あなたの職業生活において、電子メール(life email)はおそらく最も重要なコミュニケーション手段の1つです。あなたは毎日それをします、そしてあなたが私のようなものなら、あなたはそれに溺れています。
もちろん、1日1〜2時間、特にメールの管理に専念することができます。ただし、すべての返信に10分以上費やすと、すぐにメールが1日を引き継ぎます。また、Gmailの通知をオフにしても、節約にはなりません。
だからこそ、返信を受け取り、書くのに数分もかからないプロのメールを書くことを学ぶことが(AND)不可欠です。幸いなことに、今日、あなたはそれを達成するために優れた作家や生産性の第一人者(productivity guru)である必要はありません。それはすべて、適切な戦略とそれに伴う一連のツールを見つけることです。
電子メールテンプレートの設定（定型応答）(Set Up Email Templates (Canned Responses))
電子メールテンプレートを作成することは、電子メールを介して同じ質問やコメントを頻繁に受け取る人の時間を節約するための優れた方法です。既定の応答を設定するために1日かかると、同じ応答を1日に10回書く必要がなくなります。GmailとOutlook(Gmail and Outlook)の両方にこの機能があり、時間を節約し、無料でメールを自動化するのに役立ちます。
数回クリックするだけでGmailでプロのメールテンプレートを設定する方法は次のとおりです。
- アカウントにログインした後、歯車のアイコンをクリックして[(icon and select) 設定(Settings)]を選択します。
- 次に、[詳細]に移動し、[(Advanced)テンプレート(Templates)]オプションの横にある[有効(Enable)にする]をクリックします。ページの一番下までスクロールして、変更を保存します。(Scroll)
- これで、独自の電子メールテンプレートの作業を開始できます。保存するテキストを新しいメールアドレスに入力します。次に、右下にある3つの縦のドットをクリックし、[テンプレート]を選択し(Templates)てドラフトをテンプレートとして保存します。
長い段落と2〜3文の迅速な返信を含む回答のテンプレートを作成できます。あなたはそれらが将来あなたをどれだけの時間節約するかに驚くでしょう。
ネットワーキングEメール(Networking Emails)(Networking Emails)
問題(problem isn)が電子メールテンプレートを使用していないがそれらを作成している場合は、ネットワーキング電子メール(Networking Emails)を試してみてください。それはあなたがあなたの専門家のネットワークを成長させるのを助けることができる何十もの電子メールテンプレートを備えたウェブツールです。
ResumeWordedによって作成されたNetworkingEmailsは(Networking Emails)、コミュニケーションを最適化するための優れたリソースです。それらが提供するテンプレートのいくつかの例には、コールド/ウォームの紹介、非応答者によるフォローアップ、さらにはありがとうのメモの書き込みが含まれます。
各テンプレートには、受信者とのコミュニケーションをさらに改善するのに役立つヒントや提案も含まれています。
検索ボタン(search button or browse)を使用するか、リストを参照して適切な電子メールを見つけることができます。その後、あとはコピーしてメッセージボックス(message box and change)に貼り付け、いくつかの詳細を変更するだけです。
ワードカウンタープラス(Word Counter Plus)(Word Counter Plus)
あなたが1日に10通以上のメールを書く人なら、それらのいくつかを短くて甘く保つことが不可欠です。したがって、電子メールが長すぎることがよくある場合は、単語カウンターツール(word counter tool)を使用して自分自身を止めることを検討することをお勧めします。Chrome拡張機能(Chrome extension) のWordCounterPlusがあなたに代わって仕事をしてくれます。
メール内のテキストを強調(Highlight)表示して、ワンクリックで使用した単語と文字の数を取得します。その後、メール(email or wrap)の作成を続行するか、2部構成になる前にまとめることができます。
あなたはあなたがより良く書くのを助けることができる多くの素晴らしいツールを見つけることができます、そしてそれであなたがあなたの電子メールを校正して書き直すのに費やす時間を減らすことができます。DraftMapはその1つです。GrammarlyまたはHemingway(Grammarly or Hemingway)を考えてみてください。さらに、不要な単語の繰り返しをチェックし、1つ(word repetition)の文体(writing style)に固執するのに役立ちます。
このChrome拡張機能(Chrome extension)は、色分けされた文章の提案をリアルタイムで提供します。受動態、タイプミス、決まり文句、および電子メールの読みやすさに関するアドバイスの使用を回避するのに役立ちます。すべての提案は、アーネストヘミングウェイの執筆規則に基づいています。DraftMapは、すべてのプロセスがメール作成ボックス(composition box)内で行われるため、特に便利です。
メールの編集が終わった後もまだ強調表示されている単語があっても心配しないでください。受信者には色が表示されません。提案はあなたにのみ表示されます。
あなたのEメールはもっと良いかもしれません(Your Email Could Be Better)(Your Email Could Be Better)
Your Email Could Be Betterは、すべての人に電子メールのベストプラクティスを教育することにより、電子メールの管理に費やす時間を短縮するように設計されたオンラインツールです。
プロのメールを作成するときは、特定のルールに従います。メッセージに明確な件名が含まれていることを確認したり、不要な添付ファイルを省略したりするようなものです。人々がこれらのルールを破る頻度に驚かれることでしょう。その結果、最終的には両方の当事者がより多くの時間と労力(time and effort)を費やすことになります。
あなたのEメールはより良く(Your Email Could Be Better)なる可能性があります10の一般的な障害のリストがあります。各ポイントには、メールを改善する方法の説明と例が付属しています。(explanation and examples)これは、同僚にこれらのルールについて伝えたいが、その方法がわからない場合に便利です。あなたはあなた自身の言葉を使うか、あなたの要点を説明するためにあなたの電子メール(Your Email Could Be Better)へのリンクを彼らに送ることができます。
私たちは皆、私たちの電子メールが完全に自動化され、まったく注意を払う必要がないことを望んでいます。今日ではそれが正確に可能というわけではありませんが、少しでも役に立ちます。メールの長さを短縮する場合でも、執筆のタイミングを調整する場合でも、いくつかのルールを確立すると、最初の改善に気付くでしょう。
時間のかかる長いメールを書くのをやめられないのなら、メールを完全に諦める時が来たのかもしれません。代わりに、カスタマーリレーションシップマネージャー(Customer Relationship Manager)（CRM）またはSlackを使用して同僚とメッセージを交換してみてください。他に何もないとしても、それはあなたが電子メールに費やす時間を減らすのに役立ちます。
How To Write Professional Emails In Under 5 Minutes
In your professional life email is probably one of the most important mеanѕ of communication. You do it on a daily basis and if you’re anything like me, you’re drowning in іt.
Sure, you can dedicate a certain hour or two a day specifically to managing your email. But if you spend 10 minutes or longer on every reply, email will soon take over your whole day – and turning Gmail notifications off isn’t going to save you.
That’s why learning to write professional emails that get replies AND don’t take longer than a few minutes to write is essential. Luckily, today you don’t have to be a great writer or a productivity guru to accomplish that. It’s all about finding the right strategy and a set of tools to go with it.
Set Up Email Templates (Canned Responses)
Creating email templates is a great way to save time for those that often get the same questions or comments via email. Take a day to set up canned responses and you will no longer have to write the same replies ten times a day. Both Gmail and Outlook have this feature, which will help you save time and automate your email for free.
Here’s how to set up professional email templates in Gmail in just a few clicks:
- After logging in to your account, click the gear icon and select Settings.
- Then go to Advanced and click Enable next to the Templates option. Scroll down to the bottom of the page to save the changes.
- Now you can start working on your own email templates. Type the text you want to save into a new email. Then click three vertical dots at the bottom-right and choose Templates to save your draft as template.
You can create templates for responses that contain long paragraphs as well as quick 2-3 sentence replies. You’ll be surprised at how much time those will save you in the future.
In case your problem isn’t using the email templates but creating them, give Networking Emails a shot. It’s a web tool with dozens of email templates that can help you grow your professional network.
Created by Resume Worded, Networking Emails is a great resource for optimizing your communication. Some examples of the templates they offer include cold/warm introductions, following up with a non-responder, and even writing thank you notes.
Each template also comes with useful tips and suggestions that can further improve your communication with the recipient.
You can use the search button or browse through the list to find the right email. Then all that’s left to do is copy-paste it into your message box and change a few details.
If you’re someone who writes more than 10 emails a day, it’s essential to keep some of them short and sweet. So if you often end up with emails that are way too long, you might want to consider using a word counter tool to stop yourself. A Chrome extension Word Counter Plus can do the job for you.
Highlight the text in your email and get the number of words and characters you used in one click. Then you can proceed to either continue writing your email or wrap it up before it becomes a two-parter.
You can find many great tools that can help you write better and thus cut down the time you spend proofreading and rewriting your emails. DraftMap is one of them. Think Grammarly or Hemingway, plus it also checks for unnecessary word repetition and helps you stick to one writing style.
This Chrome extension gives you real-time suggestions on your writing that are color-coded. It will help you avoid using passive voice, typos, cliches, as well as advice on your email’s readability. All suggestions are based on Ernest Hemingway’s rules of writing. DraftMap is especially handy as all the processes happen right inside your email composition box.
Don’t worry if you still have highlighted words after you’re finished editing your email. The recipient won’t see the colors, the suggestions are only visible to you.
Your Email Could Be Better is an online tool designed to reduce the time you spend managing emails by educating everyone on the best email practices.
When composing a professional email you follow certain rules. Like making sure your message has a clear subject line or leaving out unnecessary attachments. You’ll be surprised by how often people break these rules, which ultimately results with both parties spending more time and effort.
Your Email Could Be Better has a list of 10 common faults. Each of the points comes with an explanation and examples of how to better your email. This can come in handy in case you’d like to tell your colleagues about those rules but don’t know how to do it. You can either use your own words or send them a link to Your Email Could Be Better to illustrate your point.
We all wish our email became entirely automated and didn’t require any attention at all. While that’s not exactly possible today, every little helps. Whether it’s cutting down your email length or timing yourself when you’re writing, once you establish some rules you’ll notice your first improvements.
If you just can’t stop writing long time-consuming emails, maybe it’s time to give up email completely. Try using your Customer Relationship Manager (CRM) or Slack to exchange messages with your coworkers instead. If nothing else, it’ll help you spend less time on email.
