以前は、ドキュメントに関するチームのコラボレーション(team collaboration)は時間と手間がかかりました。ある人が下書きを書き、下書きを他の人に渡して変更を加え、変更を読み直して受け入れるかどうかを決定し、ドキュメントを他の人に渡して編集するなどの作業を行います。今日(Nowadays)、ドキュメントの共有はドキュメントを書くのと同じくらい簡単で、多くの人が同じドキュメントで簡単に作業できます。Microsoft Officeの一連のプログラムはチームワーク用に設計されていますが、最初は誰もが本能的であるとは限りません。これは、チームコラボレーション、より効果的なチームワークのためのMicrosoftOfficeの使用(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)のような本が本当の宝石になる可能性がある場所です。この本はタイトルの約束を果たしていますか？長年のOfficeユーザーとして(Office user)、知りたいと思いました。私が発見したものを見てみましょう。
この本はビジネス向けにデザインされています
この本がビジネス環境(business environment)で働く人々、特に企業向けに作成されていることは最初から明らかです。また、 Office(Office)の最近のエディション（リボンの導入以降）に既に精通していて、基本的なチュートリアルを必要としない人にも適しています。読者がOffice2013(Office 2013)を持っていることを前提としており、それがイラストに示されています。
この本は、チームワークに関連する概念（チームダイナミクス、例によるリーダーシップなど）の説明から始まります。これは、残念ながら教科書と同じくらい乾燥しており、1ダースの単語を使用することはありません。著者は、すべての明白なポイントが非常に詳細にカバーされていることを確認したいと考えているようです。段落を次々と読んで、彼がすでにそれを続けてくれることを望ん(paragraph and wishing)でいるのは私だけではないと思います。
Officeでのコラボレーション
Officeとのコラボレーションについて実際に説明する最初の章では、SharePointの使用について詳しく説明します。SharePointを使用するには、 Office 365 SmallBusinessPremium以上のレベルのサブスクリプションが必要です。SharePointセクション(SharePoint section)の多くは、SharePointサイトを管理するユーザー向けに設計されており、作成者は、管理者以外のユーザーが情報を興味深いと感じるかもしれないが、それを使って多くのことを行うことはできないことに同意します。SharePointが素晴らしいフル機能のサービスであることは間違いありません。また、企業がすでにOffice 365 Small Business Premiumサブスクリプションを持っている場合は、SharePointチームの特定のニーズに合わせてSharePointを完全に構成する方法の説明は、徹底的でよく説明されています。
ただし、サブスクリプションのコストは、多くの企業にとって法外なものになる可能性があります。また、 SharePointサイト(SharePoint site)の管理に重点を置くと、多くのスペースが無駄になります。SharePointに参入した企業には、ほぼ確実に、独自のトレーニングを受けた管理者と独自のポリシーがあります。次のセクションでは、 Outlookを介したチームワークについて説明しますが、最初は、 (Outlook)Outlookを会社のSharePointサイト(SharePoint site)にリンクすることに焦点を当てています。この本がOneNote(OneNote)を介したコラボレーションについて説明し始めると、平均的なユーザーにとってより価値のあるものになります。
この本では、 OutlookをOneNoteにリンクする方法と、チームのスケジュール、メッセージ、およびカレンダーが共有ノートブックに同期されていることを確認する方法について説明しています。カレンダー機能(calendar feature)は、さまざまなプロジェクトを追跡し、スケジュールの競合がないことを確認するのに特に役立ちます。
Lyncとのチームコラボレーション(team collaboration)について説明するセクションがありますが、これは、 Lync Serverを使用していて、従業員が使用するためのライセンスを取得している企業のみが対象となります。
同期とコラボレーション
「ディスカッションとアイデアを追跡する」("Keeping track of discussions and ideas")という章では、OneNoteとLyncを(OneNote and Lync)チームで使用する(team use)ための手順をまとめています。OneNoteに焦点を当て、 Outlookやその他のOfficeアプリ(Office apps)を介してドキュメントを共有する方法、および共有フォルダーとリストを作成する方法について説明します。これは、チームコラボレーション、より効果的なチームワークのためのMicrosoft Officeの使用(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)が、本の途中で、最終的にほとんどの人にとって有用になるところです。最も一般的な共同作業に加えて、このセクションには、テンプレート、参照、電子メールによるページの共有、およびバックアップの使用についての説明も含まれています。人々は必ずしも持っている必要はないという簡単な言及があります(Outlook)共有アイテムを受信するためのOutlook 。
Word、Excel、PowerPoint(Excel and PowerPoint)との共同作業に専念する章があります。この本は、この種のコラボレーションはOffice 2010(Office 2010)以降のバージョンでのみ実行できることを示唆していますが、これは完全には真実ではありません。新しいバージョンでは、複数の人が同時に同じファイルで作業できます。しかし、その同時使用が必要ない場合は、Office 2007（私が使用しているもの）でも同様に機能することがわかりました。SharePoint or SkyDrive/OneDriveを介して利用できるようになることを前提としています。SharePointで利用できるツールは、 OneDriveのツールよりもはるかに広範で用途が広いです。追跡(Tracking)変更は非常に長い間Wordで利用可能でした。(Word)以前にドキュメントで共同作業をしたことがある多くの人は、それがどのように行われるかを知っているでしょう。それでも、この本の説明は、初心者にとっては有用であり、経験豊富な共同作業者にとっては良い思い出になります。同じことがExcel(Excel)の注釈とPowerPointの共有使用にも当てはまります。
最後に、SkyDrive / OneDrive
最後の章では、 SkyDrive(SkyDrive)（現在はOneDriveという名前）でコラボレーションを実行する方法について説明します。これは多くの人にとって最も実用的な方法なので、最初に取り上げるべきだったと思います。ここ7つのチュートリアル(7 Tutorials)では、編集スタッフがOneDriveとGoogleドライブを介して共同作業を行っているため、 (OneDrive and Google Drive)OneDriveとの接続がいかに価値があるかがわかります。この本では、Office Web Apps（現在はOffice Onlineと呼ばれています）について説明し、アプリの機能と制限について説明しています。この本は、 Office Online(Office Online)の名前が変更されて更新される前は、著作権で保護されていました。
評決
チームコラボレーション、Microsoft Officeを使用したより効果的なチームワークは、 (Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)Sharepointをセットアップする必要があるビジネスユーザーとIT管理者向けに設計されています。その多くは、企業のSharePointまたはLyncサーバーにアクセスできず、 (SharePoint or Lync servers)SharePointサイトを管理していないユーザーには関係ありません。文章のスタイル(writing style)は乾いていて、言葉が多く、鈍く、素材自体は少し時代遅れです。ターゲットオーディエンス(target audience)にいる人々でさえ、それに満足していないかもしれません。この本は、平均的な読者向けに設計されたものではなく、その口調は人々にそれを読むように勧めません。ドキュメントの共有とコラボレーション(sharing and collaboration)を説明する他のより良い本があります、これには、 Office(Office)全般について、はるかに優れた、はるかに詳細な参照を提供するという追加の利点があります。SharePointに多くの時間を費やす必要はありません。これは、実際にはコラボレーションではなく、企業向けのMicrosoftのコラボレーションプラットフォーム(collaboration platform)の管理に関するものです。購入する前に、目次と無料サンプルの章(sample chapter)を確認し、学習する必要があることを本当に共有しているかどうかを再確認することをお勧めします。それ以外の場合は、この本から離れることをお勧めします。
Book Review - Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork
It used to be that team collаboration on dоcuments was timе-consuming and tedious. One person would write a draft, give the draft to someone else to make changes, re-read the сhangеs and decide whether to accept them, hand the document to someone else to edit, and so on. Nowadays sharing documentѕ is eνerу bit as easy as writing them, and many peoрle can easily work on the same document. Microsoft Office's suite of programs іs designed for teamwork, but not everyone will find it instinctive at firѕt. This is where a book like Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork could be a real gem. Does this book live up to the title's promise? As a long-time Office user, I was interested to find out. Let's see what I discovered.
This Book is Designed for Business
It's clear from the start that this book is designed for people working in a business environment and especially enterprises. It's also for people who are already familiar with recent editions of Office (since the introduction of the ribbon) and who don't need a tutorial on the basics. It's assumed that the reader has Office 2013 and that is what the illustrations show.
The book begins with a discussion of the concepts involved in teamwork (team dynamics, leadership by example, and so forth) that is unfortunately about as dry as a textbook, never using one word where a dozen will do. The author seems to want to be sure that every single obvious point is covered in dreary detail. I don't think I will be alone in reading paragraph after paragraph and wishing he'd get on with it already.
Collaboration in Office
The first chapter that actually talks about collaboration with Office describes using SharePoint in detail. Using SharePoint requires a subscription to Office 365 Small Business Premium or a higher level. Much of the SharePoint section is designed for people who administer SharePoint sites, and the author agrees that non-administrator users might find the information interesting but they won't be able to do much with it. There is no doubt that SharePoint is a wonderfully full-featured service, and if a business already has an Office 365 Small Business Premium subscription, SharePoint is built right in. The description of how to fully configure SharePoint to suit the team's particular needs is thorough and well illustrated.
However, the cost of the subscription may well be prohibitive for a lot of businesses. And the focus on administering SharePoint sites wastes a lot of space. A business that has gotten into SharePoint will almost certainly have its own trained administrators and its own policies. The next section describes teamwork through Outlook, but again, the focus, in the beginning, is on linking Outlook to a company SharePoint site. Once the book starts describing collaboration through OneNote, it becomes more valuable for the average user.
The book describes how to link Outlook to OneNote and how to make sure that team schedules, messages, and calendars are synced to shared notebooks. The calendar feature should be especially useful to keep track of various projects and ensure there are no scheduling conflicts.
There is a section describing team collaboration with Lync, but this would be of interest only to people whose businesses use Lync Server and have licensed it for use by their employees.
Sync and collaboration
The chapter called "Keeping track of discussions and ideas" brings together instructions for team use of OneNote and Lync. The focus is on OneNote, and it explains how to share documents via Outlook and other Office apps, and how to create shared folders and lists. This is where Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork finally gets down to being useful for most people—halfway through the book. Besides the most common collaborative tasks, this section also includes a description of templates, references, sharing pages via email, and using backups. There's a brief mention that people don't necessarily have to have Outlook to receive shared items.
There are chapters devoted to working collaboratively with Word, Excel and PowerPoint. The book implies that this kind of collaboration can only be done with Office 2010 or newer versions, which isn't quite true. The newer versions allow multiple people to work on the same file at the same time. But if that simultaneous use isn't necessary, I have found that Office 2007 (which is what I use) will do just as well. The author assumes that these shared documents will be made available via SharePoint or SkyDrive/OneDrive. The tools available on SharePoint are much more extensive and versatile than those in OneDrive. Tracking changes has been available in Word for a very long time. Many people who have collaborated on documents before will know how it's done. Still, the description in the book will be useful for newcomers and a good reminder for more experienced collaborators. The same goes for annotations in Excel and shared use of PowerPoint.
Finally, SkyDrive/OneDrive
The final chapter explains how collaboration can be done on SkyDrive (now named OneDrive). Since this is the most practical method for so many people, I think it should have been featured first. Here at 7 Tutorials the editorial staff collaborates via OneDrive and Google Drive, so we know how valuable connections with OneDrive can be. The book discusses the Office Web Apps (now called Office Online) and notes the apps' features and limitations. This book was copyright 2012, before Office Online was renamed and updated.
Verdict
Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork is designed for business users and IT administrators that need to set up Sharepoint. Much of it will be irrelevant for people who don't have access to corporate SharePoint or Lync servers and who don't administer SharePoint sites. The writing style is dry, wordy and dull, and the material itself is a bit out of date. Even people who are in the target audience might not be that pleased with it. This book just isn't designed for the average reader and its tone doesn't invite people to read it. There are other, better books that explain document sharing and collaboration, which have the added advantage of serving as much better, much more detailed references to Office in general. There's no need to spend so much time on SharePoint, which isn't really about collaborating but about administering Microsoft's collaboration platform for businesses. Before you buy it, we recommend that you take a look at its table of contents and its free sample chapter and double check if it truly shares what you need to learn. Otherwise, it is best to stay away from this book.
