Todoistは、限られた時間で可能な限り生産性を高めることができる、最も機能的なオンラインToDoサービスの1つです。
以前、Getting Things Done（GTD）手法と一緒にTodoistを使用することについて説明しましたが、多くの人は、 (Todoist alongside the Getting Things Done (GTD) methodology)Todoistで(Todoist)かんばん(Kanban)ボード を使用してリストをレイアウトできることに気づいていません。
この記事では、 Todoistで(Todoist)かんばん(Kanban)ボードを使用する方法と、それが時間管理(time management)と生産性をさらに向上させる方法を紹介します。
Todoistでかんばんボードを使用する方法
以前にTrelloを使用し(used Trello before)たことがある場合は、かんばんの「(Kanban “)リスト」アプローチがどれほど役立つかをご存知でしょう。プロジェクトまたはプロセスの各フェーズを個別のリストに配置できます。次に、アイテムの各タスクが完了するときに、そのワークフローからプロセス全体にアイテムをスライドさせることができます。
Todoistの各プロジェクトは、最初にプロジェクトを作成するときに選択したレイアウト形式を使用します。デフォルトは、 Todoist(Todoist)をしばらく使用したことがある場合におそらく慣れているリスト形式です。
最初のかんばん(Kanban)ボードを作成するには、新しいプロジェクトを作成する必要があります。左側のメニューの[ プロジェクト(Projects)]の横にあるプラスアイコンを選択します。
[プロジェクトの追加(Add project)]ダイアログボックスで、名前と色を設定したら、[表示](View)を[ボード(Board)]に変更するだけです。[追加(Add)]を選択します。
これにより、左側のメニューに新しいプロジェクトが作成されます。ただし、リスト形式を使用する代わりに、プロジェクトがかんばん(Kanban)ボード形式を使用してレイアウトされていることがわかります。
最初は、「セクション」を定義して作成する必要があるため、ボードのようには見えません。
これを開始する前に、プロジェクトのワークフローまたは「ステップ」について検討することが重要です。
プロジェクトのかんばんボード(Kanban Board)をレイアウトする方法
プロジェクト計画について考えてみてください。または、在宅プロジェクト用にこの新しいかんばん(Kanban)ボードを作成した場合は、プロジェクトの開始から終了までに実行する必要のある手順について考えてください。
この例では、新しいWebサイトビジネスを作成するためのボードを作成します。そのプロジェクトのより大きな段階を考えて、それらの段階ごとにセクションを作成します。
- ウェブサイトを構築する(building the website)ためのアカウントとリソースの準備
- ウェブサイトのデザインプロセス全体
- 事業財政とオンラインショップの設立
- マーケティングと広告の準備
- ウェブサイトの立ち上げ
プロジェクトのこれらの主要な段階を念頭に置いて、各セクションにわかりやすい名前を付けます。
(Fill)各セクションの下のタイトルフィールドに入力し、[セクションの追加](Add section)を選択します。
プロジェクトの各ステップまたは主要な領域についてこれを続けます。これらは、プロジェクトの実際のステップである必要はありません。しかし、それらには、あなたにとって意味のある論理的な方法で、すべての主要な焦点領域が含まれている必要があります。
完了すると、 Todoistの空の(Todoist)かんばん(Kanban)ボードは次のようになります。
次に、プロジェクト計画の小さな項目をボードに記入します。これらは、主要なマイルストーンをまとめたサブプロジェクトと考えてください。
これをセクションの下に追加するには、[タスク(Add task)の追加]を選択してそのサブプロジェクトカードを追加します。
まだ詳細を追加する必要はありません。今、あなたはプロジェクトと主要なステップの概要を説明しているだけです。後でアイテムが表示されたら、アイテムを追加できます。また、これらのそれぞれについて、後でサブリストとスケジュールを追加することもできます。
それぞれに名前を付け終わったら、 [タスクの追加]を(Add task)選択するだけです。完了したら、最初のプロジェクト計画全体を含む予備ボードを用意する必要があります。
これらのサブプロジェクトをすべて設定したら、それらのそれぞれに飛び込んで、さらに具体的なタスクに分解する準備が整います。
Todoistかんばんボードカードの操作(Todoist Kanban Board Cards)
これらのサブプロジェクトカードをそれぞれ選択すると、これらを計画するために設定できるすべてのものが表示されます。
最も重要なことは、これらをサブタスクに計画できることです。これを行うには、[サブタスクの追加]を選択します(Add sub-task)。
説明フィールドにタスクを書き出します。タスクをカレンダーに配置する準備ができている場合は[スケジュール](Schedule)を選択します。または、後で計画するためにタスクをそのままにしておくこともできます。
タスクの右側にあるコメントアイコンを選択して、そのタスクの作業を開始したときに役立つコメントやメモを追加します。
タスクの設定が完了したら、[タスクの追加]を(Add task)選択するだけです。
すべてのタスクの設定が完了したら、サブプロジェクトをかなりよく計画する必要があります。
[コメント(Comments)]タブを選択して、含めたいタスク関連のメモやコメントを追加します。これらはサブプロジェクト全体に適用され、サブタスクには適用されません。
チームで作業している場合は、誰がいつ何に取り組んでいるかを確認できるため、[アクティビティ]タブが便利です。(Activity)
ご覧のとおり、Todoistかんばん(Todoist Kanban)アプローチを使用すると、より少ないスペースでより論理的な形式でプロジェクト全体を計画および整理できます。
GTDにかんばんを使用する
最後に触れなければならないのは、時間管理へのGTDアプローチにかんばん(Kanban)レイアウトを使用することです。
これにTodoistかんばん(Todoist Kanban)ボードを使用することは、 GTDワークフローに合わせてカスタマイズされています。これは、理想的にはGTDで、次の時間枠でプロジェクトを設定するためです。
Todoistにかんばん(Kanban)ボードを設定して、今週(This Week)を一番左に配置すると、他のすべての時間枠がそこに流れ込みます。これは次のようになります。
次に、正しい時間枠リストの下にタスクを追加し、タスクを自分に割り当てるときにタスクが近づくにつれて、タスクを右から左に移動します。
次に、それらを今週(This Week)に追加するときに期日を割り当て、そのアイテムを週次計画中にスケジュールに追加できます。
ご覧のとおり、Todoistかんばん(Todoist Kanban)ボードは多くのことに役立ち、計画またはスケジュール全体の全体像を把握できます。GTDの時間計画、プロジェクト計画など、どのように使用する場合でも、かんばん(Kanban)ボードは試してみる価値があります。
How Todoist Kanban Boards Can Improve Productivity
Todoist is one of the most functional online to-do services that allows you to be as productive as possible with yоur limited time.
While we’ve previously discussed using Todoist alongside the Getting Things Done (GTD) methodology, many people don’t realize that Todoist lets you lay out your lists using Kanban boards.
In this article, we’ll show you how to use Kanban boards in Todoist, and how it can further enhance your time management and productivity.
How to Use Kanban Boards in Todoist
If you’ve used Trello before, then you know just how useful the Kanban “lists” approach is. It lets you lay out each phase of a project or a process in individual lists. Then, you can slide items from that workflow across the process as each task on the item gets completed.
Each project in Todoist uses the layout format that you select when you first create the project. The default is the list format you’re probably used to if you’ve used Todoist for a while.
To create your first Kanban board, you’ll need to create a new project. Next to Projects in the left menu, select the plus icon.
In the Add project dialog box, once you set the name and the color, just change the View to Board. Select Add.
This will create the new project in the left menu. But now, instead of using the list format, you’ll see that the project is laid out using the Kanban board format.
At first, it won’t look like a board, because you’ll need to build it by defining “sections”.
Before you start doing this, it’s important to put some thought into the workflow or “steps” in your project.
How to Lay Out Your Project’s Kanban Board
Give some thought to your project plan. Or, if you’ve created this new Kanban board for an at-home project, then think about the steps you’ll need to go through from start to finish of your project.
In this example, we’re going to build a board for creating a new website business. Thinking through the larger stages of that project, we’ll create sections for each of those stages.
- Preparing accounts and resources for building the website
- The entire website design process
- Getting the business finances and online shop set up
- Preparing marketing and advertising
- Launching the website
With these major stages of your project in mind, name each of the sections something descriptive.
Fill in the title field under each section and select Add section.
Continue this for each step or major area of your project. These don’t need to be the actual steps in the project. But they should contain all of the major focus areas in some logical way that makes sense to you.
Once you’re done, your empty Kanban board in Todoist should look like below.
Now it’s time to fill out your board with the smaller items in your project plan. Think of these as the sub-projects that package up major milestones.
To add this under a section, just select Add task to add that sub-project card.
You don’t need to add any details yet. Right now, you’re just outlining the project and major steps. You’ll be able to add additional items later as they come up. You’ll also be able to add sublists and schedules later for each of these as well.
Just select Add task as you’re finished naming each one. When you’re done you should have a preliminary board that contains your entire initial project plan.
Once you have all of these sub-projects set up, you’re ready to dive into each of those and break them down further into more specific tasks.
Working With Todoist Kanban Board Cards
If you select each of these sub-project cards, you’ll see everything you can set up to plan these out.
Most importantly, you can plan these out into sub-tasks. To do this, select Add sub-task.
Write out the task in the description field. Select Schedule if you’re ready to put the task on your calendar, or you can leave it to plan out later.
Select the comment icon on the right of the task to add any comments or notes that’ll help you once you get started working on that task.
Once you’re done setting up the task, just select Add task.
Once you’re through setting up all of the tasks, you should have your sub-project pretty well planned out.
Select the Comments tab to add any task-related notes or comments you’d like to include. These apply to the entire subproject as a whole and not any of the subtasks.
If you’re working with a team, the Activity tab comes in handy because you can see who’s working on what, and when.
As you can see, the Todoist Kanban approach lets you plan and organize an entire project using less space and in a more logical format.
Using Kanban for GTD
One last thing to touch on is using the Kanban layout for the GTD approach to time management.
Using Todoist Kanban boards for this is tailor-made for GTD workflows. This is because ideally in GTD you’ll have a project set up for the following timeframes:
- Goals
- Routines
- Long Term / On Hold
- Next Month
- This Month
- Next Week
- This Week
You can set up a Kanban board in Todoist with This Week on the furthest left, and then all of the other time frames flowing into it. This would look something like this.
Now, add the tasks under the correct time frame list, moving them from right to left as they get closer to when you’re going to assign them to yourself.
You can then just assign a due date as you add them into This Week, and add that item to your schedule during weekly planning.
As you can see, Todoist Kanban boards are useful for many things, and they give you a more holistic view of your entire plan or schedule. No matter how you want to use it, GTD time planning, or project planning, Kanban boards are worth trying.
