ExcelファイルにあるデータをWord文書に含めたい場合は、Excelからデータをコピーして(Excel)Wordに貼り付けただけです。
これは機能しますが、いくつかの制限があります。最も重要なことの1つは、元のデータファイルが変更された場合、Word文書にそれらの変更が反映されないことです。
これらの問題のいずれかが重要な場合は、ExcelワークシートをWordドキュメントに挿入するためのより良い方法があります。この記事では、それを行うためのあらゆる方法と、長所と短所を学びます。
また、記事と同じ手順を示している以下のYouTubeビデオも必ずチェックしてください。(check out our YouTube video)
(Insert)Excel Worksheet Into A Word Doc Via Copy/Paste挿入する
もちろん、ExcelワークシートからWord文書にデータを取得する最も速くて簡単な方法は、 Windowのコピーアンドペースト機能を使用することです(Window’s copy and paste feature)。
これを行うには、データを含むExcelファイルを開き、ドキュメントに取り込むデータを含むセルを強調表示して、キーボードのCtrl-Cを押します。(Ctrl-C)
カーソルをWord文書に置き、キーボードのCtrl-Vを押すと、選択したセルが(Ctrl-V)Word文書に完全に表示されていることがわかります。
ここにはいくつかの注意点があります。
インポートされたExcelセルはMicrosoftWordテーブルになります。したがって、データのインポート後にこのテーブルをフォーマットする場合は、 Excel(Excel)の数式やその他のExcelのフォーマット機能を使用することはできません。
2番目の問題は、データの小さなテーブルに対してのみ適切に機能することです。データをコピーしてExcelスプレッドシートのさらに下に貼り付ける場合は、ヘッダーが失われます。
これはあまり役に立ちません。この場合、以下のオプションのいずれかを試して、代わりにExcelワークシートをWordドキュメントに挿入することをお勧めします。
- 長所(Pros)：高速で便利、小さなテーブルに適しています。
- 短所(Cons)：ソースデータで更新されず、大きなテーブルのヘッダーが失われ、元のフォーマットが完全に保存されません。
(Insert)Excelワークシートを(Excel Worksheet)埋め込み(Embedded)オブジェクトとして挿入する
後でExcel(Excel)関数やその他のExcel書式設定機能を使用してテーブルを更新できるようにする場合は、 Excelデータを埋め込みオブジェクトとして貼り付けることをお勧めします。
これをする：
- コピーするExcel(Excel)ワークシートのセクションを選択し、Ctrl-Cを押します。
- Microsoft Wordで、データテーブルを挿入する場所にカーソルを置きます。
- [ホーム(Home)]メニューで、[貼り付け]の下の[下向き矢印]を選択し、[形式(Paste)を選択して貼り(Paste Special)付け]を選択します。
- [形式を選択して貼り付け](Paste Special)ダイアログボックスが表示されます。[ Microsoft Excelワークシートオブジェクト](Microsoft Excel Worksheet Object)を選択し、[ OK ]を選択します。
これにより、コピーしたセルがWord文書に挿入されます。新しいオブジェクトはMicrosoftWordテーブルのようにはまったく動作せず、 (Microsoft Word)MicrosoftWord内からテーブル内のデータを編集することはできません。
ただし、オブジェクト全体のサイズを変更して、ドキュメントの余白に収まるようにすることができます。
データを編集する場合は、オブジェクトをダブルクリックするだけで、元のスプレッドシート全体がMicrosoftExcel内で開きます。
これは完全に新しいExcelファイル（元のファイルではない）であることに注意してください。ただし、そのExcelファイルで行って保存した編集は、 (Excel)Word文書で更新されます。
これがどのように機能するか：
- 埋め込みオブジェクトを使用してExcelデータを貼り付けると、Wordは元の(Word)Excelファイルのコピーを作成します。
- オブジェクトをダブルクリックすると、Wordはコピーしたファイルを開いて編集します。
- Excelのすべての機能と書式設定機能を使用して変更を加えることができます。
このアプローチの優れている点は、 MicrosoftWord(Microsoft Word)テーブルへの変換中に元の形式が変更されないことです。また、 Wordで貼り付けた(Word)Excelオブジェクトにデータを変更したり、データを追加したりする場合に備えて、元のデータファイルの「添付」Excelデータファイルを提供します。
- 長所(Pros)：高速で便利、大きなテーブルに適しており、元のフォーマットを節約できます
- 短所：ソースデータで更新されず、 (Cons)Word内で直接テーブルを編集できません
(Insert)リンクされたオブジェクト(A Linked Object)としてExcelワークシートを(Excel Worksheet)挿入する
ExcelワークシートをWord文書に挿入する最良の方法は、リンクされた埋め込みオブジェクト(a linked embedded object)として貼り付けることです。
これを行う手順は、[形式を選択して貼り付け]ウィンドウで[(Paste Special window)リンクを貼り付け](Paste Link)チェックボックスを必ず選択することを除いて、上記の手順と同じです。
挿入されたExcelデータは前のセクションと同じように見えますが、大きな違いがあります。
元のExcel(Excel)ファイルに戻って、貼り付けたセルのいずれかのデータに変更を加えると、それらの変更がMicrosoftWordドキュメントですぐに更新されることがわかります。
変更をExcel(Excel)ファイルに保存していなくても、変更はWordで有効になります。これにより、基本的に、 Wordから(Word)Excelファイル で誰かが積極的に行っている変更にライブビューを作成できます。
必要に応じて、この機能を使用してWord(Word)でリアルタイムのダッシュボードを作成し、 Excelファイル で誰かが変更する可能性のある重要なデータポイントを表示できます。
- 長所(Pros)：高速で便利、大きなテーブルに適し、元のフォーマットを保存し、ソースデータの更新で即座に更新します。
- 短所： (Cons)Word内でテーブルを直接編集することはできません。
ご覧のとおり、ExcelワークシートをWord文書に挿入する方法は複数あります。選択するオプションは、実際には、そのデータをどのように使用するか、および元のExcel(Excel)ファイルのデータ変更を表示するか使用するかによってのみ異なります。
以前にExcel(Excel)データをWordにどのようにインポートしましたか？あなたがそうしようとしたときに何か問題がありましたか？以下のコメントセクションであなたの経験を共有してください。
How to Insert an Excel Worksheet into a Word Doc
If you’ve ever wanted to include data that you have in an Excel file іnto a Word document, you’ve probably just сopied the data from Exсel and pasted it into Word.
While this works, there are a number of limitations. One of the most important is that if the original data file ever changes, your Word document will never reflect those changes.
If either of those issues matter to you, there are better ways to insert an Excel worksheet into a Word doc. In this article, you’ll learn every way possible to do that as well as the pros and cons.
Also, be sure to check out our YouTube video below where we show you the same steps as in the article.
Insert An Excel Worksheet Into A Word Doc Via Copy/Paste
Of course, the fastest and easiest way to get data from an Excel worksheet into a Word document is just using Window’s copy and paste feature.
To do this, you’ll open the Excel file with your data, highlight the cells that contain the data you want to bring into your document, and press Ctrl-C on the keyboard.
If you place your cursor into your Word document and press Ctrl-V on the keyboard, you’ll notice that the cells you’ve selected appear perfectly in the Word document.
There are a few caveats here.
The imported Excel cells become a Microsoft Word table. So if you want to format this table after the data is imported, you can’t do things like use Excel formulas or other Excel formatting features.
The second issue is that it only works well for smaller tables of data. If you want to copy and paste data further down the Excel spreadsheet, you’ll lose the headers.
This isn’t really very useful. In this case, you’ll want to try one of the options below to insert an Excel worksheet into a Word doc instead.
- Pros: Fast and convenient, good for small tables.
- Cons: Doesn’t update with source data, and lose headers on large tables, doesn’t fully conserve original formatting.
Insert An Excel Worksheet As An Embedded Object
If you want to be able to use Excel functions and other Excel formatting features later to update the table, you’re better off pasting the Excel data as an embedded object.
To do this:
- Select the section of Excel worksheet that you want to copy and press Ctrl-C.
- In Microsoft Word, place the cursor where you want to insert the data table.
- In the Home menu, select the down arrow under Paste and select Paste Special.
- You’ll see a Paste Special dialogue box appear. Select Microsoft Excel Worksheet Object and select OK.
This will insert the copied cells into your Word document. The new object won’t behave like a Microsoft Word table at all, and you won’t be able to edit the data inside the table from inside Microsoft Word.
However, you can resize the entire object so that it fits inside the margins of your document.
If you do want to edit the data, just double-click on the object and it will open the entire original spreadsheet inside Microsoft Excel.
Keep in mind this is an entirely new Excel file (not the original). But any edits you make and save in that Excel file will update in your Word document.
How this works:
- When you use an embedded object to paste Excel data, Word creates a copy of the original Excel file.
- When you double-click the object, Word opens the copied file for editing.
- You can use all of Excel’s functions and formatting features to make any changes.
What is nice about this approach is that none of the original formatting gets changed during the conversion to a Microsoft Word table. It also gives you an “attached” Excel data file of the original data file in case you ever want to modify the data or add additional data to your pasted Excel object in Word.
- Pros: Fast and convenient, good for large tables, and conserves original formatting
- Cons: Doesn’t update with source data, and can’t edit table directly inside Word
Insert An Excel Worksheet As A Linked Object
The best way to insert an Excel worksheet into a Word doc is by pasting it as a linked embedded object.
The procedure to do this is identical to the one above, except in the Paste Special window you want to make sure to select the Paste Link checkbox.
You’ll see that the inserted Excel data looks the same as in the previous section, but there’s a significant difference.
If you return to your original Excel file and make any changes to the data in any of the cells you pasted, you’ll see those changes immediately update in your Microsoft Word document.
The changes take effect in Word even if you haven’t saved the changes in the Excel file. This essentially lets you create a live view from Word into changes someone is actively making in any Excel file.
If you wanted to, you could use this feature to create a real-time dashboard in Word to display any important data points that someone may change in an Excel file.
- Pros: Fast and convenient, good for large tables, conserves original formatting, and updates instantly with source data updates.
- Cons: Can’t edit table directly inside Word.
As you can see, there are multiple ways to insert an Excel worksheet into a Word doc. The option you choose really only depends on how you intend to use that data and whether you want to see or use data changes in the original Excel file.
How have you imported Excel data into Word before? Have you had any issues when you tried to do so? Share your experience in the comments section below.
