Outlookなどの(Outlook)企業(Corporate)環境で一般的な電子メールクライアントを使用している場合は、不在時の返信(setting your out of office reply)を設定することに慣れている可能性があります。Gmailでも不在時の返信を設定できることをご存知ですか(Did)？
ほとんどの人は個人のメールアカウントとしてGmailを使用しているので、休暇中や休暇中に人々に知らせると便利です。
Gmailではこれを行うのはかなり簡単ですが、プロセスはOutlookで慣れているプロセスとは少し異なります。この記事では、Gmailで不在を設定する方法、無効にする方法、有効にしたときに他の人があなたに何を期待できるかについて学習します。
Gmail(Office)で不在(Out)を設定する方法(Gmail)
しばらく休暇に出かけようとしていて、いつものようにメールに返信できない可能性があることを人々に警告したい場合は、不在時の返信が最適です。
以下の手順を開始するには、まずGmailアカウントにログインします。
1.Gmail(Gmail)アカウントの右上隅にある歯車の設定(Settings)アイコンを選択します。
2.[設定]リストの上部にある[すべての設定を表示]を選択します。(See all settings)
3.下部の[休暇レスポンダー](Vacation responder)セクションまで下にスクロールします。の設定をVacationresponder(Vacation responder on)に変更します。
4.休暇の初日を選択します。他の人からメールが届くたびに自動返信する件名とメッセージを入力します。
このフォームに記入するときは、次のオプションに注意してください。
- 最終日(Last day)を有効にして選択する必要はありませんが、休暇(Vacation)レスポンダーを有効のままにしておくことを忘れないようにすることをお勧めします。
- デフォルトでは、メッセージフィールドはリッチフォーマットエディタを使用しており、フォーマットバーを使用してメッセージテキストをフォーマットできます。メッセージフィールドの上にある[プレーンテキスト](Plain Text)を選択すると、フォーマットがプレーンテキストに変わります。
- Vacationレスポンダーの自動返信を既に知っている人だけにターゲティングし、他のすべての人を無視する場合は、[連絡先の人にのみ応答を送信する]を(Only send a response to people in my Contacts)選択します。これは、見知らぬ人にあなたが長期間家を離れていることを知られたくない場合に良い考えです。
5. [変更の保存](Save Changes)を選択して、休暇レスポンダーを有効にします。
Gmail(Office)で不在(Out)をオフにする方法(Gmail)
Vacationレスポンダーを無効にする方法は2つあります。有効になっている間は、受信トレイの上部にレスポンダーのステータスに関するメッセージが表示されます。
[今すぐ終了](End now)を選択すると、レスポンダーをすぐにオフにできます。これは、レスポンダー設定を変更するためにGmail(Gmail)設定を再度検索しなくても、無効にする簡単な方法です。
ただし、 Gmail設定で(Gmail)休暇(Vacation)レスポンダーを無効にする場合は、通知メッセージで休暇設定(Vacation Settings)を選択するか、 Gmail設定(Gmail Settings)ウィンドウに戻ることができます。
(Scroll)Gmailの[設定](Gmail Settings)メニューの一番下までスクロールして、[休暇の応答者(Vacation responder)]セクションをもう一度見つけます。
自動レスポンダーを無効にするには、 [休暇レスポンダー]をオフ(Vacation responder off)に選択します。
注– [最終日(Last day)]フィールドを休暇の終了日に設定している場合は、これを行う必要はありません。休暇(Vacation)レスポンダーは、この日付以降は自動的に無効になります。
ただし、最終日の設定の前に休暇(Vacation)レスポンダーをオフにする場合は、上記の手順が機能します。
GmailVacationResponderの仕組み
休暇(Vacation)レスポンダーの開始日と終了日しか入力できないため、時間は電子メールで自動的に設定されることに注意してください。
- 開始日時：深夜12:00
- 終了日時：午後11時59分
休暇が始まる日の真夜中から時間を開始したい場合は、休暇の開始日の1(Start Date one)日前に開始日を設定します。
Vacationレスポンダーを有効にしているときにメールを送信すると、 Gmailアカウントから次の動作が表示されます。
- 人々はあなたに最初にメッセージを送ったときにあなたの自動応答を見るでしょう。再度メッセージが表示された場合、自動応答は送信されません。
- 4日が経過し、同じ人からメッセージが届くと、自動応答が再度トリガーされます。
- 休暇の応答を編集すると、タイマーが最初からやり直し、編集後に初めてメッセージを送信した人には自動応答が返されます。
- Gmailは、スパムフォルダやメーリングリストに自動的に分類されるメッセージに自動応答しないほど賢いです。
- 他のGmailユーザーは、あなたにメールを作成し始めると、あなたの「不在」ステータスが表示されます。
(Create Smarter Out)フィルタを使用してGmailでより(Replies)スマート(Gmail)な不在時の返信(Office) を作成する
特定のユーザー向けにカスタマイズされたメッセージを使用して、よりターゲットを絞った自動返信を作成する場合は、 Gmailフィルター(Gmail Filters)を使用してこれを行うことができます。
- フィルタを使用して自動再生する前に、返信するメールテンプレート(email template)を作成する必要があります。これを行うには、返信するメールアドレスを使用してGmailで新しいメールアドレスを作成します。(Gmail)次に、ウィンドウの右下隅にある3つのドットの[その他]メニューを選択し、[テンプレート(Templates)]を選択し、[ドラフトをテンプレートとして保存]を選択してから、[(Save draft as template)新しいテンプレートとして保存(Save as new template)]を選択します。
- ポップアップウィンドウでテンプレートに名前を付けます。
- Gmailフィルタにアクセスするには、 Gmailの設定(Gmail Settings)に戻ります。[設定]ウィンドウの上部にある[フィルターとブロックされたアドレス(Filters and Blocked Addresses)]を選択します。
- このページの一番下までスクロールして、[新しいフィルターの作成](Create a new filter)を選択します。
4. [フィルターの作成(Create)]フォームで、自動返信する電子メールアドレスを[差出人(From)]フィールドに入力します。完了したら、[フィルターの作成](Create filter)を選択します。
- [フィルターの作成]ウィンドウで、[(Create)テンプレートの送信(Send template)]の横にあるチェックボックスを有効にします。ドロップダウンボックスで、前に作成したボス返信(Boss Reply)テンプレートを選択します。
- 最後に、下部にある[フィルターの作成(Create filter)]ボタンを選択するだけで、新しいフィルターと自動返信がアクティブになります。
これで、フィルターで定義したアドレスを持つ人があなたに電子メールを送信するたびに、あなたが作成したテンプレートを含む不在時の返信が届きます。(out of office)
How to Set Up Out of Office in Gmail
If уou use common email clients in a Corporate environment like Outlook, you’rе probably υsed to setting your out of office reply. Did you know you can also set up out of office replies in Gmail as well?
Since most people use Gmail as their personal email account, it can be useful letting people know when you’re on vacation or holiday.
Doing this is fairly simple in Gmail, but the process is slightly different than you might be used to in Outlook. In this article you’ll learn how to set up out of office in Gmail, how to disable it, and what people can expect to see from you when you do have it enabled.
How to Set Up Out of Office in Gmail
If you’re about to head out on vacation for a while and want to alert people that you may not be able to respond to their email as quickly as usual, an out of office reply is the way to go.
To get started with the steps below, first log into your Gmail account.
1. Select the gear Settings icon at the upper right corner of your Gmail account.
2. Select See all settings at the top of the Settings list.
3. Scroll down to the Vacation responder section at the bottom. Change the setting to Vacation responder on.
4. Select the first day of your vacation. Type the subject line and message that you’d like to auto-reply whenever people email you.
Note the following options when you’re filling out this form.
- You don’t have to enable and select a Last day, but it’s a good idea to just so you don’t forget to leave your Vacation responder enabled.
- By default the message field uses a rich formatting editor where you can use the formatting bar to format the message text. If you select Plain Text above the message field, the formatting will change to plain text.
- Select Only send a response to people in my Contacts if you want to target the Vacation responder’s auto-replies only to people you already know, and ignore all others. This is a good idea if you don’t want strangers knowing that you’re away from home for an extended period.
5. Select Save Changes to enable the Vacation responder.
How to Turn Off Out of Office in Gmail
There are two ways you can disable the Vacation responder. While it’s enabled, you’ll see a message at the top of your inbox about the status of the responder.
You can select End now to turn off the responder instantly. This is a quick way to disable it without having to search through your Gmail settings again to modify the responder settings.
However, if you prefer to disable the Vacation responder in Gmail settings, you can either select Vacation Settings in the notification message, or you can go back to your Gmail Settings window.
Scroll back to the bottom of the Gmail Settings menu to find the Vacation responder section again.
Select Vacation responder off to disable the automatic responder.
Note – you won’t have to do this if you’ve set the Last day field to the end date of your vacation. The Vacation responder will automatically disable after this date.
But if you want to turn off the Vacation responder before the Last day setting, the above procedure will work.
How Gmail Vacation Responder Works
Keep in mind that since you can only enter the start and end dates for the Vacation responder, the times are set automatically by email.
- Start Date Time: 12:00 AM midnight
- End Date Time: 11:59 PM
If you’d rather have the time start at midnight before the day your vacation starts, then set the Start Date one day earlier than the start of your vacation.
People who email you while you’ve enabled the Vacation responder will see the following behavior from your Gmail account.
- People will see your auto-response the first time they message you. If they message you again, the auto-response won’t be sent.
- If four days pass and the same person messages you, the auto-response will trigger again.
- If you edit your vacation response, the timer starts over and anyone who messages you the first time after editing will get an auto-response.
- Gmail is smart enough not to auto-respond to any messages that get automatically sorted into the spam folder or mailing lists.
- Other Gmail users will see your “out of office” status if they start composing an email to you.
Create Smarter Out of Office Replies in Gmail with Filters
If you’d like to create a more targeted auto reply with customized messages for specific people, you can do this by using Gmail Filters.
- Before you can use a filter to auto-replay, you need to create an email template to reply with. To do this, compose a new email in Gmail with the email you want to reply with. Then, select the three dots “More” menu at the lower right corner of the window, and select Templates, select Save draft as template, and then select Save as new template.
- Give the template a name in the pop-up window.
- To access Gmail filters, go back into Gmail Settings. Select Filters and Blocked Addresses at the top of the Settings window.
- Scroll to the bottom of this page and select Create a new filter.
4. In the Create filter form, type the email address you want to auto-reply to in the From field. Select Create filter when you’re done.
- In the Create filter window, enable the checkbox next to Send template. In the dropdown box, select the Boss Reply template that you created earlier.
- Finally, just select the Create filter button at the bottom and your new filter and auto-reply is now active.
Now, any time the person with the address you’ve defined in the filter sends you an email, they’ll receive an out of office reply with the template that you’ve created.
