Googleドキュメント(Google Docs)チャットは、チームとドキュメントを共同編集するための非常に効果的なツールです。編集者が編集にマークアップしてコメントする機能を提供し、チームが
ドキュメントの適切な表現。フォームに記入(filling out forms)する従業員が、マネージャーが回答できる質問をすることができます。
Googleドキュメント(Google Docs)チャットのこれらの優れた使用法はすべて、ドキュメントを使用しているユーザーがコメントシステムの仕組みを理解している場合にのみうまく機能します。
この記事では、 Googleドキュメント(Google Docs)内で利用できるすべてのコメント機能とコラボレーション機能について学習します。
Googleドキュメントのコメントのしくみ
Googleドキュメント(Google Docs)の内部では、ドキュメントを盲目的に共同作業しているだけではありません。実際には、複数のユーザーがリアルタイムでドキュメントにアクセスしているのを見ることができます。
これが機能する方法は、他の人がドキュメントにアクセスするたびに、その人のGoogleアカウントアイコンがGoogleドキュメント(Google Docs)ウィンドウの上部に表示されることです。
他のユーザーがマウスカーソルをドキュメント内に置くと、カーソルの上に自分のGoogleアカウント(Google Account)名が一時的に表示されます。
これは、チームの他のメンバーが作業しているドキュメントの領域を確認するのに役立ちます。これは、同じドキュメントで競合する編集を行わないようにするのに役立ちます。
誰かがドキュメントのセクションを誤って編集している、またはあなたが同意しない変更を加えているのを見つけた場合は、その人に直接コメントを追加できます。
ドキュメント上部のユーザーアイコンの右側に、白い円の中に話している人のアイコンが表示されます。これを選択すると、一般的なコメント領域が開きます。
コメントを入力してEnterキー(Enter)を押すだけです。現在ドキュメントを表示しているすべての人は、一般的なコメント領域ですべてのコメントを見ることができます。
このアイコンの上に表示される赤い点によって、誰かがコメント領域に新しいコメントを更新したことがわかります。
各人が応答すると、コメントスレッドの前のコメントの下に新しいコメントが表示されます。
コメントボックスの名前の右側にあるX(X)を押すか、コメントアイコンを選択して、コメントウィンドウを再び非表示にします。
新しいGoogleドキュメントチャットの作成
新しいGoogleドキュメント(Google Docs)チャットを作成するには、Googleドキュメントドキュメント(Google Docs)内のテキストを強調表示するだけです。これを行うと、強調表示されたテキストの右側に小さなコメントアイコンが表示されます。
そのアイコンの上にマウスを置くと、「コメントを追加」というテキストが表示されます。
このアイコンを選択すると、コメントウィンドウが開き、強調表示したドキュメント内のテキストについての考えを共有できます。
コメントを書き終えたら、[コメント(Comment)]ボタンを選択するだけで、コメントボックスが永続的なコメントに変わります。
このようなコメントと一緒に行くいくつかのオプションがあります。
コメントの管理
コメントの右側にある3つのドットを選択すると、3つのオプションが表示されます。
- 編集(Edit)：コメントを更新するか、必要に応じてコメントに返信を追加します。
- 削除(Delete)：コメントとそのハイライトをドキュメントから削除します。
- このコメントへのリンク(Link to this comment)：この特定のコメントを表示したい場合は、他のユーザーと共有できるURLリンクを取得します。
コメントリンクは、特に多数のコメントが含まれているドキュメント内で、人々が正確なコメントを見つけるのに非常に効果的です。
リンクをIMチャット、モバイルSMS、または電子メールに貼り付けることができます。
受信者がリンクを選択すると、コメントが挿入されたドキュメントに直接移動します。コメントに返信するか、[解決](Resolve)を選択します。
コメントを解決すると、コメントスレッドからコメントが消えます。コメントが削除されたように見えますが、実際には右マージンからのみ非表示になっています。
ドキュメントに投稿されたすべてのコメントを表示するには、ドキュメントの右上にある黒いコメントアイコンを選択するだけです。
これにより、ドキュメントに投稿されたすべてのコメントと、コメントに関する以下のすべての情報が表示されます。
- (Date)コメントが投稿された日時
- コメントへのすべての返信
- コメントが作成されたときに選択されたドキュメントテキスト
- 解決されたコメントを再開するためのリンク
- コメントに返信するためのリンク
コメントスレッドに新しいコメントを追加するには、 [コメント](Comment)を選択します。[通知](Notifications)を選択してメール設定を変更し、誰かがコメントに返信したときにのみ通知を受け取るようにするか、通知をまったく受け取らないようにします。
編集と編集の解決
Googleドキュメント(Google Docs)チャットは、実際に作成せずにドキュメントの編集提案を行う場合に特に便利です。
デフォルトでは、Googleドキュメント(Google Docs)ではドキュメントを編集でき、編集はすぐに有効になります。編集モードを提案された変更のみに切り替えるには、ドキュメントの右上にある編集(Editing)ワードの右側にあるドロップダウン矢印を選択します。
ドロップダウンリストから[提案(Suggesting)]を選択します。
ドキュメントを編集すると、ドキュメント内のテキストに取り消し線が引かれ、その横に置換テキストが表示されます。編集するたびに、行われた編集の説明を含む新しいコメントが右側に開きます。
この機能の目的は、最終的な編集者または元のライターが編集を行い、その編集コメントのチェックマークを選択することにより、変更を個別に受け入れることができるようにすることです。
ただし、コメントを個別に解決したくない場合は、コメントを一度に解決するための便利なトリックがあります。
これを行うには、[ツール(Tools)]メニューを選択し、[提案された編集の確認(Review suggested edits)]を選択します。
これにより、ドキュメントの右上に小さなウィンドウが開きます。上矢印または下矢印を選択して、ドキュメント内の各編集コメントをスクロールできます。個々の編集を承認(Accept)または拒否(Reject)を選択できます。
それらすべてを受け入れるか拒否する場合は、[受け入れる(Accept)]または[拒否(Reject)]ボタン の右側にあるドロップダウン矢印を選択します。
[すべて受け入れる](Accept All)を選択して、すべての編集を承認できます。これにより、提案された編集を使用してドキュメント全体が更新され、関連するすべてのコメントが解決されます。
Googleドキュメントでコメントを解決する(resolving comments in Google Docs)方法の詳細をご覧ください。
コメントはコラボレーションに役立ちます
Google Docsのようなクラウドベースのワードプロセッサを使用すると、ドキュメントでの共同作業が(collaborating on documents)非常に簡単になります。
コメントシステムは、チーム間でドキュメントの変更について話し合うのに便利で簡単な方法で設定されています。全員がGoogleドキュメント(Google Docs)のチャットシステムの仕組みに慣れると、ドキュメントを一緒に作業するときにチームの効率が大幅に向上することがわかります。
How Google Docs Chat Helps You Collaborate on Documents
Google Dоcs chat is a very effective tool to cоllaborate on documents with teams. It provides the abilіty for editors to mark up and сomment on edits, it lets tеams discusѕ the
proper wording of documents, and it lets employees filling out forms ask questions that their managers can answer.
All of these great uses for Google Docs chat only work well if the people using the document understand how the commenting system works.
In this article, you’ll learn about all of the commenting and collaboration features that are available inside of Google Docs.
How Google Docs Commenting Works
Inside Google Docs, you aren’t just blindly collaborating on documents. You can actually see multiple users accessing the document in real-time.
The way this works is that whenever other people access the document, you’ll see their Google account icon appear at the top of the Google Docs window.
As those other users place their mouse cursor inside the document, you’ll see their Google Account name momentarily appear above the cursor.
This is useful for seeing what areas of a document other members of your team are working on. This can help with avoiding making conflicting edits in the same document.
If you do see someone editing a section of a document incorrectly, or making changes that you disagree with, you can add a comment directly to that person.
To the right of the user icons at the top of the document, you’ll see an icon of a person talking inside of a white circle. When you select this, it opens a general comments area.
Just type your comment and press Enter. Everyone who is currently viewing the document will be able to see all comments in the general commenting area.
You know when someone has updated a new comment to the comment area by the red dot that appears on top of this icon.
As each person responds, the new comment appears below the previous one in the comment thread.
Either press the X on the right of the names in the commenting box, or select the commenting icon to make the commenting window disappear again.
Creating a New Google Docs Chat
To create a new Google Docs chat, just highlight any text in a Google Docs document. When you do this, you’ll see a small comment icon appear to the right of that highlighted text.
When you hover your mouse over that icon, you’ll see the text “Add a comment”.
When you select this icon, it’ll open up a comment window where you can share your thoughts about the text in the document that you’ve highlighted.
When you’re finished writing your comment, just select the Comment button and you’ll see the comment box change to a permanent comment.
There are some options that go along with comments like this.
Managing Comments
When you select the three dots to the right of a comment, you’ll see three options.
- Edit: Make any updates to your comment, or add a reply to it if you prefer.
- Delete: Remove the comment and its highlight from the document.
- Link to this comment: Get a URL link that you can share with people if you want them to see this specific comment.
Comment links are very effective for helping people find the exact comment, especially inside documents that have a large number of comments in it.
You can paste the link in an IM chat, a mobile SMS, or an email.
When the recipient selects the link, it’ll take them directly to the document where the comment was inserted. They can either reply to the comment, or select Resolve.
Resolving a comment makes it disappear from the comment thread. It appears as though the comment is deleted, but it’s actually only hidden from the right margin.
If you want to see all of the comments that have been posted to the document, just select the black comment icon at the upper right of the document.
This shows you all comments that were posted to the document along with all of the following information about the comment.
- Date and time the comment was posted
- All replies to the comment
- Any document text that was selected when the comment was made
- A link to reopen resolved comments
- A link to reply to the comments
Select Comment to add new comments to the comment thread. Select Notifications to change email settings so that you only receive notifications when someone replies to your comments, or no notifications at all.
Editing and Resolving Edits
Google Docs chat is especially useful for making editing suggestions to a document without actually making them.
By default, Google Docs lets you make edits to a document and the edits take effect immediately. To switch the editing mode to suggested changes only, select the dropdown arrow to the right of the Editing word at the top right of the document.
Select Suggesting from the dropdown list.
As you make edits to the document, text in the document is crossed out with the replacement text displayed next to it. Each edit opens a new comment to the right with a description of the edit that was made.
The purpose of this feature is so that a final editor or the original writer can go through the edits and accept the changes individually by selecting the checkmark for that editing comment.
However, if you don’t want to resolve comments individually, there’s a useful trick to resolve them all at once.
To do this, select the Tools menu and select Review suggested edits.
This will open a small window at the upper right of the document. You can select the up or down arrow to scroll through each of the edit comments in the document. You can select Accept or Reject the individual edits.
If you want to just accept or reject them all, select the dropdown arrow on the right side of the Accept or Reject button.
You can select Accept All to approve all edits. This will update the entire document using the suggested edits, and resolve all associated comments.
Learn more about resolving comments in Google Docs.
Commenting Helps With Collaboration
Using a cloud based word processor like Google Docs makes collaborating on documents very easy.
The commenting system is set up in a way that makes discussing document changes among a team convenient and easy. Once everyone gets used to how the Google Docs chat system works, you’ll find your team is much more efficient when working on documents together.
