あなたが予算を組んでいる場合、またはあなたがあなたのお金がどこに向かっているのかを知る必要がある場合、経費トラッカーは不可欠です。Googleフォーム(Google Forms)は、経費トラッカーとして最適なフリーフォームビルダーです。
Googleフォーム(Google Forms)は高度にカスタマイズ可能であるため、アンケート、出欠(RSVP)確認ツール、お問い合わせフォーム、商品登録シート、その他の質問/回答フォームとしても使用できますが、経費関連の質問を選択することで、カスタムの経費トラッカーにすることができます。 。
Googleフォーム(Google Forms)の経費トラッカーは、取引に関して必要なものをすべて把握できます。また、電話からでもうまく機能するため、どこにいても持ち歩くことができます。
領収書の保存やクレジットカードの請求の解読をやめることができます。お金を使った直後に経費トラッカーを引き上げて、すべての重要な詳細を記録し、後で確認できるスプレッドシートに送信するだけです。
ヒント(Tip)：経費を追跡する他の方法については、最高の予算および経費追跡アプリ(best budgeting and expense tracking apps)のリストを参照してください。Googleフォーム(Google Forms)ほどカスタマイズ可能ではありませんが、独自の利点があります。
何を追跡するかを決定する(Decide What To Track)
経費トラッカーの考え方は、あなたがお金を使っているものを監視することです。そのため、フォームに含める必要のある基本的な詳細がいくつかあります。ただし、追跡する対象によっては、フォームに追加のフィールドが必要になる場合があります。
追跡したいものの例を次に示します。
- 価格(Price)：この取引はいくらですか？
- ストア(Store)：どこでお金を使っていますか？
- 説明(Description)：あなたは何にお金を使っていますか？
- カテゴリ(Category)：購入の種類（娯楽、食べ物、請求書など）は何ですか？
- 使用した支払い方法(Payment method used)：どのように支払いますか（どのカード/銀行/アプリ）？
- 誰が費用を負担したか(Who ran the expense)：フォームを使用している人が複数いる場合
- メモ(Notes)：追加のメモはありますか？
Googleフォーム(Google Forms)の経費トラッカーに何を含めるかを決定するときは、購入するものすべてに適用できるように、フィールドをできるだけ広くする必要があることに注意してください。たとえば、これが単に食料費の追跡者である場合を除いて、購入している食料の種類を尋ねるフィールドは必ずしも必要ではありません。家賃の支払いや電話の請求書の記録にもこれを使用することをお勧めします。
その点で、経費トラッカーフォームの任意のフィールドを必須または不要にすることができます。したがって、何かに本当に特定のフィールドが必要な場合は、すべてのトランザクションで使用する必要がないように、必須ではないようにしてください。
Googleフォーム経費トラッカーを構築する(Build The Google Forms Expense Tracker)
これはサンプルの経費トラッカーであるため、決してこれとまったく同じように見える必要はありません。これがどのように機能するかを示すために、さらに幅広い回答オプションを備えた幅広い質問を使用しています。フォームの編集は非常に簡単であることがわかるので、自分でフォームをカスタマイズするのに問題はありません。
- Googleフォーム(Open Google Forms)を開きます。
- [空白](Blank)を選択して、新しいフォームを開始します。
- フォームの名前をわかりやすい名前に変更します。
- 最初のボックスを選択して、Shortanswerに変更します(Short answer)。
- これにPrice(Price)という名前を付け、 Is番号(Is number)が表示されていることを確認してから、[必須(Required)]ボタンにマークを付けます。
- 右側のメニューのプラス記号を使用して新しい質問を追加しますが、今回は[複数選択(Multiple choice)]を選択します。
- この1つのストア(Store)に名前を付けてから、通常のショップで回答オプションを入力します。デフォルトでその他(Other)が追加されているので、別の店舗で購入することになった場合は、そこに入力することができます。
- フォームを続行(Continue)して、何かを購入するたびに自分自身に尋ねたいさまざまな質問をすべて作成します。お支払い方法や説明の質問など、上記の提案を使用して、可能な限り詳細な情報を提供してください。これは、後でフォームのすべての結果を解釈するときに役立ちます。
- Googleフォーム(Google Forms)の上部にあるプレビューボタン（目のアイコン）を使用して、フォームのURLを取得します。フォームを使用したい人と共有したり、携帯電話から簡単にアクセスできるように自分宛てに送信したりできます。
これは必須ではありませんが、フォームに画像、見出し、独自の配色を含めることもできます。カラフルなフォームは、それが可能であれば、追跡費用を楽しくするかもしれません！ページ上部のペイントアイコンは、これらの変更を行う場所です。
計算を設定する(Set Up Calculations)
フォームからのすべてのエントリは、 Googleスプレッド(Google Sheets)シートで適切にフォーマットされたスプレッドシートに収集されます。フォームの上部から[応答(RESPONSES )]を選択し、スプレッドシートアイコンをクリックして、スプレッドシートの名前を変更します（必要な場合）。
スプレッドシートが開いたら、下部に新しいタブを作成し、 Calculations(Calculations)のような名前を付けます。
そこから、 Google(Google) スプレッドシート(Sheets)がサポートするすべてのことを実行できます。特定の期間のすべての費用を合計し、費用を視覚的に理解するためのグラフを作成し、誰が最も多くのお金を費やしているかを確認し、どの店舗が最も費用をかけているかを特定します。 。
Googleスプレッドシート(Google Sheets)でこれらの種類の数式を使用することはこの記事の範囲外ですが、各人のすべての費用を合計して、誰が最も支出しているのかを実際に確認できるようにするなど、非常に単純なものを見てみましょう。あなたはいつでもあなたが各店で費やしている金額を合計するために式を適応させることができます。
トランザクションを行った人に関係なく、すべての費用を合計する最も簡単な方法は、次のように合計(sum)式を実行することです。
=sum(‘Form Responses 1’!B:B)
フォームの回答の価格列が列Bにあるため、この計算はこの例で機能します。
これは、各人が費やしている金額をより詳細に示したGoogleスプレッドシートの数式です。(Google Sheets)
=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)
これが機能する方法は、sumifと入力し、名前（この例ではG）を含む列を選択することです。次の部分は、名前、Jeffを識別することです。最後に、価格の列見出しを選択して、他の列が目的の名前と一致したときに、それらの価格だけが追加されるようにします。
フォームのデータを解釈する他の方法については、GoogleのGoogleスプレッドシート関数(list of Google Sheets functions)のリストをご覧ください。経費を確認するもう1つの方法は、チャートまたはグラフを使用することです。Googleにはそれを行うためのチュートリアルがあり(Google has a tutorial)ます。
How To Use Google Forms As An Expense Tracker
An expеnse tracker is vital if you’re budgeting or you need to know where your money is going. Gооgle Forms is a free form builder that works great as an expense tracker.
Google Forms is heavily customizable, so while it can also be used as a survey, RSVP tool, contact form, product signup sheet, or any other question/answer form, you can make it into a custom expense tracker by choosing expense-related questions.
A Google Forms expense tracker can keep tabs on anything you want regarding a transaction, and since it works great from a phone, you’ll have it with you wherever you go.
You can stop saving receipts or trying to decipher a charge on your credit card; just pull up your expense tracker right after you spend money to record all the important details and submit it to a spreadsheet you can review later.
Tip: See our list of the best budgeting and expense tracking apps for some other ways to track expenses. They’re not as customizable as Google Forms but they do have their own benefits.
Decide What To Track
The idea of an expense tracker is to keep tabs on what you’re spending your money on, so there are a few basic details that the form needs to include. But depending on what you’re wanting to track, you might need some extra fields in the form.
Here are some examples of what you might want to track:
- Price: How much is this transaction?
- Store: Where are you spending the money?
- Description: What are you spending money on?
- Category: What type of purchase is it (entertainment, food, bill, etc.)?
- Payment method used: How are you paying for it (which card/bank/app)?
- Who ran the expense: If there are multiple people using the form
- Notes: Any extra notes you need to make?
When deciding what to include in a Google Forms expense tracker, keep in mind that you want the fields to be as broad as possible so that they can apply to anything you’re purchasing. You don’t necessarily need a field that asks what kind of food you’re buying, for example, unless this is solely a food expense tracker; you might want to also use this for recording rent payment and phone bills.
On that note, you can make any of the fields in your expense tracker form required or not required. So, if you do want a really specific field for something, just make it not required so that you don’t have to use it for every transaction.
Build The Google Forms Expense Tracker
This is a sample expense tracker, so yours, by no means, needs to look exactly like this one. We’re using broad questions with even broader answer options to show how this works. You’ll learn that editing the form is extremely easy, so you shouldn’t have any problem customizing it for yourself.
- Open Google Forms.
- Select Blank to start a new form.
- Rename your form to something recognizable.
- Select the first box and change it to Short answer.
- Name this one Price, confirm that Is number is shown, and then mark the Required button.
- Use the plus sign from the menu off to the right to add a new question, but this time choose Multiple choice.
- Name this one Store, and then fill out the answer options with the usual stores you shop at. Other is added by default, so if you end up making a purchase from a different store, you can type it in there.
- Continue through the form making all the different questions you want to ask yourself each time you buy something. Use the suggestions above, like the payment method and description question, to provide yourself with as much detail as possible. This will come in handy later when we interpret all the results from the form.
- Use the preview button (the eye icon) at the top of Google Forms to get the URL to your form. You can share this with anyone you want to use the form with, or send it to yourself so that it’s easily accessible from your phone.
This isn’t necessary, but your form can also include images, headings, and a unique color scheme. A colorful form might make tracking expenses fun, if that’s at all possible! The paint icon at the top of the page is where you go for those changes.
Set Up Calculations
Every entry from your form is gathered in a nicely formatted spreadsheet at Google Sheets. Select RESPONSES from the top of your form and then click the spreadsheet icon to rename the spreadsheet (if you want).
After the spreadsheet opens, create a new tab at the bottom and name it something like Calculations.
From there, you can do anything that Google Sheets supports: add up all your expenses for a given time period, create graphs for a visual understanding of your expenses, see who’s spending the most money, identify which stores are costing you the most, etc.
Using those types of formulas in Google Sheets is out of the scope of this article, but let’s look at something really simple like adding up all the expenses for each person so that we can really see who’s spending the most. You can always adapt the formula to total how much you’re spending at each store.
The easiest way to total all the expenses regardless of the person who did the transaction, is to run the sum formula, like this:
=sum(‘Form Responses 1’!B:B)
This calculation works for our example because the price column from the form responses is in column B.
Here’s a Google Sheets formula that shows a much more detailed look at how much each person is spending:
=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)
The way this works is by entering sumif and then choosing the column that contains the names (G in our example). The next part is identifying the name, Jeff. Finally, select the column heading with the prices so that when the other column matches the name we’re after, it will add just those prices.
Look through Google’s list of Google Sheets functions for some other ways to can interpret the data from your form. Another way to see your expenses is with a chart or graph; Google has a tutorial on doing that.
