スプレッドシートの金額を計算することは、 Excelのようなスプレッドシートプログラムや(Excel)Googleスプレッドシート(Google Sheets)のようなスプレッドシートのウェブサイトを使用する最も基本的な理由の1つです。大量のデータを処理したり、経費の追跡を自動化し(automating expense tracking)たりする場合に便利です。
セルを自動的に追加する数式は、電卓を引き出して手動で計算するよりもはるかに簡単です。同じことが他の数学計算にも当てはまります。必要なのは、使用する値だけです。以下で説明する式は、すべての面倒な作業を行います。
ほとんどのスプレッドシートソフトウェア(spreadsheet software work)は、加算、減算、乗算、除算に関してまったく同じように機能するため、使用しているスプレッドシートツールに関係なく、これらの手順は機能するはずです。
スプレッドシートで自動的に加算および減算(Automatically Add & Subtract In a Spreadsheet)
経費、預金、および現在の残高を保持する単純なスプレッドシートについて考えてみます。あなたはあなたが利用できるお金の量を示すバランスから始めます、そしてそれは最新の状態を保つために費用を差し引いて預金を追加する必要があります。数式は、バランスを簡単に計算するために使用されます。
残高から多額の費用を差し引く方法の簡単な例を次に示します。
現在の残高が既存の10,000ドルより下に表示されるようにしたいと考えています。そのために、計算を表示するセルを選択し、=記号を付けてから計算を行います。
スプレッドシートの数式を開始するには、常に=残りは非常に簡単です。紙でこれらの値を引く場合と同じように、現在の残高（C2）から費用（A3）を引いたものを取ります。数式が終了したらEnterキー(Enter)を押すと、$9,484.20の値が自動的に計算されます。
同様に、残高にデポジットを追加する場合は、データを表示するセルを選択し、それに=記号を付けてから、追加する必要があるものについて簡単な計算を続けます：C3+B4。
これまでに行ったことは、スプレッドシートで簡単な足し算と引き算を行う方法を示していますが、経費または預金(expense or deposit)を入力した直後にこれらの結果を計算するために使用できる高度な数式がいくつかあります。それらを使用すると、それらの列に数値を入力して、最終的な残高が(balance show)自動的に表示されるようになります。
これを行うには、if/then式を作成する必要があります。長い数式を初めて見る場合は少し混乱するかもしれませんが、すべてを小さなチャンクに分割して、それらがすべて何を意味するのかを確認します。
=ifs(A5>0,C4-A5,B5>0,C4+B5,TRUE,””)
ifsの部分は、費用またはデポジットが記入されるかどうかわからないため、複数の「if」を一致させたいと言っているだけです。費用が入力された場合は1つの数式を実行し（これは上記のように減算になります）、デポジットを入力した場合は別の数式（加算）を実行します。
- A5>0：これは、A5が0より大きいかどうか（つまり、そこに値がある場合）を示す最初のifステートメントであり、次のようにします…
- C4-A5：これはA5に値がある場合に起こることです。残高からA5の値を引いたものを取ります。
- B5>0預金フィールド(deposit field)に入力されているかどうかを尋ねるもう1つの「if」ステートメントです。
- C4+B5：デポジットがある場合は、それを残高に追加して、新しい残高を計算します。
- TRUE、””：これは、計算するものがない限り、セルに何もマークを付けないプレースホルダーです。これを省略すると、数式を使用しているが計算するものがないすべてのセルに＃N #N/Aが表示されますが、これはあまり見栄えがよくありません。
これらの金額を自動的に計算する数式ができたので、数式をスプレッドシートの下にドラッグして、経費または預金の列(expense or deposit column)に入力する準備をします。
これらの値を入力すると、残高列(balance column)に金額がすぐに計算されます。
スプレッドシートプログラムは一度に3つ以上のセルを処理できるため、複数のセルを同時に加算または減算する必要がある場合は、次の2つの方法があります。
- =ADD(B2,B30)
- =MINUS(F18,F19)
- =C2+C3+C4+C5
- =A16-B15-A20
割り算、掛け算などの方法(How To Divide, Multiply, & More)
除算と乗算は、加算と減算と同じくらい簡単です。*を使用して乗算し、 /を使用して除算します。ただし、少し混乱する可能性があるのは、これらのさまざまな計算をすべて1つのセルにマージする必要がある場合です。
たとえば、除算と加算を一緒に使用する場合、 (division and addition)=sum(B8:B9)/60形式になります。これは、 B8とB9(B8 and B9)の合計を取り、次にその(that)答えを60で割ったものを取ります。最初に加算を実行する必要があるため、最初に式にそれを記述します。
別の例を次に示します。ここでは、すべての乗算がそれぞれのセクションにネストされて一緒に実行され、次にそれらの個々の回答が一緒に追加されます：=(J5*31)+(J6*30)+(J7*50)。
この例では、=40-(sum(J3:P3))、J3からP3の合計を計算するときに、40時間のうち何時間残っているかを判断しています。40から合計を引くので、通常の数学の問題(math problem)のように最初に40を置き、次に合計を減算します。
計算をネストするときは、すべてがどのように計算されるかを知るために、操作の順序を覚えておいてください。
- 括弧の計算が最初に実行されます。
- 次は指数です。
- 次に、乗算と除算。
- 足し算と引き算は最後です。
単純な数学の問題(math problem)での演算の順序の適切な使用法と不適切な使用法の例を次に示します。
30を5×3で割ったもの(30 divided by 5 times 3)
これを計算する正しい方法は、30/5（6）を取り、3を掛ける（18を得る）ことです。故障して最初に5*3を取り（15を取得するため）、次に30/15を取得すると、2の間違った答えが得られます。
How To Format Spreadsheet Cells To Automatically Calculate Amounts
Calculating amounts іn a spreadsheet is one оf the most basic rеasons to use a spreadsheet program like Εxcel or a spreadshеet website like Google Sheets. It’s useful when dealing with large sets of data, automating expense tracking, and more.
A formula that automatically adds cells is much easier than pulling out a calculator to do the math manually. The same is true for other math calculations. All you need are the values that you’ll be working with, and the formulas we’ll look at below will do all the heavy lifting for you.
Most spreadsheet software work the exact same when it comes to adding, subtracting, multiplying, and dividing, so these steps should work no matter what spreadsheet tool you’re using.
Automatically Add & Subtract In a Spreadsheet
Consider a simple spreadsheet that holds expenses, deposits, and the current balance. You start with a balance that shows how much money you have available, and it needs to have expenses subtracted and deposits added to stay current. Formulas are used to easily calculate the balance.
Here’s a simple example of how to subtract a large expense from a balance:
We’re wanting the current balance to show up below the existing one of $10,000. To do that, we’ve selected the cell where we want the calculation to show up in, and then put an = sign followed by the calculation.
The = sign is always necessary to start off any formula in a spreadsheet. The rest is pretty straightforward: Take the current balance (C2) minus the expense (A3), just like you would if you were subtracting these values on paper. Pressing Enter when finished with the formula automatically calculates the value of $9,484.20.
Similarly, if we wanted to add a deposit to the balance, we’d select the cell we want the data to show up in, put an = sign in it, and then continue with simple math for what we need added: C3+B4.
What we’ve done so far is show how to do simple adding and subtracting in a spreadsheet, but there are some advanced formulas we could use that calculate these results right after you enter the expense or deposit. Using them will let you enter numbers into those columns to have the final balance show up automatically.
To do this, we need to create if/then formulas. It can be a little confusing if this is your first time looking at a long formula, but we’ll break it all down into small chunks to see what they all mean.
=ifs(A5>0,C4-A5,B5>0,C4+B5,TRUE,””)
The ifs part is simply saying that we’re wanting to match more than one “if” because we don’t know if the expense or the deposit will be filled out. We want one formula to run if the expense is filled out (this would be subtraction like shown above) and a different one (addition) if the deposit if entered.
- A5>0: This is the first if statement that says if A5 is greater than 0 (i.e., if there’s a value there at all), then do the following…
- C4-A5: This is what happens if there’s a value in A5; we’ll take the balance minus the value in A5.
- B5>0: This is the other ‘if’ statement that asks whether the deposit field is filled out.
- C4+B5: If there’s a deposit, then add it to the balance to calculate the new balance.
- TRUE,””: This is a placeholder that will mark the cell with nothing unless there’s something to calculate. If you omit this, then every cell that uses the formula but doesn’t have something to calculate, will show #N/A, which doesn’t look very nice.
Now that we have a formula that will automatically calculate these amounts, we can drag the formula down the spreadsheet to prepare for any entries we make in the expense or deposit column.
As you fill out these values, the balance column will calculate the amounts immediately.
Spreadsheet programs can deal with more than two cells at once, so if you need to add or subtract multiple cells simultaneously, there are a couple ways to do it:
- =ADD(B2,B30)
- =MINUS(F18,F19)
- =C2+C3+C4+C5
- =A16-B15-A20
How To Divide, Multiply, & More
Dividing and multiplying is just as easy as adding and subtracting. Use * to multiply and / to divide. However, what can get a little confusing is when you need to merge all these different calculations into one cell.
For example, when division and addition is used together, it might be formatted as =sum(B8:B9)/60. This takes the sum of B8 and B9 and then takes that answer divided by 60. Since we need the addition to be performed first, we write it first in the formula.
Here’s another example, where all the multiplication is nested in their own sections so that they’re done together, and then those individuals answers are added together: =(J5*31)+(J6*30)+(J7*50).
In this example, =40-(sum(J3:P3)), we’re determining how many hours are left out of 40 when the sum of J3 through P3 is calculated. Since we’re subtracting the sum from 40, we put 40 first like a regular math problem, and then subtract from it the total sum.
When nesting calculations, remember the order of operations to know how everything will be calculated:
- Parentheses calculations are performed first.
- Exponents are next.
- Then multiplication and division.
- Adding and subtracting are last.
Here’s an example of the proper and improper use of the order of operations in a simple math problem:
30 divided by 5 times 3
The correct way to calculate this is by taking 30/5 (which is 6) and multiplying it by 3 (to get 18). If you go out of order and take 5*3 first (to get 15) and then take 30/15, you get the wrong answer of 2.
