdown)リストに関する興味深い事実
範囲に接続されたGoogleスプレッドシート(Google Sheets)のドロップダウンリストは、スプレッドシートの全体的なメンテナンスを大幅に削減するため、最も便利です。
1つの範囲変更で複数のセルを更新(Update Multiple Cells with One Range Change)
これは、単一の範囲のアイテムからデータを描画するセルが多数ある場合に特に当てはまります。これらのリストアイテムを更新または変更する場合は、単一の範囲で変更を加えるだけで済みます。
これらのリストアイテムを含むセルが数百ある場合でも、範囲を1回更新すると、これらのドロップダウンセルがすべて即座に更新されます。
検証済みセルをコピーして時間を節約(Copying Validated Cells to Save Time)
検証済みのドロップダウンセルを他のセルにコピーする(copying validated dropdown cells)ことで、時間を節約することもできます。これにより、検証画面を再度実行するプロセスを実行する時間を節約できます。
検証済みのセルをコピーすると、日、月、時間、その他の標準データセットなどの選択リストに特に役立ちます。
セル検証をすばやく削除する(Quickly Remove Cell Validation)
リスト(Suppose)アイテムをセルに含めたくないとします。セルを右クリックして[検証(Validation)]を選択し、[データ検証]ウィンドウで[検証の削除(Remove validation)]を選択すると、それらをすばやく削除できます。
ドロップダウン矢印がセルから消え、すべてのドロップダウンアイテムが消えます。セルは、別の通常のスプレッドシートセルになります。
Googleスプレッドシートでのダブルドロップダウンリスト(Double Dropdown Lists)の使用
Googleスプレッドシート(Google Sheets)のドロップダウンリストを使用するもう1つの便利な方法は、シート間で情報を渡すこと(pass information between sheets)です。この手法を使用して、人々の間で情報を中継することもできます。
たとえば、1つのチームが完了したタスクのリストを含む元のシートがある場合、それらの完了したタスクに基づいて2番目のスプレッドシートを作成できます。
前のセクションで説明したのと同じ動的ドロップダウンリストに基づいて、最初のリストを作成する場合としない場合があります。
いずれの場合も、完了したタスクを送信するシート上のセルを別のドロップダウンリストとして選択し、前のセクションで説明したように検証ウィンドウを開きます。データ範囲を選択するときは、このソースタスクスプレッドシートに切り替えて、タスクの列全体（空白のセルを含む）を選択します。
これで、宛先のスプレッドシートに、タスク列のデータが取り込まれていることがわかります。これは、2番目のチームが最初のチームから完了したタスクに基づいて独自のプロジェクトタスクを実行できることを意味します。
最初のチームは、新しく完了したタスクを元のソーススプレッドシートに追加し続けることができます。
ソース範囲に空白のセルを含めたため、これらの新しい一意のタスクが2番目のチームのドロップダウンリストに表示されます。
2番目のドロップダウンリストには、一意のタスクのみが表示されることに注意してください。ソースから特定の行アイテムを渡すのは最善の方法ではありませんが、2番目のチームが他の人によってスプレッドシートに追加されたすべての一意のアイテムを確認するのに最適な方法です。
Googleスプレッドシートのドロップダウン(Dropdown)リストをどのように使用しますか？(Will)
ご覧のとおり、Googleスプレッドシート(Google Sheets)には、他のセルから情報を取得してドロップダウンリストに入力する方法が多数用意されています。または、データ入力のニーズが非常に単純な場合は、ドロップダウンリストの項目をコンマで区切って手動で入力することに固執することができます。
いずれにせよ、スプレッドシートのデータ入力を可能な限り簡単かつシンプルにできるはずです。
How to Use Google Sheets Drop Down Lists
When creating Google Sheets that other people need to fill out, a dropdown list can simplify the data-entry process.
You can pull the items for your dropdown list from another range of cells, or you can enter them directly. Learn how to do both, as well as how to modify an existing dropdown list.
Create Manual Dropdown Lists in Google Sheets
The fastest way to create a Google Sheets dropdown list is by listing the items inside the data validation settings.
To do this:
1. Select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.
2. Next to Criteria, select List of items.
3. In the field next to this selection, type out the items you want to include in the dropdown list, separated by commas.
4. Select the Save button, and you’ll see that the cell you selected now has a dropdown list.
Data Validation Options
There are a few important settings in the Data validation window to note.
If you deselect Show dropdown list in cell, the dropdown arrow will not appear. However, when the user starts typing, the list items will appear.
In the On invalid data section, if you select Show warning, a red warning indicator will appear. This displays a message warning the user that the typed item doesn’t match anything in the list.
If you select Reject input instead, Google Sheets will reject the entry and replace it with the first item of the dropdown list instead.
In the Appearance section, if you select Show validation help text and type text into the field below it, that text will appear when the user selects the dropdown cell.
Create Dropdown Lists from a Google Sheets Range
A more dynamic way to create Google Sheets dropdown lists is to use the contents of a range of cells to fill the list.
To do this:
1. First, create your validation lists in any range of cells. These don’t have to be in the same spreadsheet. You can create and select these lists in other spreadsheet tabs as well.
2. Next, select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.
3. This time, select List from a range from the Criteria dropdown list. Then, select the small grid selection icon to open the range selection window.
4. Select the range you want to use as your list, and you’ll see the range text appear in the Select a data range field.
5. Select OK to close out the selection window and return to the validation window. Configure the rest of the dropdown options you’d like and then select the Save button to finish.
6. Now, you’ll see the range data appear as the dropdown list items in the cell you selected.
7. Continue this same process for any other columns you’d like to add as a dynamic dropdown list.
Using ranges as the source of your data is a great way to keep your spreadsheets updated without having to manually go through and update every dropdown list you’ve created.
Interesting Facts About Google Sheets Dropdown Lists
Google Sheets dropdown lists connected to ranges are the most useful because they dramatically reduce the overall maintenance of your spreadsheet.
Update Multiple Cells with One Range Change
This is especially true if you have many cells drawing data from a single range of items. If you want to update or change those list items, you’ll only have to make the change in a single range.
Even if there are hundreds of cells with those list items, updating the range once will update all of those dropdown cells instantly.
Copying Validated Cells to Save Time
You can also save time by copying validated dropdown cells to any other cells. This saves the time of having to step through the process of stepping through the validation screens again.
Copying validated cells is especially useful for selection lists like days, months, time, and other standard datasets.
Quickly Remove Cell Validation
Suppose you don’t want the list items included with any cell. You can quickly remove them by right-clicking the cell, selecting Validation, and then selecting Remove validation in the Data validation window.
You’ll see the dropdown arrow disappear from the cell, and all of the dropdown items disappear. The cell will become just another normal spreadsheet cell.
Using Double Dropdown Lists in Google Sheets
One more useful way to use Google Sheets dropdown lists is to pass information between sheets. You can also use this technique to relay information between people.
For example, if you have an original sheet that contains a list of tasks completed by one team, you can base a second spreadsheet on those completed tasks.
You may or may not want to create that first list based on the same dynamic dropdown lists as described in the last section.
Either way, select the cell on the sheet you want to send the completed tasks to as another dropdown list, and open the validation window as described in the last section. When you select the data range, switch to this source task spreadsheet and select the entire column of tasks (including blank cells).
Now, on the destination spreadsheet, you’ll see that the data from the tasks column is pulled in. This means your second team can perform their own project tasks based on completed tasks from the first team.
The first team can continue adding newly completed tasks to the original source spreadsheet.
Since you included the blank cells in the source range, those new unique tasks will appear in the second team’s dropdown list.
Keep in mind that only unique tasks will appear in the second dropdown list. It isn’t the best way to pass specific row items from the source, but it is a great way for a second team to see all unique items added to a spreadsheet by other people.
How Will You Use Google Sheets Dropdown Lists?
As you can see, Google Sheets offers many ways you can pull information from other cells to fill out dropdown lists. Or, if your data entry needs are fairly simple, you can stick to manually entering in dropdown list items separated by commas.
Either way, you should be able to make data entry for any of your spreadsheets as easy and simple as possible.
