単語のすべてのインスタンスを別の単語に置き換える必要があることに気付くためだけに、複数ページのドキュメントを書いたことがありますか? 各単語を手動でスクロールしてスキャンする必要があることを考えると、苦痛です。
幸いなことに、Microsoft Wordには検索と置換機能があり、すべての作業を行うことができます。時間を節約するためにそれを使用する方法は次のとおりです。
検索(Find)置換機能(Replace Function)とは
？
検索(Find)と置換を使用すると、基本テキストを他のテキストに切り替えることができます。たとえば、関数を使用して、特定の単語またはフレーズを別の単語またはフレーズに変更できます。また、文法や書式の誤り、スペルミス、特殊文字を見つけて置き換えることもできます。
検索(Find)と置換は、MS WordとExcelで利用できます。
Microsoft Wordで検索(Find)と置換(Replace)を使用する方法
Word(find and replace text on Word) for Windows、macOS、および Web バージョンで、テキストを検索して置換できます。ただし、Web バージョンの機能は最も制限されているため、より多様な機能が必要な場合は、ドキュメントをデスクトップ用Wordで開く必要があります。(Word)
Windows で検索と置換を使用するには:
- Word(Make)文書が開いていることを確認し、 [ホーム] タブを選択し(Home)ます(Word)。
- [置換] タブをクリックします。
- ダイアログ ボックスの[検索対象(Find)] フィールドに、置換する単語または語句を入力します。[置換] の横に、置換(Replace)する単語を入力します。
- 単語を 1 つずつ置き換えるには [置換](Replace)を選択し、一度にすべて置き換えるには[すべて置換] を選択します。(Replace)または、[次を検索(Find)]を選択して、単語を変更せずに次のインスタンスを表示することもできます。
Mac で検索と置換を使用するには:
- ドキュメントを開いて虫眼鏡を選択し、[置換](Replace)を選択します。
- 「置換(Replace)」フィールドに、置換する単語またはフレーズを入力します。「置換(Replace)」の横に、置換したい単語を入力します。
- [置換] または [すべて置換] をクリックします。
Web で検索と置換を使用するには:
- Web バージョンのWordで(Word)Microsoft Word文書を開きます。
- [検索(Find)]の横にある下向き矢印を選択し、 [置換(Replace)] をクリックします。
- [検索対象] テキスト ボックスに、置換する特定の単語またはフレーズを入力します。「置換(Replace)」の横に、置換したい単語を入力します。
- [置換] または [すべて置換] をクリックします。
注:キーボード ショートカットを使用して [検索(Find)と置換(Replace)] ウィンドウにアクセスすることもできます。Windows では(Windows)Ctrl + H 、macOS では
Control + HをPress Ctrl + H
(Advanced)検索(Find)と置換の(Replace)高度な機能
単純なテキストの置換だけでなく、高度な検索および置換機能もあります。これらの高度なオプションを使用すると、必要に応じて検索をカスタマイズできます。
詳細オプションにアクセスするには:
- [ホーム] > [置換] に移動します。
- [その他] をクリックします。
ここには、次のオプションのリストが表示され、横にチェックボックスがあります。
- 大文字と小文字を区別: 特定の大文字の単語を検索できます。たとえば、小文字の固有名詞 (大文字がない) を検索したい場合があります。
- (Find)単語全体のみを検索: これにより、置換オプションが単語全体に制限されます。たとえば、「end」を置き換えたい場合、「spend」や「ending」などの単語を含む単語は含まれません。
- ワイルドカードを使用する(Use): このオプションを使用すると、「ワイルドカード」を追加して、さまざまな種類の書式設定など、ドキュメント内のあらゆるものを検索できます。このオプションを使用するには、[ワイルドカードを使用(Use)] を選択し、[特別] をクリックして、ポップアップ メニューで検索できるオプションを確認します。
- 次のように聞こえる (英語): 入力した単語に似た単語を検索するのに役立ちます。この機能は、書き手が「there」や「ir」などの類似した単語のつづりをよく間違える場合に特に役立ちます。
- すべての語形を検索 (英語): この機能は、単語の語源に基づいて、関連するすべての単語を検索します。たとえば、「食べる」と検索すると、「食べた」と「食べた」も表示されます。
- プレフィックスに一致(Match): この検索オプションは、入力した単語で始まる単語のみに結果を制限します。
- 接尾辞に一致(Match): この検索オプションは、入力した単語で終わる単語のみに結果を制限します。
- 句読点を無視(Ignore)する: このオプションは、ハイフンやアポストロフィなどの句読点を含む可能性のある単語を無視します。たとえば、「Janes」を検索すると、「Janes」と「Jane's」のすべてのインスタンスが返されます。
- 空白文字を無視する: これにより、誤ったスペース (または二重スペース(double spaces)) を含む可能性のあるすべての単語が検索されます。たとえば、"throughout" を検索すると、"throughout" と "through out" が返されます。
文書内の単語または語句の書式を置き換えることもできます。これを行うには、[形式](Format)を選択します。ドロップダウン メニューには、フォント、書式設定、スタイル、およびその他の特性を置き換えるためのいくつかのオプションがあります。たとえば、単語のすべてのインスタンスを強調表示する場合は、 [強調(Highlight)表示] を選択できます。
もう手動でスキャンする必要はありません
Dictateなどの他の優れた機能と並んで、Microsoft Officeの検索と置換機能は、特に論文や原稿などの大きなドキュメントを扱う場合に、時間を大幅に節約します。ドキュメント内のスペルミス、文法エラー、および特定の書式設定の問題を検索して修正し、編集プロセスを高速化するために使用します。
How to Find and Replace Text in Microsoft Word
Have you еver written a mυltі-page document just to realize yоu need to replace all іnstаnces of a word wіth another? Thinking aboυt having to scroll through and ѕcan for eаch word manually is agonizіng.
Luckily, Microsoft Word has a find and replace function that can do all the work for you. Here’s how you can use it to save time.
What Is the Find and Replace Function?
Find and replace lets you switch out basic text for other text. For example, you can use the function to change a particular word or phrase to another. You can also use it to find and replace grammatical or formatting errors, spelling mistakes, and special characters.
Find and replace is available on MS Word and Excel.
How to Use Find and Replace in Microsoft Word
You can find and replace text on Word for Windows, macOS, and the web version. However, the web version has the most limited functionality, so if you need more varied capabilities, you have to open the document in Word for desktop.
To use find and replace on Windows:
- Make sure your Word document is open, then select the Home tab.
- Click the Replace tab.
- In the “Find what” field of the dialog box, enter the word or phrase you want to replace. Next to “Replace with,” enter the word you want it to be replaced by.
- Select Replace to replace words one at a time, or Replace all to replace them all at once. Alternatively, you can select Find Next to view the next instance of the word without changing it.
To use find and replace on Mac:
- Open the document and select the magnifying glass, then select Replace.
- In the “Replace with” field, enter the word or phrase you want to replace. Next to “Replace with”, enter the word you want it to be replaced by.
- Click Replace or Replace All.
To use find and replace on the web:
- Open the Microsoft Word document in the web version of Word.
- Select the downward arrow next to Find and click Replace.
- In the “Search for” text box, enter the specific word or phrase you want to replace. Next to “Replace with”, enter the word you want it to be replaced by.
- Click Replace or Replace All.
Note: You can also access the Find and Replace window with a keyboard shortcut. Press Ctrl + H on Windows and Control + H on macOS.
Advanced Features of Find and Replace
Beyond replacing simple text, there are also advanced find and replace functionalities. These advanced options let you customize your search to be as specific as you require.
To access the advanced options:
- Navigate to Home > Replace.
- Click More.
Here you will see the following list of options with checkboxes next to them:
- Match case: This allows you to search for words with specific capitalization. For example, you may wish to search for proper nouns that are in lowercase (missing an uppercase letter).
- Find whole words only: This limits the replace option to whole words. For example, if you want to replace “end” it will not include any words like “spend” or “ending” that contain the word.
- Use wildcards: This option allows you to add “wildcards” to search for just about anything in your document, including different types of formatting. To use this option, select Use wildcards then click Special to see what options you can search for in a pop-up menu.
- Sounds like (English): This helps you search for any similar words that sound like the one you’ve entered. This function is particularly helpful if the writer commonly misspells similar words like “there” and “their”.
- Find all word forms (English): This function finds all related words based on the word’s etymology. For example, searching for “eat” will display “eaten” and “ate” as well.
- Match prefix: This search option limits results to only words that begin with the word you type.
- Match suffix: This search option limits results to only words that end with the word you type.
- Ignore punctuation characters: This option ignores words that might contain punctuation, such as a hyphen or apostrophe. For example, searching for “Janes” will return all instances of “Janes” and “Jane’s”.
- Ignore white-space characters: This will find all words that might contain erroneous spaces (or double spaces). For example, searching “throughout” will return “throughout” and “through out”.
You can also replace formatting on a word or phrase in your document. To do so, select Format. The dropdown menu offers several options to replace font, formatting, style, and other characteristics. For example, if you want to highlight all instances of a word, you could select Highlight.
No More Manual Scanning
Alongside other great features like Dictate, the Microsoft Office find and replace function is a massive timesaver, especially if you’re dealing with a large document like a thesis or manuscript. Use it to search for and fix spelling mistakes, grammatical errors, and specific formatting problems in your document to speed up the editing process.
