マウスは便利なツールですが、ポイントアンドクリックは時間の無駄です。あなたはそれを知っていたので、OfficeとWindowsに最適なキーボードショートカットを^{(best keyboard shortcuts for Office and Windows)}すでに学びました。

ただし、反復的なタスクの中にはショートカットキーがないものもあります。Microsoft Officeで独自のキーボードショートカットを作成できたら素晴らしいと思いませんか？まあ^(Well)、できます。

MicrosoftOfficeで^{(Microsoft Office)}キーボードショートカット^{(Keyboard Shortcuts)}を作成する方法

まず、 Word^(Word)でこれらの手順を実行してみましょう。手順は、デスクトップ上のExcelとPowerPointで同じです。下にスクロールして、 ^(Scroll)Outlookでこれを行う方法を確認します。

1. ^{(Right-click)}リボン領域の灰色のスペースを右クリックして、[リボンのカスタマイズ^{(Customize the Ribbon)}]を選択します。

1. [ Wordのオプション]^{(Word Options )}ウィンドウが開きます。ウィンドウの下部にある[キーボードショートカット^{(Keyboard shortcuts)}]の横にある[カスタマイズ]^{(Customize )}を選択します。

1. [キーボード^{(Customize Keyboard)}のカスタマイズ]ウィンドウが開きます。[カテゴリ^{(Categories )}]領域を調べて、ショートカットを作成するコマンドがあるタブに絞り込みます。そのタブのコマンドは、右側の[コマンド]領域に表示されます。^{(Commands )}必要なコマンドを選択します。
   
   この例では、単純なキーストロークの組み合わせでWord文書をPDFとして送信する^{(send a Word document as a PDF)}と非常に役立つため、FileSendPdfを選択しました。^{(FileSendPdf)}コマンドにすでにキーボードコンボがある場合は、[現在のキー]^{(Current keys )}領域に表示されます。

1. 新しいショートカットキーの組み合わせを設定するには、[新しいショートカットキーを押す]^{(Press new shortcut key)}フィールドにカーソルを置き、キーボードで使用するキーの組み合わせを押します。[現在割り当てられて^{(Currently assigned to)}いる]の横の[現在のキー]^{(Current keys)}領域の下に何が表示されているかをメモします。[未割り当て]^{([unassigned])}以外のものが表示されている場合は、別のキーコンボを試してください。

1. 今後のすべてのドキュメントでこのキーコンボを使用するには、[変更を保存する場所]ボックスで^{(Save changes in )}Normal.dotmを選択したままにします。このドキュメントのみにキーコンボを適用するには、ドロップダウンボックスでキーコンボを選択します。 
2. [割り当て^{(Assign )}]ボタンを選択して設定を適用し、[キーボード^{(Customize Keyboard)}のカスタマイズ]ウィンドウを閉じます。[ OK]を押して、[ Wordのオプション]^{(Word Options)}ウィンドウを閉じます。新しいキーボードショートカットの組み合わせを試してください。 

FileSendPdfショートカットは、ドキュメントを自動的にPDF^{(FileSendPdf )}に変換し、 Outlookで新しい電子メールメッセージを作成し、 PDFを添付して、電子メールに件名を^(PDF)付け^(Subject)ます。マウスで数十回以上ポイントアンドクリックする代わりに1回のキーストロークで、時間を大幅に節約できます。

MicrosoftOfficeで^{(Microsoft Office)}カスタムキーボードショートカット^{(Custom Keyboard Shortcuts)}をクリアする方法

Officeアプリで作成したすべてのカスタムキーボードショートカットを削除することをお勧めします。行うのは簡単です。

1. ^{(Right-click)}リボン領域の灰色のスペースを右クリックして、[リボンのカスタマイズ^{(Customize the Ribbon)}]を選択します。

1. [ Wordのオプション]^{(Word Options )}ウィンドウが開きます。ウィンドウの左下の領域にある[カスタマイズ^{(Customize )}]ボタンを選択します。[キーボード^{(Customize Keyboard )}のカスタマイズ]ウィンドウが開きます。 

1. 今後のすべてのドキュメントからキーの割り当てを削除するには、[変更を保存する^{(Save changes in )}場所]ドロップダウンで[ Normal.dotm]を選択したままにします。このドキュメントからのみ削除するには、代わりにドロップダウンでドキュメントを選択してください。左下の近くにある[すべてリセット^{(Reset All )}]ボタンを選択します。

1. キーの割り当てをリセットしてもよろしいですか？このアクションにより、Normal.dotmのマクロとスタイルに現在割り当てられているすべてのキーが削除されます^{(Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm)}。その警告の最後に、Normal.dotmまたは選択したドキュメントのいずれかが読み取られることに注意してください。[はい]^{(Yes )}を選択してリセットを確認します。

MicrosoftOutlookで^{(Microsoft Outlook)}キーボードショートカット^{(Keyboard Shortcuts)}を作成する方法

すべてのMicrosoftOfficeアプリの中で、Outlookはおそらく最も時間を費やしているアプリです。物事をより速く行うために、いくつかのカスタムキーボードショートカットを作成することは理にかなっています。 

残念ながら、Outlook 2016以降、 Word^(Word)、Excel、PowerPointのようにキーボードショートカットを作成することはできません。それで、あなたの選択肢は何ですか？

これは回避策ですが、クイックステップ^{(Quick Steps )}を作成し、それらにキーの組み合わせを割り当てることができます。これでは、 Outlook^(Outlook)のすべてのショートカットキーの組み合わせを作成することはできませんが、ほとんどのニーズを満たすことができます。カスタムクイックステップ^{(Quick Steps)}に割り当てることができるキーコンボは9つに制限されています。

1. Outlook の[ホーム]タブの[^{(Home )}クイック手順^{(Quick Steps )}]セクションで[新規作成^{(Create New )}]を選択します。

1. [クイックステップ^{(Edit Quick Step )}の編集]ウィンドウが開きます。「名前」^(Name)フィールドにわかりやすい名前を入力します。
2. [アクションの選択^{(Choose an Action )}]ドロップダウンメニューで事前定義されたアクションの1つから選択します。この例では、 Markasread^{(Mark as read)}を使用してみましょう。

1. 前のアクションの下にある[アクションの追加^{(Add Action )}]ボタンを選択して、アクションを文字列化します。

1. [フォルダに移動]を^{(Move to folder)}選択します。

1. [フォルダ^{(Select Folder )}の選択]ウィンドウが開きます。このクイックアクション^{(Quick Action)}で電子メールを移動するフォルダーを見つけ^(Find)て選択します。この例では、 Billsフォルダーを選択します。[ OK]を選択してウィンドウを閉じます。

1. [ショートカットキー]^{(Shortcut key)}ドロップダウンでキーコンボを選択します。9つの選択肢に制限されていることに注意してください。

1. [ツールチップ]^(Tooltip)テキストボックスにクイックステップの機能の説明を追加します。後でクイックステップ^{(Quick Step)}にカーソルを合わせると、その機能を思い出させるように表示されます。
2. [完了]^{(Finish )}を選択して、クイックステップ^{(Quick Step)}の作成を完了します。Outlookリボンに[読み取りをマークして請求書に移動]^{(Mark Read Move to Bills)}クイックステップが表示されます。手順7で選択したショートカットキーの組み合わせを使用してテストします。

さらに一歩進めたい場合は、コマンドラインスイッチを使用してOutlookデスクトップのショートカットを作成^{(create Outlook Desktop shortcuts)}し、一般的なタスクを簡単に実行できます。

キーボードショートカットを練習する

これで、独自のMicrosoftOfficeショートカットキーを作成できます。最もよく使用するショートカットのリストを印刷して、モニターの横に置いておきます。数日後、チートシートはもう必要ありません。コマンドラインスイッチのショートカットを追加すると、^(Add)すぐにMicrosoftOffice^{(boost your Microsoft Office productivity)}の生産性が向上します。 

Create or Generate Keyboard Shortcuts for Microsoft Office

A mouse is a handy tool, but poіnt-and-click is a wаste of time. Yoυ knеw that, so you went and learned the best keyboard shortcuts for Office and Windows already.

But maybe some repetitive tasks don’t have shortcut keys. Wouldn’t it be great if you could create your own keyboard shortcuts in Microsoft Office? Well, you can.

How to Create Keyboard Shortcuts in Microsoft Office

Let’s go through these steps in Word first. The steps are identical in Excel and PowerPoint on the desktop. Scroll down to see how to do this in Outlook.

1. Right-click on any grey space in the ribbon area and select Customize the Ribbon.

1. The Word Options window will open. Select Customize next to Keyboard shortcuts near the bottom of the window.

1. The Customize Keyboard window will open. Look in the Categories area to narrow down to a tab which has the command you want to create a shortcut for. That tab’s commands will show in the Commands area on the right. Select the command you want.
   
   In this example, we’ve selected FileSendPdf, as it would be very helpful to send a Word document as a PDF with a simple keystroke combination. If the command already has a keyboard combo, it will show in the Current keys area.

1. To set a new shortcut key combination, place the cursor in the Press new shortcut key field, then press the key combo you want to use on your keyboard. Make a note of what shows under the Current keys area next to Currently assigned to. If anything but [unassigned] shows there, try another key combo.

1. To use this key combo for all future documents, leave Normal.dotm selected in the Save changes in box. To apply the key combo to only this document, choose it in the drop-down box. 
2. Select the Assign button to apply the settings, then close the Customize Keyboard window. Press OK to close out the Word Options window. Try your new keyboard shortcut combination. 

The FileSendPdf shortcut will automatically convert the document into a PDF, create a new email message in Outlook, attach the PDF, and give the email a Subject. One keystroke instead of a dozen or more point-and-clicks with a mouse is an incredible timesaver.

How to Clear Custom Keyboard Shortcuts in Microsoft Office

You may wish to get rid of all the custom keyboard shortcuts you’ve made in an Office app. It’s simple to do.

1. Right-click on any grey space in the ribbon area and select Customize the Ribbon.

1. The Word Options window will open. Select the Customize button in the bottom-left area of the window. The Customize Keyboard window will open. 

1. To remove the key assignments from all future documents, leave Normal.dotm selected in the Save changes in drop-down. To remove them only from this document, choose the document in the dropdown instead. Near the bottom-left, select the Reset All button.

1. It will ask, Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm. Note that at the end of that warning, it will read either Normal.dotm or the document you’ve selected. Select Yes to confirm the reset.

How to Create Keyboard Shortcuts in Microsoft Outlook

Of all the Microsoft Office apps, Outlook is probably the one in which you spend the most time. It makes sense to create some custom keyboard shortcuts to get things done faster. 

Unfortunately, since Outlook 2016, it doesn’t allow you to make keyboard shortcuts as we can in Word, Excel, and PowerPoint. So what are your options?

It’s a workaround, but you can create Quick Steps and assign key combinations to them. This won’t give you the ability to create a shortcut key combo for everything in Outlook, but it can meet most of your needs. There is a limit of nine key combos that you can assign to custom Quick Steps.

1. Select Create New in the Quick Steps section of the Home tab in Outlook. 

1. The Edit Quick Step window will open. Enter a descriptive name in the Name field.
2. Choose from one of the predefined actions in the Choose an Action drop-down menu. In this example, let’s go with Mark as read.

1. String actions together by selecting the Add Action button under the previous action.

1. Select Move to folder.

1. The Select Folder window will open. Find and select the folder to which you want this Quick Action to move the email. We select the folder Bills for this example. Select OK to close the window.

1. Select a key combo in the Shortcut key drop-down. Note that it’s limited to nine selections.

1. Add a description of what the Quick Step does in the Tooltip text box. When you hover over the Quick Step later, this will appear to remind you of what it does.
2. Select Finish to complete creating the Quick Step. You’ll now see the Mark Read Move to Bills Quick Step in the Outlook ribbon. Test it using the shortcut key combo you chose in step 7.

If you want to go a step further, you can create Outlook Desktop shortcuts using command line switches to make common tasks easier to do.

Practice Your Keyboard Shortcuts

Now you can create your own Microsoft Office shortcut keys. Print out a list of your most-used shortcuts and keep them beside your monitor. After a few days, you won’t need the cheat sheet anymore. Add in the command line switch shortcuts and it will boost your Microsoft Office productivity in no time. 

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