ライブラリに変更があるときはいつでも、ユーザーはSharePointのバージョン管理を^{(versioning in SharePoint)}介してアイテムを簡単に保存、追跡、および復元できます。この機能により、ユーザーは自分のサイトに投稿されるコンテンツを制御できます。それでは、SharePoint2016でライブラリとリストのバージョン管理^(Versioning)を個別に構成する方法を見つけましょう。

ライブラリ^(Library)またはリストのSharePointでバージョン管理^(Versioning)を有効にする

Track and manage information over time with versioning in SharePoint lists and libraries. View and recover previous versions from the item’s history. When enabled, new versions are added to an item’s history after changes are saved. The number of versions stored and the visibility of draft or minor versions can be modified for each list and library, says Office.com.

SharePointでのバージョン管理^(Versioning)のユーティリティは、古いバージョンのアイテムまたはファイルを確認または復元する必要があるときに利用できます。SharePointでリストまたはライブラリのバージョン管理を有効にするには-

1. ^{(Access List Settings)}[設定]^(Settings)グループの[リスト設定]または[ライブラリ^(Library)]にアクセスします。
2. バージョン設定ページに移動します
3. ドキュメントライブラリ^{(Document Library)}のバージョン管理を構成する
4. リストのバージョン管理を構成する

OneDrive for Businessサイトにバージョン管理が有効になっていない既存のライブラリがある場合は、いつでもそれらのライブラリのバージョン管理を有効にできます。

1]アクセスリスト設定^{(Access List Settings)}またはライブラリ設定^{(Library Settings)}グループ

バージョン管理を有効にするSharePoint^(SharePoint)ライブラリまたはリストに移動します。

[ライブラリ^(Library)]または[リスト^(List)]タブを選択します。

[設定]^(Settings)グループで、 [ライブラリ^(Library)]または[リスト^(List)]オプションを選択します。

2]バージョン設定ページに移動します

[ライブラリ設定]^{(Library Settings)}ウィンドウが開いたら、青色で表示されている[バージョン設定]リンクをクリックします。^{(Versioning settings)}

3] SharePointでドキュメント^(Document)ライブラリのバージョン管理を構成する^{(Configure Versioning)}

[画像ソース– Office.com]

「バージョン設定^{(Version Settings)}」ページに移動したら、次の見出しの下にリストされている適切なオプションをチェックして、バージョン管理を有効にします。

• ^(Require)提出されたアイテムのコンテンツ承認を要求します。
• このドキュメントライブラリでファイルを編集するたびに、メジャーバージョンのみ、またはメジャーバージョンとマイナーバージョンのいずれかのバージョンを作成します。
• 保持するバージョンとドラフトの数を制限します。
• ドラフトアイテムを表示できるユーザーを設定します。
• 編集する前に、ドキュメントをチェックする必要があります。

4] SharePointでリスト^(List)のバージョン管理を構成する^{(Configure Versioning)}

同様に、SharePointで^(SharePoint)リスト^(List)のバージョン管理を有効にするには、 [リスト]の[バージョン設定]^{(Version Settings)}ページで必要なオプションを確認します。

ある時点で、 SharePoint^(SharePoint)リストまたはライブラリのバージョン管理を無効にしたい場合

上記の手順を繰り返しますが、[バージョン設定]^{(Version Settings)}ページで[バージョン管理なし]を選択します。^{(No versioning)}[コンテンツの承認が必要]^(Require)の[いいえ]をオンにすることもできます。

リストを管理する権限を持っている人は誰でも、ライブラリのバージョン管理をオンまたはオフにできます。バージョン管理^(Versioning)は、カレンダー、課題追跡リスト、カスタムリストなど、すべてのデフォルトのリストタイプのリストアイテムで利用できます。

How to enable Versioning in SharePoint

Whenever there is a change in the librarу, a user can easily store, track, аnd restore items via versioning in SharePoint. The feature gives a user control over the content that is posted on his/her site. So, let’s find how to configure Versioning in SharePoint 2016 for a library and list, separately.

Enable Versioning in SharePoint for a Library or List

Track and manage information over time with versioning in SharePoint lists and libraries. View and recover previous versions from the item’s history. When enabled, new versions are added to an item’s history after changes are saved. The number of versions stored and the visibility of draft or minor versions can be modified for each list and library, says Office.com.

The utility of Versioning in SharePoint can be experienced during times when you need to look at or restore an old version of an item or file. For enabling versioning for a list or library in SharePoint-

1. Access List Settings or Library in the Settings group.
2. Go to Versions Settings Page
3. Configure versioning for Document Library
4. Configure Versioning for List

If you have existing libraries on your OneDrive for Business site that do not have versioning enabled, you can enable versioning for them any time.

1] Access List Settings or Library Settings group

Go to the SharePoint library or list for which you would like to enable versioning.

Choose the Library or List tab.

Under ‘Settings’ group, choose ‘Library’ or ‘List’ option.

2] Go to Versions Settings Page

When the ‘Library Settings’ window opens, click the ‘Versioning settings’ link displayed in blue.

3] Configure Versioning for Document library in SharePoint

[Image source – Office.com]

When directed to ‘Version Settings’ page, enable versioning by checking suitable options listed under following headings,

• Require content approval for submitted items.
• Create a version each time you edit a file in this document library, either major versions only or major and minor versions.
• Limit the number of versions and drafts to retain.
• Set who can see draft items.
• Require documents to be checked before they can be edited.

4] Configure Versioning for List in SharePoint

Similarly, to enable versioning for List in SharePoint, check the desired options under ‘Version Settings’ page for List.

If at some point, you feel like disabling versioning in a SharePoint list or library

Repeat the steps listed above, but choose ‘No versioning’ on the ‘Version Settings’ page. You can also check No for Require content approval.

Anyone with permission to manage lists can turn versioning on or off for a library. Versioning is available for list items in all default list types—including calendars, issue tracking lists, and custom lists.

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