ベテランのGettingThingsDone GTDエキスパートでも、 (Getting Things Done GTD)GTDプロセスについて学び始めたばかりでも、 Todoistは(Todoist)GTDワークフローをサポートするための最高のToDoリストアプリです。
どうしてこれなの？その機能、レイアウト、およびデフォルトの機能がその中に構築するGTD構造を自然にサポートするという事実に関係する多くの理由があります。
GTDについて聞いたことがない場合でも、以下に、 GTDを開始するための基本的なヒントと、Todoistを使用して開始する方法を示します。
注(Note)：この記事で使用されているGTDの正確なバージョンは、CarlPulleinと彼のYourDigital Life 3.0 Onlineクラス(Your Digital Life 3.0 Online class)（私が強くお勧めします）によって提示された原則に基づいています。この記事では、そのシステムの一部としてTodoistを使用する方法のみを提供します。(Todoist)この記事に含めるスペースがない詳細がたくさんあります。
Getting Things Done（GTD）とは何ですか？
物事を成し遂げる(Things Done)という原則は、しばらく前からありました。使用する必要のあるツールやアプリは設定されていませんが、どのアプローチでも基本的な基本原則は基本的に同じです。
GTDは、一日中泳いでいるすべてのものからあなたの心を空にするのに役立ちます。これにより、脳が解放され、常に気が散るのではなく、目の前のタスクに集中できるようになります。
それはあなたが組織を維持するために毎週あなたが取り組む一連のステップをあなたに与えることによって機能します。これらの手順は次のとおりです。
- (Capturing)付随するすべてのアイデア、タスク、アクションアイテム、または予定をキャプチャします。あなたは会議の最中にいる可能性があり、上司があなたにアクションアイテムを与えます。あなたは公園を歩いているかもしれません、そしてあなたはあなたが書きたい本のための素晴らしいアイデアを得るでしょう。いつ、どこで、どのように行うかは重要ではありません。何かをする必要があると思うときはいつでも、それを「受信トレイ」に取り込みます。
- (Clarifying)それらのアイデアをタスクに分割し、優先順位を割り当て、すぐに取り組む準備ができている場合は期限を与えることで、それらのアイデアを明確にします。
- 優先度に基づいて、最終的に到達するバケットにタスクを配置することにより、タスクを整理(Organizing)します。すぐにタスクに取り組むことを計画している場合は、それをカレンダーにも追加します（Todoistはそれを自動化するのに役立ちます）。
- それぞれの「バケツ(Reviewing)」を確認し、最も差し迫ったアイデアがカレンダーとフォーカス時間に入るまで、整理されたすべてのアイデアをはしごの上に移動します。
- あなた(Engaging)がスケジュールした時間に、あなたの目の前で最終的にそれを成し遂げたそれらのタスクにあなたの完全な注意を向けること。
GTDは、生産性と整理を向上させるだけでなく、受信メールを先延ばしにすることがないため、受信トレイゼロ（(never procrastinate)受信トレイ(Inbox Zero)にメールがなくなる）に到達するのにも役立ちます。上記のGTD(GTD)システムを使用して、すべてをすぐに処理します。
TodoistGTD構造(Todoist GTD Structure)を構築する方法
GTDの基本原則がわかったところで、 Todoistがどのように役立つかを詳しく見ていきましょう。
最初に実行したいのは、 Todoist(Todoist)で新しい親プロジェクト構造を作成することです。この構造には、さまざまな受信タスクを整理するためのすべてのバケットが含まれています。
これらのバケット（親フォルダー）には、次のものが含まれます。
- 受信トレイ(Inbox)：ここに、入ってくるアイデアがすべて入ります。アクションが必要なメールを受け取ったら、ここにアクションを入力して、すぐにメールをアーカイブします。会議でアクションアイテムを受け取った場合は、そのアクションアイテムをここに配置します。行動を起こす必要があるものはすべて、受信トレイ(Inbox)に直接送信されます。
注(Note)：Todoistにはデフォルトの受信トレイ(Inbox)セクションがあるため、これを手動で作成する必要はありません。
次に作成するいくつかのプロジェクトフォルダは、1日の終わりの明確(Clarifying)化と整理(Organizing)のセッション中にアイテムを移動する場所です。これらには以下が含まれます：
- 今週(This Week)：今週中にすぐに作業したいアイテムがこのプロジェクトに入ります。ここに配置すると、期日も割り当てられます。Todoistをカレンダーと統合すると、 Todoistは自動的にそれをカレンダーに追加します。
- 来週(Next Week)：あなたがすぐにやりたいが、今週それらを終わらせる必要があるほど緊急ではないあなたの受信箱からのアイテムは、あなたの来週(Week)のプロジェクトに入ります。期日は必要ありません。
- 今月(This Month)：かなり早くやりたいが、1、2週間待つことができるアイテムがこのプロジェクトに入ります。ここにも期日を添付しないでください。
- 来月(Next Month)：最終的に実行したいが、かなり待つことができるタスクは、期限なしで次の月のフォルダーに移動します。(Month)
特別なタスクのために作成する必要があるプロジェクトがさらに2つあります。
- 繰り返し焦点となる分野(Recurring Areas of Focus)：これらは、毎月オンラインクラスを受講するなど、自分にとって重要な目標に関連して定期的に行う必要があることです。
- ルーチン(Routines)：これらはあなたの目標とは関係がないかもしれないが、運動やクラブ例会のように毎週しなければならないタスクです。
定期的なタスクの構築
あなたは確かにあなたが毎日または毎週しなければならないたくさんのことをしなければなりません。それらをRecurringAreasof Focusプロジェクトに追加して、頭から離れてください（重要な目標に関連している場合）。
また、今週(Week)のサブプロジェクトとしてRecurring (Focus)AreasofFocus(Areas)を含めることをお勧めします。
あなたの人生のほんの一部であるが、あなたの人生の目標を実際に推進していない定期的なタスクは、ルーチン(Routines)プロジェクトに追加してください。
(Remember)これらすべてに期日を追加し、定期的なものとしてマークすることを忘れないでください。このようにして、何もしなくても、 TodayセクションとUpcomingTodoist(Upcoming)セクションに自動的にポップアップ表示されます。
受信トレイの使用
週の間に、あなたが対処しなければならない新しい問題が出てきたら、あなたのTodoist受信箱にそれらを投げるだけです(Inbox)。
このようにして、気が散ることを避け、後で時間があるときにこれらのタスクに対処することを忘れないことを知っています。
毎週同時に、受信トレイ(Inbox)を処理するために約20〜30分を確保します。この間、一度に1つずつ作業を行い、そのタスクを実行することがどれほど重要で、どの時間枠内にあるかを判断します。
たとえば、最終的にデッキを修正したいのですが、それでも冬(Winter)です。そこで、そのタスクをLong Term / On Holdに移動します。
次に、年に一度の健康診断が必要なことはわかっていますが、今月は忙しいので、来月まで待っても大丈夫です。それで、それを来月(Next Month)のプロジェクトに移します。
最後に、今週、Online-Tech-Tips.comの記事を完成させたいと思っています。だから私はそれをやりたい週の曜日と時間を割り当てます。
次に、そのタスクを今週(This Week)のプロジェクトに移動します。
日中に 受信トレイ(Inbox)に追加したこれら3つのアイテムを約5分で処理することができました。
それらは私の組織化されたToDoistGTDシステムに含まれているので、忘れないでしょう。すべてがその週に割り当てられており、カレンダーに表示された(up on my calendar)ときに各タスクに一生懸命取り組む以外は、何も考える必要はありません。
今週の管理
毎週の終わりに達すると、今週(Week)のプロジェクトでは最終的にアクティブなアイテムが空になります。
(Set)毎週（通常は金曜日(Friday)の終わり、または週末のある時間）時間を設定して、タスクを次の週(Next Week)のプロジェクトから今週のプロジェクトに移動します(This Week)。これを行うときに期日を割り当てます。(Assign)
今月(Month)、来月(Next Month)、およびLong Term /保留(Hold)フォルダのアイテムに対してこれを繰り返します。
注意(Remember)：それでも緊急性が感じられない場合は、アイテムを移動する必要はありません。自分にとって重要ではないと判断したタスクを削除することもできます。
集中し続けることを忘れないでください
これをすべてまとめてGTDシステムを機能させる最も重要な原則は次のとおりです。
受信トレイ(Inbox)に投げ込まれるすべてのアイデアとタスクの処理にわずかな時間しか費やしていないため、実際に作業を行うためにカレンダーに割り当てた残りの時間は残ります。
これは、TodoistのTodoistのTodayエリアと(Todoist)Upcomingエリアのみを（カレンダー(Calendar)と一緒に）使用し、それらのタスクを完了して終了するために1日を通して作業することを意味します。
Todoistが自動的にタスクをカレンダーに追加したため、1日で実行できるタスクのみが割り当てられていることがわかります。1日がいっぱいになると、それ以上割り当てることはできません。週がいっぱいになると、今週(Week)のプロジェクトに他のものを移動することはできません。
GTDは、混乱を頭から「システム」に移すために機能します。それはあなたの考えを解放するので、あなたは目の前の仕事にあなたの心を集中させることができます—そして物事を成し遂げ(Get Things Done)ます。
Todoist GTD Tips to Boost Your Productivity
Whether you’re a seasoned Getting Things Dоne GTD expert, or you’re just starting to learn aboυt the GTD process, Todoist is by far the best to-do list app to support your GTD workflow.
Why is this? There are a lot of reasons that have to do with its features, layout, and the fact that the default functionality naturally supports the GTD structure that you’ll build inside it.
Even if you’ve never heard of GTD, the following will include basic GTD tips to get you started, and how you can use Todoist to do so.
Note: The exact version of GTD used in this article is built upon the principles put out by Carl Pullein and his Your Digital Life 3.0 Online class (which I highly recommend). This article only offers how to use Todoist as part of that system. There are many details we don’t have space to include in this article.
What Is Getting Things Done (GTD)?
Getting Things Done principles have been around for a while. There are no set tools or apps you have to use, but the basic core principles around any approach is essentially the same.
GTD helps empty your mind of everything that’s swimming around in it all day. This frees up your brain to really focus on the task in front of you, instead of constantly getting distracted.
It works by giving you a series of steps that you work through every week to stay organized. These steps include:
- Capturing every idea, task, action item, or appointment that comes along. You could be in the middle of a meeting and your boss gives you an action item. You could be walking in the park and you get a great idea for a book you want to write. It doesn’t matter when, where, or how — whenever you think of something you need to do, you’ll capture it into your “Inbox”.
- Clarifying those ideas by breaking them down into tasks, assigning them a priority, and giving them a due date if you’re ready to work on them soon.
- Organizing the tasks by putting them into a bucket that you’ll get to eventually, based on priority. If you’re planning to work on the task soon, you’ll also add it to your calendar (and Todoist can help you automate that).
- Reviewing each “bucket” and moving all those organized ideas up the ladder until the most pressing ones make it into your calendar and your focus time.
- Engaging your full attention on those tasks that have finally made it in front of you, at the times you’ve scheduled.
Not only does GTD help you get more productive and organized, but it can also help you get to Inbox Zero (no more emails in your inbox), because you will never procrastinate on your incoming emails. You will process everything immediately using the GTD system above.
How to Build a Todoist GTD Structure
Now that you know the basic principles of GTD, let’s take a closer look at how Todoist can help.
The first thing you’ll want to do is create a new parent Projects structure in Todoist that contains all the buckets for organizing your various incoming tasks.
These buckets (parent folders) include:
- Inbox: This is where all those incoming ideas go into. When you get an email that requires an action, you’ll put the action in here and archive the email immediately. If you receive an action item in a meeting, you’ll put that action item in here. Anything that you need to act on, goes directly into your Inbox.
Note: Todoist has a default Inbox section, so you won’t have to create this one manually.
The next few project folders you’ll create are where you’ll move items into during your daily end-of-the-day Clarifying and Organizing sessions. These include:
- This Week: Items you want to work on immediately, during the current week, will go into this project. When you put them here, you’ll also assign a due date. If you integrate Todoist with your calendar, Todoist will automatically add it to your calendar for you.
- Next Week: Items from your Inbox that you want to do soon, but aren’t so urgent you have to get them done this week, will go into your Next Week project. No due date required.
- This Month: Items that you want to do fairly soon, but can wait a week or two will go into this project. Don’t attach a due date here either.
- Next Month: Tasks that you want to do eventually but you know can wait quite a while will go into the Next Month folder without a due date.
There are two more Projects you’ll need to create for special tasks.
- Recurring Areas of Focus: These are things you need to do regularly related to goals that are important to you, like taking an online class every month.
- Routines: These are tasks that may not be related to your goals, but that you have to do every week, like exercise or club meetings.
Building Recurring Tasks
You certainly must have a bunch of things you have to do every day or every week. Get those out of your mind by adding those into your Recurring Areas of Focus project (if they’re related to goals that are important to you).
It’s also recommended that you include Recurring Areas of Focus as a sub project of This Week.
Any recurring tasks that are just part of your life but don’t really drive your life’s goals, add them to the Routines project.
Remember to add due dates to all these and mark them as recurring. This way they’ll automatically pop up in your Today and Upcoming Todoist sections without you having to do anything.
Using Your Inbox
During the week, as new issues come up that you have to deal with, just toss them into your Todoist Inbox.
This way, you avoid getting distracted and you know you won’t forget to deal with these tasks later when you have time.
Every week at the same time, you’ll set aside about 20 to 30 minutes to process your Inbox. During this time, just work through one at a time and decide how important it is to do that task, and within what timeframe.
For example, I know I want to fix the deck eventually, but it’s still Winter. So, I’ll move that task to Long Term / On Hold.
Next, I know that I need to have my annual medical checkup, but I’m busy this month and it won’t really matter if I wait until next month to schedule it. So, I’ll move that to the Next Month project.
Finally, I know I want to get an Online-Tech-Tips.com article done this week. So I assign a day and time during the week that I want to get it done.
Then, move that task into the This Week project.
I was able to process these three items that I added to my Inbox during the day in about five minutes.
I know I won’t forget them because they’re now in my organized ToDoist GTD system. Everything is assigned for the week and I don’t really have to think about anything except working hard on each task when it comes up on my calendar.
Managing This Week
As you reach the end of each week, you’ll notice that your This Week project will eventually empty of active items.
Set up a time every week (typically the end of the day Friday, or some time on the weekend), to move tasks from the Next Week project into your This Week project. Assign due dates when you do this.
Repeat this for items in the This Month, Next Month, and Long Term / On Hold folders.
Remember: You don’t have to move the item if it still doesn’t feel urgent. You can also delete tasks that you’ve decided don’t matter to you anymore.
Remember To Stay Focused
Here is the most important principle that brings this all together and makes the GTD system work.
Because you’re only spending small blocks of time processing all the ideas and tasks that get tossed into your Inbox, you’re left with the rest of the time you’ve assigned in your calendar to actually get work done.
This means using only your Today and Upcoming areas in Todoist during your day (along with your Calendar) and working through your day to finish and cross off those tasks.
You know you’ve only assigned tasks you can get done in one day, because Todoist automatically added them to your calendar. If your day is full, you can’t assign more. When your week is full, you can’t move anything else into the This Week project.
GTD works because it gets the mess out of your head and into the “system”. It frees up your thoughts so you can focus your mind on the task at hand — and Get Things Done.
